Zeugnis

Publiziert 31. August 2007 | Von Alexander Fischer

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Der Inhalt des Arbeitszeugnisses

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Unabhängig davon, ob es um ein Zwischenzeugnis oder um ein Zeugnis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses geht: Ihr Mitarbeiter kann entscheiden, ob er nur ein einfaches Zeugnis von Ihnen verlangt oder ein qualifiziertes.

Das einfache Zeugnis (Arbeitsbescheinigung) muss lediglich über die Person des Mitarbeiters sowie Art und Dauer seines Beschäftigungsverhältnisses informieren, wobei die Art der Beschäftigung so genau und vollständig zu beschreiben ist, dass sich ein Dritter hiervon ein Bild machen kann.
Geht es um das einfache Zeugnis eines Auszubildenden, müssen Sie außerdem auf das Ausbildungsziel sowie die tatsächlich erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse des Auszubildenden eingehen.

Verlangt Ihr Mitarbeiter ein qualifiziertes Zeugnis, müssen Sie über die Angaben im einfachen Zeugnis hinaus die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters während des Beschäftigungsverhältnisses darstellen. Gehen Sie hierbei nach folgendem Schema vor:

Die 5 Bausteine des qualifizierten Arbeitszeugnisses

Einleitung:

Vorname, Familienname, Geburtsdatum, Geburtsort, akademische und öffentlich-rechtliche Titel (keine unternehmensspezifischen Titel, die nicht allgemein und einheitlich gebräuchlich sind), Beginn und gegebenenfalls auch Ende des Beschäftigungsverhältnisses.

2. Aufgabenbeschreibung:

Hier stellen Sie die Entwicklung der Aufgaben des Mitarbeiters seit Beginn des Beschäftigungsverhältnisses dar. Beschreiben Sie also

den Arbeitsplatz des Mitarbeiters,
seine Funktion,
seinen Aufgaben- und Verantwortungsbereich mit den Aufgabenschwerpunkten und eventuellen Sonderaufgaben,
seine Kompetenzen sowie eventuell erteilte Vollmachten,
gegebenenfalls aber auch Erweiterungen oder Veränderungen des Aufgabengebietes.

3. Leistungsbeurteilung:

Diese enthält Aussagen über

die Leistungsbereitschaft,
die Arbeitsbefähigung,
die Arbeitsweise,
die Arbeitserfolge (Qualität, Quantität, Geschwindigkeit, gegebenenfalls auch herausragende Erfolge und Führungserfolge)

sowie eine zusammenfassende Wertung.

4. Verhaltensbeurteilung:

Hier geht es um das Sozialverhalten Ihres Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Untergebenen, aber auch gegenüber externen Geschäftspartnern wie Kunden/Patienten, Lieferanten usw.

5. Schlußformulierung:

Hier geht es um die Art und Weise der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses (z.B. einvernehmlich oder auf eigenen Wunsch), den Beendigungstermin (wenn in der Einleitung noch nicht genannt), gegebenenfalls Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern des Ausscheidens und Wünsche für die Zukunft.

Die Risiken des qualifizierten Zeugnisses: Änderungsaufwand und Schadensersatz

Wenn Sie ein qualifiziertes Zeugnis formulieren, begeben Sie sich oftmals auf eine Gratwanderung. Denn das qualifizierte Zeugnis muss einerseits wahr und andererseits wohlwollend sein. Es soll ein möglichst richtiges Bild von der Beschäftigung des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen abgeben, ohne ihn in seinem beruflichen Fortkommen unnötig zu behindern. Gibt es nicht nur Positives, sondern auch Negatives über den Mitarbeiter zu berichten, stehen Sie also vor dem Problem, dieses wohlwollend zu formulieren.

Erfüllt das Arbeitszeugnis diese Anforderungen nicht, kann Ihr Mitarbeiter eine entsprechende Änderung verlangen. Außerdem kann er Schadensersatz von Ihnen fordern, wenn er wegen des zu negativen Arbeitszeugnisses erst später oder überhaupt keine neue Stelle findet oder nur zu einem geringeren Gehalt eingestellt wird.

Andererseits sind auch Schadensersatzforderungen durch Folgearbeitgeber möglich, wenn Sie den Mitarbeiter zu positiv darstellen, also beispielsweise

fachliche Fähigkeiten nennen, die tatsächlich nicht vorhanden sind oder
schwere charakterliche Untugenden oder verbrecherische Neigungen verschweigen.

Wegen einer allgemein zu positiven Beurteilung dürfte dieses Problem aber kaum auftreten, weil ein Folgearbeitgeber die Unrichtigkeit dieser Beurteilung kaum beweisen können wird.

Wie Sie diese Risiken vermeiden

Um aufwendige Zeugnisänderungen sowie teure Schadensersatzforderungen zu vermeiden, sollten Sie bei der Zeugnisformulierung die folgenden Grundsätze beachten:

Im Rahmen der Aufgabenbeschreibung muss das Arbeitszeugnis die Tätigkeiten, die Ihr Mitarbeiter im Laufe seines Arbeitsverhältnisses ausgeübt hat, so vollständig und genau beschreiben, dass sich künftige Arbeitgeber ein klares Bild machen können. Unwesentliches können Sie weglassen, nicht aber Aufgaben und Tätigkeiten, die ein Urteil über die Kenntnisse und Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters erlauben.

Bei der Leistungs- und Verhaltensbeurteilung haben Sie mehr Spielraum als bei der Aufgabenbeschreibung. Allerdings sind Sie als Arbeitgeber beweispflichtig für die Richtigkeit Ihrer Aussagen. Beurteilen Sie die Leistungen und das Verhalten Ihres Mitarbeiters eher schlecht, ist es daher am besten, wenn Sie dies durch Abmahnungen, Gesprächsnotizen oder frühere Beurteilungen begründen können.

Haben Sie die Leistungen Ihres Mitarbeiters nie beanstandet, hat er Anspruch auf eine gute Wertung, nicht aber auf eine sehr gute. Die Forderung nach einer sehr guten Wertung kann er in einer gerichtlichen Auseinandersetzung allenfalls dann durchsetzen, wenn er seine überdurchschnittlichen Leistungen beweisen kann.

Einmalige Vorfälle oder Umstände, die für den Mitarbeiter nicht charakteristisch sind “ seien sie vorteilhaft oder nachteilig “ dürfen Sie nicht ins Zeugnis aufnehmen und auch in Ihrer Beurteilung nicht berücksichtigen.

Negatives dürfen Sie in der Regel nicht offen ausdrücken, sondern nur andeutungsweise. Geheimzeichen oder Geheimformulierungen dürfen Sie dabei nicht verwenden.

Am sichersten drücken Sie Negatives daher mit Hilfe folgender Techniken wohlwollend aus:

Leerstellentechnik: Lassen Sie Aspekte, in denen Sie mit Ihrem Mitarbeiter unzufrieden waren, weg.
Reihenfolgetechnik: Indem Sie Unwichtiges vor Wichtigem nennen, machen Sie Ihre Unzufriedenheit im wichtigen Bereich deutlich.
Einschränkungstechnik: Beschränken Sie positive Aussagen auf bestimmte Aufgaben, Projekte oder Zeiträume, machen Sie deutlich, dass Ihr Mitarbeiter sich nicht immer so positiv zeigte.
Passivierungstechnik: Sprechen Sie von Ihrem Mitarbeiter nur oder fast nur im Passiv („wurde beschäftigt „), kann das so interpretiert werden, dass er selbst nur über wenig Initiative und Engagement verfügt.
Negationstechnik: Negatives können Sie auch dadurch andeuten, dass Sie das Gegenteil verneinen. Beispiel: „Er erzielte nicht unbedeutende Absatzsteigerungen“ heißt, dass die Absatzsteigerungen auch nicht gerade bedeutend waren. „Die Zusammenarbeit verlief ohne Beanstandungen“ heißt, dass die Zusammenarbeit auch nicht sehr angenehm war.

Was Sie nicht ins Arbeiszeugnis schreiben dürfen

Um Ihrem Mitarbeiter das berufliche Fortkommen nicht unnötig zu erschweren, dürfen Sie im Arbeitszeugnis nicht erwähnen:

Die Gründe, die Sie als Arbeitgeber veranlaßt haben, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu betreiben, sofern dies nicht im Interesse Ihres Mitarbeiters liegt und von ihm gewünscht wird. Handelt es sich um eine berechtigte fristlose (außerordentliche) Kündigung, dürfen Sie dies lediglich durch Angabe des Beendigungszeitpunkts zum Ausdruck bringen;
den Verdienst des Mitarbeiters;
Behinderungen und Krankheiten (auch Alkoholabhängigkeit), es sei denn, der ausgeübte Beruf kann wegen der Krankheit nicht mehr ausgeübt werden;
Krankheitsbedingte Fehlzeiten: Sie dürfen es nicht einmal im Arbeitszeugnis erwähnen, wenn Ihr Mitarbeiter unmittelbar vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses eineinhalb Jahre ohne Unterbrechung arbeitsunfähig krank war. Sie deutet an, dass der Mitarbeiter nicht bis zum Schluss in dieser Position wirklich tätig war.
Gewerkschaftszugehörigkeit sowie eine Tätigkeit als Betriebsrat dürfen Sie nach der Rechtsprechung der Arbeits- und Landesarbeitsgerichte (eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zu dieser Frage liegt noch nicht vor) nur dann erwähnen, wenn der Mitarbeiter das wünscht oder wenn Sie wegen einer langen Freistellung als Betriebsrat die beruflichen Leistungen nicht mehr bewerten können.
Den Verdacht einer strafbaren Handlung. Ist eine Straftat im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis aber erwiesen (z.B. Beleidigungen, Körperverletzung, Diebstahl, Unterschlagung oder sexuelle Straftaten), dürfen Sie dies andeuten („wegen Unstimmigkeiten“), in besonders schwerwiegenden Fällen sogar ausdrücklich nennen;
Vertragsbruch des Mitarbeiters: Kündigt Ihr Mitarbeiter ohne Einhaltung der Kündigungsfrist, um eine besser dotierte Stelle anzutreten, dürfen Sie das nicht ausdrücklich im Arbeitszeugnis erwähnen, sondern nur andeuten.

Wie Sie das qualifizierte Zeugnis formulieren

Ab der nächsten Seite finden Sie “ aufgeschlüsselt nach Mitarbeitergruppen und Wertung “ Vorschläge für Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen sowie Schlußformulierungen im qualifizierten Arbeitszeugnis. Diese sollten Sie selbstverständlich den tatsächlichen Gegebenheiten in Ihrem konkreten Fall anpassen.

Wenn Sie individuell formulieren, sollten Sie aber darauf achten, dass Sie Ihre Beurteilung deutlich erkennbar machen, zum Beispiel

sehr gut durch „jederzeit sehr“ oder „stets äußerst“ oder „jederzeit in höchstem Maße“ oder „in jeder Hinsicht sehr“,
gut durch „jederzeit“, „sehr“, „in jeder Hinsicht“,
befriedigend durch den Verzicht auf derartige Ergänzungen oder Formulierungen wie „dem Durchschnitt entsprechend“,
ausreichend durch Verweis auf die Mindestanforderungen,
mangelhaft durch Einschränkung wie „teilweise“, „im wesentlichen“, „im großen und ganzen“, „gelegentlich“, „war bemüht“, „war willens“.

Die Tätigkeitsbeschreibung sowie die herausragenden Erfolge von Mitarbeitern mit sehr guter oder guter Gesamtbeurteilung werden Sie immer individuell formulieren müssen “ je nachdem, was der Mitarbeiter tatsächlich gemacht hat.

Checklisten

So prüfen Sie ein Arbeitszeugnis

Weblinks

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