Urlaub

In der täglichen Arbeitspraxis spielen Fragen aus dem Urlaubsrecht eine zentrale Rolle: Wer kann wie viel Urlaub beanspruchen? Wann können Sie als Arbeitgeber den Urlaub verweigern? Müssen Sie nicht genommenen Urlaub im Folgejahr gewähren? Auf diese und andere Fragen finden Sie in diesem Beitrag Antworten.

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Inhalt:
  • Wer Anspruch auf wie viel Urlaub hat
  • Wenn Ihr Mitarbeiter Urlaub nehmen will
  • Wie Sie die Wartezeit berechnen
  • Wann und wie viel Urlaub Sie Ihrem Mitarbeiter vor Ablauf der Wartezeit gewähren müssen
  • Was Sie grundsätzlich vor der Urlaubsgewährung bedenken müssen
  • Wenn Sie den Urlaub nicht genehmigen wollen
  • Einwand 1: Betriebliche Belange
  • Einwand 2: Sozial vorrangige Mitarbeiter
  • Wenn ein Mitarbeiter sich selbst beurlaubt
  • Wenn Sie Betriebsurlaub machen wollen
  • Was Sie während des Urlaubs bezahlen müssen
  • Urlaubsentgelt
  • Urlaubsgeld
  • Wenn Ihr Mitarbeiter während des Urlaubs krank wird
  • Wenn der Mitarbeiter während des Urlaubs arbeitet
  • Wenn der Mitarbeiter keinen Urlaub nehmen kann
  • Sonderfall: Neuer Mitarbeiter
  • Sonderfall: Elternzeit
  • Wenn der Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet
  • Wie viel Urlaub Sie abgelten müssen
  • Wann Sie keine Urlaubsabgeltung leisten müssen
  • Wie hoch ist die Urlaubsabgeltung?
  • Wenn Sie zu viel Urlaub gewährt haben
  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Weblinks
Wer Anspruch auf wie viel Urlaub hat

Alle Arbeitnehmer haben nach dem Bundesurlaubsgesetz grundsätzlich Anspruch auf Erholungsurlaub, unabhängig davon, ob sie in Vollzeit oder Teilzeit bei Ihnen beschäftigt sind.

Zum Personenkreis mit Urlaubsanspruch gehören auch Auszubildende, Aushilfskräfte bzw. geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer. Beschäftigen Sie Heimarbeiter, müssen Sie auch diesen Urlaub gewähren.

Achtung: Sofern ein Mitarbeiter keinen vollen Monat bei Ihnen tätig ist, kann er keinen Urlaub beanspruchen.

Doch wie viel Urlaub steht Ihren Mitarbeitern zu?

Jedem Mitarbeiter müssen Sie mindestens 24 Werktage Urlaub gewähren; dabei gelten als Werktage die Tage von Montag bis einschließlich Samstag.

Wird in Ihrem Betrieb nur an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, haben Ihre Mitarbeiter Anspruch auf 20 Arbeitstage Urlaub, also vier Wochen. Die Umrechnung erfolgt nach folgender Formel:

Anzahl Werktage Urlaub (24) x Arbeitstage des Mitarbeiters pro Woche (5)

 

Werktage pro Woche (6)

Steht Ihren Mitarbeitern nach einem Tarifvertrag oder dem jeweiligen Arbeitsvertrag ein längerer Urlaubsanspruch zu, müssen Sie diesen gewähren.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass das Bundesurlaubsgesetz nur Mindestkriterien festlegt, von denen arbeitsvertraglich zu Gunsten, tarifvertraglich zu Gunsten wie auch zu Ungunsten des Mitarbeiters abgewichen werden kann.

Was aber passiert, wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiter arbeitsvertraglich 30 Tage Urlaub vereinbart haben, der in Ihrem Betrieb geltende Tarifvertrag hingegen nur 28 Tage Urlaub vorsieht?

In diesem Fall gilt der für Ihren Mitarbeiter günstigere, also der längere Urlaubsanspruch gemäß Arbeitsvertrag.

Schwerbehinderte Menschen haben Anspruch auf fünf Tage Zusatzurlaub im Jahr, wenn sie an fünf Tagen pro Woche arbeiten.

Der Zusatzurlaub reduziert sich auf vier Tage pro Woche, wenn der schwerbehinderte Mensch nur an vier Tagen in der Woche tätig ist und erhöht sich auf sechs Tage bei einer Sechs-Tage-Woche und so weiter.

Beachten Sie hier: Wenn Ihr Mitarbeiter erst im Laufe des Jahres schwer behindert wird, kann er den vollen Zusatzurlaub beanspruchen und nicht bloß den anteiligen.

Beschäftigen Sie Jugendliche, haben diese gemäß § 19 JArbSchG einen Urlaubsanspruch auf mindestens

  • 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt ist,
  • 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist,
  • 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 18 Jahre alt ist.

Haben Sie in Ihrem Betrieb eine schwangere Mitarbeiterin, die einem ärztlich angeordneten Beschäftigungsverbot unterliegt oder sich im Mutterschutz befindet, dürfen Sie deshalb ihren Urlaubsanspruch nicht anteilig für die nicht gearbeitete Zeit kürzen.

Befindet sich ein Arbeitnehmer in Elternzeit (früher Erziehungsurlaub genannt), dürfen Sie dessen Jahresurlaubsanspruch pro vollen Monat in Elternzeit um 1/12 kürzen. Dies gilt allerdings nicht, wenn sich Ihre Mitarbeiterin entschließt, während der Elternzeit in Teilzeit zu arbeiten.

Für alle Wehr- und Zivildienstleistenden gelten die gleichen Regeln: Pro vollen Monat Wehr- bzw. Zivildienst dürfen Sie den Jahresurlaubsanspruch um 1/12 kürzen.

Für die Teilzeitbeschäftigen in Ihrem Betrieb können Sie den Mindesturlaub nach folgender Formel errechnen:

Anzahl Urlaubstage der Vollzeitkraft x Arbeitstage der Teilzeitkraft pro Woche

 

Arbeitstage der Vollzeitkraft pro Woche

Arbeitet Ihre Teilzeitkraft an allen Arbeitstagen der Woche, nur weniger Stunden als Ihre Vollzeitmitarbeiter, hat die Teilzeitkraft Anspruch auf genauso viele Tage Urlaub wie die Vollzeitkräfte.

Befindet sich einer Ihrer Mitarbeiter in einer Kur, einer so genannten Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation, dürfen Sie den Urlaub darauf dann nicht anrechnen, wenn der Mitarbeiter noch Entgeltfortzahlung von Ihnen verlangen kann.

Wenn Ihr Mitarbeiter Urlaub nehmen will

Erst wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate besteht (so genannte Wartezeit), hat Ihr Mitarbeiter erstmals Anspruch auf seinen vollen Jahresurlaub. Sie können allerdings im Arbeitsvertrag auch eine kürzere Wartezeit vereinbaren oder diese sogar vollkommen ausschließen.

Beachten Sie: Tarifverträge enthalten oft kürzere Wartezeiten. Prüfen Sie also vorrangig, ob ein solcher für Ihr Unternehmen gilt.

Nur wenn Arbeitsvertrag und Tarifvertrag nichts Abweichendes regeln, gilt die sechsmonatige Wartezeit.

Wie Sie die Wartezeit berechnen

Die Wartezeit beginnt an dem Tag, den Sie mit dem neuen Mitarbeiter als ersten Arbeitstag vereinbart haben. Wird Ihr Mitarbeiter während der sechs Monate krank oder bleibt er unerlaubt bzw. unentschuldigt seiner Arbeit fern, unterbricht das die Wartezeit nicht. Das Gleiche gilt, wenn Ihr Betrieb bestreikt wird.

Eine neue Wartezeit beginnt hingegen zu laufen, wenn Sie Ihren Mitarbeiter beispielsweise zweimal hintereinander befristet beschäftigen und seine Arbeit inhaltlich jeweils eine völlig verschiedene ist. Wenn zwischenzeitlich Ihr Mitarbeiter noch einer anderen Tätigkeit nachgegangen ist, dürfen Sie die Zeiten der Beschäftigung bei Ihnen ebenfalls nicht zusammenrechnen.

Übrigens: Bei der Berechnung der Wartezeit zählen immer volle Beschäftigungsmonate, nicht nur Kalendermonate!

Wann und wie viel Urlaub Sie Ihrem Mitarbeiter vor Ablauf der Wartezeit gewähren müssen

Vor Ablauf der Wartezeit müssen Sie keinem Mitarbeiter Urlaub geben. Bittet Sie Ihr Mitarbeiter dennoch darum, können Sie ihm Urlaub gewähren.

Bedenken Sie dabei Folgendes: Haben Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt mehrere Mitarbeiter neu eingestellt, läuft auch die Wartezeit zum selben Zeitpunkt aus. Haben Sie bis dahin keinem der neuen Mitarbeiter Urlaub gewährt, so kann es in der Folgezeit eventuell zu personellen Engpässen kommen. Dies kann dafür sprechen, einem Urlaubswunsch auch vor Ablauf der Wartezeit nachzukommen.

Ist allerdings die Wahrscheinlichkeit groß, dass der neue Mitarbeiter bald wieder ausscheidet, müssen Sie wissen, dass Sie den zu viel genommenen Urlaub nicht wieder zurückfordern können.

Wägen Sie also in solchen Fällen die Interessen genau ab!

Hat Ihr Mitarbeiter die Wartezeit in einem Kalenderjahr noch nicht erfüllt, bedeutet das nicht, dass er in dieser Zeit keinen Urlaub bekommen kann. Vielmehr besteht dann nur ein anteiliger Urlaubsanspruch in Höhe von 1/12 seines Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat.

Sofern Sie den Teilurlaubsanspruch im Eintrittsjahr nicht gewähren, kann der Mitarbeiter verlangen, dass der Urlaub in das Folgejahr übertragen wird.

Besteht die Möglichkeit, dass Ihr neuer Mitarbeiter bereits bei seinem alten Arbeitgeber Urlaub in Anspruch genommen hat, können Sie diesen auf Ihren Jahresurlaub anrechnen.

Solange Ihr Mitarbeiter Ihnen die Urlaubsbescheinigung nicht vorlegt und etwaigen genommenen bzw. nicht genommenen Urlaub nicht nachweist, dürfen Sie die Gewährung von Urlaub so lange verweigern, bis Ihnen eine entsprechende Bescheinigung vorgelegt wird.

Was Sie grundsätzlich vor der Urlaubsgewährung bedenken müssen

Selbst wenn Ihren Mitarbeitern ein Urlaubsanspruch zusteht und Sie die zeitlichen Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen müssen, können diese nicht einfach ungefragt in Urlaub fahren. Vielmehr muss der Urlaub mit Ihnen abgestimmt werden.

Zur Feststellung der Mitarbeiterwünsche hat sich in der Praxis eine Urlaubsliste als geeignetes Mittel erwiesen. Diese legen Sie zu Beginn des Jahres aus (oder lassen sie herumgehen) und bitten Ihre Mitarbeiter, bis zu einem bestimmten Stichtag ihre Terminwünsche einzutragen.

Mit der Eintragung haben Sie die Urlaubswünsche noch nicht automatisch genehmigt. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern aber mit, dass ihre Urlaubswünsche akzeptiert sind, wenn Sie ihrem Wunschtermin nicht innerhalb einer bestimmten Frist widersprechen.

Beachten Sie aber: Verfahren Sie bereits jahrelang entsprechend der Urlaubsliste ohne einen derartigen Widerspruchsvorbehalt, haben Sie den Urlaub automatisch genehmigt. Dies hat den Nachteil, dass Sie den so gewährten Urlaub widerrufen müssen. Dadurch eventuell entstehende Stornokosten müssen Sie übernehmen.

Haben Sie einmal den Urlaub ausdrücklich genehmigt, können Sie ihn ohne das Einverständnis des Mitarbeiters überhaupt nicht widerrufen. Auch ein Rückruf aus dem Urlaub kommt im Regelfall nicht in Betracht; selbst wenn Sie eine Vereinbarung darüber getroffen haben; diese ist nämlich nichtig.

Weiter sollten Sie beachten, dass Sie grundsätzlich den Urlaub zusammenhängend gewähren müssen. Wenn dringende betriebliche oder in der Person des Mitarbeiters liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erfordern, ist diese zulässig. In jedem Fall muss einer der Urlaubsteile mindestens 12 aufeinander folgende Werktage umfassen “ wenn Ihr Mitarbeiter überhaupt Anspruch auf mehr als zwölf Werktage Urlaub hat.

Nimmt Ihr Mitarbeiter nicht diesen Mindesturlaub „am Stück“, ist ein kürzerer Urlaub nur dann zulässig, wenn Ihr Mitarbeiter diesen ausdrücklich wünscht. Ansonsten könnte sich Ihr Mitarbeiter darauf berufen, sein Urlaubsanspruch sei noch gar nicht erfüllt worden.

Wenn Sie den Urlaub nicht genehmigen wollen

Grundsätzlich sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, den Urlaubswünschen Ihrer Mitarbeiter nachzukommen; eine Ablehnung ist nur im Ausnahmefall möglich.

  • Dringende betriebliche Belange stehen dem Urlaubswunsch entgegen.
  • Die Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, gehen vor.

Einwand 1: Betriebliche Belange

Bei der ersten Fallgruppe reicht es nicht aus, wenn Sie den Urlaubswunsch pauschal mit den Worten verweigern, die Erteilung des Urlaubs widerspreche den betrieblichen Interessen. Hier müssen Sie konkrete betriebliche Belange anführen können, etwa einen wichtigen Großauftrag, dringende, fristgebundene Arbeiten etc.

Einwand 2: Sozial vorrangige Mitarbeiter

Stellen Sie bei der zweiten Fallgruppe fest, dass sich die Urlaubswünsche zweier oder mehrerer Mitarbeiter überschneiden, von denen mindestens einer unbedingt anwesend sein muss, gehen Sie folgendermaßen vor:

Zunächst müssen Sie die Mitarbeiterwünsche auf soziale Gesichtspunkte überprüfen. Mitarbeiter, die beispielsweise Kinder haben und auf die Schulferienzeit angewiesen sind, verdienen den Vorzug gegenüber Mitarbeitern, die zwar schon länger im Unternehmen arbeiten, aber keine Kinder haben. Daher müssen Sie Mitarbeiter mit Schulkindern in Ihrer Planung bevorzugt berücksichtigen.

Andere soziale Gesichtspunkte, die Sie in Ihre Abwägung mit einbeziehen müssen, sind z.B. das Alter des Mitarbeiters, die Dauer der Betriebszugehörigkeit, das Alter und die Zahl der Kinder.

Auch die Berufstätigkeit des Ehepartners, mit dem Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub abstimmen muss, ist zu beachten.

Berufsschülern soll der Urlaub in der Zeit der Berufsschulferien gegeben werden.

Will Ihr Mitarbeiter im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme Urlaub nehmen, müssen Sie diesen gewähren.

Beachten Sie hierbei: Haben Sie einen Betriebsrat, muss dieser etwaigen allgemeinen Urlaubsgrundsätzen zustimmen.

Sollten dennoch einmal zwei gleichrangige Urlaubswünsche bestehen, sprechen Sie die Mitarbeiter am besten persönlich an und versuchen eine Klärung herbeizuführen. Diese könnte z.B. so aussehen, dass ein Mitarbeiter seine Terminwünsche zurücksteckt, dafür bei nächster Gelegenheit aber bevorzugt behandelt wird.

Ist keine Einigung möglich, muss “ soweit vorhanden “ der Betriebsrat entscheiden. Gibt es keinen Betriebsrat bleibt nur noch der Gang zum Gericht; die Initiative liegt hier beim Arbeitnehmer, denn dieser will einen bestimmten Urlaub durchsetzen.

Wenn ein Mitarbeiter sich selbst beurlaubt

Angenommen, ein Mitarbeiter hat Sie gar nicht um Urlaub gefragt, sondern ihn einfach eigenmächtig bzw. gar gegen Ihren ausdrücklichen Einwand angetreten, können Sie eine ordentliche oder sogar eine außerordentliche Kündigung aussprechen.

Das gilt grundsätzlich sogar dann, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter zu Unrecht den Urlaub verweigert haben. Der Mitarbeiter kann seinen Urlaubsanspruch nämlich auf dem Klageweg, eventuell im Rahmen einer einstweiligen Verfügung, geltend machen. Eine Selbstbeurlaubung ist also nicht zulässig.

Wenn Sie Betriebsurlaub machen wollen

Als Arbeitgeber sind Sie berechtigt, Ihrer gesamten Belegschaft einheitlich Urlaub zu erteilen oder den Urlaub in Zeiten zu legen, in denen im Betrieb nicht oder nur eingeschränkt gearbeitet werden kann. Jedoch müssen Sie auch in diesen Fällen die Interessen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

Bei der Festlegung der Betriebsferien hat der Betriebsrat allerdings ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht.

Schwierig dürfte es daher werden, wenn Sie beispielsweise den gesamten Jahresurlaub Ihrer Mitarbeiter durch Betriebsurlaub in den Wintermonaten festlegen wollen. Eine bestimmte Höchstgrenze, wie viele Urlaubstage Sie durch Betriebsurlaub binden dürfen, gibt es aber nicht.

Hat ein neuer Mitarbeiter zur Zeit des Betriebsurlaubs noch keinen oder noch keinen vollen Urlaubsanspruch, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Variante 1:

Sie erteilen dem neuen Mitarbeiter trotzdem Urlaub.

Variante 2:

Sie gewähren dem neuen Mitarbeiter keinen Urlaub während des Betriebsurlaubs. Dann müssen Sie ihn aber auch beschäftigen. Das kann unter Umständen recht schwierig werden, etwa wenn wegen des Betriebsurlaubs kein anderer Mitarbeiter in der Firma ist.

Wägen Sie in solchen Fällen ab: Ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass der Mitarbeiter bald wieder aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, sollten Sie ihm mit den übrigen Mitarbeitern Betriebsurlaub gewähren.

Was Sie während des Urlaubs bezahlen müssen

Bei der Urlaubsvergütung müssen Sie zwischen

  • dem jedem Mitarbeiter zustehenden Urlaubsentgelt und
  • dem zusätzlichen Urlaubsgeld, auf das Ihre Mitarbeiter nur Anspruch haben, wenn dies ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbart ist,

unterscheiden.

Urlaubsentgelt

Urlaub im Sinne des Bundesurlaubsgesetzes ist bezahlter Urlaub. Das bedeutet für Sie: Zahlen Sie ein festes Monatsentgelt, müssen Sie dieses Ihren Mitarbeitern auch während des Urlaubs weiterzahlen. Erhält Ihr Mitarbeiter keine feste Monatsvergütung (etwa weil er auf Stunden- oder Akkordbasis arbeitet), entspricht das Urlaubsentgelt dem durchschnittlich in den letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs erzielten Arbeitsverdienst.

Wichtig: Tritt bei Ihrem Mitarbeiter in den letzten 13 Wochen vor dem Urlaub oder auch erst während des Urlaubs eine dauerhafte Verdiensterhöhung ein, müssen Sie das Urlaubsentgelt vollständig auf der Grundlage des erhöhten Verdienstes berechnen! Umgekehrt bleiben Verdienstkürzungen wegen Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeten Arbeitsversäumnisses außer Betracht.

Übrigens: Das Urlaubsentgelt müssen Sie vor Urlaubsantritt auszahlen “ eine Regelung, die in der Praxis kaum beachtet wird. Halten Sie sich nicht daran, kann der Arbeitnehmer den Urlaubsantritt verweigern und eine Neufestsetzung seines Urlaubs verlangen!

Zum Urlaubsentgelt zählen das monatliche Entgelt inklusive Schicht- oder Gefahrenzulagen, Prämien oder Vermittlungsprovisionen. Sachbezüge (z.B. Kost und Logis), die Sie während des Urlaubs nicht weiter gewähren, müssen Sie in einen Geldwert umrechnen.

Nicht zum Urlaubsentgelt zählen: Aufwandsentschädigungen und Tantiemen, Bezirksprovisionen und Gratifikationen sowie Überstunden nebst Überstundenzuschlägen “ es sei denn, tariflich ist etwas anderes geregelt.

Urlaubsgeld

Unter dem Urlaubsgeld versteht man eine Vergütung, die Sie Ihrem Mitarbeiter sozusagen als Prämie während des Urlaubs zusätzlich gewähren.

Ob Sie in Ihrem Betrieb Urlaubsgeld zahlen, ist Vereinbarungssache. Eine Pflicht hierzu besteht jedenfalls nicht “ es sei denn, tariflich ist ein Urlaubsgeld vorgesehen.

Wollen Sie ein Urlaubsgeld vereinbaren, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:

Variante 1:

Sie zahlen das Urlaubsgeld auf Grundlage eines bestimmten Modus direkt vor Inanspruchnahme des Urlaubs aus. Dabei sollten Sie vorsehen, dass für jeden tatsächlich genommenen Urlaubstag ein bestimmter Betrag als Urlaubsgeld ausgezahlt wird. So stellen Sie sicher, dass beispielsweise Mitarbeiter, deren Urlaubsanspruch wegen Krankheit verfallen ist oder auch Mitarbeiter in der Elternzeit keine Urlaubsgeldzahlung verlangen können.

Variante 2:

Sie zahlen das Urlaubsgeld pauschal an einem bestimmten Termin aus.

Bedenken Sie aber, dass Ihr Mitarbeiter bei dieser Formulierung auch dann einen Anspruch auf das Urlaubsgeld hat, wenn er wegen Krankheit gar keinen Urlaub nehmen konnte. Dies gilt sogar dann, wenn er das ganze Jahr über krank war.

Für diesen Fall können Sie mit Ihrem Mitarbeiter vereinbaren, dass die Sonderzahlung bei Arbeitsunfähigkeitszeiten gekürzt wird. Der Kürzungsbetrag darf dabei für jeden Arbeitsunfähigkeitstag höchstens ein Viertel der Arbeitsvergütung betragen, die im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt.

Beachten Sie: Machen Sie von Ihrem Freiwilligkeitsvorbehalt Gebrauch und widerrufen Sie die Zusage zur Zahlung des Urlaubsgeldes, so muss dies immer vor Fälligkeit des Anspruchs geschehen.

Wenn Ihr Mitarbeiter während des Urlaubs krank wird

Erkrankt Ihr Mitarbeiter während seines Urlaubs, so werden diese Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Ihr Mitarbeiter muss die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit aber durch ein ärztliches Attest nachweisen.

Selbstverständlich verlängert sich der Urlaub nicht automatisch um die Krankheitstage. Der wegen der Erkrankung „ausgefallene“ Urlaub muss neu festgesetzt werden.

Beachten Sie: Eine Anrechnung von Krankheitstagen auf den Urlaub kommt “ nachdem die gesetzliche Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wieder auf 100 Prozent erhöht wurde “ seit dem 1. 1. 1999 nicht mehr in Betracht.

Erkrankt Ihr Mitarbeiter während des Urlaubs im Ausland, muss er nicht nur Ihnen, sondern auch seiner gesetzlichen Krankenkasse unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer anzeigen. Außerdem muss er Ihnen seine Adresse am Aufenthaltsort mitteilen. Damit soll Ihnen als Arbeitgeber die Möglichkeit gegeben werden, die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt Ihres Vertrauens überprüfen zu lassen. Kehrt der Mitarbeiter ins Inland zurück, muss er Ihnen das unverzüglich anzeigen.

Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat er dann für die durch ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachgewiesenen Krankheitstage.

Wenn der Mitarbeiter während des Urlaubs arbeitet

Nach dem Gesetzeswortlaut in § 1 BUrlG dient der Urlaub in erster Linie der Erholung Ihres Mitarbeiters. Deshalb darf er während des Urlaubs auch keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit ausüben.

Unter einer solchen Erwerbstätigkeit wird jede Aktivität verstanden, die auf eine Gegenleistung in Geld oder geldwerte Dinge gerichtet ist. Bloße Gefälligkeitshandlungen (wie etwa das Blumengießen beim Nachbarn) fallen nicht darunter.

Verstößt Ihr Mitarbeiter gegen dieses Verbot, sind von Gesetzes wegen nicht unmittelbar Sanktionen wie Schadensersatzansprüche oder Ähnliches daran geknüpft. Geht Ihr Mitarbeiter während des Urlaubs einer Erwerbstätigkeit nach, können Sie deshalb auch nicht die Urlaubsvergütung verweigern oder zurückfordern. Sie haben jedoch einen Unterlassungsanspruch. Das bedeutet: Nach vergeblicher Abmahnung wird eine Kündigung in Betracht kommen.

Wenn der Mitarbeiter keinen Urlaub nehmen kann

Es kommt oft vor, dass Sie auf Grund einer plötzlich stark gestiegenen Auftragslage Ihren Mitarbeitern in einem Jahr keinen Urlaub mehr gewähren können. Da jedoch das Urlaubsjahr mit dem Kalenderjahr identisch ist, verfällt der nicht genommene Urlaub grundsätzlich am Ende des Jahres. Das bedeutet, dass Sie auf Verlangen im laufenden Kalenderjahr Urlaub gewähren müssen und der Mitarbeiter ihn auch nehmen muss, und zwar den gesamten Urlaub.

Eine Übertragung des Urlaubsanspruchs auf das nächste Kalenderjahr findet nur in zwei Fällen statt:

  • wenn Sie aus dringenden betrieblichen Gründen im laufenden Kalenderjahr den Urlaub nicht gewähren können oder
  • wenn Ihr Mitarbeiter aus in seiner Person liegenden Gründen den Urlaub nicht nehmen kann.

Liegen solche Gründe vor, wird der Urlaub automatisch ins nächste Jahr übertragen. Ihr Mitarbeiter muss die Übertragung weder beantragen noch müssen Sie sie bestätigen. Allerdings muss dann Ihr Mitarbeiter seinen Resturlaub bis zum 31. 3. des Folgejahres nehmen, sonst verfällt er.

Beachten Sie hier: Ein Urlaubsanspruch entsteht auch, wenn Ihr Mitarbeiter längere Zeit, ja sogar im gesamten Jahr gar nicht gearbeitet hat.

Eine Übertragung erfolgt allerdings dann nicht, wenn Ihr Mitarbeiter es versäumt hat, seinen Urlaub geltend zu machen.

Als Arbeitgeber sind Sie dann auch nicht verpflichtet, Ihren Mitarbeiter auf den drohenden Urlaubsverfall aufmerksam zu machen.

Hat Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub im laufenden Jahr nicht genommen und kann er ihn beispielsweise wegen Arbeitsunfähigkeit auch im Übertragungszeitraum nicht nehmen, dann verfällt der Urlaubsanspruch.

Unabhängig davon können Sie die Verfallfrist zu Gunsten Ihres Arbeitnehmers jederzeit verlängern.

Allerdings sind auch zwei gesetzliche Fälle vorgesehen, in denen die Verfallfrist 31. 3. nicht gilt:

Sonderfall: Neuer Mitarbeiter

Stellen Sie einen neuen Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte ein, kann er eine sechsmonatige Wartezeit im selben Jahr nicht mehr erfüllen. In diesem Fall erwirbt Ihr Mitarbeiter einen so genannten Teilurlaubsanspruch.

Bei Urlaubsübertragung wegen nicht erfüllter Wartezeit umfasst der Übertragungszeitraum also das gesamte folgende Kalenderjahr.

Sonderfall: Elternzeit

Konnte Ihr Mitarbeiter vor seiner Elternzeit seinen Jahresurlaub gar nicht oder nicht vollständig nehmen, müssen Sie ihm seinen noch offenen Resturlaub im Anschluss an die Elternzeit gewähren “ allerdings nur in dem Jahr, in dem die Elternzeit endet bzw. im darauf folgenden Jahr.

Dabei können nur solche Urlaubstage übertragen werden, die der Mitarbeiter “ wäre er nicht in die Elternzeit gegangen “ noch hätte beanspruchen können.

Achtung: Erholungsurlaub wird nur für den während der Elternzeit nicht teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter übertragen; ein Teilzeitbeschäftigter kann seinen Erholungsurlaub nämlich während der Teilzeittätigkeit nehmen.

Wenn der Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet

Wenn ein Mitarbeiter aus Ihrem Betrieb ausscheidet, müssen Sie Folgendes beachten:

Zunächst sind Sie verpflichtet, ihm eine Urlaubsbescheinigung auszustellen. Aus ihr muss hervorgehen, wie viel Urlaub Sie für das laufende Kalenderjahr gewährt oder abgegolten haben. Sie können hierzu das folgende Muster nutzen:

Konnte Ihr Mitarbeiter vor dem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis seinen ihm zustehenden Resturlaub nicht mehr nehmen, müssen Sie ihn abgelten. Die finanzielle Abgeltung kommt nur in diesem Fall in Betracht. Sie können also einem Mitarbeiter während des bestehenden Arbeitsverhältnisses seinen Urlaubsanspruch nicht „abkaufen“.

Die Urlaubsabgeltung können Sie vermeiden, indem Sie Ihrem gekündigten Mitarbeiter noch vor Ende des Beschäftigungsverhältnisses den ihm zustehenden Resturlaub gewähren. Hierzu sind Sie aber nicht verpflichtet.

Wie viel Urlaub Sie abgelten müssen

Scheidet ein Mitarbeiter aus, noch bevor er ein volles Jahr bei Ihnen beschäftigt war, müssen Sie drei Fälle unterscheiden:

  • War der Mitarbeiter noch keine volle sechs Monate bei Ihnen beschäftigt, verlässt er Sie also vor erfüllter Wartezeit, hat er für jeden vollen Monat des Bestehens seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zwölftel seines Jahresurlaubs. Soweit Ihr Mitarbeiter diesen Urlaub nicht genommen hat, hat er Anspruch auf Abgeltung.
  • Genauso verhält es sich, wenn Ihr Mitarbeiter in der ersten Jahreshälfte (spätestens mit dem 30. 6.) nach erfüllter Wartezeit aus Ihrem Unternehmen ausscheidet.
  • Scheidet Ihr Mitarbeiter jedoch nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte aus, hat er grundsätzlich Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Soweit er diesen zum Ausscheidenszeitpunkt noch nicht genommen hat, kann er von Ihnen die Urlaubsabgeltung verlangen. In diesem Fall dürfen Sie nicht nur den anteiligen Urlaub, also nach dem Zwölftelungsprinzip dem Mitarbeiter abgelten, sondern müssen den gesamten Urlaubsanspruch finanziell abgelten. Dies dürfen Sie auch nicht in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag abweichend regeln. Nur ein Tarifvertrag kann etwas anderes vorsehen.

Sie dürfen Ihren Mitarbeiter auch nicht auf seinen eventuell noch entstehenden Urlaubsanspruch bei einem anderen Arbeitgeber verweisen.

Wann Sie keine Urlaubsabgeltung leisten müssen

Grundsätzlich kommt eine Urlaubsabgeltung nur infrage, wenn die Voraussetzungen hierfür vorliegen und der Mitarbeiter die Abgeltung verlangt “ letzteres innerhalb des Kalenderjahres, in dem er sonst seinen Urlaub genommen hätte.

Sind die Voraussetzungen für eine Urlaubsübertragung erfüllt, kann er die Abgeltung noch bis zum 31. 3. des Folgejahres verlangen.

Tut er dies nicht, verfällt sein Abgeltungsanspruch.

Im Übrigen hat Ihr Mitarbeiter keinen Anspruch auf Urlaubsabgeltung, wenn er zum Ende des Arbeitsverhältnisses arbeitsunfähig krank wird und bis zum 31. 3. des Folgejahres arbeitsunfähig bleibt.

Der Urlaubsabgeltungsanspruch verfällt in diesem Fall ebenso wie der Urlaubsanspruch.

Auch wenn das Arbeitsverhältnis auf Grund Erwerbsunfähigkeit endet, brauchen Sie Ihrem Mitarbeiter eventuell bestehenden Resturlaub nicht abzugelten. Ist Ihr Mitarbeiter bei seinem Ausscheiden jedoch berufsunfähig, verliert er deshalb seinen Urlaubsabgeltungsanspruch nicht. Eine andere Vereinbarung ist jedoch möglich.

Endet das Arbeitsverhältnis durch den Tod des Mitarbeiters, können die Erben von Ihnen keine Urlaubsabgeltung beanspruchen. Ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung besteht nämlich nur dann, wenn der Urlaub noch genommen werden könnte.

Anders ist es jedoch in diesem Fall: Sie haben Ihrem Mitarbeiter bereits gekündigt, und er hat auch schon eine Urlaubsabgeltung von Ihnen verlangt. Dann verstirbt er. In diesem Fall müssen Sie die Abgeltung an die Erben auszahlen “ sofern sie verlangt wird.

Wie hoch ist die Urlaubsabgeltung?

Die Urlaubsabgeltung berechnen Sie genauso wie die Urlaubsvergütung, die Sie Ihrem Mitarbeiter für genommene Urlaubstage zahlen.

Wenn Sie zu viel Urlaub gewährt haben

Nehmen wir an, Sie haben Ihrem Mitarbeiter aus Versehen oder im Vertrauen auf den Fortbestand seines Arbeitsverhältnisses schon mehr Urlaub gewährt, als ihm eigentlich zustünde. In diesem Fall können Sie den Urlaub bei seinem Ausscheiden nicht mehr zurückfordern, indem Sie den Mitarbeiter etwa die entsprechende Zahl von Tagen länger arbeiten lassen.

Bei der Frage, ob Sie die für die zu viel gewährten Urlaubstage geleistete Vergütung zurückfordern können, müssen Sie unterscheiden:

Fall 1: Der Mitarbeiter scheidet nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte des Jahres aus

Ihr Mitarbeiter hat in diesem Fall einen Anspruch auf Teilurlaub. Haben Sie bereits mehr Urlaub gewährt, können Sie das zu viel gezahlte Urlaubsentgelt aber nicht zurückfordern.

Dies dürfen Sie auch nicht im Arbeitsvertrag anders regeln; hingegen kann ein eventuell geltender Tarifvertrag durchaus eine anders lautende Klausel enthalten.

Diesem Problem stehen Sie als Arbeitgeber also weitgehend machtlos gegenüber. Denn nach erfüllter Wartezeit ist Ihr Mitarbeiter schon mit Beginn des neuen Jahres berechtigt, den vollen Jahresurlaub zu fordern. Einen entsprechenden Urlaubsantrag dürfen Sie nur dann zurückweisen, wenn dringende betriebliche Belange oder die berechtigten Wünsche anderer Mitarbeiter dem entgegenstehen.

Fall 2: Der Mitarbeiter scheidet vor erfüllter Wartezeit aus

Auch in diesem Fall hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf Teilurlaub. Haben Sie bereits mehr Urlaub gewährt, dürfen Sie hier die zu viel gewährte Urlaubsvergütung zurückfordern, wenn eine entsprechende Rückzahlungsklausel im Arbeitsvertrag oder in einem geltenden Tarifvertrag vereinbart wurde.

Fall 3: Ihr Mitarbeiter scheidet nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte aus

In diesem Fall hatte Ihr Mitarbeiter bereits Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Hier können Sie nichts zurückfordern, und zwar auch dann nicht, wenn Ihr Mitarbeiter bereits den vollen Jahresurlaub genommen hat, obwohl sein Arbeitsverhältnis vor Jahresende endet.

Die einzige Auswirkung dieses „zu viel“ genommenen Urlaubs für Ihren Mitarbeiter ist: Ein Folgearbeitgeber muss diesen Urlaub nicht noch einmal gewähren.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Wenn Sie einen Betriebsrat haben, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans. Der Betriebsrat kann demnach über die Festlegung der Richtlinien mitbestimmen, die Sie bei der Beantragung und Bewilligung des Urlaubs von Mitarbeitern zu beachten haben. Dazu zählt auch die Bestimmung der Reihenfolge, nach der die Wünsche der Arbeitnehmer Berücksichtigung finden sollen, sowie die Regelung der Teilung des Urlaubs und seiner Übertragung.

Auch wenn Sie sich einmal nicht mit einem Mitarbeiter über seinen Urlaubstermin einigen können, muss der Betriebsrat mitbestimmen. In diesem Fall führt dann der Betriebsrat eine Einigung herbei. Während des ganzen Verfahrens bleibt Ihnen und dem betroffenen Mitarbeiter jedoch die Möglichkeit, sich selbst zu einigen.

Wollen Sie Betriebsurlaub einführen, unterliegt das ebenfalls der Mitbestimmung.

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bezieht sich jedoch nicht auf die Dauer des Urlaubs. Nach Auffassung des BAG ergibt sich die Urlaubsdauer vielmehr aus dem Gesetz, dem Tarif- oder Arbeitsvertrag. Kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht ebenfalls hinsichtlich der Höhe des Urlaubsentgelts oder des Urlaubsgeldes.

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