Reisekosten

Reisen, die aus geschäftlichen Gründen von Ihren Mitarbeitern gemacht werden, sind im Regelfall mit erheblichen Kosten verbunden.

Der entsprechende Aufwand muss dabei von Ihnen getragen werden. Doch was bedeutet das im Einzelnen? Lesen Sie in diesem Beitrag alles zu den Aspekten der Dienstreise, insbesondere,

• wann eine Dienstreise vorliegt,
• was es dabei rechtlich zu beachten gibt,
• welche Reisekosten Sie steuerfrei erstatten können und
• welche Besonderheiten bei Auslandsreisen, Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit und doppelter Haushaltsführung gelten. Beachten Sie bitte: Die nachstehenden Ausführungen gelten für Dienstreisen im In- und Ausland.

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Inhalt:

• Wann eine Dienstreise vorliegt
• Wo liegt die regelmäßige Arbeitsstätte?
• Wann ist eine Tätigkeit nur vorübergehend?
• Wann Ihr Mitarbeiter zu einer Dienstreise verpflichtet ist
• Welche Reisekosten Sie erstatten müssen
• Welche Reisekosten Sie steuerfrei erstatten können
• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Sonderfälle
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
• Dienstreise und private Zwecke
• Auslandsdienstreisen
• Fahrtätigkeit
• Einsatzwechseltätigkeit
• Doppelte Haushaltsführung
• Was Sie gegenüber dem Finanzamt beachten müssen
• Wann Sie Vorsteuer abziehen können
• Wenn Sie einen Betriebsrat haben
• Weblinks

Wann eine Dienstreise vorliegt

Eine Dienstreise liegt immer vor bei einer

• außerhalb der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte ausgeübten
• vorübergehenden Tätigkeit.

Wo liegt die regelmäßige Arbeitsstätte?

Im Regelfall ist dies leicht zu beantworten: Die regelmäßige Arbeitsstätte befindet sich in Ihrem Betrieb.

Schwierigkeiten gibt es dort, wo der Mitarbeiter „ständig auf Achse“ ist, also an verschiedenen Orten arbeitet oder eine Fahrtätigkeit ausübt.

Als Faustregel gilt hier nach den Lohnsteuerrichtlinien:
Der Betrieb ist die regelmäßige Arbeitsstätte, wenn der Mitarbeiter entweder

• regelmäßig in der Woche mindestens 20 Prozent seiner vertraglichen Arbeitszeit dort tätig ist (also beispielsweise jeden Tag wenige Stunden im Betrieb arbeitet) oder
• durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Kalendertag pro Arbeitswoche ausschließlich dort tätig ist (also ganze Tage im Betrieb arbeitet).

Verbringt Ihr Mitarbeiter weniger Zeit im Betrieb, liegt meist Einsatzwechseltätigkeit vor.

Übt Ihr Mitarbeiter seine Tätigkeit auf einem Fahrzeug aus, z.B. als Taxifahrer oder Berufskraftfahrer, so liegt Fahrtätigkeit vor.

Muss der Mitarbeiter seine berufliche Tätigkeit ausnahmsweise nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte, aber innerhalb seines Wohn- oder Arbeitsorts verrichten, handelt es sich um einen Dienstgang.

Dienstgang und Dienstreise weisen steuerlich Unterschiede auf.

Wann ist eine Tätigkeit nur vorübergehend?

Ist vorgesehen, dass Ihr Mitarbeiter nach seiner Auswärtstätigkeit wieder an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehrt, gilt bei Dienstreisen eine Drei-Monats-Grenze. Das bedeutet: Bei einer bis zu dreimonatigen Auswärtstätigkeit liegt eine Dienstreise vor, ab dem vierten Monat beginnt dann die doppelte Haushaltsführung.

Soll Ihr Mitarbeiter auf Dauer versetzt werden, ist also bis auf weiteres keine Rückkehr vorgesehen, liegt von Anfang an eine doppelte Haushaltsführung und keine Dienstreise vor.

Wird der Mitarbeiter während seiner auswärtigen Tätigkeit krank oder hat er Urlaub, läuft die Drei-Monats-Frist weiter, so als würde er arbeiten. Die Frist wird also weder verlängert noch beginnt sie neu zu laufen. Einzige Ausnahme: Ihr Mitarbeiter muss seine auswärtige Tätigkeit aus betrieblichen Gründen für mindestens vier Wochen unterbrechen, beispielsweise weil er dringend in Ihrem Betrieb benötigt wird. Dann beginnt die Drei-Monats-Frist neu zu laufen, sobald der Mitarbeiter seine auswärtige Tätigkeit wieder aufnimmt.

Die Drei-Monats-Grenze hat faktisch nur Auswirkung auf die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen. Sie gilt für Dienstreisen und die doppelte Haushaltsführung, nicht aber für eine Fahrtätigkeit und unter gewissen Voraussetzungen auch nicht für Einsatzwechseltätigkeit, die deshalb gesondert abgehandelt werden muss.

Wann Ihr Mitarbeiter zu einer Dienstreise verpflichtet ist

Ihr Mitarbeiter ist immer dann zu einer Dienstreise verpflichtet, wenn der Arbeitsvertrag dies vorsieht.

Die Reisepflicht muss allerdings nicht unbedingt vertraglich festgehalten sein. Häufig gehören Dienstreisen auch zum Tätigkeits- oder Berufsbild, unter das Ihr Mitarbeiter fällt.

Ergibt sich eine Reisepflicht weder aus dem Vertrag noch aus dem Tätigkeits- oder Berufsbild, so können Sie Ihren Mitarbeiter eventuell noch im Rahmen Ihres Direktionsrechts als Arbeitgeber anweisen, eine Dienstreise zu machen.

Das setzt aber voraus, dass Sie dieses Recht mit „billigen Ermessen“, also nicht willkürlich ausüben.

Ihr seit Jahren bei Ihnen in Hannover beschäftigter Servicetechniker hat bislang immer nur Kunden in der unmittelbaren Umgebung betreut.

Wenn Sie nun von ihm verlangen, nur noch überregional zu arbeiten und entsprechend zu reisen, wäre dieses Ansinnen unangemessen “ ganz abgesehen davon, dass sich durch die langjährige Tätigkeit vor Ort ein Anspruch ergeben haben könnte, im Wesentlichen nur noch vor Ort in Hannover zu arbeiten.

Kein Problem taucht natürlich auf, wenn Ihr Mitarbeiter mit der Dienstreise einverstanden ist.

Welche Reisekosten Sie erstatten müssen

Ihr Mitarbeiter muss nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für die Reise aufwenden.

Wenn Sie keine besondere Regelung getroffen haben, müssen Sie dem Mitarbeiter alle Aufwendungen ersetzen, die für die Dienstreise erforderlich waren und die er Ihnen durch entsprechende Belege (Quittungen, Rechnungen, Fahrtausweise) nachweist.

Sie sind also grundsätzlich verpflichtet, die tatsächlichen (Mehr-)Aufwendungen zu erstatten “ jedenfalls soweit sie nicht unverhältnismäßig sind.

Weil das vor allem bei der Art des gewählten Verkehrsmittels (Bahnticket 1. oder 2. Klasse? Flug Businessoder Economy-Klasse?) und hinsichtlich des angemessenen Verpflegungsaufwands schwierig zu beurteilen ist, empfehlen sich auch hier klare Regelungen. Dies gilt auch vor dem Hintergrund, dass unterschiedlich beurteilt wird, in welcher Höhe Sie “ ohne entsprechende Regelung “ Ihrem Mitarbeiter die Fahrtkosten mit seinem eigenen PKW erstatten müssen: nur die Benzinkosten oder die steuerliche Kilometerpauschale oder den vom tatsächlichen Aufwand abhängigen Kilometersatz?

Für Fahrten Ihres Mitarbeiters mit dessen eigenem PKW sind Kilometerpauschalen empfehlenswert, ebenso Pauschalregelungen für den Verpflegungsaufwand oder Übernachtungskosten. Damit schließen Sie den Einzelkostennachweis aus, der mit viel Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Sonderfall: Reisezeiten

Gibt es tarifvertragliche, betriebliche oder einzelvertragliche Regelungen, gelten selbstverständlich diese.

Fehlen solche Regelungen, müssen Sie Ihrem Mitarbeiter in jedem Fall die Reisezeiten während seiner regulären Arbeitszeit als Arbeitszeit vergüten.

Für Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit ist die Rechtslage bislang nicht eindeutig. Das BAG hat eine Vergütungspflicht bislang nur bejaht, wenn eine Vergütung nach den Umständen zu erwarten ist; bei einer zusätzlichen Reisezeit von zwei Stunden täglich für einen höheren, gut verdienenden Angestellten wurde dies verneint.

Beachten Sie: Normalerweise sind die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht als Arbeitszeit zu vergüten (daher auch die vorgeschlagene Kürzung um eine halbe Stunde im obigen Textvorschlag) “ es sei denn, es ist eine andere Regelung vereinbart.

Wichtig ist auch: Wenn Sie die Reisezeit vergüten, sind diese Zahlungen “ anders als Reisekostenerstattungen “ wie Arbeitslohn steuer- und sozialversicherungspflichtig!

Welche Reisekosten Sie steuerfrei erstatten können

Fahrtkosten

Handelt es sich um eine Dienstreise, dürfen Sie die hier tatsächlich entstandenen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (einschließlich Bahn und Flugzeug), Taxi und Mietwagen steuerfrei in voller Höhe ersetzen.

Benutzt der Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen, scheidet eine Erstattung aus, weil die Kosten ohnehin von Ihnen getragen werden.

Benutzt der Mitarbeiter aber seinen eigenen PKW, können Sie “ je nach Vereinbarung “ die tatsächlichen Aufwendungen pro Kilometer (Einzelnachweis) oder aber Kilometerpauschalen steuerfrei ersetzen.

Einzelnachweis

Eine Kostenerstattung setzt hier voraus, dass der Mitarbeiter sämtliche Aufwendungen für sein Kfz durch Belege nachweist und die dienstlich gefahrenen Kilometer durch ein Fahrtenbuch belegt “ anderenfalls erkennt das Finanzamt den Ersatz nicht als steuerfrei an.

Der individuelle Kilometersatz wird ermittelt, indem die jährlichen Gesamtkosten für das Kfz (insbesondere Benzin, Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Kfz-Steuer, Reparaturen etc.) ins Verhältnis zur Gesamtfahrleistung im Jahr gesetzt werden. Dieser Satz wird dann für jeden Kilometer der Dienstfahrt ersetzt.

Diesen durch Einzelnachweis ermittelten Kilometersatz dürfen Sie auch in den Folgejahren anwenden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (Ende des Abschreibungszeitraums!).

Kilometerpauschale

Erstatten Sie lediglich die gesetzlich vorgesehenen Pauschalen, belaufen sich diese seit dem 1.1.2002 pro gefahrenem Kilometer auf folgende Werte:

• 0,30 € für Kfz
• 0,13 € für Motorräder und Motorroller
• 0,08 € für Mopeds und Mofas
• 0,04 € für Fahrräder

Diese Pauschalen erhöhen sich für jeden Kollegen, den Ihr Mitarbeiter im eigenen Kfz mitnimmt, um 0,02 €/km, und bei einer Mitnahme auf einem Motorrad oder Motorroller um 0,01 €/km.

Mit der Pauschale sind sämtliche Aufwendungen abgegolten, die üblicherweise für ein Kfz anfallen. Ausnahme: Schließt Ihr Mitarbeiter eine Vollkaskoversicherung nur für Dienstreisen ab, dürfen Sie ihm diese Kosten zusätzlich steuerfrei erstatten.

Außerdem können Sie außergewöhnliche, nicht vorhersehbare Aufwendungen, vor allem Schäden eines Unfalls auf einer Dienstreise, steuerfrei ersetzen. Dabei handelt es sich um Reisenebenkosten.

Haben Sie mit Ihrem Mitarbeiter eine höhere Kilometerpauschale als die gesetzlich vorgesehene steuerfreie Pauschale vereinbart, ist zu unterscheiden:

Kann der Mitarbeiter durch Belege und ein Fahrtenbuch den Einzelnachweis führen, können Sie die gesamte vereinbarte Pauschale steuerfrei auszahlen.

Der Mitarbeiter kann dann noch den nicht von Ihnen erstatteten Restbetrag als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Ist kein Einzelnachweis möglich, sind nur 0,30 €/km steuerfrei “ der Rest hingegen steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Verpflegungsmehraufwendungen

Hierbei handelt es sich um die Zusatzkosten, die Ihrem Mitarbeiter entstehen, weil er auf seiner Dienstreise auswärts essen gehen muss.

Wie bei den Fahrtkosten ist auch hier eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen möglich “ allerdings ist das nur in Höhe fester Pauschalen steuerfrei.

Außerdem wird die Steuerfreiheit auf drei Monate beschränkt (Ausnahme: Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit). Die Pauschalen betragen derzeit:

Maßgeblich ist hierbei, wie lange Ihr Mitarbeiter an jedem einzelnen Kalendertag von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist. Das gilt auch für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise.

Mehrere Auswärtstätigkeiten am selben Kalendertag dürfen Sie zusammenfassen:

Gegen 8 Uhr verlässt Frau Löffler ihre Wohnung, um einen Lieferanten aufzusuchen. Gegen 13.15 Uhr trifft sie in Ihrer Firma ein, die Frau Löffler um 14 Uhr wieder verlässt, um in eine Filiale in der Nachbarstadt zu fahren. Von dieser Fahrt kehrt sie um 17 Uhr in ihre Wohnung zurück.

An diesem Tag war Frau Löffler berufsbedingt insgesamt acht Stunden und 15 Minuten von Wohnung und Arbeitsplatz abwesend. Sie können ihr also 6 € Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten.

Bei Nachtreisen wird ausnahmsweise nicht auf den Kalendertag abgestellt, sondern die Abwesenheitszeiten werden über die Datumsgrenze hinweg zusammengerechnet. Die gesamte Reisezeit ist dem Kalendertag hinzuzurechnen, in den die Reisezeit überwiegend fällt. Diese Ausnahmeregelung gilt aber nur, wenn die Reise nach 16 Uhr beginnt und am Folgetag vor 8 Uhr endet, ohne dass eine Übernachtung erfolgt ist. Das heißt, ein Zusammenrechnen kann nur bei Nachtarbeitern erfolgen.

Ihr LKW-Fahrer Schmidt ist von Montag, 18 Uhr, bis Dienstag, 7 Uhr, unterwegs, also sechs Stunden am Montag und sieben Stunden am Dienstag. Die gesamte Abwesenheit von 13 Stunden ermöglicht eine steuerfreie Erstattung von 6 € für Dienstag.

Kommt Herr Schmidt am Dienstag erst um 9 Uhr zurück, gilt die Ausnahmeregelung nicht, weil hierfür eine Rückkehr vor 8 Uhr erforderlich gewesen wäre. Das bedeutet: Am Montag war er sechs Stunden abwesend (Pauschale 0 €), am Dienstag neun Stunden (Pauschale 6 €).

Wenn Sie höhere Pauschalen erstatten

Sie können auf Grund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung, des Arbeitsvertrags oder betrieblicher Übung verpflichtet sein, dem Mitarbeiter auch die tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen zu erstatten.

Ebenso könnten aus diesen Gründen höhere Pauschalen gelten.

In beiden Fällen ist die Erstattung aber nur in Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei.

Der übersteigende Betrag ist zu versteuern, wobei Ihnen zwei Möglichkeiten offen stehen, die Pauschalversteuerung oder eine individuelle Versteuerung.

Wenn Sie den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuern, fallen daneben noch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer an, jedoch keine Sozialversicherungsbeiträge.

Die Möglichkeit zur Pauschalversteuerung haben Sie nur, soweit die erstatteten Verpflegungskosten die gesetzlichen Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen.

Geht der Erstattungsbetrag also über das Doppelte der gesetzlichen Pauschale hinaus, ist der noch verbleibende Rest in jedem Fall individuell zu versteuern.

Sie zahlen Frau Ranke für Dienstreisen von acht bis unter 14 Stunden eine Verpflegungspauschale von 13 €. Hiervon können Sie

• 6 € steuerfrei erstatten (gesetzliche Pauschale) und
• 6 € pauschal mit 25 Prozent versteuern.
• 1€ ist steuer-und sozialversicherungspflichtig.

Wichtig: Ohne anders lautende Vereinbarung sind Sie nicht verpflichtet, die Lohnsteuer zu pauschalieren. Das ist auch gut so, weil Sie als Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer tragen müssten “ soweit Sie sie nicht auf den Mitarbeiter abgewälzt haben.

Sie können also auch den gesamten über die gesetzliche Pauschale hinausgehenden Betrag individuell versteuern.

Wenn Sie den Mitarbeiter bewirten lassen

Bei der so genannten Arbeitgeberbewirtung, also wenn Sie selbst die Kosten der Mahlzeit übernehmen und der Mitarbeiter unentgeltlich oder gegen geringe Zuzahlung bewirtet wird, können Sie dem Mitarbeiter zusätzlich die gesetzlichen Pauschbeträge steuerfrei erstatten.

Die unentgeltliche bzw. verbilligte Mahlzeit muss der Mitarbeiter dann allerdings als geldwerten Vorteil versteuern und hierfür Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Bei der Bewertung der Mahlzeit gibt es zwei Möglichkeiten:

Zum einen kann die Mahlzeit in Höhe der tatsächlichen Kosten als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Zum anderen können Sie “ was vorteilhafter ist “ die Mahlzeit nur mit dem Sachbezugswert berücksichtigen, denn dieser ist geringer als die tatsächlichen Kosten.

Fazit: Es fallen weniger Steuern an.

Die Sachbezugswerte betragen im Jahr 2001 für ein

• Frühstück 1,40 €
• Mittagessen 2,51 €
• Abendessen 2,51 €

Wollen Sie Sachbezugswerte ansetzen, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Sie haben Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt.
• Sie haben vor Beginn der Auswärtstätigkeit eine entsprechende schriftliche Vereinbarung mit dem Hotel oder der Gaststätte getroffen, dass Ihr Mitarbeiter dort auf Ihre Kosten bewirtet werden soll.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten Ihres Mitarbeiters können Sie

• in tatsächlicher Höhe gegen Einzelnachweis oder
• pauschal in bestimmten Grenzen

steuerfrei erstatten. Wozu Sie letztlich verpflichtet sind, hängt von der Vereinbarung ab, die Sie hierzu geschlossen haben.

Achtung: Seit dem 1. 1. 2001 sind bei den Erstattungen der Übernachtungskosten bei mehrtägigen Dienstreisen auch Wechsel zwischen der Erstattung der tatsächlichen Kosten und der Pauschalen möglich.

Wenn Sie nach Einzelnachweis erstatten

Erstatten Sie die tatsächlichen Kosten, so dürfen Sie nur die Kosten für die eigentliche Unterkunft steuerfrei bezahlen. Ist das Frühstück in der Hotelrechnung nicht gesondert aufgeführt, müssen Sie dessen Kosten mit einem Pauschalbetrag von 4,50 € herausrechnen.

Der Anteil für das Frühstück ist nicht gesondert zu berücksichtigen, sondern geht in der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand auf. Deren Höhe hängt allein von der Abwesenheitsdauer ab:

Wenn Sie eine Pauschale bezahlen

Erstatten Sie Ihrem Mitarbeiter eine Pauschale, ist zu unterscheiden:

Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher als die Pauschale, ist die gesamte Zahlung steuerfrei, vorausgesetzt, Sie weisen dem Finanzamt den tatsächlich höheren Aufwand nach. Den nicht von Ihnen erstatteten Aufwand kann der Mitarbeiter dann als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Sind die tatsächlichen Aufwendungen niedriger als die erstattete Pauschale, so sind nur die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei, der Rest hingegen steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Ohne Rechnung können Sie steuerfrei pauschal 20 € pro Nacht erstatten, jedoch nicht für eine Übernachtung in einem Fahrzeug (z.B. Berufskraftfahrer). Das empfiehlt sich beispielsweise, wenn der Mitarbeiter kostenlos bei Verwandten übernachtet hat.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können in tatsächlich entstandener Höhe steuerfrei erstattet werden. Hierzu gehören z.B.

• Taxifahrten oder Parkplatzgebühren am auswärtigen Tätigkeitsort,
• beruflich veranlasste Telefongespräche,
• Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck oder
• Schadenersatzzahlungen an Ihren Mitarbeiter.

Hauptfälle für den letztgenannten Punkt sind die Aufwendungen für Unfallschäden am Privatwagen des Mitarbeiters, die bei einem Unfall auf einer beruflich veranlassten Fahrt passiert sind.

Keine Reisenebenkosten sind: Kosten für Bekleidung, Koffer oder ähnliche Reiseutensilien.

Sonderfälle

Es gibt eine Reihe von Sonderfällen, in denen sich die Frage nach der steuerfreien Erstattbarkeit von Reisekosten stellt.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstättesind nicht nur rechtlich, sondern auch im Steuerrecht keine Dienstreisen.

Das bedeutet: Es besteht keine Erstattungspflicht für etwaige Fahrtkosten.

Möchten Sie dem Mitarbeiter dennoch einen Zuschuss zu seinen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gewähren, ist das steuerfrei möglich, wenn der Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel benutzt.

Fährt der Mitarbeiter hingegen mit seinem eigenen PKW, ist eine Fahrtkostenerstattung nur steuerfrei, wenn eine Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit vorliegt.

Dienstreise und private Zwecke

Liegt zwar eine Dienstreise vor, wird diese aber mit privaten Zwecken verbunden, müssen Sie zweistufig prüfen:

Schritt 1: Ist die Reise beruflich oder privat veranlasst?

Eine steuerfreie Erstattung von Reisekosten ist nur denkbar, wenn es sich um eine beruflich veranlasste Reise handelt.

Nimmt Ihr Mitarbeiter mit Ihrem Einverständnis an einem Fortbildungslehrgang in einer Ferienregion (z.B. auf Mallorca) teil und lässt der Lehrgang viel Zeit für private Aktivitäten (z.B. täglich ab 14 Uhr) oder zieht er sogar gemeinsame Besichtigungen von Touristenattraktionen vor, geht das Finanzamt wegen des starken touristischen Einschlags im Regelfall von einer privaten Reise aus.

Erstatten Sie dem Mitarbeiter dann Reisekosten, wären diese als geldwerter Vorteil zu versteuern und sozialversicherungspflichtig.

Allenfalls die Lehrgangskosten “ wenn Sie sie nicht ohnehin direkt an den Weiterbilder bezahlt haben “ könnten Sie steuerfrei erstatten.

In vielen Fällen wird es sich aber um eine beruflich veranlasste Dienstreise handeln, insbesondere wenn der Mitarbeiter zu normalen Arbeitszeiten beruflich tätig ist bzw. ganztägig ein Fortbildungsseminar besucht.

In einem solchen Fall wird sie auch nicht allein dadurch, dass der Mitarbeiter seinen Ehepartner mitnimmt, zur privaten Reise.

Schritt 2: Welche Kosten sind beruflich veranlasst?

Ist die Reise beruflicher Natur, sind Sie nur zur Erstattung der beruflich veranlassten Kosten verpflichtet “ und nur deren Erstattung ist steuerfrei.

Das bedeutet:

Mehrkosten, die dadurch entstehen, dass Ihr Mitarbeiter seinen Partner oder andere Angehörige mitnimmt, sind selbstverständlich privat veranlasst.

Für die Unterbringung bedeutet das z.B.:Wenn Sie die Hälfte der Kosten für ein Doppelzimmer erstatten, ist das steuerfrei. Gleiches dürfte gelten, wenn Sie dem Mitarbeiter die Kosten für ein Einzelzimmer im entsprechenden Hotel erstatten würden.

Wird an eine Dienstreise ein privater Urlaub angehängt, müssen Sie zwischen privat und beruflich veranlassten Kosten trennen.

Noch nicht höchstrichterlich geklärt ist, ob die Kosten für die Hin- und Rückreise als beruflich veranlasste Reisekosten angesehen werden können, wenn die Dienstreise mit einem Urlaub verbunden wird. Bislang geht man hier von privat veranlassten Kosten mit der Folge aus, dass eine etwaige Kostenerstattung als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln ist.

Auslandsdienstreisen

Führt die Dienstreise Ihren Mitarbeiter ins Ausland, sind für Fahrtkosten und Reisenebenkosten keine Besonderheiten im Vergleich zu Inlandsreisen zu beachten.

Für die Verpflegungskosten im Ausland dürfen Sie “ ebenso wie im Inland “ nur Pauschbeträge steuerfrei erstatten. Es gelten hier allerdings besondere Pauschbeträge (Auslandstagegeld), die von Land zu Land verschieden sind und vom Bundesministerium für Finanzen in regelmäßigen Abständen festgesetzt werden.

Die Auslandspauschbeträge sind ebenfalls nach Abwesenheitsdauer gestaffelt. Die Abwesenheitsdauer berechnen Sie wie bei Dienstreisen im Inland, also grundsätzlich pro Kalendertag, ausnahmsweise darüber hinaus bei Nachtreisen, die nach 16 Uhr beginnen und vor 8 Uhr enden.

Maßgeblich ist der Pauschbetrag des Landes, das Ihr Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Kommt Ihr Arbeitnehmer noch vor Mitternacht ins Inland zurück, ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgeblich.

Im Übrigen gilt für Verpflegungsmehraufwendungen auf Auslandsdienstreisen das Gleiche wie bei Inlandsdienstreisen. Insbesondere ist die Pauschalversteuerung von höheren Erstattungsleistungen bis zu 100 Prozent des maßgeblichen ausländischen Pauschbetrags möglich. Bei der Arbeitgeberbewirtung gelten die inländischen Sachbezugswerte.

Wie bei Inlandsreisen können Sie die Übernachtungskosten in tatsächlich entstandener Höhe gegen Vorlage der Rechnung steuerfrei erstatten. Für ein nicht gesondert ausgewiesenes Frühstück sind 20 Prozent des für das jeweilige Land geltenden Verpflegungspauschbetrags bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden abzuziehen.

Alternativ können Sie auch hier Übernachtungspauschalen steuerfrei erstatten.

Fahrtätigkeit

Eine Fahrtätigkeit liegt immer dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter seine Tätigkeit auf einem Fahrzeug ausübt. Hierzu gehören z.B. Berufskraftfahrer, Taxifahrer, Lokführer und Zugbegleiter, Müllfahrzeugbegleiter, Beton- und Kiesfahrer sowie Linienbus- und Straßenbahnfahrer. Keine Fahrtätigkeit üben Kraftfahrer im Zustelldienst, Verkaufsfahrer, Kundendienstmonteure und Fahrlehrer aus.

Mitarbeitern mit Fahrtätigkeit können Sie die Fahrtkosten wie bei einer Dienstreise ersetzen.

Die Verpflegungsmehraufwendungen sind in Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erstattungsfähig. Für die Abwesenheitsdauer kommt es aber nur auf die Abwesenheit von der Wohnung an, nicht von der regelmäßigen Arbeitsstätte, denn eine solche hat der Mitarbeiter mit Fahrtätigkeit nicht.

Außerdem gibt es bei der Fahrtätigkeit keine Drei-Monats-Grenze, das heißt, Verpflegungsmehraufwendungen können zeitlich unbegrenzt steuerfrei erstattet werden.

Die Übernachtungskosten sind ebenfalls wie bei einer Dienstreise pauschal oder in tatsächlicher Höhe zu ersetzen. Für eine Übernachtung im Fahrzeug können Sie aber keine Pauschale von 20 € pro Nacht steuerfrei zahlen.

Einsatzwechseltätigkeit

Eine Einsatzwechseltätigkeit liegt vor, wenn Ihr Mitarbeiter typischerweise an wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt wird.

Wie bei der Fahrtätigkeit hat dieser Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte in Ihrem Betrieb, weil er dort nicht mindestens 20 Prozent seiner Wochenarbeitszeit oder im Jahresdurchschnitt einen Kalendertag pro Woche verbringt.

Beispiele für Mitarbeiter mit Einsatzwechseltätigkeit sind Bau- oder Montagearbeiter, Mitglieder einer Betriebsreserve für Filialbetriebe („Springer“) und Leiharbeitnehmer („Zeitarbeiter“).

Bei der Reisekostenerstattung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit müssen Sie unterscheiden, ob der Mitarbeiter täglich in seine Wohnung zurückkehrt oder nicht.

Ist Letzteres der Fall, handelt es sich um keine Dienstreise, sondern um einen Fall der doppelte Haushaltsführung.

Kommt Ihr Arbeitnehmer täglich heim, gilt das Gleiche wie bei einer Dienstreise. Das bedeutet:

Sie können ihm in jedem Fall die Fahrtkosten zwischen verschiedenen Einsatzstätten steuerfrei ersetzen.

Unter zwei Voraussetzungen können ihm auch die Kosten für PKW-Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstätte steuerfrei erstattet werden:

• Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt mehr als 30 km.
  Wird Ihr Mitarbeiter an einem Tag an mehreren Einsatzstellen tätig, muss mindestens eine davon mehr als 30 km von seiner Wohnung entfernt sein.
• Ihr Mitarbeiter ist höchstens drei Monate lang an derselben Einsatzstätte tätig. Ab dem vierten Monat können Fahrten von der Wohnung zur Einsatzstätte nicht mehr steuerfrei erstattet werden “ selbst wenn diese über 30 km entfernt ist.

  Ausnahme: Die Drei-Monats-Grenze gilt nicht, wenn Ihr Mitarbeiter an einem Arbeitstag mehrere Einsatzstätten aufsucht, von denen mindestens eine mehr als 30 km von seiner Wohnung entfernt ist, oder wenn die Tätigkeit Ihres Mitarbeiters durch den täglich mehrfachen Ortswechsel geprägt ist.

Frau Schuster, Mitglied Ihrer Betriebsreserve für den Verkauf, soll von Juni bis September jeweils halbtags in zwei Filialen arbeiten.

In Filiale A arbeitet sie von 8 bis 13 Uhr, in Filiale B von 14 bis 18 Uhr. Filiale A befindet sich 36 km von ihrer Wohnung entfernt, Filiale B ist 10 km von Filiale A entfernt und 26 km von ihrer Wohnung. Sie fährt jeweils mit dem eigenen PKW.

Die 10 km zwischen den Filialen A und B sind unproblematisch steuerfrei zu ersetzen. Die Fahrten von der Wohnung zur Filiale A (36 km) sowie von der Filiale B nach Hause (26 km) können ebenfalls steuerfrei ersetzt werden. Denn bei mehreren Einsatzorten an einem Tag reicht es aus, dass einer davon “ hier Filiale A “ mehr als 30 km von der Wohnung entfernt sind.

Weil Frau Schuster jeden Tag zu zwei Einsatzstätten fährt, schadet es auch nicht, dass die Drei-Monats-Grenze überschritten wird. Sie können also für jeden Tag insgesamt 72 km steuerfrei ersetzen.

Verpflegungsmehraufwendungen können auch bei Einsatzwechseltätigkeit in Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erstattet werden; auch hier gilt “ wie bei der Fahrtätigkeit “ die Drei-Monats-Grenze nicht.

Für die Abwesenheitsdauer kommt es nur auf die Abwesenheit von der Wohnung an.

Doppelte Haushaltsführung

Auch im Fall einer doppelten Haushaltsführung können Sie Ihrem Mitarbeiter steuerfrei Kosten ersetzen.

Doppelte Haushaltsführung sollten Sie immer dann in Erwägung ziehen, wenn Ihr Mitarbeiter

• eine Einsatzwechseltätigkeit ausübt und nicht jeden Abend in seine Wohnung zurückkehrt oder
• auf Dauer an einen anderen Ort versetzt wird, das heißt, eine Rückkehr an seine bisherige Arbeitsstätte nicht geplant ist, oder
• eine mehr als dreimonatige Dienstreise unternimmt, also danach wieder an seine bisherige Arbeitsstätte zurückkehren soll (dann kommt ab dem vierten Monat doppelte Haushaltsführung in Betracht).

Voraussetzung für eine doppelte Haushaltsführung ist konkret, dass Ihr Mitarbeiter beruflich außerhalb des Ortes, an dem er einen eigenen Hausstand unterhält (und beibehält) beschäftigt ist und am Beschäftigungsort wohnt.

Doppelte Haushaltsführung kann auch bei nicht verheirateten Mitarbeitern bzw. bei Verheirateten vorliegen, wenn der verheiratete Mitarbeiter seinen nicht berufstätigen Ehepartner an den neuen Beschäftigungsort mitnimmt.

Der „klassische“ Fall doppelter Haushaltsführung ist jedoch, dass ein Mitarbeiter seine Wohnung, die weit von seinem Arbeitsplatz entfernt ist, aus familiären Gründen beibehält, am Beschäftigungsort eine Zweitwohnung mietet und am Wochenende zum Familienwohnsitz nach Hause fährt.

Bei Mitarbeitern der Lohnsteuerklassen III, IV oder V (die für Verheiratete gelten) können Sie unterstellen, dass der Mitarbeiter einen doppelten Hausstand unterhält, also seinen bisherigen Hausstand beibehält. Von Mitarbeitern der Lohnsteuerklassen I, II und VI müssen Sie sich eine Bestätigung unterschreiben lassen, aus der hervorgeht, dass der Mitarbeiter neben dem Hausstand am Beschäftigungsort auch noch einen Hausstand außerhalb des Beschäftigungsorts unterhält. Diese Bestätigung müssen Sie zum Lohnkonto nehmen und dort aufbewahren; anderenfalls müssten Sie für Ihre etwaigen Erstattungsleistungen Lohnsteuer abführen.

Bei doppelter Haushaltsführung sind die steuerfreien Kostenerstattungen auf zwei Jahre begrenzt. Doch welche Kosten dürfen Sie innerhalb dieser zwei Jahre steuerfrei erstatten?

Erstatten Sie die Fahrtkosten für die erstmalige Hinfahrt zum neuen Beschäftigungsort und die letztmalige Rückfahrt zum bisherigen Wohnort, gelten die Dienstreisegrundsätze.

Fährt Ihr Mitarbeiter von seinem neuen Beschäftigungsort zu seinem bisherigen Hausstand, so können Sie die Fahrtkosten für die so genannten Familienheimfahrten nur einmal wöchentlich steuerfrei erstatten. Außerdem gilt für Familienheimfahrten eine Entfernungspauschale von 0,36 €/km für die ersten 10 km und 0,40 €/km für die restlichen Kilometer. Diese steuerfreie Entfernungspauschale gilt unabhängig davon, welches Verkehrsmittel der Mitarbeiter benutzt und unabhängig von der Höhe der tatsächlichen Aufwendungen.

Neben den Fahrtkosten können Sie drei Monate lang auch Verpflegungsmehraufwendungen mit den gleichen Pauschalen wie bei Dienstreisen steuerfrei erstatten.

Steuerfrei ist es außerdem, wenn Sie die Aufwendungen für die Zweitwohnung am Beschäftigungsort bezahlen. Erstatten Sie die tatsächlichen Aufwendungen, müssen Sie dem Finanzamt einen entsprechenden Nachweis, etwa den Mietvertrag des Mitarbeiters, vorlegen. Ohne Nachweis können Sie für die ersten drei Monate pauschal 20 € pro Nacht steuerfrei erstatten. Für die folgenden 21 Monate gilt eine Pauschale von 5 € pro Übernachtung.

Herr Schmitz wohnt mit seiner Frau in Kassel. Dort war er bisher in Ihrem Betrieb beschäftigt. Seit dem 1. 7. 2002 ist er in Ihrem Betrieb in Frankfurt am Main tätig. In Kassel hat er eine Zweitwohnung angemietet, für die er 500 € pro Monat inklusive Nebenkosten bezahlt. Die Entfernung von Frankfurt am Main nach Kassel beträgt 200 km. Im Jahr 2002 ist er 20mal nach Kassel gefahren.

Die Kosten der doppelten Haushaltsführung können Sie ihm zwei Jahre lang, also bis 30. 6. 2004 erstatten.

Was Sie gegenüber dem Finanzamt beachten müssen

Wenn Sie dem Mitarbeiter Reisekosten steuerfrei erstatten, benötigen Sie sämtliche Belege, die die entstandenen Aufwendungen nachweisen.

Bei Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln sind dies Tickets bzw. Taxiquittungen.

Bei Fahrten Ihres Mitarbeiters mit seinem eigenen Kfz benötigen Sie bei einem Einzelnachweis sämtliche Kostenbelege sowie das Fahrtenbuch. Für die Pauschale benötigen Sie nur einen Nachweis der betrieblich gefahrenen Kilometer.

Den Verpflegungsmehraufwand können Sie nur pauschal belegen, das heißt, es reichen Unterlagen, aus denen sich die Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters ergibt (z.B. Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung). Haben Sie selbst die Kosten für die Bewirtung übernommen und wollen Sie die Mahlzeiten beim Mitarbeiter nur mit dem Sachbezugswert erfassen, müssen Sie dem Finanzamt auch die schriftliche Vereinbarung mit dem Hotel oder der Gaststätte vorlegen können.

Bei den Übernachtungskosten müssen Sie über die Rechnung verfügen, es sei denn, Sie erstatten nur die Pauschale von 20 €; in diesem Fall reicht ein Nachweis, dass der Mitarbeiter sich auf einer mehrtägigen Dienstreise befand.

Reisenebenkosten (z.B. Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbenutzungsgebühren, Parkgebühren) sind ebenfalls durch Belege nachzuweisen.

Leisten Sie höhere Erstattungen, als dies steuerfrei möglich ist, ist der steuerpflichtige Rest grundsätzlich monatlich zu versteuern.

Das führt dazu, dass nicht ausgeschöpfte steuerfreie Beträge der einen Reisekostenart mit der einer anderen Reisekostenart ausgeglichen werden können.

Dass steuerfreie Beträge nicht ausgeschöpft werden, kann allerdings nur eintreten, wenn Sie auf Grund einer Vereinbarung dem Mitarbeiter Pauschalen erstatten, die niedriger als die gesetzlichen Pauschalen sind.

In jedem Fall können Sie den danach noch steuerpflichtigen Rest als Verpflegungsmehraufwand behandeln und diesen bis zur 100-Prozent-Grenze pauschal versteuern.

Wann Sie Vorsteuer abziehen können

Auf Grund einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist der Vorsteuerabzug für Reisekosten durch ein BMF-Schreiben vom 28. 3. 2001 neu geregelt worden.

Damit gilt bis auf weiteres Folgendes:

Bei Rechnungen für Übernachtungen im Rahmen einer Geschäftsreise von Ihnen oder Ihren Arbeitnehmern dürfen Sie die Vorsteuer abziehen.

Voraussetzung ist, dass die Rechnung auf Ihr Unternehmen ausgestellt und die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird.

Bei Verpflegungskosten während der Reise ist zu unterscheiden: Fallen die Verpflegungsmehraufwendungen für Sie an, gilt das Gleiche wie bei den Übernachtungskosten.

Fallen die Kosten für Ihre Mitarbeiter an, kommt im Regelfall kein Vorsteuerabzug in Betracht, selbst wenn entsprechende Rechnungen vorliegen.

Soweit es um Fahrtkosten für den PKW Ihres Mitarbeiters, um Umzugskosten oder Reisekostenpauschbeträge (Tagegelder, Übernachtungsgelder, Kilometergelder) geht, bleibt es beim Alten: Ein Vorsteuerabzug ist hier weiterhin ausgeschlossen.

Das vollständige BMF-Schreiben können Sie sich von der Homepage des Bundesfinanzministeriums herunterladen: www.bundesfinanzministerium.de, dort unter der Rubrik „Fachabteilungen/Infos“, „Besitz- und Verkehrssteuern“, „Umsatzsteuer“.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Verfügen Sie im Regelfall über mehr als 20 volljährige Arbeitnehmer, müssen Sie in bestimmten Fällen prüfen, ob eine Dienstreise rechtlich eine Versetzung darstellt:

Dauert die auswärtige Tätigkeit voraussichtlich länger als einen Monat, liegt immer eine mitbestimmungspflichtige Versetzung vor. In diesem Fall muss der Betriebsrat zustimmen, bevor der Mitarbeiter auf Dienstreise geht, sonst ist diese Versetzung unwirksam.

Bei kürzerer Dauer der Reise kommt es auf die Umstände des Einzelfalls, insbesondere auf die Belastung des Mitarbeiters an. Bei einer Reise ins nahe Ausland oder innerhalb des deutschen Sprachraums dürfte diese Belastung gering sein, sodass der Betriebsrat hier außen vor bleibt. Allein der Umstand, dass eine auswärtige Übernachtung nötig wird, reicht nicht aus, um eine Dienstreise als Versetzung zu qualifizieren.

Eine Versetzung scheidet im Übrigen immer dann aus, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter, der auf Grund seines Arbeitsvertrags oder wegen der Eigenart des Arbeitsverhältnisses nicht ständig an einem Arbeitsplatz beschäftigt ist (z.B. Springer, Außendienstmitarbeiter, Handelsvertreter), den jeweiligen Arbeitsplatz zuweisen.

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