Internet-Nutzung

Die private Nutzung des Internets kostet die Arbeitgeber Jahr für Jahr Milliarden von Euro. Anstatt konzentriert ihrer Arbeit nachzugehen, surfen viele Arbeitnehmer teilweise auf Lifestyle-Seiten mit Urlaubsangeboten, studieren die neuesten Aktienkurse oder tummeln sich auf Erotikseiten.

Der Landesrechnungshof in Niedersachsen hat nach einem Bericht des Nachrichtenmagazins „Der Spiegel“ vom 4.3.2002 ermittelt, dass auf diese Weise nur diesem Bundesland durch privates Internet-Surfen jährlich 753.000 Arbeitsstunden verloren gehen.

Über diese Problematik sollten Sie als Arbeitgeber nicht hinweggehen, denn es kann auch Sie treffen. Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

  • aus welchen Gründen Sie Regelungen zur privaten Nutzung des Internets treffen sollten,
  • wie Sie die Einhaltung dieser Regeln gewährleisten können,
  • wie Sie bei der Versteuerung privater Internet-Nutzung vorgehen und
  • was Sie bei der Einführung des Internets beachten müssen, wenn Sie einen Betriebsrat haben.

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Inhalt:
  • Warum Sie die Privatnutzung des Internets am Arbeitsplatz regeln sollten
  • Wie Sie die private Nutzung des Netzes gestalten können
  • Verbot der privaten Internet-Nutzung
  • Unbeschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung
  • Beschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung
  • Was Sie bei der Überwachung der Internet-Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter beachten müssen
  • Die technische Seite
  • Kontrolle bei Ausschluss der privaten Nutzung
  • Kontrolle bei Gestattung der privaten Nutzung
  • Wie Sie bei unerlaubter Nutzung reagieren können
  • Wie die Internet-Nutzung Ihrer Mitarbeiter versteuert werden muss
  • Am Arbeitsplatz
  • Zu Hause
  • Aufwendungsersatz
  • Was Sie beachten müssen, wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Wenn Sie E-Mail-Nutzung in Ihrem Betrieb einführen
  • Wenn Sie die private Internet-Nutzung regeln
  • Wie der Betriebsrat die technischen Möglichkeiten nutzen kann
  • Weblinks

Warum Sie die Privatnutzung des Internets am Arbeitsplatz regeln sollten

Die berufliche Nutzung des Internets hat viele Vorteile und gehört daher bereits zum Alltag vieler Arbeitnehmer. Wenn Sie auch Ihren Mitarbeitern einen Internet-Anschluss zur besseren Erledigung ihrer beruflichen Aufgaben zur Verfügung stellen, ist dies aber auch mit Nachteilen und Risiken verbunden.

Grund: Die Verlockung, das Internet auch privat zu nutzen, ist sehr groß. Schon vor anderthalb Jahren ergab eine Studie des Softwarehauses Sterling Commerce in über 1.000 deutschen Firmen, dass jeder Beschäftigte durchschnittlich 3,2 Stunden seiner wöchentlichen Arbeitszeit für privates Surfen am Arbeitsplatz nutzt. Hochgerechnet ergibt dies einen jährlichen Ausfall von mehr als 17 Arbeitstagen pro Mitarbeiter. Das entspricht etwa den Fehlzeiten, die jedes Jahr durch krankheitsbedingte Ausfälle entstehen. Dies verdeutlicht, welche wirtschaftliche Größenordnung die private Internetnutzung am Arbeitsplatz erreicht hat.

Im Verhältnis dazu fallen die Betriebskosten, die Ihnen durch das private Surfen zusätzlich entstehen, kaum ins Gewicht.

Die privaten Nutzungsaktivitäten beschränken sich oft nicht auf das bloße Verschicken von E-Mails oder das bloße Surfen im Internet. Vielfach werden Spiele oder andere speicheraufwändige Programme aus dem Internet heruntergeladen. Dies kann in der Folge zu Engpässen auf den Servern und anderen Speichermedien bis hin zu Systemabstürzen führen.

Denken Sie nicht zuletzt an die „Viren“, „Würmer“ und „Trojanischen Pferde“, die beim Download der unbekannten Programme auf das eigene Rechnernetz geholt werden können.

Äußerst problematisch ist zudem, dass sich Ihre Mitarbeiter Raubkopien aus dem Internet herunterladen oder rechtlich problematische E-Mails mit Ihrem Firmenzusatz verschicken können. Dann kann es passieren, dass Sie für das Fehlverhalten Ihrer Mitarbeiter haften müssen “ von der schlechten Reklame für Ihr Unternehmen einmal ganz abgesehen. So könnte etwa der Ruf Ihres Unternehmens Schaden nehmen, wenn bekannt würde, dass von Ihrem Unternehmen aus immer wieder bestimmte Internet-Seiten abgerufen werden.

Doch wie können Sie in einer solchen Situation reagieren und eine optimale Lösung für Ihren Betrieb finden?

In kleineren Firmen mag es vielleicht möglich sein, separate Internet-Arbeitsplätze einzurichten. Doch nur für die wenigsten Firmen dürfte diese Lösung geeignet sein.

Da das Internet aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken ist, müssen Sie also einen anderen Weg finden, wie Sie die private Internet-Nutzung am sinnvollsten gestalten können.

Wie Sie den möglichen negativen Folgen und dem Auswuchs der privaten Internetnutzung begegnen und was Sie bei einer Kontrolle der Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter beachten müssen, zeigen wir Ihnen im Folgenden auf.

Wie Sie die private Nutzung des Netzes gestalten können

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie die Privatnutzung des Internets in Ihrem Betrieb regeln können:

  • Sie können die private Nutzung total verbieten,
  • Sie können sie komplett freigeben oder
  • Sie können eine „Zwischenlösung“ mit einer eingeschränkten Nutzung wählen.

Jede der drei Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Wie Sie sich letztlich entscheiden, liegt in Ihrem Ermessen. In jedem Fall sollten Sie Ihren Mitarbeitern die von Ihnen gewählte Regelung unmissverständlich mitteilen.

Verbot der privaten Internet-Nutzung

Wenn Sie den privaten Gebrauch des Internets verbieten, müssen sich Ihre Mitarbeiter ohne Wenn und Aber an dieses Verbot halten. Ein Recht Ihrer Arbeitnehmer auf privates Surfen gibt es also nicht. Beachten Sie aber: Sofern die private Nutzung des Internets im Betrieb nicht ausdrücklich und nachweisbar verboten ist, können Ihre Mitarbeiter von einer stillschweigenden Duldung ausgehen, insbesondere, wenn die private Nutzung in Ihrem Betrieb weit verbreitet ist.

Im Regelfall dürfte es wenig sinnvoll sein, wenn Sie jegliche private Nutzung verbieten: Denn schließlich kann der geschulte Umgang mit diesem immer wichtiger werdenden Medium auch Ihrem Betrieb zu Gute kommen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihre Mitarbeiter nur ab und zu beruflich im Internet recherchieren müssen, aber sonst keine Gelegenheit haben, den Umgang damit zu trainieren.

Zum anderen fordert ein solches Verbot auch den Missbrauch gerade heraus. Und bedenken Sie noch folgenden Aspekt: Letztendlich stellt sich heutzutage ein Verbot der privaten Internet-Nutzung ähnlich dar wie ein Verbot der privaten Telefonnutzung.

Hier könnte es also passieren, dass ein Totalverbot Ihr Betriebsklima unnötig strapaziert.

Unabhängig davon müssen Sie wissen: In Notfällen oder aus dienstlichem Anlass darf Ihr Mitarbeiter das Internet trotz eines bestehenden Verbots auch zu privaten Zwecken nutzen.

Unbeschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung

Eine voll private Nutzungsmöglichkeit kann sich entweder aus einer ausdrücklichen Erlaubnis von Ihrer Seite oder aus den Umständen in Ihrem Betrieb ergeben.

Um das Entstehen einer betrieblichen Übung von vornherein auszuschließen, sollten Sie sich einen Widerruf der Erlaubnis vorbehalten.

Unabhängig davon gilt: In keinem Fall dürfen Ihre Arbeitnehmer ihre private Surfleidenschaft in einem Maße ausleben, dass dies ihre Arbeitsleistung beeinträchtigt. Wer ein Drittel seiner Arbeitszeit mit der Bestellung von Artikeln, dem Spielen im Internet und der ausgiebigen Kommunikation mit anderen im Netz widmet, übersteigt dieses Maß bei weitem.

Daher müssen Ihre Arbeitnehmer etwa vornehmlich die Pausenzeiten für ihr Vergnügen nutzen und “ sofern Sie keine Flatrate haben und bei Ihnen zusätzliche Verbindungsentgelte anfallen “ möglichst sparsam surfen.

Außerdem müssen Ihre Arbeitnehmer darauf achten, dass ihre Privatnutzung nicht den dienstlichen Gebrauch des Firmennetzwerks einschränkt.

In jedem Fall gilt zudem: Keinesfalls schließt die Erlaubnis der privaten Internetnutzung am Arbeitsplatz den Abruf von Seiten mit strafbaren Inhalten, etwa Rechtsradikalismus, Kinderpornografie oder ähnlichem ein. Gleiches gilt, wenn es sich um eine strafbare Nutzung von Daten handelt, etwa unter Außerachtlassung von Urheberrechten. Dies sollten Sie in Ihrer Nutzungsregelung klarstellen.

Sollten Sie einen Mitarbeiter bei solchen gezielten Surfaktivitäten erwischen, können Sie ihn fristlos und ohne eine vorherige Abmahnung kündigen “ dies gilt umso mehr, wenn Ihr Mitarbeiter den geschäftlichen Internetzugang entgegen einer ausdrücklichen Vereinbarung im Arbeitsvertrag zu privaten Zwecken nutzt.

Und noch etwas: Wenn Sie die private Nutzung des Internets erlauben, können Sie selbstverständlich auch regeln, dass Ihnen die anfallenden Kosten für das private Surfen erstattet werden. Eine entsprechende Einzelabrechnung setzt aber voraus, dass Ihr EDV-System zwischen dem Abruf von Internetseiten aus privaten und beruflichem Anlass unterscheiden kann.

Dies können Sie dadurch erreichen, dass Ihr Mitarbeiter “ ähnlich wie bei der Telefonnutzung “ vor der privaten Nutzung einen bestimmten Code eingeben muss. Dann können diese privat veranlassten Kosten einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet und dem Mitarbeiter weiterberechnet werden.

Ist das bei Ihnen technisch nicht möglich, können die Mitarbeiter die Zeiten für die Privatnutzung auch handschriftlich erfassen. Die Nutzungszeiten werden dann addiert und mit den Minutenkosten der Netznutzung multipliziert.

In der Praxis spielen die Online-Gebühren für die Privatnutzung aber oft keine Rolle, weil sie “ wie das Beispiel zeigt “ ohnehin gering sind bzw. sämtliche Onlinekosten mit einer pauschalen Gebühr (Flatrate) abgegolten werden.

Beachten Sie aber Folgendes, wenn Sie privates Surfen in der Arbeitszeit erlauben: Sie bezahlen die Mitarbeiter in dieser Zeit, obwohl sie gar nicht für Sie arbeiten! Darüber müssen Sie sich im Klaren sein.

Beschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung

Sie können die private Nutzung Ihres Internetanschlusses zwar erlauben, aber dabei auch beschränken. So können Sie beispielsweise zeitliche Vorgaben machen, die Ihre Mitarbeiter dann auch einhalten müssen.

Sie können Ihren Mitarbeitern etwa erlauben, nach Dienstschluss oder während der Arbeitspausen ihren privaten Angelegenheiten im Netz nachzugehen. Sie können die Privatnutzung während der täglichen Arbeitszeit aber beispielsweise auch auf eine Viertelstunde beschränken, etwa durch folgende Regelung.

Werden diese Vorgaben dann nicht eingehalten bzw. überzogen, handelt es sich grundsätzlich um eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung, die Sie ahnden können.

Was Sie bei der Überwachung der Internet-Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter beachten müssen

Eines vorweg: Ob eine Kontrolle der privaten Internetaktivitäten, welche ja auch wieder Zeit und Geld kostet, letztlich wirklich Sinn macht, müssen Sie im Einzelfall entscheiden:

Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern eigenverantwortliches und vor allem ergebnisorientiertes Arbeiten verlangen, erübrigt sich eine Kontrolle oft von selbst. Sollten Ihre Mitarbeiter ihre Zeit mit stundenlangen Surfaktionen oder privater Korrespondenz verbringen, haben Sie vornehmlich ein Führungs- bzw. Motivationsproblem in Ihrem Betrieb. Da kommen Sie mit bloßen Kontrollen nur bedingt weiter.

Eine Kontrolle empfiehlt sich aber in jedem Fall dann, wenn Sie das Gefühl bekommen, dass die Regelungen zur privaten Internetnutzung nicht eingehalten werden und dies zu Einschränkungen bei der Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter führt.

In welchem Umfang Sie die private Nutzung Ihrer Mitarbeiter dann kontrollieren dürfen, hängt davon ab, ob Sie Ihren Mitarbeitern die Nutzung untersagt oder uneingeschränkt bzw. in Grenzen erlaubt haben.

Beachten Sie dabei: In allen Fällen, also auch, wenn Sie die private Nutzung des Internets vollkommen verboten haben, müssen Sie bei der Kontrolle Ihres Verbots grundsätzlich das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter beachten.

Um festzustellen, ob die E-Mails, die ein Mitarbeiter verschickt, privater Natur sind, dürfen Sie sie nicht lesen. Dies stellt einen nicht zu rechtfertigenden Eingriff in das Persönlichkeitsrecht dar.

Bei einem Verstoß können Schadens- und eventuell Schmerzensgeldansprüche auf Sie zukommen; unter Umständen machen Sie sich gar wegen einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar.

Die technische Seite

Technisch ist eine Überwachung und Kontrolle der Internet-Aktivitäten in den meisten Fällen durchaus machbar.

Softwareprogramme ermöglichen den Zugriff auf den Computer Ihrer Mitarbeiter. Sie können dann nachvollziehen, welche Programme zu welcher Uhrzeit und wie lange Ihr Mitarbeiter geöffnet hatte.

Durch einen Zugriff auf Ihren so genannten Proxy-Server, der die oft genutzten Webseiten im Betrieb speichert, damit die Leitungen ins Internet weniger stark belastet werden, wäre auch eine Überwachung der privaten Internet-Zugriffe Ihrer Mitarbeiter möglich. Mit einer geeigneten Auswertungssoftware ließe sich dann feststellen, welche Seiten Ihr Mitarbeiter wie oft und wie lange aufgerufen hat.

Übrigens: Mit diesem System können Sie auch einzelne Seiten sperren. Bereits, wenn ein Mitarbeiter eine unerwünschte WWW-Adresse eintippt, kann der Zugriff gesperrt und Sie informiert werden. So können Sie z.B. den Zugriff auf Pornoseiten verhindern. Problematisch ist allerdings, dass Sie die vollständige Erfassung dieser Schwarzen Listen kaum vollständig bewerkstelligen können.

Es ist auch technisch möglich, E-Mails mit verdächtigen Inhalten mit der geeigneten technischen Ausstattung automatisch durchsuchen zu lassen.

Sie sehen, technisch ist fast jede Kontrolle möglich. Was Sie davon umsetzen, hängt von dem Aufwand ab, den Sie betreiben wollen, und davon, was Sie rechtlich bei der Kontrolle Ihrer Mitarbeiter zu beachten haben.

Kontrolle bei Ausschluss der privaten Nutzung

Bei Ausschluss der privaten Nutzung ist es “ auch ohne eine Vereinbarung “ zulässig, Ihre Mitarbeiter zu kontrollieren, ob sie nicht verbotenerweise private E-Mails schreiben oder zu privaten Zwecken im Internet surfen. Denn die übliche Geschäftskorrespondenz Ihrer Mitarbeiter dürfen Sie grundsätzlich auch kontrollieren.

Gerade bei einem Nutzungsverbot haben Sie schließlich ein berechtigtes Interesse, zu erfahren, ob die von Ihnen eingeführte Regelung von Ihren Mitarbeitern auch tatsächlich eingehalten wird. Sie können Ihren Mitarbeitern also schon mal über die Schultern blicken, ob sie das Internet privat oder beruflich nutzen.

Grundsätzlich dürfen Sie dabei den PC des Mitarbeiters kontrollieren, weil ein vertragstreuer Mitarbeiter grundsätzlich nur betriebliche Informationen abspeichern darf. Allerdings besteht “ wenn der Mitarbeiter etwa doch private Korrespondenz betreibt “ die Gefahr einer Persönlichkeitsrechtsverletzung.

Beachten Sie: Auch ein Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters genügt nicht, um einen Griff in das elektronische Postfach des Mitarbeiters zu rechtfertigen.

Ermitteln Sie auf eigene Faust, müssen Sie damit rechnen, später wegen eines Verstoßes gegen das Datenschutzgesetz selbst belangt zu werden.

Was also können Sie tun, um rechtssicher zu kontrollieren, ob Ihr Mitarbeiter sich überhaupt an Ihr privates Nutzungsverbot hält?

Bei einem vermuteten Verstoß gegen das private Nutzungsverbot können Sie zumindest folgende Daten feststellen und aufzeichnen:

  • Datum und Uhrzeit der Internetnutzung,
  • bei E-Mail: Anzahl der E-Mails und Dateiumfang sowie “ aus datenschutzrechtlichen Erwägungen “ lediglich Teile der E-Mail-Adressen (z.B. die Domain),
  • bei Surf-Aktivitäten: die IP-Adressen (IP = Internet Protokoll), also die Adresse der aufgerufenen Seiten, und die Anzahl der im Internet verbrachten Minuten.

Die Aufzeichnung dieser Daten benötigen Sie spätestens dann, wenn Sie rechtliche Schritte gegen Ihren Mitarbeiter einleiten möchten.

Kontrolle bei Gestattung der privaten Nutzung

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Privatnutzung erlaubt haben, sind Sie zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet.

Das bedeutet: Sie dürfen weder vom Inhalt der Kommunikation (z.B. E-Mail) noch von den Beteiligten Kenntnis nehmen.

Geschützt sind die Informationen, wer, wann, mit wem, wie lange, von wo, wohin und auf welche Weise kommuniziert hat.

Sie dürfen sich daher grundsätzlich auch nur dann und in dem Umfang Daten „besorgen“, wie dies für Ihren Geschäftsbetrieb erforderlich ist.

Aber: Das Fernmeldegeheimnis können Sie ausschließen, wenn Ihre betrieblichen Belange durch die Internet-Nutzung im Kern beeinträchtigt werden. Das sollten Sie in die Nutzungsregelung mit aufnehmen.

Wie Sie bei unerlaubter Nutzung reagieren können

Wenn ein Mitarbeiter sich nicht an die Regeln für die private Nutzung des Internets hält, verstößt er gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten.

Hinsichtlich Ihrer Reaktion hierauf gibt es eine große Spanne an Möglichkeiten:

Bei leichteren Verstößen werden Sie mit einer Ermahnung oder “ im Wiederholungsfall “ mit einer „offiziellen“ Abmahnung auskommen.

Erinnern Sie den Mitarbeiter in dem Gespräch an seine Pflichten und “ um den Ernst dieses Gesprächs zu dokumentieren “ protokollieren Sie dessen Inhalt und lassen den Mitarbeiter die Niederschrift unterschreiben. Oft hilft auch schon die Androhung, seinen Internetzugang generell zu sperren.

Besteht das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Mitarbeiter bereits mehr als sechs Monate und beschäftigen Sie mehr als fünf Arbeitnehmer, findet das Kündigungsschutzgesetz Anwendung, und Ihr Mitarbeiter genießt Kündigungsschutz. Wollen Sie ihm wegen der unberechtigten Privatnutzung aus verhaltensbedingten Gründen kündigen, müssen Sie ihn im Regelfall vorher abmahnen).

Lediglich, wenn Ihr Mitarbeiter bei seinen Aktivitäten Straftaten begeht (z.B. bewusstes Herunterladen von illegaler Software) oder pornografische Inhalte herunterlädt, kann eine Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein.

Findet das Kündigungsschutzgesetz hingegen keine Anwendung, stellt die unerlaubte Internetnutzung einen ausreichenden Grund für eine ordentliche Kündigung dar. Eine Abmahnung ist dann nicht nötig.

Ansonsten gilt: Wenn Sie die private Internet-Nutzung verboten haben und ein Mitarbeiter sich nicht an dieses Verbot hält, können Sie ihn abmahnen und ihm bei einem erneuten Verstoß ordentlich kündigen.

Für eine außerordentliche Kündigung wird auch ein wiederholter Verstoß gegen die Regeln der privaten Internetnutzung oft nicht ausreichen. Eine fristlose Kündigung dürfte nur gerechtfertigt sein, wenn jede Vertrauensbasis der Zusammenarbeit zerstört ist.

Dies könnte etwa der Fall sein, wenn der dringende, nicht anders aufklärbare Verdacht besteht, dass Ihr Mitarbeiter strafbare Inhalte oder vorsätzlich Computerviren auf Ihre EDV-Anlage herunterlädt.

Eine außerordentliche Kündigung wurde auch für rechtmäßig gehalten, wenn das Internet in einem Maße genutzt wird, von dem der Mitarbeiter annehmen muss, dass dies vom Arbeitgeber nicht hingenommen wird.

Haben Sie die private Nutzung erlaubt oder längere Zeit widerspruchslos geduldet, kommt nur in Ausnahmefällen überhaupt noch eine Kündigung in Betracht.

So soll “ wenn Sie das Surfen nicht ausdrücklich verboten haben “ selbst eine private Surfaktivität von bis zu 100 Stunden im Jahr keinen Grund für eine fristlose Kündigung darstellen.

Und noch etwas: Letztlich haben Sie einen Schadensersatzanspruch gegen Ihren Mitarbeiter, wenn er durch die Internetnutzung seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt. Denkbar ist etwa, dass er seine Vergütung für die Zeiten, in denen er unrechtmäßig gesurft ist, an Sie zurückbezahlen muss.

Beachten Sie im Übrigen: Für den Umfang der unrechtmäßigen Internetnutzung sind Sie voll beweispflichtig.

Wie die Internet-Nutzung Ihrer Mitarbeiter versteuert werden muss

Am Arbeitsplatz

Wenn Ihren Arbeitnehmern an ihrem Arbeitsplatz ein Internetanschluss zur Verfügung steht, stellt auch die kostenlose Nutzung dieses Anschlusses zu privaten Zwecken keinen geldwerten Vorteil dar. Das bedeutet: Es besteht weder Lohnsteuerpflicht noch ist dieser Vorteil sozialversicherungspflichtig. In welchem Umfang der betriebseigene Computer dabei zu privaten Zwecken genutzt werden darf, spielt hierbei keine Rolle.

Zu Hause

Sofern Sie einem Arbeitnehmer einen Laptop oder einen Computer zur privaten Nutzung in dessen Wohnung überlassen, gilt nichts anderes: Auch wenn Ihr Arbeitnehmer den Computer ausschließlich privat nutzt, entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt auch die Überlassung von Zubehör und Software (Drucker, Software etc.).

Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ist jedoch: Der Computer nebst Zubehör muss rechtlich in Ihrem Eigentum verbleiben.

Wenn Sie den Computer also an Ihren Mitarbeiter verschenken oder verbilligt abgeben, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dies gilt auch dann, wenn Sie den Computer in Ihren Büchern bereits abgeschrieben haben.

Zur Berechnung des geldwerten Vorteils müssen Sie auf den Verkehrswert des Computers (ortsüblicher Preis) abstellen oder “ falls dies nicht möglich ist “ den Wert schätzen.

Zur steuerlichen Behandlung können Sie den Wert des Computers entweder dem Lohnkonto hinzurechnen oder mit 25 Prozent pauschal versteuern.

Der Vorteil einer Pauschalversteuerung liegt darin, dass für Sie und Ihren Mitarbeiter keine Beiträge für die Sozialversicherung anfallen.

Fazit: Sparen Sie die Steuern, indem Sie den Computer Ihrem Arbeitnehmer also nicht schenken, sondern lediglich leihen.

Aufwendungsersatz

Wenn Ihr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, können Sie ihm die beruflich veranlassten Aufwendungen für die Telekommunikation steuerfrei erstatten.

Neben den Verbindungsentgelten zählen auch anteilig die Kosten für das Nutzungsentgelt einer Computeranlage sowie der Grundpreis der Anschlüsse zu den erstattungsfähigen Aufwendungen.

Eine solche steuerfreie Erstattungsmöglichkeit setzt allerdings eine Einzelaufzeichnung der Verbindungen und der Kosten voraus. Es genügt dabei jedoch, wenn Ihr Mitarbeiter für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten diese Einzelaufzeichnung erstellt.

Wenn bei Ihrem Mitarbeiter erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen, können Sie ohne Nachweis 20 Prozent vom Rechnungsbetrag, maximal 20 € monatlich steuerfrei ersetzen.

Wenn Sie die private Internetnutzung Ihrer Mitarbeiter bezuschussen wollen, gilt Folgendes: Wenn Ihr Mitarbeiter einen Internetzugang besitzt und ihm dadurch “ auch ohne beruflichen Bezug “ Aufwendungen entstehen, können Sie ihm ohne eine weitere Prüfung bis zu 50 € im Monat für seine Aufwendungen (Grundgebühr, laufende Gebühren, Flatrate) zusätzlich zum Arbeitslohn zuwenden. Diese Barzuschüsse stellen aber grundsätzlich einen geldwerten, steuer- und sozialversicherungspflichtigen Vorteil dar. Diesen können Sie aber ebenfalls mit 25 Prozent pauschal versteuern.

Um diesen Aufwendungsersatz pauschal versteuern zu können, müssen Sie allerdings belegen, dass dem Mitarbeiter auch tatsächlich Aufwendungen in der geltend gemachten Höhe entstanden sind.

Sollten Sie mehr als 50 € monatlich erstatten und diesen Betrag pauschal versteuern wollen, muss Ihnen Ihr Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten die entstandenen Aufwendungen nachweisen.

Diesen Betrag können Sie auch für die Zukunft ansetzen, solange sich die Verhältnisse bei Ihrem Arbeitnehmer nicht ändern. Hierzu können Sie ebenfalls die oben aufgeführte Erklärung zum Lohnkonto des Mitarbeiters nehmen.

Was Sie beachten müssen, wenn Sie einen Betriebsrat haben

Wenn Sie E-Mail-Nutzung in Ihrem Betrieb einführen

Wenn Sie zum ersten Mal E-Mail als Kommunikationssystem in Ihrem Betrieb einführen wollen, müssen Sie bedenken, dass Ihr Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bezüglich der Einführung und Ausgestaltung hat.

Grund: Sie haben nunmehr generell die technische Möglichkeit, das Verhalten und die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu überwachen.

Wenn Sie die private Internet-Nutzung regeln

Die Entscheidung, ob Sie eine private Internetnutzung während der Arbeitszeit zulassen oder verbieten wollen, liegt allein in Ihren Händen.

Eine Beteiligung des Betriebsrats ist also nicht erforderlich.

Wenn Sie die private Internetnutzung aber erlauben und eine Regelung bezüglich der Nutzungsbedingungen einführen wollen, unterliegt diese Regelung “ also das „Wie“ der Nutzung “ der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats.

Wie der Betriebsrat die technischen Möglichkeiten nutzen kann

Auch der Betriebsrat kann das Medium E-Mail als Informations- und Mitteilungsinstrument nutzen.

Dies ist deshalb von Bedeutung, weil das herkömmliche Schwarze Brett heutzutage als Informationsquelle der Arbeitnehmer zunehmend in den Hintergrund tritt.

Sollten Sie Ihren Betriebsrat von diesem Kommunikationsmittel also unberechtigt ausschließen wollen, könnte dies als unzulässige Behinderung der Betriebsratstätigkeit gedeutet werden.

Eine unzulässige Behinderung des Betriebsrats kann aber Unterlassungsansprüche und sogar strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

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Weblinks

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