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Die private Nutzung des Internets kostet die Arbeitgeber Jahr für Jahr Milliarden von Euro. Anstatt konzentriert ihrer Arbeit nachzugehen, surfen viele Arbeitnehmer teilweise auf Lifestyle-Seiten mit Urlaubsangeboten, studieren die neuesten Aktienkurse oder tummeln sich auf Erotikseiten.

Der Landesrechnungshof in Niedersachsen hat nach einem Bericht des Nachrichtenmagazins „Der Spiegel“ vom 4.3.2002 ermittelt, dass auf diese Weise nur diesem Bundesland durch privates Internet-Surfen jährlich 753.000 Arbeitsstunden verloren gehen.

Über diese Problematik sollten Sie als Arbeitgeber nicht hinweggehen, denn es kann auch Sie treffen. Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

• aus welchen Gründen Sie Regelungen zur privaten Nutzung des Internets treffen sollten,
• wie Sie die Einhaltung dieser Regeln gewährleisten können,
• wie Sie bei der Versteuerung privater Internet-Nutzung vorgehen und
• was Sie bei der Einführung des Internets beachten müssen, wenn Sie einen Betriebsrat haben.

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Inhalt:

• Warum Sie die Privatnutzung des Internets am Arbeitsplatz regeln sollten
• Wie Sie die private Nutzung des Netzes gestalten können
• Verbot der privaten Internet-Nutzung
• Unbeschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung
• Beschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung
• Was Sie bei der Überwachung der Internet-Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter beachten müssen
• Die technische Seite
• Kontrolle bei Ausschluss der privaten Nutzung
• Kontrolle bei Gestattung der privaten Nutzung
• Wie Sie bei unerlaubter Nutzung reagieren können
• Wie die Internet-Nutzung Ihrer Mitarbeiter versteuert werden muss
• Am Arbeitsplatz
• Zu Hause
• Aufwendungsersatz
• Was Sie beachten müssen, wenn Sie einen Betriebsrat haben
• Wenn Sie E-Mail-Nutzung in Ihrem Betrieb einführen
• Wenn Sie die private Internet-Nutzung regeln
• Wie der Betriebsrat die technischen Möglichkeiten nutzen kann
• Weblinks

Warum Sie die Privatnutzung des Internets am Arbeitsplatz regeln sollten

Die berufliche Nutzung des Internets hat viele Vorteile und gehört daher bereits zum Alltag vieler Arbeitnehmer. Wenn Sie auch Ihren Mitarbeitern einen Internet-Anschluss zur besseren Erledigung ihrer beruflichen Aufgaben zur Verfügung stellen, ist dies aber auch mit Nachteilen und Risiken verbunden.

Grund: Die Verlockung, das Internet auch privat zu nutzen, ist sehr groß. Schon vor anderthalb Jahren ergab eine Studie des Softwarehauses Sterling Commerce in über 1.000 deutschen Firmen, dass jeder Beschäftigte durchschnittlich 3,2 Stunden seiner wöchentlichen Arbeitszeit für privates Surfen am Arbeitsplatz nutzt. Hochgerechnet ergibt dies einen jährlichen Ausfall von mehr als 17 Arbeitstagen pro Mitarbeiter. Das entspricht etwa den Fehlzeiten, die jedes Jahr durch krankheitsbedingte Ausfälle entstehen. Dies verdeutlicht, welche wirtschaftliche Größenordnung die private Internetnutzung am Arbeitsplatz erreicht hat.

Im Verhältnis dazu fallen die Betriebskosten, die Ihnen durch das private Surfen zusätzlich entstehen, kaum ins Gewicht.

Die privaten Nutzungsaktivitäten beschränken sich oft nicht auf das bloße Verschicken von E-Mails oder das bloße Surfen im Internet. Vielfach werden Spiele oder andere speicheraufwändige Programme aus dem Internet heruntergeladen. Dies kann in der Folge zu Engpässen auf den Servern und anderen Speichermedien bis hin zu Systemabstürzen führen.

Denken Sie nicht zuletzt an die „Viren“, „Würmer“ und „Trojanischen Pferde“, die beim Download der unbekannten Programme auf das eigene Rechnernetz geholt werden können.

Äußerst problematisch ist zudem, dass sich Ihre Mitarbeiter Raubkopien aus dem Internet herunterladen oder rechtlich problematische E-Mails mit Ihrem Firmenzusatz verschicken können. Dann kann es passieren, dass Sie für das Fehlverhalten Ihrer Mitarbeiter haften müssen “ von der schlechten Reklame für Ihr Unternehmen einmal ganz abgesehen. So könnte etwa der Ruf Ihres Unternehmens Schaden nehmen, wenn bekannt würde, dass von Ihrem Unternehmen aus immer wieder bestimmte Internet-Seiten abgerufen werden.

Doch wie können Sie in einer solchen Situation reagieren und eine optimale Lösung für Ihren Betrieb finden?

In kleineren Firmen mag es vielleicht möglich sein, separate Internet-Arbeitsplätze einzurichten. Doch nur für die wenigsten Firmen dürfte diese Lösung geeignet sein.

Da das Internet aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken ist, müssen Sie also einen anderen Weg finden, wie Sie die private Internet-Nutzung am sinnvollsten gestalten können.

Wie Sie den möglichen negativen Folgen und dem Auswuchs der privaten Internetnutzung begegnen und was Sie bei einer Kontrolle der Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter beachten müssen, zeigen wir Ihnen im Folgenden auf.

Wie Sie die private Nutzung des Netzes gestalten können

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie die Privatnutzung des Internets in Ihrem Betrieb regeln können:

• Sie können die private Nutzung total verbieten,
• Sie können sie komplett freigeben oder
• Sie können eine „Zwischenlösung“ mit einer eingeschränkten Nutzung wählen.

Jede der drei Möglichkeiten hat ihre Vor- und Nachteile. Wie Sie sich letztlich entscheiden, liegt in Ihrem Ermessen. In jedem Fall sollten Sie Ihren Mitarbeitern die von Ihnen gewählte Regelung unmissverständlich mitteilen.

Verbot der privaten Internet-Nutzung

Wenn Sie den privaten Gebrauch des Internets verbieten, müssen sich Ihre Mitarbeiter ohne Wenn und Aber an dieses Verbot halten. Ein Recht Ihrer Arbeitnehmer auf privates Surfen gibt es also nicht. Beachten Sie aber: Sofern die private Nutzung des Internets im Betrieb nicht ausdrücklich und nachweisbar verboten ist, können Ihre Mitarbeiter von einer stillschweigenden Duldung ausgehen, insbesondere, wenn die private Nutzung in Ihrem Betrieb weit verbreitet ist.

Im Regelfall dürfte es wenig sinnvoll sein, wenn Sie jegliche private Nutzung verbieten: Denn schließlich kann der geschulte Umgang mit diesem immer wichtiger werdenden Medium auch Ihrem Betrieb zu Gute kommen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihre Mitarbeiter nur ab und zu beruflich im Internet recherchieren müssen, aber sonst keine Gelegenheit haben, den Umgang damit zu trainieren.

Zum anderen fordert ein solches Verbot auch den Missbrauch gerade heraus. Und bedenken Sie noch folgenden Aspekt: Letztendlich stellt sich heutzutage ein Verbot der privaten Internet-Nutzung ähnlich dar wie ein Verbot der privaten Telefonnutzung.

Hier könnte es also passieren, dass ein Totalverbot Ihr Betriebsklima unnötig strapaziert.

Unabhängig davon müssen Sie wissen: In Notfällen oder aus dienstlichem Anlass darf Ihr Mitarbeiter das Internet trotz eines bestehenden Verbots auch zu privaten Zwecken nutzen.

Unbeschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung

Eine voll private Nutzungsmöglichkeit kann sich entweder aus einer ausdrücklichen Erlaubnis von Ihrer Seite oder aus den Umständen in Ihrem Betrieb ergeben.

Um das Entstehen einer betrieblichen Übung von vornherein auszuschließen, sollten Sie sich einen Widerruf der Erlaubnis vorbehalten.

Unabhängig davon gilt: In keinem Fall dürfen Ihre Arbeitnehmer ihre private Surfleidenschaft in einem Maße ausleben, dass dies ihre Arbeitsleistung beeinträchtigt. Wer ein Drittel seiner Arbeitszeit mit der Bestellung von Artikeln, dem Spielen im Internet und der ausgiebigen Kommunikation mit anderen im Netz widmet, übersteigt dieses Maß bei weitem.

Daher müssen Ihre Arbeitnehmer etwa vornehmlich die Pausenzeiten für ihr Vergnügen nutzen und “ sofern Sie keine Flatrate haben und bei Ihnen zusätzliche Verbindungsentgelte anfallen “ möglichst sparsam surfen.

Außerdem müssen Ihre Arbeitnehmer darauf achten, dass ihre Privatnutzung nicht den dienstlichen Gebrauch des Firmennetzwerks einschränkt.

In jedem Fall gilt zudem: Keinesfalls schließt die Erlaubnis der privaten Internetnutzung am Arbeitsplatz den Abruf von Seiten mit strafbaren Inhalten, etwa Rechtsradikalismus, Kinderpornografie oder ähnlichem ein. Gleiches gilt, wenn es sich um eine strafbare Nutzung von Daten handelt, etwa unter Außerachtlassung von Urheberrechten. Dies sollten Sie in Ihrer Nutzungsregelung klarstellen.

Sollten Sie einen Mitarbeiter bei solchen gezielten Surfaktivitäten erwischen, können Sie ihn fristlos und ohne eine vorherige Abmahnung kündigen “ dies gilt umso mehr, wenn Ihr Mitarbeiter den geschäftlichen Internetzugang entgegen einer ausdrücklichen Vereinbarung im Arbeitsvertrag zu privaten Zwecken nutzt.

Und noch etwas: Wenn Sie die private Nutzung des Internets erlauben, können Sie selbstverständlich auch regeln, dass Ihnen die anfallenden Kosten für das private Surfen erstattet werden. Eine entsprechende Einzelabrechnung setzt aber voraus, dass Ihr EDV-System zwischen dem Abruf von Internetseiten aus privaten und beruflichem Anlass unterscheiden kann.

Dies können Sie dadurch erreichen, dass Ihr Mitarbeiter “ ähnlich wie bei der Telefonnutzung “ vor der privaten Nutzung einen bestimmten Code eingeben muss. Dann können diese privat veranlassten Kosten einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet und dem Mitarbeiter weiterberechnet werden.

Ist das bei Ihnen technisch nicht möglich, können die Mitarbeiter die Zeiten für die Privatnutzung auch handschriftlich erfassen. Die Nutzungszeiten werden dann addiert und mit den Minutenkosten der Netznutzung multipliziert.

In der Praxis spielen die Online-Gebühren für die Privatnutzung aber oft keine Rolle, weil sie “ wie das Beispiel zeigt “ ohnehin gering sind bzw. sämtliche Onlinekosten mit einer pauschalen Gebühr (Flatrate) abgegolten werden.

Beachten Sie aber Folgendes, wenn Sie privates Surfen in der Arbeitszeit erlauben: Sie bezahlen die Mitarbeiter in dieser Zeit, obwohl sie gar nicht für Sie arbeiten! Darüber müssen Sie sich im Klaren sein.

Beschränkte Erlaubnis der Internet-Nutzung

Sie können die private Nutzung Ihres Internetanschlusses zwar erlauben, aber dabei auch beschränken. So können Sie beispielsweise zeitliche Vorgaben machen, die Ihre Mitarbeiter dann auch einhalten müssen.

Sie können Ihren Mitarbeitern etwa erlauben, nach Dienstschluss oder während der Arbeitspausen ihren privaten Angelegenheiten im Netz nachzugehen. Sie können die Privatnutzung während der täglichen Arbeitszeit aber beispielsweise auch auf eine Viertelstunde beschränken, etwa durch folgende Regelung.

Werden diese Vorgaben dann nicht eingehalten bzw. überzogen, handelt es sich grundsätzlich um eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung, die Sie ahnden können.

Was Sie bei der Überwachung der Internet-Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter beachten müssen

Eines vorweg: Ob eine Kontrolle der privaten Internetaktivitäten, welche ja auch wieder Zeit und Geld kostet, letztlich wirklich Sinn macht, müssen Sie im Einzelfall entscheiden:

Wenn Sie von Ihren Mitarbeitern eigenverantwortliches und vor allem ergebnisorientiertes Arbeiten verlangen, erübrigt sich eine Kontrolle oft von selbst. Sollten Ihre Mitarbeiter ihre Zeit mit stundenlangen Surfaktionen oder privater Korrespondenz verbringen, haben Sie vornehmlich ein Führungs- bzw. Motivationsproblem in Ihrem Betrieb. Da kommen Sie mit bloßen Kontrollen nur bedingt weiter.

Eine Kontrolle empfiehlt sich aber in jedem Fall dann, wenn Sie das Gefühl bekommen, dass die Regelungen zur privaten Internetnutzung nicht eingehalten werden und dies zu Einschränkungen bei der Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter führt.

In welchem Umfang Sie die private Nutzung Ihrer Mitarbeiter dann kontrollieren dürfen, hängt davon ab, ob Sie Ihren Mitarbeitern die Nutzung untersagt oder uneingeschränkt bzw. in Grenzen erlaubt haben.

Beachten Sie dabei: In allen Fällen, also auch, wenn Sie die private Nutzung des Internets vollkommen verboten haben, müssen Sie bei der Kontrolle Ihres Verbots grundsätzlich das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter beachten.

Um festzustellen, ob die E-Mails, die ein Mitarbeiter verschickt, privater Natur sind, dürfen Sie sie nicht lesen. Dies stellt einen nicht zu rechtfertigenden Eingriff in das Persönlichkeitsrecht dar.

Bei einem Verstoß können Schadens- und eventuell Schmerzensgeldansprüche auf Sie zukommen; unter Umständen machen Sie sich gar wegen einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar.

Die technische Seite

Technisch ist eine Überwachung und Kontrolle der Internet-Aktivitäten in den meisten Fällen durchaus machbar.

Softwareprogramme ermöglichen den Zugriff auf den Computer Ihrer Mitarbeiter. Sie können dann nachvollziehen, welche Programme zu welcher Uhrzeit und wie lange Ihr Mitarbeiter geöffnet hatte.

Durch einen Zugriff auf Ihren so genannten Proxy-Server, der die oft genutzten Webseiten im Betrieb speichert, damit die Leitungen ins Internet weniger stark belastet werden, wäre auch eine Überwachung der privaten Internet-Zugriffe Ihrer Mitarbeiter möglich. Mit einer geeigneten Auswertungssoftware ließe sich dann feststellen, welche Seiten Ihr Mitarbeiter wie oft und wie lange aufgerufen hat.

Übrigens: Mit diesem System können Sie auch einzelne Seiten sperren. Bereits, wenn ein Mitarbeiter eine unerwünschte WWW-Adresse eintippt, kann der Zugriff gesperrt und Sie informiert werden. So können Sie z.B. den Zugriff auf Pornoseiten verhindern. Problematisch ist allerdings, dass Sie die vollständige Erfassung dieser Schwarzen Listen kaum vollständig bewerkstelligen können.

Es ist auch technisch möglich, E-Mails mit verdächtigen Inhalten mit der geeigneten technischen Ausstattung automatisch durchsuchen zu lassen.

Sie sehen, technisch ist fast jede Kontrolle möglich. Was Sie davon umsetzen, hängt von dem Aufwand ab, den Sie betreiben wollen, und davon, was Sie rechtlich bei der Kontrolle Ihrer Mitarbeiter zu beachten haben.

Kontrolle bei Ausschluss der privaten Nutzung

Bei Ausschluss der privaten Nutzung ist es “ auch ohne eine Vereinbarung “ zulässig, Ihre Mitarbeiter zu kontrollieren, ob sie nicht verbotenerweise private E-Mails schreiben oder zu privaten Zwecken im Internet surfen. Denn die übliche Geschäftskorrespondenz Ihrer Mitarbeiter dürfen Sie grundsätzlich auch kontrollieren.

Gerade bei einem Nutzungsverbot haben Sie schließlich ein berechtigtes Interesse, zu erfahren, ob die von Ihnen eingeführte Regelung von Ihren Mitarbeitern auch tatsächlich eingehalten wird. Sie können Ihren Mitarbeitern also schon mal über die Schultern blicken, ob sie das Internet privat oder beruflich nutzen.

Grundsätzlich dürfen Sie dabei den PC des Mitarbeiters kontrollieren, weil ein vertragstreuer Mitarbeiter grundsätzlich nur betriebliche Informationen abspeichern darf. Allerdings besteht “ wenn der Mitarbeiter etwa doch private Korrespondenz betreibt “ die Gefahr einer Persönlichkeitsrechtsverletzung.

Beachten Sie: Auch ein Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters genügt nicht, um einen Griff in das elektronische Postfach des Mitarbeiters zu rechtfertigen.

Ermitteln Sie auf eigene Faust, müssen Sie damit rechnen, später wegen eines Verstoßes gegen das Datenschutzgesetz selbst belangt zu werden.

Was also können Sie tun, um rechtssicher zu kontrollieren, ob Ihr Mitarbeiter sich überhaupt an Ihr privates Nutzungsverbot hält?

Bei einem vermuteten Verstoß gegen das private Nutzungsverbot können Sie zumindest folgende Daten feststellen und aufzeichnen:

• Datum und Uhrzeit der Internetnutzung,
• bei E-Mail: Anzahl der E-Mails und Dateiumfang sowie “ aus datenschutzrechtlichen Erwägungen “ lediglich Teile der E-Mail-Adressen (z.B. die Domain),
• bei Surf-Aktivitäten: die IP-Adressen (IP = Internet Protokoll), also die Adresse der aufgerufenen Seiten, und die Anzahl der im Internet verbrachten Minuten.

Die Aufzeichnung dieser Daten benötigen Sie spätestens dann, wenn Sie rechtliche Schritte gegen Ihren Mitarbeiter einleiten möchten.

Kontrolle bei Gestattung der privaten Nutzung

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Privatnutzung erlaubt haben, sind Sie zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet.

Das bedeutet: Sie dürfen weder vom Inhalt der Kommunikation (z.B. E-Mail) noch von den Beteiligten Kenntnis nehmen.

Geschützt sind die Informationen, wer, wann, mit wem, wie lange, von wo, wohin und auf welche Weise kommuniziert hat.

Sie dürfen sich daher grundsätzlich auch nur dann und in dem Umfang Daten „besorgen“, wie dies für Ihren Geschäftsbetrieb erforderlich ist.

Aber: Das Fernmeldegeheimnis können Sie ausschließen, wenn Ihre betrieblichen Belange durch die Internet-Nutzung im Kern beeinträchtigt werden. Das sollten Sie in die Nutzungsregelung mit aufnehmen.

Wie Sie bei unerlaubter Nutzung reagieren können

Wenn ein Mitarbeiter sich nicht an die Regeln für die private Nutzung des Internets hält, verstößt er gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten.

Hinsichtlich Ihrer Reaktion hierauf gibt es eine große Spanne an Möglichkeiten:

Bei leichteren Verstößen werden Sie mit einer Ermahnung oder “ im Wiederholungsfall “ mit einer „offiziellen“ Abmahnung auskommen.

Erinnern Sie den Mitarbeiter in dem Gespräch an seine Pflichten und “ um den Ernst dieses Gesprächs zu dokumentieren “ protokollieren Sie dessen Inhalt und lassen den Mitarbeiter die Niederschrift unterschreiben. Oft hilft auch schon die Androhung, seinen Internetzugang generell zu sperren.

Besteht das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Mitarbeiter bereits mehr als sechs Monate und beschäftigen Sie mehr als fünf Arbeitnehmer, findet das Kündigungsschutzgesetz Anwendung, und Ihr Mitarbeiter genießt Kündigungsschutz. Wollen Sie ihm wegen der unberechtigten Privatnutzung aus verhaltensbedingten Gründen kündigen, müssen Sie ihn im Regelfall vorher abmahnen).

Lediglich, wenn Ihr Mitarbeiter bei seinen Aktivitäten Straftaten begeht (z.B. bewusstes Herunterladen von illegaler Software) oder pornografische Inhalte herunterlädt, kann eine Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein.

Findet das Kündigungsschutzgesetz hingegen keine Anwendung, stellt die unerlaubte Internetnutzung einen ausreichenden Grund für eine ordentliche Kündigung dar. Eine Abmahnung ist dann nicht nötig.

Ansonsten gilt: Wenn Sie die private Internet-Nutzung verboten haben und ein Mitarbeiter sich nicht an dieses Verbot hält, können Sie ihn abmahnen und ihm bei einem erneuten Verstoß ordentlich kündigen.

Für eine außerordentliche Kündigung wird auch ein wiederholter Verstoß gegen die Regeln der privaten Internetnutzung oft nicht ausreichen. Eine fristlose Kündigung dürfte nur gerechtfertigt sein, wenn jede Vertrauensbasis der Zusammenarbeit zerstört ist.

Dies könnte etwa der Fall sein, wenn der dringende, nicht anders aufklärbare Verdacht besteht, dass Ihr Mitarbeiter strafbare Inhalte oder vorsätzlich Computerviren auf Ihre EDV-Anlage herunterlädt.

Eine außerordentliche Kündigung wurde auch für rechtmäßig gehalten, wenn das Internet in einem Maße genutzt wird, von dem der Mitarbeiter annehmen muss, dass dies vom Arbeitgeber nicht hingenommen wird.

Haben Sie die private Nutzung erlaubt oder längere Zeit widerspruchslos geduldet, kommt nur in Ausnahmefällen überhaupt noch eine Kündigung in Betracht.

So soll “ wenn Sie das Surfen nicht ausdrücklich verboten haben “ selbst eine private Surfaktivität von bis zu 100 Stunden im Jahr keinen Grund für eine fristlose Kündigung darstellen.

Und noch etwas: Letztlich haben Sie einen Schadensersatzanspruch gegen Ihren Mitarbeiter, wenn er durch die Internetnutzung seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzt. Denkbar ist etwa, dass er seine Vergütung für die Zeiten, in denen er unrechtmäßig gesurft ist, an Sie zurückbezahlen muss.

Beachten Sie im Übrigen: Für den Umfang der unrechtmäßigen Internetnutzung sind Sie voll beweispflichtig.

Wie die Internet-Nutzung Ihrer Mitarbeiter versteuert werden muss

Am Arbeitsplatz

Wenn Ihren Arbeitnehmern an ihrem Arbeitsplatz ein Internetanschluss zur Verfügung steht, stellt auch die kostenlose Nutzung dieses Anschlusses zu privaten Zwecken keinen geldwerten Vorteil dar. Das bedeutet: Es besteht weder Lohnsteuerpflicht noch ist dieser Vorteil sozialversicherungspflichtig. In welchem Umfang der betriebseigene Computer dabei zu privaten Zwecken genutzt werden darf, spielt hierbei keine Rolle.

Zu Hause

Sofern Sie einem Arbeitnehmer einen Laptop oder einen Computer zur privaten Nutzung in dessen Wohnung überlassen, gilt nichts anderes: Auch wenn Ihr Arbeitnehmer den Computer ausschließlich privat nutzt, entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt auch die Überlassung von Zubehör und Software (Drucker, Software etc.).

Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit ist jedoch: Der Computer nebst Zubehör muss rechtlich in Ihrem Eigentum verbleiben.

Wenn Sie den Computer also an Ihren Mitarbeiter verschenken oder verbilligt abgeben, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dies gilt auch dann, wenn Sie den Computer in Ihren Büchern bereits abgeschrieben haben.

Zur Berechnung des geldwerten Vorteils müssen Sie auf den Verkehrswert des Computers (ortsüblicher Preis) abstellen oder “ falls dies nicht möglich ist “ den Wert schätzen.

Zur steuerlichen Behandlung können Sie den Wert des Computers entweder dem Lohnkonto hinzurechnen oder mit 25 Prozent pauschal versteuern.

Der Vorteil einer Pauschalversteuerung liegt darin, dass für Sie und Ihren Mitarbeiter keine Beiträge für die Sozialversicherung anfallen.

Fazit: Sparen Sie die Steuern, indem Sie den Computer Ihrem Arbeitnehmer also nicht schenken, sondern lediglich leihen.

Aufwendungsersatz

Wenn Ihr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeitet, können Sie ihm die beruflich veranlassten Aufwendungen für die Telekommunikation steuerfrei erstatten.

Neben den Verbindungsentgelten zählen auch anteilig die Kosten für das Nutzungsentgelt einer Computeranlage sowie der Grundpreis der Anschlüsse zu den erstattungsfähigen Aufwendungen.

Eine solche steuerfreie Erstattungsmöglichkeit setzt allerdings eine Einzelaufzeichnung der Verbindungen und der Kosten voraus. Es genügt dabei jedoch, wenn Ihr Mitarbeiter für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten diese Einzelaufzeichnung erstellt.

Wenn bei Ihrem Mitarbeiter erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen anfallen, können Sie ohne Nachweis 20 Prozent vom Rechnungsbetrag, maximal 20 € monatlich steuerfrei ersetzen.

Wenn Sie die private Internetnutzung Ihrer Mitarbeiter bezuschussen wollen, gilt Folgendes: Wenn Ihr Mitarbeiter einen Internetzugang besitzt und ihm dadurch “ auch ohne beruflichen Bezug “ Aufwendungen entstehen, können Sie ihm ohne eine weitere Prüfung bis zu 50 € im Monat für seine Aufwendungen (Grundgebühr, laufende Gebühren, Flatrate) zusätzlich zum Arbeitslohn zuwenden. Diese Barzuschüsse stellen aber grundsätzlich einen geldwerten, steuer- und sozialversicherungspflichtigen Vorteil dar. Diesen können Sie aber ebenfalls mit 25 Prozent pauschal versteuern.

Um diesen Aufwendungsersatz pauschal versteuern zu können, müssen Sie allerdings belegen, dass dem Mitarbeiter auch tatsächlich Aufwendungen in der geltend gemachten Höhe entstanden sind.

Sollten Sie mehr als 50 € monatlich erstatten und diesen Betrag pauschal versteuern wollen, muss Ihnen Ihr Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten die entstandenen Aufwendungen nachweisen.

Diesen Betrag können Sie auch für die Zukunft ansetzen, solange sich die Verhältnisse bei Ihrem Arbeitnehmer nicht ändern. Hierzu können Sie ebenfalls die oben aufgeführte Erklärung zum Lohnkonto des Mitarbeiters nehmen.

Was Sie beachten müssen, wenn Sie einen Betriebsrat haben

Wenn Sie E-Mail-Nutzung in Ihrem Betrieb einführen

Wenn Sie zum ersten Mal E-Mail als Kommunikationssystem in Ihrem Betrieb einführen wollen, müssen Sie bedenken, dass Ihr Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bezüglich der Einführung und Ausgestaltung hat.

Grund: Sie haben nunmehr generell die technische Möglichkeit, das Verhalten und die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu überwachen.

Wenn Sie die private Internet-Nutzung regeln

Die Entscheidung, ob Sie eine private Internetnutzung während der Arbeitszeit zulassen oder verbieten wollen, liegt allein in Ihren Händen.

Eine Beteiligung des Betriebsrats ist also nicht erforderlich.

Wenn Sie die private Internetnutzung aber erlauben und eine Regelung bezüglich der Nutzungsbedingungen einführen wollen, unterliegt diese Regelung “ also das „Wie“ der Nutzung “ der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats.

Wie der Betriebsrat die technischen Möglichkeiten nutzen kann

Auch der Betriebsrat kann das Medium E-Mail als Informations- und Mitteilungsinstrument nutzen.

Dies ist deshalb von Bedeutung, weil das herkömmliche Schwarze Brett heutzutage als Informationsquelle der Arbeitnehmer zunehmend in den Hintergrund tritt.

Sollten Sie Ihren Betriebsrat von diesem Kommunikationsmittel also unberechtigt ausschließen wollen, könnte dies als unzulässige Behinderung der Betriebsratstätigkeit gedeutet werden.

Eine unzulässige Behinderung des Betriebsrats kann aber Unterlassungsansprüche und sogar strafrechtliche Konsequenzen zur Folge haben.

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Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

• Personalwirtschaft
• Aus- und Weiterbildung
• Jobbörsen

Jugendliche bzw. Auszubildende sind normale Arbeitnehmer. Das heißt, alle rechtlichen Vorschriften gelten im Grunde auch für sie. Außerdem stehen diese Personen unter dem besonderen Schutz des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) und des Berufsbildungsgesetzes (BbiG).

Verstoßen Sie gegen diese Vorschriften, drohen Ihnen Bußgelder bis zu 15.000 €. Bei gravierenden Verstößen kommen sogar Geld- und Freiheitsstrafen in Betracht. Sie sollten die Einhaltung dieser Vorschriften deshalb keineswegs auf die leichte Schulter nehmen.

Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

• was Ihnen das Jugendarbeitsschutzgesetz bei der Beschäftigung Jugendlicher allgemein vorschreibt und
• was Sie außerdem bei Auszubildenden beachten müssen.

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Inhalt:

• Jugendliche:
• Für wen das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt
• Kinderarbeit nur in Ausnahmefällen
• Wann Ihr jugendlicher Mitarbeiter arbeiten darf
• So kann Ihr Jugendlicher Urlaub machen
• Keine Beschäftigung ohne ärztliche Bescheinigung
• Tätigkeiten, die Ihr jugendlicher Mitarbeiter nicht ausüben darf
• Ihre besonderen Fürsorgepflichten gegenüber dem jugendlichen Mitarbeiter
• Auszubildende
• Wenn Sie Auszubildende beschäftigen
• Wie das Ausbildungsverhältnis gekündigt werden kann
• Vergütung, Urlaub und Arbeitszeit im Ausbildungsverhältnis
• Welche Pflichten sonst beachtet werden müssen
• Dauer und Ende des Ausbildungsverhältnisses
• Wenn Sie bis jetzt nicht ausgebildet haben
• Die Jugend- und Auszubildendenvertretung
• Weblinks

Jugendliche:

Für wen das Jugendarbeitsschutzgesetz gilt

Die Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes müssen Sie beachten, sobald Sie eine Person unter 18 Jahren beschäftigen.

Dabei gelten teilweise unterschiedliche Vorschriften für

• Kinder, die noch nicht 15 Jahre alt sind,
• Jugendliche, die 15, aber noch keine 18 Jahre alt sind und
• Jugendliche, die noch der Vollzeitschulpflicht unterliegen (diese beträgt je nach Bundesland 9″10 Jahre).

Allerdings spielt es keine Rolle, ob der jugendliche Mitarbeiter als normaler Arbeitnehmer, Heimarbeiter, Auszubildender oder Volontär, als ständige Arbeitskraft oder als Aushilfe für Sie tätig ist. Auch Ihre eigenen Kinder, die im elterlichen Betrieb mitarbeiten, fallen unter den Schutz des Jugendarbeitsschutzgesetzes.
Geringfügige und gelegentliche Hilfeleistungen werden von diesem Gesetz jedoch nicht erfasst.

Kinderarbeit nur in Ausnahmefällen

Kinderarbeit ist grundsätzlich verboten. Davon gibt es nur wenige Ausnahmen:

So dürfen Sie Kinder z.B. in einem Betriebspraktikum beschäftigen, das im Rahmen der allgemeinen Schulausbildung heute weithin üblich ist.

Kinder über 13 Jahren dürfen Sie mit dem Einverständnis der Eltern bzw. Sorgeberechtigten mit leichten Tätigkeiten betrauen, die die kindliche Gesundheit und Entwicklung nicht beeinträchtigen. In Frage kommen hier nach § 2 Kinderarbeitsschutzverordnung z.B.

• das Austragen von Zeitungen, Zeitschriften, Anzeigenblättern und Werbeprospekten,
• in privaten und landwirtschaftlichen Haushalten Tätigkeiten in Haushalt und Garten, Botengänge, die Betreuung von anderen Kindern, Nachhilfeunterricht, die Betreuung von Haustieren oder Einkaufstätigkeiten,
• in landwirtschaftlichen Betrieben Tätigkeiten bei der Ernte und der Feldbestellung, der Selbstvermarktung landwirtschaftlicher Erzeugnisse oder der Versorgung von Tieren,
• Handreichungen beim Sport,
• Tätigkeiten bei nichtgewerblichen Aktionen und Veranstaltungen der Kirchen, Religionsgemeinschaften, Verbände,Vereine und Parteien.

Kinder dürfen ausschließlich in der Zeit von 8 bis 18 Uhr und nicht mehr als zwei, in landwirtschaftlichen Familienbetrieben nicht mehr als drei Stunden täglich arbeiten. Die Beschäftigung vor oder gar während der Schulunterrichtszeit ist verboten.

Weiter gehende Ausnahmen für die Beschäftigung von Kindern gelten in den Bereichen Werbung, Musik, Theater und Film.

Wann Ihr jugendlicher Mitarbeiter arbeiten darf

Zu den gravierendsten Einschränkungen im Jugendarbeitsschutzgesetz gehören die Bestimmungen zur Arbeitszeit Ihres jugendlichen Mitarbeiters. Das Gesetz begrenzt dabei sowohl die Dauer wie auch die Lage der Arbeitszeit.

Die Dauer der Arbeitszeit

Jugendliche Mitarbeiter zwischen 15 und 18 Jahren, die nicht mehr der Vollzeitschulpflicht unterliegen, dürfen Sie nicht mehr als 8 Stunden täglich und maximal 40 Stunden in der Woche “ an höchstens fünf Tagen pro Woche “ beschäftigen. Zur Arbeitszeit zählen dabei auch Berufsschulzeiten sowie Zeiten, zu denen sich Ihr Mitarbeiter lediglich zur Arbeit bereithält (z.B. Rufbereitschaften), nicht aber die Pausen.

Wenn in Ihrem Betrieb an den verschiedenen Wochentagen unterschiedlich lange gearbeitet wird, darf die Arbeitszeit an einem einzelnen Tag achteinhalb Stunden nicht überschreiten.

Wenn Arbeitszeit auf Grund eines Brückentages ausfällt, darf Ihr jugendlicher Mitarbeiter die ausgefallene Arbeitszeit ausnahmsweise innerhalb eines Zeitraums von fünf Wochen nacharbeiten; die Wochenarbeitszeit darf im Durchschnitt dieser fünf Wochen 40 Stunden aber nicht überschreiten.

Der Zeitraum beginnt mit dem Brückentag. Auch hier ist aber die tägliche Arbeitszeit auf maximal achteinhalb Stunden beschränkt.

In unvorhersehbaren Notfällen, in denen keine erwachsenen Mitarbeiter zur Verfügung stehen, dürfen Jugendliche ausnahmsweise länger arbeiten. Kommt es dabei zu Mehrarbeit, muss der Zeitausgleich in den drei darauf folgenden Wochen gewährt werden.

Wegen der starken Einschränkungen kommen flexible Arbeitszeitmodelle wie z.B. Jahresarbeitszeitkonten für Jugendliche grundsätzlich nicht in Frage.

Achtung bei landwirtschaftlichen Betrieben! Jugendliche Mitarbeiter über 16 Jahre dürfen in der Erntezeit bis zu neun Stunden täglich und bis zu 85 Stunden in der Doppelwoche arbeiten.

Nicht nur die Zeit, in der Ihr jugendlicher Mitarbeiter tatsächlich arbeitet oder sich für die Arbeit bereithält (Arbeitszeit), ist gesetzlich begrenzt, sondern auch die Länge des Arbeitstages einschließlich der Pausen, die so genannte Schichtzeit.

Auch bei langen Pausen darf der Arbeitstag (die Schichtzeit) Ihres jugendlichen Mitarbeiters nicht länger als zehn Stunden dauern (im Bergbau unter Tage sind es acht Stunden, in der Landwirtschaft, in der Tierhaltung und auf Bau- und Montagestellen sind es elf Stunden).

Nach Ende der täglichen Arbeitszeit muss der Jugendliche mindestens 12 Stunden zusammenhängende Freizeit haben.

Die Lage der Arbeitszeit

Jugendliche dürfen Sie in der Regel nur

• von Montag bis Freitag und dort auch nur
• in der Zeit von 6 “ 20 Uhr

beschäftigen.

Nachtarbeit, Samstagsarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit kommen für Ihren jugendlichen Mitarbeiter normalerweise nicht in Frage. Allerdings gelten hier einige Ausnahmen:

So dürfen jugendliche Mitarbeiter über 16 Jahre

• im Gaststätten- und Schaustellergewerbe bis 22 Uhr,
• in mehrschichtigen Betrieben bis 23 Uhr,
• in der Landwirtschaft ab 5 oder bis 21 Uhr und
• in Bäckereien und Konditoreien ab 5 Uhr (Jugendliche über 17 Jahre ab 4 Uhr)

arbeiten.

Mit Bewilligung der zuständigen Aufsichtsbehörde dürfen Jugendliche zudem bei Musikaufführungen, Theatervorstellungen und sonstigen Aufführungen, bei Film-, Ton- und Fotoaufnahmen bis 23 Uhr gestaltend mitwirken. Die anschließende Ruhepause muss dann aber zusammenhängend mindestens 14 Stunden betragen.

Weiterhin können Sie Jugendliche ausnahmsweise auch samstags bzw. sonntags wie folgt beschäftigen:

Gehören Sie zu diesen Betrieben, beachten Sie Folgendes:

Arbeitet der Jugendliche an einem Samstag oder Sonntag müssen Sie ihn in derselben Woche für einen anderen Tag von der Arbeit freistellen. Da Samstag und Sonntag jeweils am Ende der Woche liegen, muss die Freistellung also an einem vorherigen Tag (Montag bis Freitag) erfolgen. An diesem Tag darf allerdings keine Berufsschule stattfinden.

Außerdem sollen Sie Ausgleichstage möglichst so legen, dass der Jugendliche zwei aufeinander folgende freie Tage pro Woche hat.

Zudem soll Ihr jugendlicher Mitarbeiter an mindestens zwei Samstagen im Monat frei haben. Darüber hinaus müssen mindestens zwei Sonntage im Monat beschäftigungsfrei bleiben, dies sollte möglichst jeder zweite Sonntag sein.

An gesetzlichen Feiertagen darf der Jugendliche im Regelfall wie an einem Sonntag arbeiten. Sie müssen den Jugendlichen dafür aber an einem anderen Tag derselben oder der folgenden Woche freistellen.

Grundsätzlich verboten ist nach § 18 Abs. 1 JArbSchG jedoch die Beschäftigung eines Jugendlichen am

• 24. 12. nach 14 Uhr
• 25. 12.
• 31. 12. nach 14 Uhr
• 1. 1.
• Ostersonntag und
• 1. 5.

Wann es Pausen geben muss

Auch die Pausen Ihres jugendlichen Mitarbeiters sind im Gesetz geregelt. Danach muss es

• bei einer Arbeitszeit von mehr als viereinhalb Stunden insgesamt Pausen von mindestens 30 Minuten und
• bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden insgesamt Pausen von mindestens 60 Minuten

geben.

Beachten Sie hierbei: Nicht die einzelne Pause muss 30 bzw. 60 Minuten dauern, sondern nur die Pausenzeiten zusammen. Jede Arbeitsunterbrechung muss aber mindestens 15 Minuten betragen. Kürzere Arbeitsunterbrechungen zählen nicht als Pause im Sinne des Gesetzes.

Ohne Pause dürfen Sie Ihren jugendlichen Mitarbeiter zudem maximal viereinhalb Stunden hintereinander beschäftigen.

Jede Pause muss im Voraus feststehen. Außerdem muss zwischen Arbeitsbeginn und Pause bzw. zwischen Pause und Arbeitsende jeweils mindestens eine Stunde liegen.

Ihr jugendlicher Mitarbeiter soll seine Pause in Ruhe und abseits von der Arbeitshektik verbringen können. Sie müssen deshalb für die Dauer der Pause die Arbeit in den Arbeitsräumen einstellen oder einen Pausenraum zur Verfügung stellen.

Achtung! Wenn Sie regelmäßig mindestens drei Jugendliche beschäftigen, müssen Sie die Pausenzeiten, die Zeit des Arbeitsbeginns und die des Arbeitsendes sichtbar, z.B. am schwarzen Brett oder im Pausenraum, aushängen.

So kann Ihr Jugendlicher Urlaub machen

Jugendliche haben einen höheren Urlaubsanspruch als erwachsene Mitarbeiter. Dabei gilt der Grundsatz: Je jünger der Mitarbeiter, desto größer der Urlaubsanspruch. Dieser beträgt

• 30 Werktage, wenn der Jugendliche noch nicht 16 Jahre alt ist,
• 27 Werktage, wenn er noch nicht 17 Jahre alt ist, und
• 25 Werktage, wenn er noch nicht 18 Jahre alt ist.

Ausschlaggebend für den jährlichen Urlaubsanspruch ist das Alter Ihres jugendlichen Mitarbeiters zu Beginn des Kalenderjahres.

Keine Beschäftigung ohne ärztliche Bescheinigung

Ihr jugendlicher Mitarbeiter darf die Beschäftigung bei Ihnen erst dann aufnehmen, wenn er Ihnen eine ärztliche Bescheinigung über die so genannte Erstuntersuchung vorgelegt hat, die nicht länger als 14 Monate zurückliegen darf.

In der Bescheinigung vermerkt der Arzt gegebenenfalls die Tätigkeiten, die für die Gesundheit Ihres jugendlichen Mitarbeiters schädlich sind. Mit diesen Tätigkeiten dürfen Sie den Jugendlichen nicht beauftragen. Möglich ist aber, dass die Aufsichtsbehörde im Einvernehmen mit dem Arzt die Tätigkeit unter besonderen Auflagen doch noch zulässt.

Ein Jahr nach Aufnahme der Beschäftigung muss Ihnen der Jugendliche die Bescheinigung über eine Nachuntersuchung vorlegen; die Bescheinigung darf dabei nicht älter als drei Monate sein. Ohne diese zweite Bescheinigung dürfen Sie Ihren jugendlichen Mitarbeiter nicht über den 14. Beschäftigungsmonat hinaus beschäftigen.

Die Bescheinigung ist außerdem bei Auszubildenden Voraussetzung, um zur Zwischenprüfung zugelassen zu werden.

Weitere Nachuntersuchungen sind nur vorgeschrieben, wenn eine vorherige Untersuchung Beanstandungen oder Bedenken ergeben hat. Unabhängig davon sollen Sie Ihren jugendlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, dass er sich jährlich einer solchen Nachuntersuchung unterziehen kann.

Nehmen Sie die ärztlichen Bescheinigungen zur Personalakte und bewahren Sie sie dort mindestens bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres Ihres Mitarbeiters auf. Scheidet Ihr Mitarbeiter vorzeitig aus, müssen Sie ihm die Bescheinigung vorher aushändigen.

Tätigkeiten, die Ihr jugendlicher Mitarbeiter nicht ausüben darf

Neben den oben genannten Einschränkungen zur Arbeitszeit dürfen Sie Ihren jugendlichen Mitarbeiter weder physischen, noch psychischen noch sittlichen Gefahren aussetzen.

Sie müssen deshalb prüfen, ob die Arbeit den Jugendlichen nicht überfordert. Berücksichtigen Sie dabei auch, dass ein Jugendlicher noch nicht über einen ausreichenden Erfahrungsschatz verfügt und möglicherweise in „jugendlichem Leichtsinn“ Sicherheitsvorkehrungen außer Acht lassen könnte.

Für Jugendliche verboten sind insbesondere Tätigkeiten, bei denen

• die Gesundheit durch extreme Temperaturen oder Nässe, durch chemische oder biologische Stoffe, Strahlen, Lärm oder Erschütterungen in Mitleidenschaft gezogen werden könnte oder
• das Arbeitsentgelt vom Arbeitstempo abhängt, z.B. Akkordarbeit oder
• das Arbeitstempo regelmäßig vorgegeben wird, z.B. Fließbandarbeiten.

Sie dürfen Ihren jugendlichen Mitarbeiter auch dann nicht in einer Gruppe erwachsener Akkordarbeiter einsetzen, wenn er persönlich gar nicht tempoabhängig bezahlt wird. Die anderen Gruppenmitglieder könnten unter Umständen nämlich Druck auf den Jugendlichen ausüben, wenn er zu langsam arbeitet.

Beachten Sie aber: Die oben genannten Einschränkungen gelten nicht, soweit die Tätigkeiten zur Erreichung des Ausbildungsziels erforderlich sind. Schließlich muss der jugendliche Auszubildende auch solche Tätigkeiten erlernen, die mit besonderen Gefahren verbunden sind oder unter Zeitdruck erledigt werden müssen. Solche Arbeiten darf Ihr jugendlicher Mitarbeiter aber nur unter fachkundiger Aufsicht durchführen.

Ihre besonderen Fürsorgepflichten gegenüber dem jugendlichen Mitarbeiter

Den Arbeitsplatz eines jugendlichen Mitarbeiters müssen Sie besonders sicher und menschengerecht gestalten. Gegebenenfalls kann die Aufsichtsbehörde geeignete Vorkehrungen und Maßnahmen anordnen.

Als Arbeitgeber müssen Sie sich zudem über die Gefahren, die für jugendliche Mitarbeiter mit den Tätigkeiten in Ihrem Betrieb verbunden sind, bereits im Vorfeld Gedanken machen und entsprechende Maßnahmen treffen.

Besonderes Augenmerk müssen Sie “ gerade bei jugendlichen Mitarbeitern “ auf eine gute Unterweisung legen. Machen Sie Ihre Mitarbeiter auf mögliche Gefahren aufmerksam und erklären Sie ihnen, wie sie sich verhalten sollen, wie man z.B. mit einer Maschine umgeht und Risiken oder Gefahren vermeidet. Dabei dürfen Sie es nicht bei einer einmaligen Erklärung belassen. Sie müssen die Belehrungen vielmehr mindestens halbjährlich wiederholen.

Dass Sie Ihre jugendlichen Mitarbeiter nicht körperlich züchtigen dürfen, versteht sich eigentlich von selbst. Aber auch vor Übergriffen anderer Mitarbeiter Ihres Betriebes müssen Sie den Jugendlichen schützen.

Verboten ist außerdem, Alkohol oder Zigaretten an jugendliche Mitarbeiter unter 16 Jahren auszugeben.

An Jugendliche über 16 Jahren dürfen Sie zudem keinen Branntwein abgeben. Machen Sie Ihr Kantinenpersonal und die erwachsenen Kollegen auf dieses Verbot aufmerksam.

Zudem dürfen Sie als Arbeitgeber Personen, die Ihrem jugendlichen Mitarbeiter schaden könnten, nicht mit seiner Beaufsichtigung, Anweisung oder Ausbildung beauftragen. Das sind z.B. solche Personen, die

• wegen eines Verbrechens zu einer Freiheitsstrafe von mindestens zwei Jahren,
• wegen eines Verstoßes gegen das Jugendarbeitsschutzgesetz zu einer mindestens dreimonatigen Haftstrafe oder wegen einer Ordnungswidrigkeit gegen das Jugendarbeitsschutzgesetz wenigstens drei Mal zu einer Geldstrafe oder
• wegen bestimmter Straftaten, etwa gegen das Betäubungsmittelgesetz, oder das Strafgesetzbuch (z.B. Straftaten im Zusammenhang mit sexueller Belästigung, sexuellem Missbrauch) rechtskräftig

verurteilt wurden. Liegen die Urteile länger als fünf Jahre zurück, gilt das Verbot nicht mehr. Dabei werden Zeiten, die die betreffende Person in einer Anstalt verbringen musste, nicht mitgerechnet.

Auszubildende

Wenn Sie Auszubildende beschäftigen

Handelt es sich bei Ihrem jugendlichen Mitarbeiter um einen Auszubildenden, kommen zu den bereits genannten Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes noch weitere hinzu, die das Berufsausbildungsverhältnis im Speziellen regeln.

Der Ausbildungsvertrag

Bevor der Jugendliche seine Ausbildung bei Ihnen aufnehmen kann, müssen Sie zunächst einen Ausbildungsvertrag abschließen. Tun Sie dies grundsätzlich schriftlich! Ein mündlicher Vertrag ist zwar wirksam, doch sind Sie ohnehin verpflichtet, den wesentlichen Vertragsinhalt noch vor Ausbildungsbeginn schriftlich festzuhalten. In der Niederschrift des Vertrages müssen mindestens geregelt sein:

• Art, sachliche und zeitliche Gliederung, sowie Ziel der Berufsausbildung,
• Beginn und Dauer der Berufsausbildung,
• außerbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen,
• Dauer der regelmäßigen täglichen Ausbildungszeit,
• Dauer der Probezeit,
• Zahlung und Höhe der Vergütung,
• Dauer des Urlaubs,
• Möglichkeiten der Kündigung und
• Hinweise auf anzuwendende Tarifverträge.

Ganz wichtig: Ist der Auszubildende minderjährig, so muss die Vertragsniederschrift auch von beiden Elternteilen, bzw. von den Sorgeberechtigten des Auszubildenden unterschrieben werden.

Achtung: Auch bei Änderungen des Vertragsinhalts, die sich im Laufe der Ausbildung ergeben, müssen Sie “ solange Ihr Auszubildender noch keine 18 Jahre alt ist “ stets die Eltern bzw. Sorgeberechtigten beteiligen.

Der Eintrag in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse

Alle Ausbildungsverhältnisse müssen in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse bei der zuständigen Kammer oder Innung eingetragen werden. Voraussetzung für die Eintragung ist, dass

• der Vertrag den gesetzlichen Anforderungen und der Ausbildungsordnung entspricht,
• Sie als Ausbildender die notwendige persönliche, fachliche und betriebliche Eignung besitzen und
• die ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung des Auszubildenden vorliegt.

Den Eintrag in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse beantragen Sie unmittelbar nach Vertragsabschluss bei Ihrer Innung oder Kammer. Versäumen Sie dies, kann ein Bußgeld bis zu 1.000 € erhoben werden!

Dem Antrag fügen Sie eine Kopie des Ausbildungsvertrages, die ärztliche Bescheinigung über die Erstuntersuchung und einen Nachweis über die bisherige allgemeine und berufliche Ausbildung Ihres Auszubildenden bei. Falls nicht Sie selbst die Ausbildung in die Hand nehmen, sondern einen anderen Mitarbeiter dazu bestellen, müssen Sie auch dies mitteilen.

Probezeit

Für das Ausbildungsverhältnis müssen Sie eine Probezeit von mindestens einem, aber höchstens drei Monaten vereinbaren. Diese Probezeit kann um eventuelle Ausfallzeiten verlängert werden.

Wie das Ausbildungsverhältnis gekündigt werden kann

Während der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis von beiden Seiten jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist und ohne Angabe von Gründen schriftlich gekündigt werden.

Achtung: Ist Ihr Auszubildender noch minderjährig, kann er den Ausbildungsvertrag nur mit Unterschrift seiner Eltern (Sorgeberechtigten) kündigen. Umgekehrt müssen Sie Ihre Kündigung immer an die Eltern (Sorgeberechtigten) richten.

Nach der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis nur noch vom Auszubildenden ordentlich gekündigt werden, und zwar schriftlich mit einer Frist von vier Wochen und unter Angabe der Kündigungsgründe, wenn

• er die Berufsausbildung ganz aufgeben oder
• sich für eine Ausbildung in einem anderen Beruf entscheiden will.

Wenn es einen wichtigen Grund gibt, z.B. Sie Ihren Pflichten als Ausbildender nicht nachkommen oder gegen das Jugendarbeitsschutzgesetz verstoßen, kann Ihnen Ihr Auszubildender auch außerordentlich kündigen. Auch bei einem Umzug des Auszubildenden kommt eine außerordentliche Kündigung in Betracht, wenn der neue Wohnort zu weit von Ihrem Unternehmen entfernt ist.

Sie als Arbeitgeber können dem Auszubildenden nach Ablauf der Probezeit nur noch außerordentlich kündigen; diese Kündigung muss schriftlich unter Angabe der Kündigungsgründe erfolgen.

Der Kündigungsgrund kann etwa in einem wiederholten Verstoß des Auszubildenden gegen seine Pflichten aus dem Berufsausbildungsverhältnis bestehen, etwa wenn der Auszubildende trotz Ermahnung permanent den Berufsschulunterricht schwänzt. Es kann sich aber auch um Störungen aus dem Vertrauensbereich handeln, die auch bei einem normalen Arbeitnehmer eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen würden, z.B. wenn der Auszubildende Sie bestohlen hat. Als weitere Kündigungsgründe hat die Rechtsprechung unter anderem anerkannt:

• Unzuverlässigkeit und mangelnde Bereitschaft zur Eingliederung in den Betrieb (hier wiederholte Verspätung und nicht rechtzeitige Entschuldigung für das Fernbleiben vom Berufsschulunterricht und von der betrieblichen Ausbildung,
• mangelhafte Berufsschulleistungen wegen dauernder Vernachlässigung der gestellten Hausaufgaben,
• Nicht- bzw. verspätete Vorlage der Berichtshefte,
• wiederholte Verbreitung neonazistischer Thesen,
• ausländerfeindliche Äußerungen.

Für die Wirksamkeit der außerordentlichen Kündigung eines Ausbildungsverhältnisses werden generell sehr strenge Maßstäbe angesetzt. Je näher der Auszubildende an seinem Ziel “ der Abschlussprüfung “ ist, desto schwieriger wird die Kündigung. Zudem verlangt die Rechtsprechung oft eine vorherige Abmahnung.

Beachten Sie, dass Sie die Kündigung spätestens zwei Wochen nach Bekanntwerden der Kündigungsgründe aussprechen müssen. Danach ist eine außerordentliche Kündigung nicht mehr möglich.

Achtung: Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie diesen vor einer Kündigung anhören.

Sollten Sie Ihre Kündigung zu Unrecht ausgesprochen haben, kann der Auszubildende innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des Ausbildungsverhältnisses Schadenersatz von Ihnen verlangen.

Vergessen Sie nicht, die Kammer bzw. Innung von der Beendigung des Ausbildungsverhältnisses zu unterrichten, damit der Eintrag im Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse gelöscht werden kann.

Vergütung, Urlaub und Arbeitszeit im Ausbildungsverhältnis

Vergütung

Auch wenn Sie möglicherweise der Meinung sind, dass Ihnen Ihr jugendlicher Mitarbeiter dankbar sein kann, bei Ihnen eine Ausbildung machen zu dürfen “ eine Entschädigung dürfen Sie hierfür nicht verlangen. Sie müssen Ihrem Auszubildenden vielmehr eine angemessene Vergütung zahlen. Über die genaue Höhe dieser Vergütung sagt das Gesetz allerdings nichts aus. Es stellt lediglich fest, dass Sie die Vergütung dem Ausbildungsfortschritt entsprechend mindestens einmal im Jahr anheben müssen.

Hinweise auf eine angemessene Vergütung einschließlich etwaiger tarifvertraglicher Vorgaben erhalten Sie bei Ihrer Kammer oder Innung.

Für die Sozialversicherung wird Ihr Auszubildender wie ein normaler Arbeitnehmer behandelt.

Wichtig: Beträgt die Ausbildungsvergütung nicht mehr als 325 € monatlich, tragen Sie als Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung alleine. Bei einer Einmalzahlung (z.B. Weihnachtsgeld) teilen Sie sich mit Ihrem Auszubildenden die Sozialversicherungsbeiträge für den übersteigenden Betrag.

Urlaub

Ist Ihr Auszubildender noch keine 18 Jahre alt, richtet sich sein Urlaubsanspruch nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz.

Den Urlaub sollten Sie Ihrem jugendlichen Auszubildenden möglichst in den Berufsschulferien geben. Ist dies nicht möglich, müssen Sie Ihrem Auszubildenden für jeden Tag, an dem er in seinem Urlaub zur Berufsschule gehen musste, einen weiteren Urlaubstag gewähren.

Auszubildende, die bereits volljährig sind, haben “ sofern einzelvertraglich oder tariflich nichts anderes geregelt ist “ einen Anspruch nach dem Bundesurlaubsgesetz. Dieser beträgt mindestens 24 Werktage im Jahr.

Arbeitszeit

Für minderjährige Auszubildende gelten die Bestimmungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes

Auszubildende, die bereits volljährig sind, dürfen wie alle erwachsenen Mitarbeiter bis zu 48 Stunden wöchentlich arbeiten. An bis zu 30 Tagen im Jahr dürfen sie jeweils bis zu zwei Überstunden machen, die Sie aber gesondert vergüten oder in Freizeit abgelten müssen.

Welche Pflichten sonst beachtet werden müssen

Ihre Pflichten als Ausbildender

Ihre Aufgabe ist es in erster Linie, dem Auszubildenden in der für die Ausbildung vorgesehenen Zeit ein breites berufliches Grundwissen und die Kenntnisse und Fertigkeiten zu vermitteln, die er später zur Ausübung seines Berufes benötigt. Als Ausbildender sind Sie insbesondere verpflichtet,

• sich an die jeweilige Ausbildungsordnung zu halten und dem Auszubildenden ein Exemplar der Ausbildungsordnung auszuhändigen,
• die notwendigen Ausbildungsmittel kostenlos zur Verfügung zu stellen,
• den Auszubildenden für den Berufsschulunterricht und außerbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen von der Arbeit freizustellen,
• die erzieherische Mitverantwortung dafür zu übernehmen, dass der Jugendliche sein Ausbildungsziel erreicht, und
• ihn zu den notwendigen Prüfungen anzumelden.

Darüber hinaus müssen Sie natürlich bei jugendlichen Auszubildenden alle Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes berücksichtigen.

Ausbildungsordnung:

Für anerkannte Ausbildungsberufe existieren in der Regel Ausbildungsordnungen, in denen festgelegt ist, was der Auszubildende im Laufe seiner Berufsausbildung erlernen muss ( § 28 BBiG). An diese Ausbildungsordnung müssen Sie sich halten. Sollte der Auszubildende später seine Abschlussprüfung deshalb nicht bestehen, weil Sie prüfungsrelevante Ausbildungsinhalte nicht vermittelt haben, sind Sie ihm gegenüber unter Umständen schadenersatzpflichtig.

Die Ausbildungsordnung umfasst normalerweise auch einen Ausbildungsrahmenplan, in dem die zeitliche Abfolge der einzelnen Lernschritte geregelt sind. Diesem erprobten zeitlichen Ablauf sollten Sie weitgehend folgen, um sicherzustellen, dass Ihr Auszubildender sein Ausbildungsziel auch in der vorgeschriebenen Zeit erreicht. Allerdings können hier von Fall zu Fall kleinere Umstellungen notwendig sein, etwa weil bestimmte Arbeiten zu den im Rahmenplan angegebenen Zeiten in Ihrem Betrieb nicht anfallen.

Beachten Sie: Bei allem, was Ihr Auszubildender im Betrieb tut, muss die Ausbildung und die Erreichung des Ausbildungsziels im Vordergrund stehen. Hilfs- oder Routinetätigkeiten dürfen also auf keinen Fall einen größeren Raum einnehmen.

Natürlich kann auch Ihr Auszubildender “ wie jeder andere Mitarbeiter auch “ einmal die Werkstatt ausfegen. Sie können ihn auch öfter mit der gleichen Tätigkeit beauftragen, schließlich soll Ihr Auszubildender während der Ausbildung bereits die nötige Berufserfahrung sammeln. Wichtig ist aber, dass tatsächlich die vorgeschriebenen Kenntnisse und Fertigkeiten erlernt werden und der Auszubildende nicht drei Jahre lang damit beschäftigt wird, Kaffee zu kochen, beim Metzger belegte Brote zu holen oder Ihnen den Schraubenschlüssel zu reichen.

Ausbildungsmittel:

Die Ausbildungsmittel, also z.B. Werkzeuge und Werkstoffe, Berichtshefte, aber auch Sicherheitskleidung, müssen Sie Ihrem Auszubildenden kostenlos zur Verfügung stellen.

Wenn Ihr Auszubildender an außer- oder überbetrieblichen Ausbildungsmaßnahmen teilnehmen muss, um das Ausbildungsziel zu erreichen, müssen Sie als Arbeitgeber die Kosten tragen. Dazu gehören über die reinen Lehrgangskosten hinaus auch Fahrt- und Übernachtungskosten.

Freistellung:

Weiterhin müssen Sie den Auszubildenden zum Besuch der Berufsschule anhalten und ihn hierzu “ wie auch für die erforderlichen Prüfungen “ freistellen. Dieses schließt ein, dass Sie Ihren Auszubildenden während seiner Teilnahme am Berufsschulunterricht weiter bezahlen.

Erzieherische Verantwortung:

Bereits in der obigen Darstellung ist sichtbar geworden, dass Sie der Entwicklung des Ausbildungsverhältnisses nicht freien Lauf lassen und darauf vertrauen dürfen, dass Ihr Auszubildender schon weiß, was er tut.

So müssen Sie z.B. Berichtshefte (sofern sie vorgeschrieben sind) kontrollieren, in denen Ihr Auszubildender festhält, welche Tätigkeiten er ausgeführt hat.

Prüfungen:

Als Ausbildender müssen Sie den Auszubildenden bei Ihrer Kammer oder Innung auch zu den vorgeschriebenen Prüfungen anmelden. Fügen Sie der Anmeldung zur Zwischenprüfung eine Kopie der ärztlichen Bescheinigung über die Nachuntersuchung bei. Ohne diese Bescheinigung wird Ihr Auszubildender nicht zur Prüfung zugelassen und aus dem Berufsausbildungsverzeichnis gestrichen!

Bestellung eines Ausbilders:

Sofern Sie die Ausbildung nicht persönlich übernehmen, müssen Sie ausdrücklich einen Ausbilder bestellen, der die notwendige persönliche und fachliche Eignung besitzt. Dem Auszubildenden müssen Sie den verantwortlichen Ausbilder und sonstige weisungsbefugte Personen unbedingt benennen.

Diese Pflichten hat Ihr Auszubildender

Auch Ihr Auszubildender hat Pflichten. So muss er sich bemühen, das Ausbildungsziel zu erreichen, indem er die Tätigkeiten, die Sie ihm auftragen, sorgfältig ausführt und an Ausbildungsmaßnahmen wie dem Berufsschulunterricht teilnimmt. Zu Kontrollzwecken muss er Ihnen auf Verlangen auch seine Berufsschulzeugnisse zeigen. Er muss sich ferner an die Weisungen des Ausbilders oder anderer weisungsbefugter Personen halten. Wie alle anderen Arbeitnehmer auch, muss er außerdem die betriebliche Ordnung beachten und über Ihre Betriebsgeheimnisse Stillschweigen bewahren.

Die Werkzeuge und Maschinen im Betrieb hat Ihr Auszubildender pfleglich zu behandeln. Sollte er allerdings tatsächlich einmal einen Schaden verursachen, werden Sie als Ausbildender Schadenersatzforderungen kaum durchsetzen können. Die mangelnde Erfahrung Ihres Auszubildenden wird ihm sicher haftungsmindernd zu Gute geschrieben. Sie als Ausbildender müssen sich möglicherweise mangelnde Kontrolle und Beaufsichtigung als Mitverschulden anrechnen lassen.

Berufsschulunterricht:

Bei jugendlichen Auszubildenden gilt:

Der Berufsschulunterricht wird auf die Arbeitszeit angerechnet. Bei mehr als fünf Stunden Berufsschulunterricht zählt der Berufsschultag als ganzer Arbeitstag mit 8 Stunden. Eine Beschäftigung im Unternehmen kommt zumindest einmal in der Woche an einem solchen Tag für einen Auszubildenden nicht mehr in Betracht. Ebenso scheidet in Berufsschulwochen mit Blockunterricht von mindestens 25 Stunden an mindestens fünf Tagen eine Beschäftigung des Jugendlichen aus. Eine solche Woche wird mit 40 Stunden auf die Arbeitszeit angerechnet.

An kürzeren Berufsschultagen wird die Unterrichtszeit einschließlich der Pausen auf die Arbeitszeit angerechnet. Auch jugendliche Auszubildende können in diesem Fall nach dem Unterricht noch im Betrieb arbeiten, bis die höchstzulässige Arbeitszeit erreicht ist. Vor dem Unterricht darf der Auszubildende aber nur dann arbeiten, wenn die Berufsschule nach 9 Uhr beginnt. Beachten Sie auch, dass Ihr jugendlicher Auszubildender bei einem Unterrichtsbeginn vor 9 Uhr am Tag vor der Berufsschule nicht länger als 20 Uhr arbeiten darf.

Bei volljährigen Auszubildenden gelten die obigen Beschränkungen des Arbeitseinsatzes an Berufsschultagen im Regelfall nicht. Hier müssen Sie im Wesentlichen nur die Vorschriften des Berufsbildungsgesetzes und “ zum Teil “ des Jugendarbeitsschutzgesetzes beachten. So

• müssen Sie den Auszubildenden für die Teilnahme am Berufsschulunterricht freistellen.
• dürfen Sie den Auszubildenden an einem Berufsschultag vor dem Unterricht nur dann beschäftigen, wenn dieser nach 9 Uhr beginnt.

Dauer und Ende des Ausbildungsverhältnisses

Wenn Sie das Ausbildungsverhältnis verkürzen wollen

Die Dauer der Ausbildung und die Ausbildungsinhalte sind in der Ausbildungsordnung geregelt. Die Ausbildungsdauer beträgt je nach Berufsbild zwischen 2 und 3 1/2 Jahren. Normalerweise endet das Ausbildungsverhältnis dann mit dem Ende der Ausbildungszeit. Eine Kündigung ist dazu nicht nötig.

Im Einzelfall kann die Ausbildung auch verkürzt werden, z.B. wegen eines mittleren oder höheren Schulabschlusses oder auf Grund beruflicher Vorbildung.

Verkürzen Sie die Ausbildungszeit Ihres Auszubildenden auf Grund seines mittleren oder höheren Schulabschlusses, beachten Sie Folgendes: Der Auszubildende beginnt seine Ausbildung im ersten Ausbildungsjahr und erhält auch die dafür vorgesehene Vergütung. Er hört lediglich um die vereinbarte Zeit früher mit seiner Ausbildung auf. In der Berufsschule wird er aber in der Regel trotzdem mit der zweiten Berufsschulklasse beginnen, damit ihm am Ende der Ausbildung nicht der Stoff der letzten Klasse fehlt.

Verkürzen Sie die Ausbildung auf Grund beruflicher Vorkenntnisse, beginnt der Auszubildende im zweiten Ausbildungsjahr und erhält auch sofort die entsprechend höhere Vergütung.

Sollte der Auszubildende danach seine Prüfung früher als ursprünglich geplant ablegen, endet das Ausbildungsverhältnis bereits mit der bestandenen Prüfung.

Besteht der Auszubildende die Abschlussprüfung allerdings nicht, kann er von Ihnen die Verlängerung seines Ausbildungsverhältnisses bis zur nächstmöglichen Wiederholungsprüfung, höchstens aber um ein Jahr, verlangen.

Zum Ende des Berufsausbildungsverhältnisses sind Sie als Ausbildender verpflichtet, Ihrem Auszubildenden ein Zeugnis auszustellen. Das gilt sogar dann, wenn Sie den Auszubildenden übergangslos in ein Arbeitsverhältnis übernehmen. Das Zeugnis muss Angaben über Art, Dauer und Ziel der Ausbildung und die erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten enthalten. Ihr Auszubildender kann aber auch ein qualifiziertes Zeugnis verlangen.

Was geschieht nach dem Ausbildungsende?

Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, Ihren Auszubildenden nach dem Ausbildungsende zu übernehmen.

Wenn Sie Ihren Auszubildenden allerdings übernehmen möchten, kann dies in ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis geschehen. Achten Sie im Fall eines befristeten Arbeitsverhältnisses aber darauf, dass Sie nach dem Ausbildungsende

• zuerst den befristeten Vertrag abschließen und
• der Mitarbeiter erst dann seine Tätigkeit bei Ihnen wieder aufnimmt.

Arbeitet Ihr jugendlicher Mitarbeiter nämlich nach dem Ausbildungsende stillschweigend bei Ihnen weiter, ohne dass Sie irgendeine Vereinbarung mit ihm getroffen haben, ist dies gleichbedeutend mit dem Abschluss eines unbefristeten Arbeitsvertrages. Diesen können Sie dann nachträglich nicht mehr befristen.

Wenn Sie bis jetzt nicht ausgebildet haben

Vielleicht denken Sie daran, in Zukunft erstmalig selbst auszubilden. Ob dies möglich ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Denn nur, wer die persönliche, fachliche und betriebliche Eignung hat, darf ausbilden.

Der Ausbildungsberater Ihrer Innung oder Kammer wird Sie hierzu gerne beraten. Ohnehin muss die Eignung Ihres Betriebes von dieser Stelle festgestellt werden.

Lesen Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Kriterien:

Die persönliche Eignung hat nicht, wer Jugendliche nicht beschäftigen darf oder mehrfach gegen die Vorschriften des Berufsbildungsgesetzes (bzw. der Handwerksordnung usw.) verstoßen hat.

Für die fachliche Eignung gibt es im Handwerk andere Regelungen als beispielsweise in der Industrie. Genauere Auskunft hinsichtlich der Qualifikationen, über die Sie verfügen müssen (z.B. Meisterprüfung, Hochschulstudium usw.), gibt Ihnen Ihre Kammer oder Innung.

Die betriebliche Eignung liegt vor, wenn in Ihrem Unternehmen alle in der Ausbildungsordnung verlangten Fertigkeiten und Kenntnisse vermittelt werden können. Das setzt

• eine einigermaßen zeitgemäße Ausstattung Ihres Betriebes (Methoden, Techniken, Werkzeuge, Maschinen),
• eine ausreichende Vielfalt an Arbeits- bzw. Produktionsverfahren,
• ein ausreichendes Auftragsvolumen, um die nötige Berufserfahrung zu vermitteln, und
• ein angemessenes Verhältnis zwischen Fachkräften und Auszubildenden

voraus. Eventuell können betriebliche Defizite durch außerbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen ausgeglichen werden.

Darüber hinaus müssen Ihre Räumlichkeiten und die Arbeitsbedingungen den Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes entsprechen.

Die Jugend- und Auszubildendenvertretung

Beschäftigen Sie in Ihrem Betrieb mindestens fünf jugendliche Arbeitnehmer oder Auszubildende, die das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, kann eine Jugend- und Auszubildendenvertretung gewählt werden.

Für Sie als Arbeitgeber ist dabei wichtig: Möchten Sie einen Auszubildenden, der in Ihrem Unternehmen Jugendvertreter ist, nach der Ausbildung nicht übernehmen, müssen Sie ihm das bis spätestens drei Monate vor Ausbildungsende schriftlich mitteilen. Der Jugendvertreter kann dann seinerseits in den verbleibenden drei Monaten bis zum Ende seiner Ausbildung die Weiterbeschäftigung von Ihnen verlangen.

Als Arbeitgeber haben Sie in diesem Fall bis zu zwei Wochen nach Beendigung des Ausbildungsverhältnisses Zeit, beim Arbeitsgericht die Auflösung dieses Arbeitsverhältnisses zu verlangen, wenn Ihnen die Weiterbeschäftigung nicht zugemutet werden kann. Insbesondere sind Sie nicht verpflichtet, eigens einen neuen Arbeitsplatz zu schaffen.

Allerdings ist die Prüfungspflicht für eine Weiterbeschäftigung im Rahmen von § 78a BetrVG nicht auf den Ausbildungsbetrieb beschränkt, sondern erstreckt sich auch auf andere Betriebe desselben Unternehmens. Sofern es dort einen freien oder zu besetzenden Arbeitsplatz gibt, für den der frühere Auszubildende geeignet ist, ist eine Weiterbeschäftigung für den Arbeitgeber nicht unzumutbar.

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

• Personalwirtschaft
• Aus- und Weiterbildung
• Jobbörsen

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Was Sie regeln sollten, wenn Sie einem Mitarbeiter einen Firmenwagen überlassen wollen.

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Feiertage werfen eine Reihe von rechtlichen Problemen auf:

• Was sind überhaupt gesetzliche Feiertage? Haben Ihre Mitarbeiter Anspruch auf Freistellung an Heiligabend und Neujahr?
• Muss die Vergütung auch an Feiertagen gezahlt werden? Falls ja, in welcher Höhe?
• Was gilt, wenn Sie einen Mitarbeiter in einem Bundesland einsetzen, in dem es eine andere Feiertagsregelung gibt, als in dem Betrieb in Ihrem Bundesland?
• Was ist, wenn der Mitarbeiter am Feiertag krank ist?
• Darf an Feiertagen auch gearbeitet werden? Gibt es Besonderheiten bei jugendlichen Mitarbeitern?

Diese Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen. Gerade die Praxis zeigt, dass Sie mit dieser Thematik immer wieder konfrontiert werden.

Im folgenden Beitrag erhalten Sie Antworten auf alle Fragen im Zusammenhang mit der Feiertagsvergütung.

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Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall macht einen ganz wesentlichen Bestandteil Ihrer Lohnzusatzkosten aus. Allein dies ist schon ein Grund, in jedem Einzelfall zu prüfen, ob Sie tatsächlich immer zahlen müssen.
Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

• wann und wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen und
• unter welchen Voraussetzungen Sie diese Kosten eventuell erstattet bekommen können.

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Inhalt:

• Wer Entgeltfortzahlung erhält und wer nicht
• Wann Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen
• Bedingung 1: Mitarbeiter ist arbeitsunfähig krank
• Bedingung 2: Arbeitsunfähigkeit als alleinige Ursache
• Bedingung 3: Kein Verschulden
• Bedingung 4: Wartezeit abgelaufen
• Bedingung 5: Nachweispflichten erfüllt
• Wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen
• Sechs-Wochen-Frist
• Sonderfälle Fortsetzungs- und Wiederholungserkrankung
• Wenn das Arbeitsverhältnis endet
• Wie viel Sie zahlen müssen
• Wann Sie die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen
• Arbeitsunfähigkeit durch Fremdverschulden
• Sonderfall: Kleinbetrieb
• Weblinks

Wer Entgeltfortzahlung erhält und wer nicht

Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob er in Vollzeit oder Teilzeit bei Ihnen arbeitet, geringfügig beschäftigt oder Auszubildender ist.
Bei neu eingestellten Mitarbeitern gibt es jedoch eine Wartezeit von vier Wochen.
Achten Sie hier besonders auf einen eventuell für Sie geltenden Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung: Oft ist dort die Wartefrist ausgeschlossen, sodass Sie in diesem Fall vom ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit an Entgeltfortzahlung leisten müssen.

Wenn Sie Leiharbeitskräfte beschäftigen, haben diese Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den ‚Verleiher‘, also das Zeitarbeitsunternehmen, bei dem sie fest angestellt sind, nicht aber gegen Sie als ‚Entleiher‘.
Ebenso wenig müssen Sie Ihren freien Mitarbeitern Entgeltfortzahlung leisten.

Wann Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen

Bedingung 1: Mitarbeiter ist arbeitsunfähig krank

Dies bedeutet zweierlei: Ihr Mitarbeiter muss krank sein, und die Erkrankung muss zur Arbeitsunfähigkeit führen.

Eine Krankheit ist dabei jeder regelwidrige Körper- oder Geisteszustand, der einer Heilbehandlung bedarf. Daher liegt eine Krankheit auch dann vor, wenn sie auf folgenden Umständen beruht:

• einer Ansteckung oder Veranlagung,
• einem missglückten Selbstmordversuch,
• einem Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit,
• einem Sport- oder Verkehrsunfall oder
• Trunk- oder Drogensucht.

Hatte Ihre Mitarbeiterin eine Fehlgeburt und fällt sie deshalb aus, liegt auch hier eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit vor. Darüber hinaus gibt es weitere Sonderfälle, in denen normalerweise eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit angenommen wird:

Teilarbeitsfähigkeit

Ist es Ihrem Mitarbeiter auf Grund seiner Erkrankung nur möglich, einen Teil der anfallenden Arbeit zu verrichten, oder kann er sonst nur eingeschränkt arbeiten (etwa vier anstatt acht Stunden am Tag), wäre eine Teilarbeitsfähigkeit denkbar. Diese wird aber nicht anerkannt, das heißt, Ihr Mitarbeiter gilt auch bei einer Teilarbeitsfähigkeit letztlich als arbeitsunfähig krank.

Merken Sie sich deshalb: Als Arbeitgeber können Sie von Ihrem kranken Mitarbeiter nicht verlangen, dass er die Tätigkeiten durchführt, die er noch verrichten könnte. Sie sind andererseits aber auch nicht verpflichtet, eine solche teilweise Arbeitsleistung entgegenzunehmen.

Berufskrankheit, Erwerbs- und Berufsunfähigkeit

Berufskrankheiten sind alle Krankheiten, die in der so genannten Berufskrankheitenverordnung als solche genannt sind. Sind Sie oder Ihr Mitarbeiter der Meinung, dass eine Berufskrankheit vorliegt, müssen Sie dies dem gesetzlichen Unfallversicherer melden, der das Vorliegen einer solchen Krankheit genau prüft.
Dieses Verfahren hat aber keine Auswirkung auf eine Entgeltfortzahlungspflicht, weil der gesetzliche Unfallversicherer gegenüber Ihnen als Arbeitgeber immer nur nachrangig zahlt.
Das bedeutet, dass Sie bei entsprechender Arbeitsunfähigkeit im Regelfall das Entgelt fortzahlen müssen.
Genauso verhält es sich mit der Erwerbs- oder Berufsunfähigkeit bzw. “ seit dem 1. 1. 2001 “ mit der Erwerbsminderung.: Wird Ihr Mitarbeiter krank, zahlen Sie normalerweise seine Vergütung weiter.
Wird später eine Berufs- oder Erwerbsunfähigkeit bzw. Erwerbsminderung festgestellt, erhält Ihr Mitarbeiter von dem Rentenversicherungsträger eine Rente; der Rentenversicherungsträger erstattet Ihnen allerdings nicht das bereits gezahlte Entgelt.

Kuren

Ihr Mitarbeiter gilt nicht nur dann als arbeitsunfähig, wenn er krank ist, sondern auch, wenn er sich einer Kur unterzieht.
Doch Vorsicht: Nicht jede Kur löst auch eine Entgeltfortzahlungspflicht aus. Diese besteht nur bei

• Genesungskuren, die der Wiederherstellung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit dienen,
• Heilkuren, die eine bestimmte Erkrankung ausheilen sollen, und
• Vorbeugungskuren, die zur Abwendung noch nicht ausgebrochener Krankheiten dienen, deren Eintreten befürchtet wird.

Erholungskuren, die nur zur Besserung des Allgemeinbefindens dienen, zählen also nicht dazu.

Bei der Beurteilung, um welche Art von Kur es sich handelt, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Lesen Sie sich den Inhalt der Kurmaßnahmen genau durch; es kommt nämlich für die Art der Kur nicht auf die Bezeichnung, sondern nur auf die geplanten Maßnahmen an.
2. Die Kur muss vom Sozialversicherungsträger bewilligt worden sein, bevor Ihr Mitarbeiter die Kur antritt.
3. Die Kur muss stationär durchgeführt werden.
4. Wurde die Kur von einem öffentlich-rechtlichen Sozialleistungsträger bewilligt (z. B. Renten-, Kranken-, Unfallversicherung), handelt es sich in der Regel nicht um eine Erholungskur.

Deuten die Unterlagen auf eine der drei oben genannten Kurarten hin und sind die Voraussetzungen erfüllt, müssen Sie das Entgelt fortzahlen.

Wiedereingliederung

Eine Wiedereingliederung kommt für Ihren Mitarbeiter in Betracht, wenn er viele Wochen oder Monate arbeitsunfähig krank gewesen und noch nicht wieder voll arbeitsfähig ist, schrittweise aber wieder in den Arbeitsprozess zurückkehren will. Da es sich hier um eine Maßnahme der Rehabilitation handelt, die die Arbeitsfähigkeit Ihres Mitarbeiters erst wieder herstellen soll, gilt er auch während der Eingliederung als arbeitsunfähig krank.

Während der Wiedereingliederung müssen Sie Ihrem Mitarbeiter im Regelfall auch keine Vergütung zahlen, weil in den meisten Fällen die sechswöchige Entgeltfortzahlungspflicht abgelaufen ist. Eine Entgeltfortzahlungspflicht während der Wiedereingliederung besteht im Übrigen nur dann, wenn Sie dies mit Ihrem Mitarbeiter ausdrücklich vereinbart haben.
Dennoch steht Ihr Arbeitnehmer nicht mit leeren Händen da, weil er während der Wiedereingliederung Krankengeld von seiner Versicherung bekommt.

Bedingung 2: Arbeitsunfähigkeit als alleinige Ursache

Beachten Sie, dass nicht jede krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit zur Entgeltfortzahlung führt. Eine Entgeltfortzahlungspflicht kommt nur in Frage, wenn allein die Erkrankung Ihres Mitarbeiters der Grund dafür ist, dass er seine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung nicht erbringt.

Bedingung 3: Kein Verschulden

Ihre Entgeltfortzahlungspflicht setzt weiter voraus, dass Ihr Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet hat.

Dabei gilt aber nicht schon jede Nachlässigkeit als Verschulden. Letzteres ist nur anzunehmen, wenn ein grober Verstoß gegen das von einem verständigen Menschen in eigenem Interesse zu erwartende Verhalten vorliegt. Das ist etwa der Fall, wenn jemand einen Hund streichelt und dabei gebissen wird, obwohl der Hundehalter ihn vorher auf die Bissigkeit des Tieres aufmerksam gemacht hat. Besondere Bedeutung hat dieser Punkt auch in folgenden Fällen:

Arbeitsunfall

Verstößt Ihr Mitarbeiter in besonders grober Weise gegen Ihre Anordnungen oder gegen Unfallverhütungsvorschriften, hat er einen entsprechenden Arbeitsunfall im Regelfall selbst verschuldet “ eine Entgeltfortzahlung scheidet aus.

Sportverletzung

Das BAG geht davon aus, dass nur Unfälle, die sich bei der Ausübung einer besonders gefährlichen Sportart ereignen, selbst verschuldet sind (etwa Kick-Boxen oder Bunjee-Springen); bei allen anderen Sportarten gilt ein Unfall nur dann als selbst verschuldet, wenn Ihr Mitarbeiter bei Ausübung der Sportart seine eigene Leistungsfähigkeit überschätzt bzw. überschritten hat oder wenn er die Sicherheitsvorschriften nicht eingehalten hat.

Schlägerei

Ist Ihr Mitarbeiter in eine Schlägerei verwickelt gewesen und hat sich dabei verletzt, kommt es auf die genauen Umstände der Schlägerei an: Verschulden ist normalerweise anzunehmen, wenn Ihr Mitarbeiter die Schlägerei provoziert hat.
Hat er dagegen nur eingegriffen, um den Streit zu schlichten, scheidet ein Verschulden aus.
Die Beweisfrage kann hier aber schwierig sein.

Verkehrsunfall

Ein Verschulden liegt immer dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter in grober Weise gegen Straßenverkehrsvorschriften verstoßen hat, also z.B. durch überhöhte Geschwindigkeit oder Trunkenheit den Unfall verursacht hat oder seinen Sicherheitsgurt nicht angelegt hatte; scheidet grobe Fahrlässigkeit Ihres Mitarbeiters aus, liegt kein Verschulden vor.

Selbstmordversuch

Das BAG beurteilt einen Selbstmordversuch als nicht selbst verschuldet.

Erkrankung

Zieht sich Ihr Mitarbeiter eine Erkrankung zu, ist dies in aller Regel nicht selbst verschuldet.

Anders sieht es aus, wenn Ihr Arbeitnehmer ärztliche Anordnungen nicht befolgt und die Heilung dadurch verzögert wird. Auch Suchterkrankungen sind normalerweise nicht selbst verschuldet. Anders kann es aussehen, wenn Ihr Mitarbeiter bereits eine Entziehungskur hinter sich hat und nach längerer Abstinenz rückfällig wird.

Nebentätigkeit

Übt Ihr Mitarbeiter eine Nebentätigkeit aus und verletzt er sich dabei, scheidet ein Verschulden aus. Dies gilt unabhängig davon, ob die Tätigkeit genehmigt ist oder nicht.

Andererseits könnte ein Verschulden vorliegen, wenn Ihr Mitarbeiter eine besonders gefährliche oder seine Kräfte übersteigende Nebentätigkeit ausübt und hierbei zu Schaden kommt.

Schwangerschaftsabbruch und Sterilisation

Ein Verschulden scheidet auch dann aus, wenn die Arbeitsverhinderung deshalb eintritt, weil sich Ihre Mitarbeiterin einer rechtmäßigen Sterilisation oder einem legalen Schwangerschaftsabbruch unterzieht.

Gleiches gilt für einen Abbruch der Schwangerschaft, wenn dieser innerhalb von zwölf Wochen nach der Empfängnis durch einen Arzt erfolgt, die Schwangere den Abbruch verlangt und dem Arzt durch eine Bescheinigung nachgewiesen hat, dass sie sich mindestens drei Tage vor dem Eingriff von einer anerkannten Beratungsstelle hat beraten lassen.

Bedingung 4: Wartezeit abgelaufen

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht “ es sei denn, es ist in einem Tarif- oder Arbeitsvertrag bzw. einer Betriebsvereinbarung eine kürzere oder gar keine Wartezeit vereinbart.

Nach Ablauf der Wartezeit von vier Wochen entsteht dann erst der Anspruch Ihres neuen Mitarbeiters auf Entgeltfortzahlung bis zu längstens sechs Wochen, weil die Wartezeit nicht angerechnet wird.

Ist Ihr Mitarbeiter bereits während der Wartezeit arbeitsunfähig krank, erhält er von seiner Krankenkasse Krankengeld bzw. Verletztengeld.

Es ist im Übrigen unerheblich, ob und in welchem Umfang Ihr Mitarbeiter bereits in einem früheren Arbeitsverhältnis arbeitsunfähig krank war. Der Entgeltfortzahlungsanspruch entsteht mit jedem Arbeitsverhältnis neu, in der Regel allerdings erst nach Ablauf der Wartezeit.

Bedingung 5: Nachweispflichten erfüllt

Verletzt hingegen Ihr Mitarbeiter die nachfolgend genannten Pflichten, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung verweigern “ teilweise endgültig, teilweise so lange, bis Ihr erkrankter Mitarbeiter seinen Pflichten vollständig nachgekommen ist.

Mitteilungspflicht

Zunächst einmal muss Ihr Mitarbeiter Ihnen unverzüglich, also so schnell wie möglich, mitteilen, dass er krankheitsbedingt fehlt.

Solange das nicht geschieht, müssen Sie selbstverständlich auch keine Entgeltfortzahlung leisten “ schließlich könnte Ihr Mitarbeiter auch aus anderen Gründen fehlen, die keine Entgeltfortzahlungspflicht nach sich ziehen.

Nachweispflicht

Die Mitteilung seitens Ihres Arbeitnehmers allein ist aber noch nicht ausreichend, um eine Entgeltfortzahlungspflicht zu begründen.

Hierfür ist noch der Nachweis einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit erforderlich, der in aller Regel durch Vorlage eines ärztlichen Attestes erbracht wird “ der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, auch AU-Bescheinigung genannt.

Der Nachweis kann aber auch durch jedes andere zulässige Beweismittel erbracht werden, etwa durch Zeugen.

Solange Ihr Mitarbeiter keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt bzw. die Arbeitsunfähigkeit nicht durch andere Beweismittel bescheinigt, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung verweigern.

Reicht Ihr Mitarbeiter später eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach bzw. kann er seine Arbeitsunfähigkeit anderweitig belegen, müssen Sie die vorerst einbehaltene Vergütung zahlen. Ihr Leistungsverweigerungsrecht besteht also nur vorübergehend.

Beachten Sie aber: Deckt die Arbeitsunfähigkeitbescheinigung nicht die gesamte Fehlzeit ab, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung für die nicht abgedeckten Tage verweigern.

Sonderfall Auslandserkrankung:

Erkrankt Ihr Mitarbeiter im Ausland, so muss er Ihnen schnellstmöglich, also telefonisch oder per Fax, seine Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer sowie seine genaue Postanschrift mitteilen; zudem muss der Arbeitnehmer seine Krankenkasse informieren “ zumindest soweit er gesetzlich versichert ist. Kehrt der Mitarbeiter aus dem Ausland zurück, muss er Ihnen seine Rückkehr ebenso unverzüglich mitteilen.

Kommt der im Ausland erkrankte Mitarbeiter den oben genannten Pflichten nicht nach, haben Sie ebenfalls ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht, müssen dem Arbeitnehmer also bis zur vollständigen Erledigung seiner Pflichten keine Entgeltfortzahlung leisten.
Gleiches gilt übrigens, solange Ihr Mitarbeiter sich bei einer Erkrankung im Ausland weigert, Ihnen seine Urlaubsadresse mitzuteilen.
Ein endgültiges Leistungsverweigerungsrecht steht Ihnen aber zu, wenn die versäumte Pflicht nach dem Sinn und Zweck nicht mehr nachgeholt werden kann:

Sonderfall Ansprüche gegen Dritte:

Ein Leistungsverweigerungsrecht steht Ihnen übrigens auch so lange zu, wie Ihr Mitarbeiter verhindert, dass Sie Ersatzansprüche gegen einen Dritten geltend machen können.

Beachten Sie aber: Sind Sie auf Grund des verspäteten Einreichens der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung endgültig gehindert, einen Schadensersatzanspruch gegenüber einem Dritten geltend zu machen, z. B. weil der Anspruch zwischenzeitlich verjährt ist, können Sie die Entgeltfortzahlung endgültig verweigern.

Was auch noch wichtig ist: Das Leistungsverweigerungsrecht besteht immer nur dann, wenn Ihr Arbeitnehmer seinen Anzeige-, Nachweis- und Mitteilungspflichten gemäß § 7 Abs. 1 EFZG schuldhaft nicht nachkommt.

Wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen

Sind die oben genannten Bedingungen erfüllt, hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Entgeltfortzahlungsanspruch Ihres Mitarbeiters endet, wenn

• er wieder arbeitsfähig ist,
• die Sechs-Wochen-Frist abgelaufen ist oder
• das Arbeitsverhältnis endet.

Sechs-Wochen-Frist

Ist Ihr Mitarbeiter nicht kurzfristig wieder arbeitsfähig, besteht sein Entgeltfortzahlungsanspruch für längstens sechs Wochen bzw. 42 Kalendertage. Die Sechs-Wochen-Frist beginnt mit dem Tag nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit. Wird Ihr Mitarbeiter während der Arbeitszeit arbeitsunfähig, fließt der angebrochene Arbeitstag nicht in die Sechs-Wochen- Frist ein.
Das Entgelt für den 7. 1. 2002 müssen Sie Ihrem Mitarbeiter im Beispielsfall dennoch bezahlen, allerdings nicht nach § 3 EFZG, sondern nach § 616 BGB wegen kurzfristiger Verhinderung. Ausnahme: Sie haben die Anwendung dieser Vorschrift in dem Arbeitsvertrag mit diesem Mitarbeiter ausgeschlossen, etwa durch eine Formulierung wie ‚ § 616 BGB findet keine Anwendung‘.
Wird Ihr Mitarbeiter an einem Arbeitstag vor Beginn seiner Arbeit arbeitsunfähig, ist dieser Tag in die Sechs- Wochen-Frist mit einzurechnen.
Wird Ihr Mitarbeiter, der eine feste Monatsvergütung (Gehalt) bezieht, an einem arbeitsfreien Tag arbeitsunfähig, läuft die Sechs-Wochen-Frist ab diesem Tag.
Bezieht der Mitarbeiter hingegen ein nach Arbeitsstunden bzw. -tagen berechnetes Entgelt (Lohn), so ist der Tag nicht in die Sechs-Wochen-Frist mit einzubeziehen.
Die Sechs-Wochen-Frist verlängert sich auch nicht für Teilzeitkräfte, die nur an einigen Tagen pro Woche arbeiten bzw. wenn ein Feiertag in die Zeit der Arbeitsunfähigkeit fällt.

Sonderfälle Fortsetzungs- und Wiederholungserkrankung

Fortsetzungserkrankung

Wenn eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, bei der dasselbe (unter Umständen chronische) Grundleiden zur wiederholten Arbeitsunfähigkeit Ihres Mitarbeiters führt (z.B. bei Bronchialasthma oder Heuschnupfen), müssen Sie grundsätzlich nur einmal bis längstens sechs Wochen das Entgelt fortzahlen. Hierbei ist es unerheblich, ob die gleichen oder verschiedene Krankheitssymptome auftreten.
Beachten Sie: Dieselbe Krankheit ist nicht gleich bedeutend mit der gleichen Krankheit!

Von der nur einmaligen Entgeltfortzahlungspflicht bei der Fortsetzungserkrankung gibt es aber zwei Ausnahmen, sodass Sie unter Umständen mehrfach zahlen müssen:
Ausnahme 1: Sechs-Monats-Frist:
Die sechswöchige Entgeltfortzahlungspflicht setzt bei einer Fortsetzungserkrankung erneut ein, wenn Ihr Mitarbeiter zwischenzeitlich wegen ein und desselben Grundleidens sechs Monate nicht erkrankt war, wobei während des Sechs-Monats-Zeitraums eine Arbeitsunfähigkeit wegen einer anderen Erkrankung unbeachtlich ist.
Der Sechs-Monats-Zeitraum beginnt am ersten Tag nach Beendigung eines Arbeitsunfähigkeitszeitraums zu laufen und endet am letzten Tag des sechsten Monats.
Ausnahme 2: Zwölf-Monats-Frist:
Unabhängig davon, wie oft Ihr Mitarbeiter innerhalb der letzten zwölf Monate an demselben Grundleiden erkrankte: Sie müssen innerhalb des Zwölf-Monats-Zeitraums für alle Fortsetzungserkrankungen insgesamt höchstens sechs Wochen die Vergütung fortzahlen und spätestens nach 12 Monaten erneut für insgesamt sechs Wochen. Diese Frist beginnt “ anders als die Sechs-Monats- Frist “ mit dem ersten Tag der ersten Arbeitsunfähigkeit und endet am letzten Tag des zwölften Monats.
Ebenso müssen Sie nur einmal für sechs Wochen das Entgelt fortzahlen, wenn Ihr Mitarbeiter wegen einer einheitlichen Krankheit länger als zwölf Monate arbeitsunfähig ist. Mit Ablauf der Zwölf-Monats-Frist liegt dann keine „erneute“ Arbeitsunfähigkeit vor.
Wichtig: Die Sechs-Monats-Frist wird gegenüber der Zwölf-Monats-Frist vorrangig berechnet. Das bedeutet: Beginnt die Sechs-Monats-Frist neu zu laufen, so gilt das auch für die Zwölf-Monats Frist.

Wiederholungserkrankung

Von einer Wiederholungserkrankung spricht man dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit auf verschiedenen Ursachen beruht. In diesem Fall hat Ihr Mitarbeiter grundsätzlich für jede neue Erkrankung, die zur Arbeitsunfähigkeit führt, einen neuen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Dies gilt allerdings dann nicht, wenn im Laufe einer Arbeitsunfähigkeit eine zweite Krankheit hinzukommt, die Arbeitsunfähigkeit bewirkt. Dann beginnt für die neu eingetretene Krankheit keine neue Sechs-Wochen-Frist. Sie leisten in diesem Fall insgesamt für höchstens sechs Wochen Entgeltfortzahlung, unabhängig davon, ob es sich um eine Wiederholungs- oder eine Fortsetzungserkrankung handelt.
Erkrankt Ihr Mitarbeiter kurzfristig hintereinander an verschiedenen Krankheiten, beginnt die Sechs-Wochen- Frist für jede Arbeitsunfähigkeit neu, selbst dann, wenn bereits am Tag der vorgesehenen Wiederaufnahme der Arbeit eine andere Krankheit zu erneuter Arbeitsunfähigkeit führt. In diesem Fall ist auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die neue Erkrankung das Feld „Erstbescheinigung“ angekreuzt.

Wenn das Arbeitsverhältnis endet

Üblicherweise endet die Entgeltfortzahlungspflicht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

Beachten Sie jedoch, dass Sie auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Entgeltfortzahlung verpflichtet sein können (längstens sechs Wochen), wenn Sie das Arbeitsverhältnis aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit gekündigt haben oder Ihr Mitarbeiter aus einem von Ihnen zu vertretenden Grund fristlos kündigen durfte. Dies gilt entsprechend, wenn das Arbeitsverhältnis auf Ihre Veranlassung wegen der Arbeitsunfähigkeit durch Aufhebungsvertrag endet.
Eine Kündigung aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit wird immer dann unterstellt, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter auf Grund einer Erkrankung, vor Ablauf der Nachweispflicht oder während einer Krankheit kündigen. Dies gilt auch dann, wenn Sie Ihrem kranken Mitarbeiter bereits während der Wartezeit kündigen.
Die Entgeltfortzahlungspflicht würde hier nur entfallen, wenn Sie in diesem Fall beweisen könnten, dass die Kündigung aus einem anderen Grund erfolgte bzw. wenn es sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis gehandelt hat.
Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst ein, nachdem die Kündigung ausgesprochen wurde, handelt es sich nicht um eine Kündigung aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit.

Wie viel Sie zahlen müssen

Prüfen Sie zunächst, ob ein eventuell geltender Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag besondere Regelungen enthält. Ist dies nicht der Fall, gehen Sie folgendermaßen vor:

Grundsätzlich müssen Sie Ihrem kranken Mitarbeiter Entgeltfortzahlung auf Grundlage der Vergütung gewähren, die dieser erhalten hätte, wenn er nicht krank gewesen wäre. Dabei gehen Sie immer von der Bruttovergütung aus. Hierzu gehören:

• Grundbezüge, also Stunden-, Tages-, Wochen-, Monatsvergütungen, Akkord-, Schichtlohn usw.,
• Zuschläge wie Sonntags-, Feiertags-, Nacht-, Gefahren- und Erschwerniszuschläge,
• Provisionen, die der Mitarbeiter erzielt hätte,
• Prämien, z. B. für Pünktlichkeit, soweit Ihr Mitarbeiter diese in der Vergangenheit stets erhalten hat,
• Sachleistungen, die laufend gewährt werden, also z. B. Kost und Logis,
• vermögenswirksame Leistungen, die laufend gewährt werden,
• Schmutzzulagen, soweit diese dem Mitarbeiter nicht zusätzliche Kosten für z. B. Reinigungsmittel ersetzen sollen,
• soziale Zulagen, z. B. Kinderzuschläge.

Nicht zum fortzuzahlenden Bruttoarbeitsentgelt gehören Überstundenvergütungen, Auslösungen und ähnliche Leistungen, wie Aufwendungsersatz, Fahrgeld, Reisekosten, Spesen und Trennungsgeld.
Da nach dem Lohnausfallprinzip die jeweils aktuellen Gegebenheiten maßgebend sind, müssen Sie Veränderungen, etwa im Hinblick auf Arbeitszeit oder Lohnbzw. Gehaltserhöhungen, berücksichtigen.
Wichtig: Die Entgeltfortzahlung ist in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das gilt auch für darin enthaltene Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeitszuschläge, die bei Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters steuer- und beitragsfrei gewesen wären.
Erhält Ihr Mitarbeiter einen Zeitlohn (z. B. ein festes Gehalt), ist die Ausgangsbasis für die Entgeltfortzahlung seine regelmäßige Arbeitszeit. Erhält Ihr Mitarbeiter einen Stundenlohn, berechnen Sie die Entgeltfortzahlung also auf Grundlage der ausgefallenen Stunden mit dem jeweiligen Stundenlohn. Beim Wochen- bzw. Monatslohn berechnen Sie die Entgeltfortzahlung auf Grundlage der ausgefallenen tatsächlichen Arbeitstage mit dem jeweiligen Tageslohnwert.
Erhält Ihr Mitarbeiter einen Leistungslohn (z. B. Akkord- oder Stücklohn), gehen Sie vom Verdienst in den letzten 13 Wochen aus.
Das erzielte Entgelt im jeweiligen Zeitraum teilen Sie durch die Zahl der Arbeitstage in diesem Zeitraum, um den Tagessatz für die Zeit der Entgeltfortzahlung zu ermitteln.
Wenn Ihr Mitarbeiter im Gruppenakkord arbeitet, so dürfen Sie die Entgeldfortzahlung einfach durch Vergleich mit anderen Mitarbeitern dieser Gruppe bestimmen.
Eine vergangenheitsbezogene Rückrechnung ist dann entbehrlich.
Wird in Ihrem Betrieb verkürzt gearbeitet und wäre das Arbeitsentgelt Ihres Mitarbeiters bei Arbeitsfähigkeit gemindert, reduziert sich auch die Entgeltfortzahlung entsprechend. Dabei ist es ohne Bedeutung, welche Ursache zu der ausgefallenen Arbeit geführt hat und ob Ihr gesamter Betrieb oder nur der Teil Ihres Betriebes verkürzt arbeitet, in dem Ihr arbeitsunfähiger Mitarbeiter beschäftigt ist.

Wird in Ihrem Betrieb die Arbeitszeit verlagert, sodass dadurch arbeitsfreie Zeiten entstehen, müssen Sie Ihrem arbeitsunfähigen Mitarbeiter für die Tage, an denen er bei Arbeitsfähigkeit kein Entgelt erhalten hätte, auch keine Entgeltfortzahlung leisten. Für planmäßig arbeitsfreie Tage hat Ihr Mitarbeiter also keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wann Sie die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen

Arbeitsunfähigkeit durch Fremdverschulden

Ihr Mitarbeiter kann auch dann Entgeltfortzahlung von Ihnen verlangen, wenn seine Arbeitsunfähigkeit durch einen Dritten verursacht wurde. Allerdings geht dieser Schadensersatzanspruch wegen Verdienstausfalls auf Sie über, das heißt, Sie können das von Ihnen geleistete Entgelt vom eigentlichen Schädiger verlangen.

Im Einzelnen muss der Dritte Folgendes ersetzen:

• das Bruttoarbeitsentgelt in der Höhe, in der Sie es an Ihren Mitarbeiter fortgezahlt haben
• einschließlich Zulagen und Zuschlägen,
• die Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie zur zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenvorsorge,
• anteilig ein etwaiges, auf die Zeit der Arbeitsunfähigkeit entfallendes Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen und jährliche Sonderzahlungen.

Damit Sie Ihre Ansprüche auch realisieren können, muss Ihnen Ihr Mitarbeiter entsprechende Angaben machen, also z.B. Namen und Anschrift des Schädigers mitteilen.

Tut er das nicht, können Sie die Entgeltfortzahlung verweigern.

Sonderfall: Kleinbetrieb

Sind Sie Arbeitgeber eines Betriebs von bis zu 20 Mitarbeitern, könnte für Sie das so genannte Ausgleichsverfahren in Betracht kommen. Im Rahmen dieses Verfahrens können sich Kleinbetriebe für bestimmte arbeitsunfähige Mitarbeiter die Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erstatten lassen.

Voraussetzung für die Erstattung ist, dass Sie an einem Umlageverfahren teilnehmen, also faktisch eine „Versicherungsprämie“ bezahlen.

Welche Mitarbeiter Sie berücksichtigen müssen

Bei der Berechnung der Mitarbeiterzahl in Ihrem Betrieb zählen alle Arbeitnehmer mit, ausgenommen Auszubildende, Heimarbeiter, schwerbehinderte Menschen, Bezieher von Vorruhestandsgeld, Wehr- und Zivildienstleistende sowie Leiharbeitnehmer.

Teilzeitkräfte berücksichtigen Sie nach § 10 Abs. 2 S. 5 und 6 LFZG wie folgt: bei einer regelmäßigen Arbeitszeit von

• nicht mehr als zehn Stunden/Woche oder 45 Stunden/Monat gar nicht,
• bis zu 20 Stunden/Woche mit dem Faktor 0,5 und
• bis zu 30 Stunden/Woche mit dem Faktor 0,75.

Haben Sie mehrere Betriebe, so ist die Gesamtanzahl Ihrer Arbeitnehmer in allen Betrieben maßgebend.

Bei schwankender Beschäftigtenzahl (insbesondere bei Saisonbetrieben) wird das abgelaufene Jahr bewertet.

Ihr Betrieb nimmt dann am Ausgleichsverfahren teil, wenn an mindestens acht Monatsersten die Arbeitnehmerzahl von 20 nicht überschritten wurde.

Träger des Ausgleichsverfahrens sind die Orts- und Innungskrankenkassen, die Bundesknappschaft und die See-Krankenkasse.

Ihren Erstattungsanspruch richten Sie auch dann an diese Kassen, wenn Ihr Mitarbeiter privat bzw. bei einer Ersatz- oder Betriebskrankenkasse versichert ist.

Was Sie erstattet bekommen

Aus der so genannten Ausgleichskasse U 1 wird Ihnen die Entgeltfortzahlung für Arbeiter und Auszubildende erstattet; hinzu kommen die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge, sofern die Kassensatzung keine pauschale Erstattung vorsieht.

Ganz wichtig:

Eine Erstattung der Entgeltfortzahlung für Angestellte ist nicht vorgesehen! Aus der Ausgleichskasse U 2 werden Ihnen der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld, weitergezahlte Bezüge für Beschäftigungsverbote laut Mutterschutzgesetz sowie die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge, sofern die Kassensatzung keine pauschale Erstattung vorsieht, erstattet.

Nicht erstattungsfähig sind Sonderzuwendungen wie zusätzliches Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Gewinnbeteiligungen sowie sonstige freiwillige Zahlungen.

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Weblinks

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Mit Wirkung zum 1. 1. 2001 hat der Gesetzgeber zahlreiche Änderungen beim Recht auf Elternzeit (die bis Ende 2000 Erziehungsurlaub hieß) vorgenommen. Lesen Sie im nachstehenden Beitrag,

• wie die Elternzeit jetzt ausgestaltet ist,
• an welche Spielregeln sich Ihr Mitarbeiter halten muss,
• auf was Sie achten müssen, wenn ein Mitarbeiter Elternzeit von Ihnen verlangt, und
• wie Sie die Fehlzeiten des Mitarbeiters am besten überbrücken können.

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Inhalt:

• Wer Anspruch auf Elternzeit hat
• Wie viel Elternzeit Sie gewähren müssen
• Leibliches Kind
• Adoptiertes Kind
• Wie Ihr Mitarbeiter Elternzeit verlangen muss
• Antragsfristen
• Mitteilung der Dauer der Elternzeit
• Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit auf später übertragen will
• Wenn die Elternzeit vorzeitig beendet oder verlängert werden soll
• Vorzeitiges Ende der Elternzeit
• Verlängerte Elternzeit
• Wenn Ihr Mitarbeiter während der Elternzeit arbeiten will
• Ihr Arbeitnehmer will bei einem anderen Arbeitgeber oder selbstständig tätig werden
• Ihr Mitarbeiter behält seine Arbeitszeit bei Ihnen bei
• Ihr Arbeitnehmer will seine Arbeitszeit bei Ihnen verringern
• Wie sich Elternzeit und Teilzeitarbeit auf das Hauptarbeitsverhältnis auswirken
• Erholungsurlaub
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Kündigungsverbot
• Die Einstellung einer Ersatzkraft für den Mitarbeiter in Elternzeit
• Weblinks

Wer Anspruch auf Elternzeit hat

Grundsätzlich hat jeder Mitarbeiter, in dessen Haushalt ein Kind lebt, das er selbst betreut und erzieht, ein Recht auf Elternzeit. Dieser Anspruch besteht nach § 15 Abs. 1 Bundeserziehungsgeldgesetz für die Betreuung und Erziehung folgender Kinder:

• das leibliche oder adoptierte Kind Ihres Mitarbeiters, für das er sorgeberechtigt ist
• das leibliche Kind Ihres Mitarbeiters, das in seinem Haushalt lebt, für das er aber nicht sorgeberechtigt ist
• das leibliche Kind des Ehegatten Ihres Mitarbeiters. Sollte Ihr Arbeitnehmer für dieses Kind nicht sorgeberechtigt sein (sondern nur sein Ehegatte), muss der sorgeberechtigte Elternteil der Elternzeit des nicht sorgeberechtigten Ehegatten zustimmen
• das Kind, das Ihr Mitarbeiter mit dem Ziel der Adoption in seine Obhut genommen hat
• das Kind, für das die Vaterschaft Ihres Mitarbeiters feststeht, auch schon bevor die Vaterschaft rechtswirksam festgestellt wurde

Auf die Voraussetzung, dass das Kind von Ihrem Mitarbeiter betreut und erzogen werden muss, kann in Fällen besonderer Härte verzichtet werden. Dies ist etwa anzunehmen, wenn ein Elternteil wirtschaftlich erheblich gefährdet, schwer krank, behindert ist oder stirbt. Es reicht hier also aus, dass Ihr Arbeitnehmer mit dem Kind in einem Haushalt lebt. In solchen Härtefällen können auch Verwandte bis zum dritten Grad (darunter fallen z.B. Eltern, Geschwister, Onkel und Tanten, Cousins und Cousinen) oder deren Ehegatten für die Betreuung eines Kindes, für das sie nicht sorgeberechtigt sind, Elternzeit nehmen.

Ob der Ehegatte Ihres Mitarbeiters ebenfalls Elternzeit beansprucht oder nicht, ist gleichgültig; nach der Neufassung des Gesetzes können auch beide Elternteile gleichzeitig Elternzeit nehmen. Diese Regelung gilt aber nur für Kinder, die ab dem 1. 1. 2001 geboren wurden oder in Obhut genommen worden sind. Für vorher geborene Kinder oder Kinder, die zuvor in Obhut genommen wurden, gelten die alten Regelungen des BErzGG weiter; danach ist eine gemeinsame Elternzeit ausgeschlossen.

Wie viel Elternzeit Sie gewähren müssen

Leibliches Kind

Für ein leibliches Kind kann Ihr Mitarbeiter nur Elternzeit verlangen, bis es das dritte Lebensjahr vollendet hat ( § 15 Abs. 2 S. 1 BErzGG). Die Mutterschutzfrist von acht Wochen (bei Mehrlingsgeburten 12 Wochen) wird hierauf im Regelfall angerechnet.

Eine Anrechnung der Mutterschutzfrist kann in Härtesituationen allerdings entfallen, z.B. wenn der Vater nach der Geburt schwer krank wird.

Neu ist für die ab dem 1. 1. 2001 Geborenen bzw. in Obhut Genommenen, dass bis zu 12 Monate der maximal dreijährigen Elternzeit auch in der Zeit genommen werden dürfen, bis das Kind sein achtes Lebensjahr vollendet hat. Eine solche Übertragung der Elternzeit setzt allerdings voraus, dass Sie ihr zustimmen.

Adoptiertes Kind

Ist das von Ihrem Mitarbeiter betreute Kind adoptiert oder in Adoptionspflege genommen worden, so besteht der Anspruch auf Elternzeit ebenfalls für insgesamt drei Jahre. Allerdings läuft diese Frist erst von dem Zeitpunkt an, zu dem das Kind in Obhut genommen wurde. Länger als bis zum achten Geburtstag des Kindes darf aber keine Elternzeit beansprucht werden, sodass sich für ältere adoptierte Kinder durchaus weniger als drei Jahre Elternzeit ergeben können.

Auch Adoptiv(pflege)eltern können mit Ihrer Zustimmung eine Elternzeit von bis zu 12 Monaten auf einen späteren Zeitraum übertragen, allerdings ebenfalls nur so lange, bis das Adoptiv(pflege)kind sein achtes Lebensjahr vollendet hat.

Auch diese Regelung gilt nur für die seit dem 1. 1. 2001 in Obhut genommenen Kinder.

Unabhängig davon, ob das Kind leiblich oder adoptiert ist: Die von den Elternteilen allein oder gemeinsam genommene Elternzeit darf insgesamt nur auf bis zu vier Zeitabschnitte verteilt werden.

Wie Ihr Mitarbeiter Elternzeit verlangen muss

Ihr Mitarbeiter muss bestimmte Formalitäten einhalten, wenn er Elternzeit beansprucht. So muss er die Elternzeit von Ihnen schriftlich verlangen.

Antragsfristen

Soll die Elternzeit direkt nach der Geburt oder direkt im Anschluss an den Mutterschutz genommen werden, muss sie sechs Wochen vor Beginn der Elternzeit verlangt werden.

Soll die Elternzeit nicht unmittelbar im Anschluss an die Geburt oder die Mutterschutzfrist beginnen, so beträgt die Ankündigungsfrist acht Wochen.

Ausnahmsweise sind auch kürzere Fristen zulässig, wenn dringende Gründe vorliegen, z.B. Ihr Mitarbeiter ohne sein Verschulden den Beginn einer Adoptionspflege nicht ausreichend vorplanen konnte oder das Kind früher als erwartet zur Welt kommt.

Im Übrigen gilt: Versäumt Ihr Mitarbeiter die Sechs- bzw. Acht-Wochen-Frist, so muss er den Termin für den Beginn der Elternzeit entsprechend verschieben “ es sei denn, Sie kommen ihm hier entgegen.

Mitteilung der Dauer der Elternzeit

Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit von Ihnen verlangt, muss er Ihnen auch mitteilen, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren er Elternzeit beanspruchen will. Will er auch im dritten Jahr Elternzeit nehmen, darf er Ihnen das noch später mitteilen (dann unter Einhaltung der Acht-Wochen-Frist).

Für die zwei Jahre ist die Festlegung verbindlich. Das heißt, der Mitarbeiter kann nicht ohne Ihre Zustimmung die Verteilung der Elternzeit in den zwei Jahren in Abschnitte mit und ohne Elternzeit ändern.

Wenn Ihr Mitarbeiter Elternzeit auf später übertragen will

Grundsätzlich gilt: Steht Ihrem Mitarbeiter nach dem Gesetz Elternzeit zu und hat er sie ordnungsgemäß von Ihnen verlangt, darf er sie nehmen und der Arbeit fernbleiben. Ihre Zustimmung benötigt er nicht.

Will Ihr Mitarbeiter allerdings einen Teil seiner Elternzeit (maximal 12 Monate) nehmen, wenn das Kind zwischen drei und acht Jahren alt ist (was für die ab dem 1. 1. 2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder möglich ist), geht dies geht nur mit Ihrer Zustimmung.

Erteilen Sie diese, ist sie verbindlich und gibt Ihrem Mitarbeiter einen Anspruch darauf, später seine Elternzeit in Anspruch zu nehmen. Beachten Sie dabei, dass Ihre Zustimmung auch formlos gültig ist, das heißt, Sie sind auch an eine mündliche Zusage gebunden. Erteilen Sie die Zustimmung deshalb nur nach sorgfältiger Überlegung.

Unabhängig davon liegt die Beweislast dafür, ob Sie die Zustimmung erteilt haben, beim Arbeitnehmer.

An eine Zustimmung, die ein etwaiger früherer Arbeitgeber erteilt hat, sind Sie übrigens nicht gebunden. Dieses Risiko trägt also der Arbeitnehmer.

Beachten Sie auch, dass Ihr Mitarbeiter bei einer Übertragung der Elternzeit auf einen späteren Zeitpunkt Ihnen letztlich erst acht Wochen, bevor er seine Elternzeit beginnen lassen will, den genauen Zeitraum mitteilen muss.

Wenn die Elternzeit vorzeitig beendet oder verlängert werden soll

Ist “ gegebenenfalls in Absprache mit Ihnen “ festgelegt, wann der Mitarbeiter seine Elternzeit nehmen will, ist dies für beide Seiten verbindlich. Eine vorzeitige Beendigung bzw. Verlängerung der Elternzeit kommt nur in besonderen Fällen in Frage.

Vorzeitiges Ende der Elternzeit

Die Elternzeit wird durch den Tod des Kindes außerplanmäßig beendet, und zwar spätestens drei Wochen (auf Wunsch des Mitarbeiters auch früher) nach dem Tod des Kindes.

In allen sonstigen Fällen kann die Elternzeit grundsätzlich nur mit Ihrer Zustimmung vorzeitig beendet werden. Ob Sie dem Wunsch Ihres Mitarbeiters zustimmen, ist Ihre freie Entscheidung, es sei denn, ein weiteres Kind wird geboren oder es tritt ein Härtefall (z.B. schwere Krankheit eines Elternteils) ein. In diesem Fall dürfen Sie die vorzeitige Beendigung der Elternzeit nur ablehnen, wenn dem dringende betriebliche Gründe entgegenstehen. Ist Letzteres gegeben, müssen Sie die vorzeitige Beendigung schriftlich ablehnen, und zwar innerhalb von vier Wochen, nachdem der Mitarbeiter Sie um vorzeitige Beendigung gebeten hat.

Unzulässig ist es übrigens, wenn Ihre Mitarbeiterin die Elternzeit vorzeitig beenden will, um den von Ihnen zu zahlenden Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu erhalten.

Leistet Ihre Mitarbeiterin während der Elternzeit Teilzeitarbeit und entbindet sie erneut, so darf sie die Elternzeit vorzeitig beenden, sobald die Mutterschutzfrist für das gerade geborene Kind beginnt ( § 16 Abs. 3 S. 3 BErzGG).

Ein männlicher Mitarbeiter kann die Elternzeit wegen der Geburt eines weiteren Kindes bereits zum Zeitpunkt der Geburt vorzeitig beenden, wenn kein dringender betrieblicher Grund entgegensteht.

Verlängerte Elternzeit

Eine Verlängerung der einmal festgelegten Elternzeit ist grundsätzlich nur mit Ihrer Zustimmung möglich.

Ihr Mitarbeiter hat ausnahmsweise einen Anspruch auf Verlängerung, wenn ein vorgesehener Wechsel der Betreuungsperson aus wichtigem Grund nicht erfolgen kann. Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Ehegatte Ihres Mitarbeiters, der die Betreuung übernehmen sollte, plötzlich so schwer krank wird, dass er das Kind nicht versorgen kann; oder: Ihr Mitarbeiter lässt sich während der Elternzeit von seinem Ehegatten, der wegzieht, scheiden und erhält das alleinige Sorgerecht. Dann kann der Wechsel der Elternzeit auf den inzwischen nicht mehr sorgeberechtigten Ex-Ehegatten nicht mehr erfolgen.

Wenn Ihr Mitarbeiter während der Elternzeit arbeiten will

Ihr Mitarbeiter darf während der Elternzeit Teilzeitarbeit bei einem anderen Arbeitgeber, als Selbstständiger oder bei Ihnen leisten. Dabei ist Teilzeitarbeit bis zu 30 Stunden wöchentlich zulässig (für die vor dem 1. 1. 2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder allerdings weiterhin nur bis zu 19 Stunden).

Ihr Arbeitnehmer will bei einem anderen Arbeitgeber oder selbstständig tätig werden

Will Ihr Mitarbeiter während seiner Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber Teilzeitarbeit leisten oder als Selbstständiger arbeiten, benötigt er hierfür Ihre Zustimmung.

Sie dürfen einen derartigen Wunsch allerdings nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen, etwa, wenn der Mitarbeiter bei einem Ihrer Wettbewerber arbeiten will. Ihre Ablehnung müssen Sie dann schriftlich innerhalb von vier Wochen erklären. Tun Sie das nicht, gilt die Zustimmung zur Teilzeittätigkeit als erteilt.

Ihr Mitarbeiter behält seine Arbeitszeit bei Ihnen bei

War der Mitarbeiter bislang in Teilzeit tätig und will er seine bisherige Teilzeitbeschäftigung bei Ihnen auch während seiner Elternzeit in gleichem Umfang fortsetzen, hat er einen Anspruch darauf “ wenn die Teilzeittätigkeit maximal 30 Stunden wöchentlich betrug. Sie dürfen in diesem Fall eine Weiterarbeit also nicht ablehnen. Es bleibt für Sie praktisch also alles beim Alten “ bis auf die Tatsache, dass Sie während der Elternzeit dem Mitarbeiter grundsätzlich nicht kündigen können.

Ohne eine solche Erklärung haben Sie keinen Nachweis, dass Ihr Mitarbeiter während der Elternzeit zu den bisher vereinbarten Konditionen weiter arbeitet.

Beachten Sie: Ein Anspruch auf Teilzeit besteht nur für die seit dem 1.1.2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder.

Ihr Arbeitnehmer will seine Arbeitszeit bei Ihnen verringern

Anders sieht es aus, wenn Ihr Mitarbeiter seine Arbeitszeit verringern, also während der Elternzeit weniger arbeiten will als zuvor.

Ein Anspruch Ihres Mitarbeiters in Elternzeit auf eine Verringerung seiner Arbeitszeit besteht unter folgenden Voraussetzungen:

• Sie beschäftigen in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer. Dabei zählen Teilzeitkräfte nicht nur anteilig entsprechend ihrer Arbeitszeit, sondern voll als ein Arbeitnehmer “ egal, ob sie fünf oder 25 Stunden in der Woche arbeiten; nur Auszubildende sind nicht mitzurechnen. In kleineren Betrieben besteht also kein Anspruch auf eine Verringerung der Arbeitszeit.
• Das Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter in Elternzeit besteht ohne Unterbrechung länger als sechs Monate. Ist diese Wartezeit nicht erfüllt, kann keine Verringerung der Arbeitszeit beansprucht werden.
• Der Mitarbeiter beantragt Teilzeitarbeit mit einer regelmäßigen Arbeitszeit zwischen 15 und 30 Stunden wöchentlich und das für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten. Auf mehr oder weniger Wochenarbeitszeit oder Teilzeitarbeit für einen kürzeren Zeitraum hat Ihr Mitarbeiter also keinen Anspruch.
• Dem Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit stehen keine dringenden betrieblichen Gründe entgegen.
• Ihr Mitarbeiter muss die Verringerung der Arbeitszeit schriftlich acht Wochen, bevor die Arbeitszeit verringert werden soll, von Ihnen verlangt haben.
• Ein Anspruch auf Teilzeitarbeit besteht ferner nur für die seit dem 1. 1. 2001 geborenen bzw. in Obhut genommenen Kinder.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann Ihr Mitarbeiter während der Gesamtdauer seiner Elternzeit zwei Mal eine Verringerung seiner Arbeitszeit verlangen. Das bedeutet: Wenn Ihr Mitarbeiter bereits zu Beginn der Elternzeit seine Arbeitszeit verringert hat, so kann er ein weiteres Mal auf einer Verringerung der Arbeitszeit beharren “ solange diese nicht unter 15 Wochenstunden sinkt, denn darauf hat er keinen Anspruch.

Für die Umsetzung des Anspruchs auf Verringerung der Arbeitszeit sieht das Gesetz ein zweistufiges Verfahren vor:

Zunächst sollten Sie versuchen, sich mit Ihrem Arbeitnehmer über die Verringerung der Arbeitszeit innerhalb von vier Wochen, nachdem er einen entsprechenden schriftlichen Antrag gestellt hat, zu einigen. Im Rahmen einer solchen Einigung kann dann eine beliebige Wochenarbeitszeit von bis zu 30 Stunden vereinbart werden; eine Untergrenze gibt es nicht. Wenn Sie mitmachen, kann die Arbeitszeit also auch auf weniger als 15 Stunden gesenkt werden.

Erst wenn eine Einigung scheitert, ist ein förmliches Verfahren vorgesehen. Hier muss Ihr Mitarbeiter seinen Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit schriftlich geltend machen, und zwar spätestens acht Wochen, bevor er seine Arbeitszeit verringern will.

Versäumt er diese Frist, kann die Arbeitszeit erst entsprechend später, also acht Wochen nach Zugang seines Anspruchsschreibens, reduziert werden. Allerdings kann in diesem förmlichen Verfahren nur eine Verringerung auf einen Umfang von 15 bis 30 Wochenstunden beansprucht werden, das heißt, hier gibt es nicht nur eine Ober-, sondern auch eine Untergrenze.

Wenn Sie mit der beanspruchten Arbeitszeitverringerung nicht einverstanden sind, müssen Sie die Forderung Ihres Mitarbeiters schriftlich begründet innerhalb von vier Wochen nach Antragstellung ablehnen. Erst nach Ablauf dieser vier Wochen kann der Mitarbeiter dann auf eine Verringerung seiner Arbeitszeit klagen “ entweder, weil Sie eine Teilzeitvereinbarung abgelehnt haben oder weil Sie auch nur untätig geblieben sind.

Bedenken Sie vor einer möglichen Ablehnung, dass eine Verringerung der Arbeitszeit auch für Sie Vorteile haben kann: So bleibt Ihr Mitarbeiter während seiner Elternzeit weiterhin in Ihren Betrieb eingebunden, was eine spätere volle Wiedereingliederung erleichtert. Zudem können Sie sich eventuell eine Ersatzkraft, die erst eingearbeitet werden müsste, sparen.

Falls ein Anspruch besteht, sollten Sie sich bemühen, eine einvernehmliche Regelung zu erzielen. Sie ersparen sich dann mit einem frühzeitigen Einlenken viel Ärger, Zeit und Geld.

Falls kein Anspruch existiert, z.B. weil der Mitarbeiter erst kurz bei Ihnen ist, können Sie das Ansinnen Ihres Arbeitnehmers ohne Weiteres ablehnen. Teilen Sie dies dem Mitarbeiter dann aber unbedingt schriftlich mit und begründen Sie Ihre Ablehnung. Hierbei können Sie insbesondere diejenigen Voraussetzungen anführen, die für einen Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit fehlen.

Beachten Sie im Übrigen: Jede neue Regelung zur Änderung der Arbeitszeit stellt eine Vertragsänderung dar. Halten Sie deshalb die wesentlichen Regelungspunkte immer schriftlich fest, insbesondere diejenigen, die sich gegenüber dem ursprünglichen Vertrag ändern. So muss die Teilzeitvereinbarung immer enthalten, wie viele Stunden in der Woche gearbeitet wird, an welchen Tagen die Arbeit geleistet wird und welches Entgelt zu zahlen ist.

Wie sich Elternzeit und Teilzeitarbeit auf das Hauptarbeitsverhältnis auswirken

Während der Elternzeit besteht das Hauptarbeitsverhältnis zwar weiter, es ruht jedoch. Das bedeutet, dass die Hauptpflichten “ die Tätigkeit des Arbeitnehmers auf der einen und ihre Entgeltzahlung auf der anderen Seite “ während der Elternzeit nicht erfüllt werden müssen. Nebenpflichten, etwa die Verschwiegenheitspflicht oder das Wettbewerbsverbot, bestehen aber weiterhin. Leistet der Mitarbeiter während der Elternzeit Teilzeitarbeit bei Ihnen, müssen Sie hierfür selbstverständlich das für die Teilzeitarbeit vereinbarte bzw. entsprechende geminderte Entgelt bezahlen.

Erholungsurlaub

Konnte Ihr Mitarbeiter vor seiner Elternzeit seinen Jahresurlaub gar nicht oder nicht vollständig nehmen, müssen Sie ihm seinen noch offenen Resturlaub im Anschluss an die Elternzeit gewähren, allerdings nur in dem Jahr, in dem die Elternzeit endet bzw. im darauf folgenden Jahr. Dabei können nur solche Urlaubstage übertragen werden, die der Mitarbeiter “ wäre er nicht in die Elternzeit gegangen “ noch hätte beanspruchen können.

Achtung: Erholungsurlaub wird nur für den nicht teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter in Elternzeit übertragen; ein Teilzeitbeschäftigter kann seinen Erholungsurlaub nämlich während der Teilzeittätigkeit nehmen.

Wird das Arbeitsverhältnis nach der Elternzeit nicht fortgesetzt, müssen Sie Ihrem Mitarbeiter etwaige offene Urlaubstage ausbezahlen. Für beispielsweise zehn Tage Resturlaub müssen Sie also Arbeitsentgelt für zehn Tage bezahlen.

Neben dem Übertrag etwaigen Resturlaubs in die Zeit nach der Elternzeit stellt sich auch die Frage, wie viel Urlaub dem Mitarbeiter in Elternzeit für das Jahr zusteht, in dem er aus der Elternzeit zurückkehrt. Dabei gilt:

Soweit während der Elternzeit Teilzeitarbeit bei Ihnen geleistet wird, dürfen Sie den Erholungsurlaub nicht kürzen.

Ist Ihr Arbeitnehmer während der Elternzeit jedoch für Sie nicht in Teilzeitarbeit tätig, so können Sie den Erholungsurlaub für jeden vollen Kalendermonat, für den Ihr Mitarbeiter Elternzeit nimmt, um ein Zwölftel kürzen. Dabei gilt dieses Zwölftelungsprinzip nur für volle Kalendermonate.

War Ihr Mitarbeiter im gesamten Kalenderjahr in Elternzeit (ohne Teilzeitarbeit), so führt die Kürzungsregel des § 17 Abs. 1 S. 1 BErzGG dazu, dass für dieses Kalenderjahr überhaupt kein Erholungsurlaub zu gewähren ist.

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Urlaubsgeldzahlungen dürfen Sie während der Elternzeit nicht ohne Weiteres kürzen.

Gibt es eine Urlaubsgeldvereinbarung, nach der Sie das Urlaubsgeld in pauschaler, von den Urlaubstagen unabhängiger Höhe zu einem festen Termin ausbezahlen, können Sie das Urlaubsgeld des Mitarbeiters in Elternzeit nur kürzen, wenn Sie dies ausdrücklich in der Urlaubsgeldvereinbarung festgehalten haben; andernfalls müssen Sie dem Mitarbeiter in Elternzeit am gleichen Tag wie allen anderen Mitarbeitern das volle Urlaubsgeld zahlen.

Gibt es keine solche Vereinbarung, müssen Sie dem Mitarbeiter Urlaubsgeld auch nur für die Zeit bezahlen, für die er Urlaubsansprüche hat. War Ihr Mitarbeiter demnach im gesamten Kalenderjahr in Elternzeit, müssen Sie für dieses Kalenderjahr auch kein Urlaubsgeld zahlen.

Im Übrigen ist eine Kürzung möglich, wenn Sie nur für jeden tatsächlich genommenen Urlaubstag einen bestimmten Betrag als Urlaubsgeld auszahlen. Weil der Mitarbeiter während der Elternzeit aber keine Urlaubstage erhält, müssen Sie ihm bei einer solchen Urlaubsgeldvereinbarung auch kein Urlaubsgeld zahlen.

Die Frage, ob dem Mitarbeiter in Elternzeit Weihnachtsgeld zusteht, stellt sich ebenfalls nur dann, wenn keine Teilzeitarbeit geleistet wird; der Teilzeitbeschäftigte erhält Weihnachtsgeld wie jeder andere Mitarbeiter auch.

Das Weihnachtsgeld für den nicht teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter in Elternzeit dürfen Sie nur dann für jeden vollen Monat der Elternzeit um 1/12 kürzen, wenn das Weihnachtsgeld eine Vergütung für tatsächlich erbrachte Leistungen ist. Soll die Zahlung nur die Betriebstreue belohnen, steht dem Mitarbeiter das volle Geld zu, es sei denn, Sie haben eine Kürzung vereinbart.

Welchen Charakter das Weihnachtsgeld hat, ist oft kaum zu ermitteln; klare vertragliche Regelungen sind daher sinnvoll.

Kündigungsverbot

Während sich Ihr Mitarbeiter in Elternzeit befindet, dürfen Sie ihm im Regelfall nicht kündigen. Dieses Kündigungsverbot gilt auch schon eine gewisse Zeit bevor die Elternzeit beginnt (Vorwirkung), und zwar ab dem Zeitpunkt, zu dem Elternzeit verlangt wird, höchstens aber acht Wochen vor Beginn der Elternzeit.

Diese Vorwirkung gilt für jeden erneuten Antrag auf Elternzeit, nicht aber für Abschnitte, die in dem verbindlich festzulegenden Zeitraum von zwei Jahren liegen.

Ihre nächste Möglichkeit zu kündigen besteht damit im Regelfall am ersten Arbeitstag des Mitarbeiters nach dem Ende seiner Elternzeit. Hierbei müssen Sie dann die jeweiligen Kündigungsfristen einhalten.

Der Mitarbeiter in der Elternzeit hat es hier leichter: Er darf auch während der Elternzeit unter Einhaltung seiner Kündigungsfrist kündigen. Zusätzlich besteht ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Elternzeit.

Wichtig: Das Kündigungsverbot des § 18 BErzGG gilt auch für den Mitarbeiter, der während der Elternzeit bei Ihnen in Teilzeit arbeitet. Selbst einem teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter, der zwar keine Elternzeit beantragt hat, jedoch Elternzeit beanspruchen könnte, kommt der Schutz des § 18 BErzGG zugute!

In besonderen Fällen kann die für Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde allerdings Ihre an sich ausgeschlossene Kündigung für zulässig erklären. Ihr Antrag, den Sie vor Ausspruch der Kündigung stellen müssen, hat z.B. Aussicht auf Erfolg, wenn Sie den Betriebsteil, in dem der Mitarbeiter in Elternzeit beschäftigt ist, stilllegen oder an einen anderen Ort verlegen möchten.

Achtung: Ist Ihre Mitarbeiterin während der Elternzeit schwanger geworden, müssen Sie für eine Kündigung außerdem die Zustimmung der für den Mutterschutz zuständigen Behörde einholen.

Die Einstellung einer Ersatzkraft für den Mitarbeiter in Elternzeit

In vielen Fällen müssen Sie für die Dauer der Elternzeit eine Ersatzkraft einstellen. Mit dieser schließen Sie am besten einen befristeten Arbeitsvertrag für die Dauer der Elternzeit und/oder für die Zeit des Mutterschutzes.

Die befristete Beschäftigung einer solchen Vertretung ist in § 21 Abs. 1 BErzGG ausdrücklich als sachlicher Grund anerkannt.

Außerdem dürfen Sie den Befristungszeitraum um die Zeit verlängern, in der sich die Vertretung erst einarbeiten muss.

Ein entsprechender Vertrag mit der Vertretungskraft ist in aller Regel zweckbefristet, endet also erst mit dem Ende der Elternzeit.

Auf Grund dieser Zweckbefristung muss die Ersatzkraft auch dann weiter zur Arbeit erscheinen, wenn der Mitarbeiter in Elternzeit die Elternzeit mit Ihrer Zustimmung verlängert. Wenn die Elternzeit vorzeitig beendet wird, müssen Sie das der Ersatzkraft zwei Wochen vorher mitteilen. Versäumen Sie diese Frist, kann die Ersatzkraft für zwei Wochen ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie Ihr das Ende der Elternzeit mitgeteilt haben, Entgelt verlangen.

Denkbar ist auch der Abschluss eines zeitbefristeten Arbeitsvertrags, in dem Sie die Dauer kalendermäßig bestimmen (vom … bis …). Ein solcher Arbeitsvertrag ist jedoch nicht zu empfehlen: Dann müssten Sie in dem Fall, dass der Mitarbeiter in Elternzeit Sie um eine Verlängerung bittet, auch den Arbeitsvertrag mit der Ersatzkraft verlängern, was schwierig sein kann.

Falls die Elternzeit vorzeitig beendet würde, müssten Sie der Ersatzkraft kündigen. Hierfür gewährt Ihnen § 21 Abs. 4 BErzGG zwar in den Fällen, in denen Sie die vorzeitige Beendigung nicht ablehnen können, ein Sonderkündigungsrecht mit einer dreiwöchigen Kündigungsfrist, für das kein allgemeiner Kündigungsschutz gilt. Allerdings kann sich die Ersatzkraft auf besonderen Kündigungsschutz (etwa Mutterschutz) berufen, sodass für Sie die Gefahr besteht, die Ersatzkraft bis zum vereinbarten Ende des befristeten Arbeitsvertrags weiterbeschäftigen zu müssen, obwohl der Mitarbeiter in Elternzeit bereits zurückgekehrt ist.

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Löhne und Gehälter festzulegen und anzupassen, ist eine Ihrer wichtigsten, aber auch eine der schwierigsten und teilweise unangenehmsten Aufgaben.

„Was muss ich zahlen, damit meine Mitarbeiter nicht abspringen?“ – „Wie sorge ich dafür, dass die Vergütung niemanden demotiviert?“ – „Was zahlt die Konkurrenz?“ – „Wie kann ich sicherstellen, dass keiner auf den anderen neidisch ist?“ – Diese und andere Fragen sind zu beantworten, wenn Sie ein Vergütungssystem in Ihrem Unternehmen entwerfen oder überarbeiten.

Dieser Beitrag hilft Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen. Lesen Sie hierzu,

• warum eine sichere Gehaltsfindung so wichtig ist,
• wie Sie Schritt für Schritt ein Entgeltsystem entwickeln und
• was Sie bei Gehaltsverhandlungen beachten sollten.

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Inhalt:

• Warum die richtige Gehaltshöhe so wichtig ist
• So entwicklen Sie Schritt für Schritt Ihr Vergütungssystem
• Schritt 1: Beachten Sie die grundsätzlichen Anforderungen an ein Vergütungssystem
• Schritt 2: Sammeln und bewerten Sie die gestellten Anforderungen
• Schritt 3: Verknüpfen Sie die Lohngruppen mit einer bestimmten Vergütung
• Schritt 4: Beachten Sie auch die individuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter
• Schritt 5: Wie Sie mit besonderen Zulagen umgehen
• Schritt 6: So behalten Sie Ihre Personalkosten im Griff
• So setzen Sie Ihr System richtig um
• Wie Sie im Einzelfall mit Markteinflüssen umgehen
• Das sollte in Gehaltsverhandlungen nicht passieren
• Weblinks

Warum die richtige Gehaltshöhe so wichtig ist

Die Vergütung ist einer der zentralen Punkte, wenn es um die Einstellung gesuchter Leistungsträger geht. Auch wenn die Entscheidung des Einzelnen für einen Arbeitgeber sicherlich nicht nur von der Höhe des Entgelts abhängt, so beeinflusst das Gehaltssystem die Attraktivität eines Unternehmens am Arbeitsmarkt doch erheblich.

Mit einem angemessenen Gehalt bringen Sie Ihren Mitarbeitern und deren Arbeit Wertschätzung entgegen. Dies führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden und bereit sind, ihre Aufgaben verantwortungsbewusst auszufüllen. Wenn auch andere Rahmenbedingungen “ vor allem die Mitarbeiterführung und das Betriebsklima “ stimmen, können Sie Ihre Mitarbeiter mit dem richtigen Entgeltsystem motivieren, mehr und bessere Arbeit zu leisten.

So entwicklen Sie Schritt für Schritt Ihr Vergütungssystem

Schritt 1: Beachten Sie die grundsätzlichen Anforderungen an ein Vergütungssystem

Bevor Sie in die Planungsdetails einsteigen, sollten Sie sich zunächst die wichtigsten Grundregeln vor Augen führen:

1. Halten Sie die gesetzlichen und tarifvertraglichen Rahmenbedingungen ein

Es gibt in Deutschland keinen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn. Ausnahme ist lediglich die Bauwirtschaft. Dafür gilt die „Dritte Verordnung über zwingende Arbeitsbedingungen im Baugewerbe“, nach der allen Bauarbeitern auf deutschen Baustellen der tariflich vereinbarte Mindestlohn zu zahlen ist.

In allen anderen Branchen herrscht Vertragsfreiheit: Die Lohnhöhe ist also Verhandlungssache.

Das heißt aber nicht, dass Sie die Lohnhöhe immer nach Belieben bestimmen dürfen: Bei Tarifbindung müssen Sie den Tariflohn als Mindestvergütung zahlen. Und bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung und insbesondere bei leistungsbezogenen Entgelten wie etwa dem Akkordlohn hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.

Sind Sie nicht tarifgebunden, brauchen Sie sich zwar nicht an den Tarifvertrag anzulehnen; Sie dürfen die Entlohnung aber nicht so gering bemessen, dass man von strafbarem Lohnwucher sprechen kann.

Dieser wäre gegeben, wenn ein Arbeitgeber mit einem beruflich qualifizierten Arbeitnehmer, der sich in einer Zwangslage (z.B. Arbeitslosigkeit) befindet, einen ungewöhnlich geringen Stundenlohn vereinbart, z.B. zwei Drittel des Tariflohns oder eine Unterschreitung des üblichen Lohns um 40 Prozent.

Zusätzlich müssen Sie darauf achten, dass Ihr Vergütungssystem nicht gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstößt. So müssen Sie Männern und Frauen grundsätzlich für die gleiche Arbeit auch das gleiche Entgelt zahlen. Ebenso müssen Sie Teilzeitbeschäftigten die “ entsprechend ihrer Arbeitszeit “ gleiche Vergütung wie Vollzeitkräften zahlen.

2. Sorgen Sie für Vergütungsgerechtigkeit

Jedes Gehaltssystem muss das Gerechtigkeitsempfinden der Mitarbeiter respektieren, nur dann wird es akzeptiert!

Dieses Ziel können Sie erreichen, indem Sie die Gehaltshöhe an den gestellten Anforderungen festmachen.

Aber auch die individuellen Leistungen müssen Sie berücksichtigen. Auf diese Weise sorgen Sie für ein ausbalanciertes Gehaltsgefüge in Ihrem Unternehmen “ die interne Gerechtigkeit passt.

Wichtig ist, dass Sie auch die Gehälter im Marktvergleich im Auge behalten; die externe Gerechtigkeit muss ebenfalls stimmen!

Denn lassen Sie die interne und externe Gerechtigkeit außer Acht, werden Sie Ihre Mitarbeiter nicht motivieren “ im Gegenteil: Ist das Vergütungssystem nicht strukturiert und ausgewogen, ist Neid vorprogrammiert.

„Wieso verdient Herr Müller in seiner Lohngruppe mehr als ich? Er macht doch fast das Gleiche wie ich!“

Die Folgen sind Demotivation, innere Kündigung und erhöhte Fluktuation.

3. Schaffen Sie Transparenz

Akzeptiert wird ein Gehaltssystem immer nur dann, wenn Ihre Mitarbeiter dessen Aufbau grundsätzlich nachvollziehen können. Gestalten Sie Ihr Entgeltsystem daher transparent, und nehmen Sie ihm jeglichen Anstrich von Willkür!

Das heißt aber nicht, dass jeder Mitarbeiter auch wissen sollte, was sein Kollege genau verdient.

Das sollte durchaus vertraulich bleiben.

Schritt 2: Sammeln und bewerten Sie die gestellten Anforderungen

Jedes Gehalt sollte in erster Linie anforderungsbezogen sein; je höher also die Anforderungen, desto höher das Gehalt.

Die Anforderungen, die an Ihre Mitarbeiter gestellt werden, ergeben sich aus dem Anforderungsprofil der jeweiligen Stelle.

Hiernach bemisst sich das Grundentgelt. “ Soweit ist alles noch einfach.

Doch welche Vergütung passt zu welchen Anforderungen?

Um diesen Bezug herstellen zu können, müssen Sie zunächst einmal die Tätigkeiten in Ihrem Betrieb entsprechend den Anforderungen zusammenstellen und bewerten.

Festhalten sollten Sie dabei die

• Aufgaben,
• Kompetenzen,
• Verantwortungsbereiche und
• Arbeitssituation des Mitarbeiters.

Hierzu können Sie gut eine vorhandene Stellenbeschreibung nutzen, die so aussehen könnte:

Nach der „Klassifizierung“ der Tätigkeiten müssen Sie diese in eine Rangfolge bringen. Diese Rangfolge beruht auf einem Paarvergleich der Schwierigkeit aller in Ihrem Unternehmen vorhandenen Arbeiten (so genanntes Rangfolgeverfahren):

Die Arbeit der Abteilungsleitung (A) ist anspruchsvoller als die des Mitarbeiters (B). Die Arbeit des Mitarbeiters (B) ist anspruchsvoller als die der Assistenz (C). Die Rangfolge ergibt sich: 1. Abteilungsleitung (A), 2. Mitarbeiter (B), 3. Assistenz (C).

Alternativ hierzu können Sie das Lohngruppenverfahren einsetzen. Hierbei ordnen Sie die Gesamtanforderungen der Stellen anhand gestufter Richtbeispiele (z.B. in Anlehnung an einen Tarifvertrag) ein.

Beachten Sie: Die jeweiligen Tätigkeiten sollten Sie immer in ihrer Gesamtheit bewerten, also nicht jeden Sekretärinnenplatz für sich, sondern alle zusammen, nicht jede Abteilungsleitung einzeln, sondern alle kaufmännischen Leitungspositionen einer Hierarchieebene gemeinsam. Voraussetzung hierfür ist aber, dass die Arbeitsaufgaben vergleichbar sind und unter ähnlichen Bedingungen gearbeitet wird.

Schritt 3: Verknüpfen Sie die Lohngruppen mit einer bestimmten Vergütung

Die Lohngruppen oder die Rangfolge müssen Sie nun mit einer bestimmten Entgelthöhe verknüpfen.

Das gilt beim Lohngruppenverfahren

Beim Lohngruppenverfahren haben Sie die Möglichkeit, das Grundgehalt an einen Tarifvertrag anzulehnen “ sofern Sie nicht schon aufgrund Ihrer Tarifgebundenheit dazu verpflichtet sind.

Diese Vorgehensweise bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie parallel mit der Zuordnung auch gleich einen gewissen Marktabgleich vornehmen.

Falls Sie nicht tarifgebunden sind, können Sie auch direkt in Ihren Arbeitsverträgen auf tarifliche Regelungen Bezug nehmen und auf diese Weise einen Vergütungstarifvertrag oder Teile davon zum Gegenstand des Arbeitsvertrags machen.

Wenn Sie das Rangfolgeverfahren nutzen

Wenden Sie das Rangfolgeverfahren an, müssen Sie das zu jedem Rangplatz passende Gehalt selbst ermitteln.

Dazu sollten Sie sich zunächst einen Marktüberblick über die aktuellen Vergütungen verschaffen. Angaben zu den aktuellen, am Markt üblichen Gehaltshöhen erhalten Sie z.B.

• durch Nachfrage bei Verbänden, etwa dem Arbeitgeberverband Ihrer Branche oder den Industrie- und Handelskammern Ihrer Region,
• über die Beteiligung an Arbeitskreisen (AKs) und Erfahrungsaustauschgruppen, z.B. bei der Deutschen Gesellschaft für Personalführung oder dem Rationalisierungskuratorium der Wirtschaft (RKW) oder an Universitäten,
• über Kontakte zum Arbeitsamt und zum Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung,
• über Studien wie sie von Personalberatungen angeboten werden,
• über Veröffentlichungen in Fachzeitschriften,
• im Internet kostenlos unter www.gehalts-check.de oder bei www.crosswater.com und detailliert, aber kostenpflichtig unter www.personalmarkt.de, sowie
• über die Gehaltsforderungen Ihrer Bewerber oder über den Austausch mit Kollegen aus anderen Unternehmen.

Wichtig: Damit Sie nicht von falschen Grundlagen ausgehen, sollten Sie genau überprüfen, was in den angegebenen Vergütungen berücksichtigt ist. Handelt es sich um Brutto- oder Nettoangaben, fixe oder variable Entgeltbestandteile? Ist ein 13. Monatsgehalt eingerechnet?

Beachten Sie zudem, dass (nur) an Berufen orientierte Gehaltstabellen (und nur diese werden in der Regel kostenfrei veröffentlicht) die für Sie wichtige Marktlage nur unzureichend wiedergeben. Denn oftmals haben weitere Faktoren einen großen Einfluss auf die übliche Gehaltshöhe, etwa

• die Branche, in der Sie tätig sind,
• Ihre Unternehmensgröße oder
• die Region, in der Ihr Betrieb angesiedelt ist.

So unterscheiden sich Durchschnittsgehälter allein aufgrund regionaler Gesichtspunkte um bis zu 20 Prozent!

Jahresgesamtbezüge in €uro:

Haben Sie die am Markt übliche Gehaltshöhe ermittelt, können Sie Ihre Lohngruppen oder Rangfolgen mit der von Ihnen ins Auge gefassten Entgelthöhe verknüpfen.

Schritt 4: Beachten Sie auch die individuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter

Sie haben im vorangegangenen Schritt einer Normalleistung ein Grundgehalt zugeordnet. Um Ihre Mitarbeiter gezielt zu motivieren, sollten Sie auch leistungsbezogene Vergütungsbestandteile in Ihr Entgeltsystem integrieren.

Für eine leistungsorientierte Vergütung ist eine Leistungsbeurteilung notwendig, die Sie mindestens einmal im Jahr vornehmen sollten.

Doch Vorsicht: Bei der Leistungsbeurteilung gibt es einige „Knackpunkte“, die Sie kennen sollten:

• Der Beurteilende hat oft schon ein bestimmtes Bild von einem Mitarbeiter.

  Aufgrund des Bildes nimmt der Beurteiler dann meist nur bestimmte Informationen auf und verarbeitete diese seinem Vorstellungsbild entsprechend.

• Manche Vorgesetzte sind als Beurteilende streng, andere sind milder. Daher können in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Beurteilungen erfolgen.
• Die letzten Geschehnisse sind dem Beurteiler meist besser im Gedächtnis.
• Einzelne Verhaltensweisen mit einer hohen Auswirkung „überschatten“ leicht die gesamte Beurteilung.

Um solche Fehleinschätzungen zu vermeiden, ist es ganz wichtig, möglichst viele objektive Beurteilungskriterien in einen Beurteilungsbogen aufzunehmen. Ein solcher Bogen kann z.B. wie folgt aufgebaut sein:

Wichtig: Sie sollten dem beurteilten Mitarbeiter immer Einblick in die Beurteilung gewähren und seine Einstufung in einem Gespräch begründen (Transparenzgedanke!).

Wichtig ist dabei ein konstruktives Feedback.

Das können Ihre Führungskräfte aber nur leisten, wenn sie das Instrument der Beurteilung selbst verstanden haben. Planen Sie daher eine Schulung der Beurteiler ein!

Dann haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen, Ihre Mitarbeiter durch objektive Beurteilung und leistungsbezogene Entgeltbestandteile zu motivieren.

Nun müssen Sie die Leistungsbeurteilung mit dem Entgelt verknüpfen:

Zunächst legen Sie fest, welche Leistung in welchem Umfang einen Zuschlag rechtfertigt.

Die nächste Frage ist, wie hoch der variable Vergütungsbestandteil sein soll. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Variante 1: Gängig ist ein bestimmter Prozentsatz, der sich auf das Grundgehalt des Mitarbeiters bezieht.

Üblich sind folgende variable Anteile des Entgelts:

• bei höheren Führungskräften maximal 40 Prozent,
• beim mittleren Management maximal 30 Prozent,
• bei unteren Führungskräften maximal 15 Prozent,
• bei Außendienstmitarbeitern maximal 40 Prozent und
• bei Angestellten und den Mitarbeitern in der Produktion maximal 15 Prozent.

Vorteilhaft ist bei dieser Variante der direkte und nachvollziehbare Bezug der Benotung zur Höhe des leistungsbezogenen Gehaltsanteils. Nachteilig ist für Sie die schlechte Planbarkeit der anfallenden Kosten, denn wenn alle sehr gute Leistungen bringen, wird es für Sie teuer.

• Variante 2: Hierbei wird nur ein bestimmtes Budget verteilt.

Sie setzen pro Gruppe/Abteilung/Bereich ein festes Budget an, das entsprechend den Beurteilungen zu verteilen ist.

Frau Schulz erhält für Ihre Abteilung mit 5 Mitarbeitern 10.000 € Prämie im Jahr. In Abhängigkeit von ihrer Beurteilung ergibt sich folgendes Bild:

Bei der Vorgabe eines festen Budgets können Ihnen zwar die Kosten nicht davonlaufen, aber Vorsicht: Haben Sie „harmoniebedürftige Führungskräfte“, kann es sein, dass diese das zusätzliche Budget einfach gleichmäßig verteilen. Leistungsanreize sind so natürlich nicht zu erreichen.

• Variante 3: Bei diesem Modell entscheidet der Unternehmenserfolg über die Höhe der zusätzlichen Vergütung.

Die zu verteilende Summe wird an Ihrem Unternehmensgewinn festgemacht. In „mageren“ Jahren gibt es trotz guter individueller Noten weniger, in „fetten“ Jahren mehr für Ihre Mitarbeiter.

Vorteil: Die Kosten sind „gegengerechnet“ und somit für Sie in jedem Fall tragbar. Für Mitarbeiter mit wenig Einfluss auf das (aktuelle) Unternehmensergebnis (z.B. Verwaltung) ist der Anreiz allerdings fraglich.

Schritt 5: Wie Sie mit besonderen Zulagen umgehen

Prüfen Sie im nächsten Schritt, ob weitere Zulagen notwendig oder sinnvoll sind. Die Gründe, solche Zulagen zu zahlen, können unterschiedlich sein. Sie ergeben sich aus

• rechtlichen Vorgaben (Gesetz, Tarif-, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag), etwa Schichtzulagen, Nachtarbeitszulagen, Sonntags- und Feiertagszulagen und Zulagen für Gefahren, aber auch Urlaubsgeld usw.,
• freiwilligen, sozialen Aspekten, etwa Dienst- und Lebensalterzuschlägen, Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen, Verpflegungszulagen, Aufwendungsersatz für Fahrten zum Arbeitsplatz usw.

An den rechtlich zwingenden Zulagen führt kein Weg vorbei. Sie müssen sie von vornherein in Ihrem Vergütungssystem berücksichtigen.

Bei freiwilligen Zulagen sieht es anders aus. Hierbei dürfen Sie über eine Gewährung entscheiden. Die Motive hierfür können unterschiedlich sein:

• Sie wollen Ihr Arbeitgeberimage pflegen und verbessern,
• Sie erhoffen sich Vorteile bei der Personalgewinnung,
• Sie wollen Ihre Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden und dadurch eine geringere Fluktuation erreichen,
• Sie wollen die Arbeitszufriedenheit verbessern und geringere Krankenstände erzielen oder
• Sie wollen finanzielle und steuerliche Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter nutzen.

Schritt 6: So behalten Sie Ihre Personalkosten im Griff

Das Bruttoentgelt des Arbeitnehmers können Sie nicht Ihren Kosten gleichsetzen “ denn diese sind (erheblich) höher. Überschlagen Sie Ihre Gesamtkosten deshalb bei jeder Gehaltsbestimmung, damit Sie eine Vorstellung von Ihrer wirklichen Kostenbelastung erhalten.

Die nachstehende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick, was bei Ihnen zu Buche schlägt.

Wenn Sie die Liste über mehrere Jahre unter Angabe der jeweiligen Beträge führen, haben Sie einen guten Überblick über Ihre Personal(-zusatz)kosten. Sie können zugleich Abweichungen auf einzelnen Positionen erkennen und notfalls entsprechend gegensteuern.

Achtung: Bilden Sie keine Gesamtsumme, weil sich die einzelnen Positionen teilweise überschneiden!

So setzen Sie Ihr System richtig um

Haben Sie Ihr fertiges Gehaltsgefüge, geht es daran, es ein- bzw. umzusetzen.

Zuständig für die Einstufung im Einzelfall ist meist der direkte Vorgesetzte “ in Abstimmung mit der Personalabteilung und/oder der Geschäftsführung. Gleiches gilt bei Gehaltsanpassungen (etwa wegen Beförderungen, Forderungen des Mitarbeiters oder der Veränderung/ Ausweitung der Aufgaben).

Folglich müssen Ihre Personalverantwortlichen, die Gehaltsverhandlungen führen, mit dem Entgeltsystem sehr gut vertraut sein.

Vermeiden Sie, dass diese Führungskräfte die Verantwortung an Sie als Arbeitgeber abschieben: „Ich hätte Sie ja gerne eine Gehaltsklasse höher eingeordnet, aber das lässt unsere Geschäftsleitung nicht zu.“

Und noch etwas ist sehr wichtig: Jedes Gehaltsgespräch ist sorgfältig vorzubereiten, gerade mit Blick auf Gehaltserhöhungen und Leistungszulagen. Die Einstufung und mögliche Spielräume gegenüber dem Arbeitnehmer müssen klar sein und begründet werden können.

Das Gespräch sollte der Personalverantwortliche in einem Besprechungszimmer in Ruhe und ohne Störungen führen. Wichtige Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.

Achtung: Haben Sie Gehaltsgruppen festgelegt, hat Ihr Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Eingruppierung von neuen Mitarbeitern. Das Gleiche gilt, wenn Sie einen Mitarbeiter umgruppieren, also in eine andere Gehaltsgruppe einfügen wollen.

Wie Sie im Einzelfall mit Markteinflüssen umgehen

Wenn Sie dem oben beschriebenen Weg zur Erstellung Ihres Entgeltsystems gefolgt sind, sind Marktgegebenheiten schon berücksichtigt. Allerdings haben Sie hierfür wahrscheinlich nur einen groben Gruppenvergleich angestellt.

Es kann aber sein, dass die ortsansässige Konkurrenz für bestimmte Leistungsträger und Spezialisten mehr bezahlt, dass Sie Schlüsselpositionen nur über Abwerbung besetzen können oder andere Unternehmen überbieten müssen.

Mit guten Gründen dürfen Sie zu Gunsten eines Mitarbeiters jederzeit von einem Gehaltssystem abweichen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigt immer wieder, dass in einem solchen Fall die Höhe einer individuell vereinbarten Arbeitsvergütung nicht dem rechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz unterworfen ist.

Bedenken Sie aber, dass Sie mit jeder Ausnahme das Gefüge etwas untergraben und das Gleichgewicht der internen Gerechtigkeit genauso wie die Kalkulation Ihrer Kosten gefährdet werden kann.

Kommt es deshalb regelmäßig zu solchen Ausreißern, sollten Sie Ihr Entgeltsystem generell noch einmal auf seine Marktfähigkeit prüfen.

Unabhängig hiervon sollten Sie Ihr Gehaltssystem ohnehin alle zwei oder drei Jahre überprüfen “ sei es wegen Veränderungen in Ihrem Unternehmen, sei es wegen Veränderungen im Umfeld. Bei der Überprüfung wie auch bei einer Überarbeitung Ihres Systems sollten Sie wieder den genannten sechs Schritten folgen.

Das sollte in Gehaltsverhandlungen nicht passieren

Abschließend noch einige Tipps, die Sie bei Gehaltsverhandlungen beachten sollten:

Gehaltsverhandlungen sind immer eine der heikelsten Angelegenheiten, bei denen Sie viel Fingerspitzengefühl benötigen.

Gibt es in Ihrem Unternehmen ein Gehalts- und Beurteilungssystem, tun Sie sich sicherlich etwas leichter.

Dennoch: Sie sollten unbedingt direkte Vergleiche mit anderen Mitarbeitern vermeiden, etwa nach dem Motto: „Sie verdienen jetzt schon mehr als Herr Bock …“

Ebenso vorsichtig sollten Sie mit vagen Versprechen umgehen, wie:

„Wenn es der Firma wieder besser geht, sind Sie als Erster mit einer kräftigen Erhöhung dran.“

Auch wenn das Problem so fürs Erste vom Tisch ist “ spätestens im nächsten Gehaltsgespräch ist der Ärger vorprogrammiert.

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Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nachhaltig motivieren und an Ihr Unternehmen binden wollen, müssen Sie ihnen etwas bieten. Vor dem Hintergrund, dass die Leistungen der gesetzlichen Alterssicherung immer schlechter werden und dementsprechend die Eigenvorsorge an Bedeutung zunimmt, gewinnt die betriebliche Altersversorgung in den Augen der Mitarbeiter zunehmend an Attraktivität.

Eine unkomplizierte und auch für kleinere Unternehmen interessante Art der betrieblichen Altersversorgung ist die Direktversicherung.

Lesen Sie in diesem Beitrag,

• warum sich die Direktversicherung für Sie und Ihre Mitarbeiter lohnt, 
• wer die Vorteile einer Direktversicherung nutzen kann und
• was Sie beim Abschluss einer Direktversicherung beachten müssen.

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Inhalt:

• Diese Vorteile hat eine Direktversicherung 
• Vorteile für Sie als Arbeitgeber 
• Vorteile für Ihre Mitarbeiter
• Wer die Steuervorteile der Direktversicherung nutzen kann
• Arbeitnehmer
• Sonderfall: Ehegatten
• Sonderfall GmbH-Geschäftsführer
• Welche Versicherungen infrage kommen
• So kann die Direktversicherung finanziert werden 
• Weg 1: Gehaltsumwandlung 
• Weg 2: Finanzierung durch Sie als Arbeitgeber 
• Wer bezahlt die Pauschalsteuer? 
• Worauf Sie beim Abschluss einer Direktversicherung achten müssen 
• Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung 
• Insolvenzsicherung
•  Anpassungspflicht 
• Wenn Ihr direktversicherter Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet 
• Vertrag wird vom Mitarbeiter übernommen 
• Fortführung des Vertrags durch Sie Kündigung 
• Worauf Sie in Ihrer Lohn- und Gehaltsbuchhaltung achten müssen
• Weblinks

Bezugsberechtigung

Diese Vorteile hat eine Direktversicherung

Bei der Direktversicherung handelt es sich um eine Kapital bildende Lebensversicherung, die Sie als Arbeitgeber zu Gunsten Ihres Mitarbeiters abschließen.

Versichert ist Ihr Mitarbeiter; bezugsberechtigt sind er bzw. seine Hinterbliebenen. Möglich ist sowohl eine Einzel- wie auch eine Gruppenversicherung für alle Mitarbeiter oder bestimmte Arbeitnehmergruppen Ihres Unternehmens.

Das Besondere bei einer Direktversicherung ist, dass die Beitragsleistungen steuerlich begünstigt sind ( § 40b EStG). Das bedeutet: Die für den Mitarbeiter aufgewendeten Beiträge müssen Sie bis zu einer bestimmten Größenordnung nur pauschal versteuern.

Vorteile für Sie als Arbeitgeber

Das Angebot einer Direktversicherung kann für Sie als Arbeitgeber ein interessantes Motivationsmodell, dabei aber völlig kostenneutral sein, wenn Sie lediglich Teile der ohnehin geschuldeten Vergütung in Beiträge zur Direktversicherung umwandeln. Darüber hinaus können Sie durch Abschluss einer Direktversicherung sogar Sozialversicherungsbeiträge sparen.

Außerdem ist Ihr Verwaltungsaufwand äußerst gering; die Hauptarbeit leistet hier das Versicherungsunternehmen. Aus diesem Grund eignet sich die Direktversicherung vor allem auch für Klein- und Mittelbetriebe.

Sie tragen zudem keinerlei Risiko, denn die Ansprüche Ihrer Mitarbeiter auf die Versicherungsleistungen richten sich ausschließlich gegen das Versicherungsunternehmen. Die Insolvenzsicherung ist einfach.

Seit 1. 1. 2002 haben Ihre Mitarbeiter durch das im Mai 2001 verabschiedete Altersvermögensgesetz einen Rechtsanspruch auf den Abschluss einer durch Gehaltsumwandlung finanzierten Direktversicherung.

Achtung: Sofern Sie eine Direktversicherung gewähren, müssen Sie immer auf den Gleichbehandlungsgrundsatz achten.

Sie können also nicht ohne sachlichen Grund dem einen Mitarbeiter eine Direktversicherung zugestehen und dem anderen nicht. Allerdings dürfen Sie den Abschluss und Umfang einer Direktversicherung an sachliche Kriterien wie Leistungsgruppen, Alter, Betriebszugehörigkeit oder eine bestimmte Tätigkeit koppeln.

Beachten Sie, dass der Leistungsplan und die Regelungen über die Heranziehung Ihrer Arbeitnehmer zu Versicherungsbeiträgen nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist “ Ihr Betriebsrat kann hier also mitreden; das Versicherungsunternehmen dürfen Sie allerdings allein auswählen.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Vorteilhaft ist, dass der Mitarbeiter mithilfe einer Direktversicherung Steuern und “ unter bestimmten Voraussetzungen “ auch Sozialabgaben sparen kann. Sie ist daher in aller Regel günstiger als eine private Lebens- oder Rentenversicherung, die der Mitarbeiter aus seinem Nettoeinkommen finanzieren muss.

Im Einzelnen sehen die Bedingungen einer Direktversicherung wie folgt aus: Direktversicherungsbeiträge können bis zu einer Höhe von 1.752 € pro Jahr und Mitarbeiter, im Rahmen einer Gruppenversicherung sogar bis zu 2.148 €, pauschal mit 20 Prozent zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag versteuert werden.

Dieser Pauschalsteuersatz ist meist niedriger als der individuelle Steuersatz Ihres Mitarbeiters.

Nachfolgendes Beispiel zeigt, welche Steuerersparnisse für Ihre Mitarbeiter “ je nach Steuersatz “ möglich sind:

Jährliche Steuerersparnis durch eine Direktversicherung mit einem pauschal versteuerten Jahresbeitrag von 1.752 €:

Sie sehen, es kann aus wirtschaftlichen Gründen für ihre Mitarbeiter durchaus interessant sein, einen Teil der Vergütung in eine Direktversicherung umzuwandeln.

Achtung: Werden die Direktversicherungsbeiträge zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt oder aus Einmalzahlungen, z. B. dem Weihnachtsgeld, gespeist, sind sie nicht nur steuerbegünstigt, sondern auch sozialversicherungsfrei “ sofern die Beitragsbemessungsgrenzen nicht ohnehin schon überschritten sind.

Das bedeutet nicht nur eine zusätzliche Ersparnis für Ihren Mitarbeiter, sondern auch für Sie als Arbeitgeber: Denn Ihr entsprechender Anteil zur Sozialversicherung fällt dann weg.

Beachten Sie aber, dass bei der Verwendung von Einmalzahlungen auch der Versicherungsbeitrag auf einmal fällig wird. Sie können die Einmalzahlung also nicht etwa zwölfteln und die Versicherungsbeiträge im Rahmen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung an das Versicherungsunternehmen abführen. In diesem Fall wäre die Sozialversicherungsfreiheit nicht mehr gegeben.

Schließen Sie Direktversicherungen mit höheren Beiträgen ab, unterliegt der übersteigende Betrag dem allgemeinen Lohnsteuerabzug. Ausnahme: Bei einer Gruppenversicherung und bei Beitragszahlungen im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses können höhere Beiträge als 1.752 € pauschal versteuert werden.

Sonderfall Gruppenversicherung

Eine Gruppenversicherung hat in der Regel nicht nur günstigere Konditionen; sie ermöglicht es Ihnen auch, für einzelne Mitarbeiter, etwa für Ihre leitenden Angestellten, höhere Beträge “ 2.148 € im Jahr “ pauschal zu versteuern.

Sind mehrere Mitarbeiter in einem Gruppenvertrag versichert, ist eine Pauschalbesteuerung der gesamten Direktversicherungsbeiträge immer dann möglich, wenn der Durchschnittsbetrag 1.752 € pro teilnehmendem Mitarbeiter nicht übersteigt.

Zur Ermittlung des Durchschnitts werden die Beiträge, die im Rahmen der Gruppenversicherung entrichtet werden, addiert und durch die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter dividiert.

Übersteigt der Durchschnittsbetrag 1.752 €, können Sie für jeden Mitarbeiter nur den tatsächlichen Direktversicherungsbeitrag pauschal versteuern “ soweit er 1.752 € im Jahr nicht überschreitet.

Achtung: Mitarbeiter, für die Sie mehr als 2.148 € pro Jahr an Beiträgen entrichten, dürfen Sie in diese Durchschnittsberechnung nicht mit einbeziehen.

Deren Versicherung wird dann wie eine Einzelversicherung behandelt.

Das heißt, 1.752 € des Versicherungsbetrags werden pauschal versteuert, der übersteigende Betrag wird dem allgemeinen Lohnsteuerabzug unterworfen.

Sonderfall Abfindung

Steuerlich kann es besonders lohnend sein, wenn Abfindungen anlässlich der Beendigung eines Dienstverhältnisses ganz oder teilweise in eine Direktversicherung eingezahlt werden.

Scheidet Ihr Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, vervielfältigt sich die Pauschalierungsgrenze von 1.752 €. Sie kann dann mit den Jahren der Betriebszugehörigkeit multipliziert werden. Angefangene Kalenderjahre zählen dabei voll.

Haben Sie in den letzten Jahren für Ihren Mitarbeiter bereits Direktversicherungsbeiträge gezahlt, werden allerdings noch die Beiträge, die Sie im Jahr der Auflösung des Arbeitsverhältnisses und in den sechs vorangehenden Jahren pauschal versteuert haben, abgezogen.

Achtung: Bei einer Gruppenversicherung müssen Sie die Beiträge abziehen, die Sie tatsächlich für Ihren Mitarbeiter pauschal versteuert haben, und nicht etwa den Durchschnittswert!

Während Abfindungen nur steuerfrei sind, wenn der Arbeitgeber die Beendigung des Arbeitsverhältnisses herbeigeführt hat, spielt der Grund für das Ausscheiden aus dem Betrieb bei der Pauschalierung der Direktversicherungsbeiträge keine Rolle.

Wer die Steuervorteile der Direktversicherung nutzen kann

Arbeitnehmer

Die Steuervorteile einer Direktversicherung kann prinzipiell jeder Arbeitnehmer nutzen. Allerdings muss es sich um das Hauptarbeitsverhältnis Ihres Mitarbeiters handeln. Das heißt, Ihr Mitarbeiter muss Ihnen eine Lohnsteuerkarte der Klassen I bis V vorlegen. Für Mitarbeiter mit Lohnsteuerklasse VI müssen Sie Direktversicherungsbeiträge grundsätzlich wie das restliche Gehalt normal versteuern. Eine pauschale Versteuerung kommt hier also nicht in Betracht.

Eine Direktversicherung ist prinzipiell auch für geringfügig Beschäftigte möglich. Einen steuerlichen Vorteil bringt das allerdings nicht, denn der Pauschalsteuersatz beträgt hier und da gleichermaßen 20 Prozent.

Vorsicht: Beiträge zur Direktversicherung bleiben für die Prüfung der Sozialversicherungspflicht nur dann außer Betracht, wenn sie zusätzlich zum normalen Arbeitsentgelt oder aus einer Einmalzahlung bestritten werden. Achten Sie also darauf, dass durch die Beiträge zur Direktversicherung aus dem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis nicht plötzlich ein ganz normales Arbeitsverhältnis wird!

Hat Ihr geringfügig beschäftigter Mitarbeiter mehrere Jobs, muss es sich außerdem bei Ihnen um das Hauptbeschäftigungsverhältnis handeln.

Sonderfall: Ehegatten

Sie können auch für Ihren mitarbeitenden Ehegatten eine Direktversicherung abschließen, wenn es sich um ein steuerlich anerkanntes Arbeitsverhältnis handelt. Die Finanzbehörden verlangen allerdings, dass die Direktversicherung

• betrieblich veranlasst und
• angemessen ist und
• nicht zu einer Überversorgung Ihres Ehegatten führt.

Betrieblich veranlasst und angemessen ist die Direktversicherung für Ihren Ehepartner immer dann, wenn Sie auch anderen, familienfremden Mitarbeitern eine Direktversicherung zu den gleichen oder ähnlichen Konditionen gewähren oder wenigstens angeboten haben. Wenn Sie Ihren Ehepartner hier anders behandeln, muss das einen sachlichen Grund haben, z. B. weil er eine höherwertige Tätigkeit ausübt.

Es spricht auch nicht gegen eine betriebliche Veranlassung, wenn Sie als Ehepartner im Versicherungsvertrag begünstigt sind.

Um eine Überversorgung zu vermeiden, darf die Altersversorgung Ihres Ehepartners aus der gesetzlichen Rentenversicherung und aus der betrieblichen Altersversorgung zusammen genommen nicht mehr als 75 Prozent des letzten steuerlich relevanten Einkommens betragen.

Beachten Sie, dass die Berechnung zu jedem Bilanzstichtag eingehalten werden muss.

Sonderfall GmbH-Geschäftsführer

Auch Geschäftsführer einer GmbH gelten steuerrechtlich als Arbeitnehmer und können von daher mit Abschluss einer Direktversicherung ihre Steuerlast reduzieren.

Ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter der GmbH, müssen Sie allerdings darauf achten, dass die Beiträge und das Gehalt der Höhe nach angemessen, insbesondere branchenüblich, sind.

Andernfalls unterstellt das Finanzamt, dass eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt.

Da das Finanzamt hier nach sehr strengen Kriterien prüft, sollten Sie sich im Vorfeld unbedingt von Ihrem Versicherungsunternehmen und Ihrem Steuerberater beraten lassen.

Welche Versicherungen infrage kommen

Als steuerlich förderbare Direktversicherungen werden Kapitallebensversicherungen mit und ohne Risikolebensversicherung, fondsgebundene Lebensversicherungen oder Rentenversicherungen “ auch mit ausländischen Versicherungsunternehmen “ anerkannt.

Für Kapitallebensversicherungen, die Sie seit dem 1. 1. 1997 abgeschlossen haben bzw. abschließen, muss die Todesfallleistung mindestens 60 Prozent der Beiträge betragen, die über die gesamte Vertragsdauer gezahlt werden.

Wurde der Versicherungsvertrag zwischen dem 1. 8. 1994 und dem 31. 12. 1996 geschlossen, muss die Todesfallleistung über die gesamte Versicherungsdauer mindestens 50 Prozent der Kapitalleistung betragen, die für den Erlebensfall vereinbart wurde.

Wurde der Vertrag vor dem 1. 8. 1994 abgeschlossen, werden auch Kapitallebensversicherungen mit steigenden Todesfallleistungen anerkannt, wenn bei Versicherungsbeginn eine Todesfallleistung von mindestens 10 Prozent der Kapitalleistung im Erlebensfall vereinbart wurde.

Außerdem muss die Laufzeit einer einzelnen Kapitallebensversicherung mindestens fünf Jahre betragen. Nur bei Gruppenversicherungen werden im Rahmen des Gleichbehandlungsgrundsatzes auch kürzere Versicherungsverträge anerkannt.

Bei einer Rentenversicherung mit Kapitalwahlrecht (bei der anstatt einer Rente die Zahlung des gesamten Kapitals auf einmal verlangt werden kann) darf das Wahlrecht erst nach fünf Jahren wirksam werden.

Wichtig für Ihren Mitarbeiter: Nur wenn die Vertragsdauer mindestens zwölf Jahre (Beitragszahlungsdauer fünf Jahre und mehr) beträgt, unterliegt die Versicherungsleistung nicht mehr der Kapitalertragsteuer.

Andernfalls muss der Mitarbeiter im Jahr, in dem die Versicherung als Kapitalzahlung ausbezahlt wird, 25 Prozent Kapitalertragsteuer auf die Zinsen zahlen. Bei einer kürzeren Vertragsdauer sollte Ihr Mitarbeiter deshalb immer die Rentenauszahlung wählen. Hier ist nur der Ertragsanteil steuerpflichtig.

Nicht als Direktversicherung anerkannt werden Versicherungen, bei denen das typische Todesfallrisiko und “ bereits bei Vertragsabschluss “ das Rentenwagnis ausgeschlossen sind.

Der Versicherungsvertrag muss also in jedem Fall die Möglichkeit einer späteren Rentenzahlung vorsehen. Ob der Mitarbeiter dann letztlich eine einmalige Kapitalzahlung oder eine Rentenzahlung wählt, kann er drei Monate vor Fälligkeit entscheiden.

Auch reine Unfallversicherungen zählen nicht zu den Direktversicherungen, selbst wenn bei einem Unfall mit Todesfolge eine Leistung vereinbart ist. Dagegen werden Unfallversicherungen im Rahmen einer Lebensversicherung anerkannt.

So kann die Direktversicherung finanziert werden

Grundsätzlich gilt, dass die Versicherungsbeiträge durch Sie als Arbeitgeber geleistet werden “ sei es durch laufende Prämienzahlungen, sei es durch Einmalzahlungen, z. B. im Zusammenhang mit einer Weihnachtsgeldzahlung oder einer Abfindung. Das bedeutet aber nicht zwingend, dass die Beitragsleistungen auch durch Sie aufgebracht werden müssen.

Weg 1: Gehaltsumwandlung

Hier werden die Versicherungsleistungen durch den Mitarbeiter finanziert. Dies sieht so aus, dass ein Teil der dem Mitarbeiter ohnehin zustehenden Arbeitsvergütung in eine Direktversicherung umgewandelt wird. Dieser Teil wird dann nicht an den Mitarbeiter ausbezahlt, sondern an die Direktversicherung abgeführt “ mit den entsprechenden steuerlichen Vorteilen für den Mitarbeiter.

Weg 2: Finanzierung durch Sie als Arbeitgeber

Alternativ können Sie Ihrem Mitarbeiter die Beiträge zur Direktversicherung zusätzlich zu seinem normalen Arbeitsentgelt zahlen. In diesem Fall bringen Sie zwar den Versicherungsbeitrag auf; Sie und Ihr Mitarbeiter sparen aber die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge.

Letztlich ist auch eine Kombination aus beiden Varianten möglich.

Wer bezahlt die Pauschalsteuer?

Die 20%ige Pauschalsteuer auf die Direktversicherungsbeiträge muss zunächst von Ihnen als Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt werden.

Eine andere Frage ist aber, wer diese Steuer im Innenverhältnis aufbringen muss.

Hier können Sie mit einer entsprechenden Vereinbarung die Steuerlast auf Ihren Mitarbeiter abwälzen.

Beachten Sie in diesem Fall, dass die Pauschalsteuer das normale steuerpflichtige Gehalt Ihres Mitarbeiters aber nicht mindert.

Worauf Sie beim Abschluss einer Direktversicherung achten müssen

Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung

Bevor Sie eine Direktversicherung abschließen, sollten Sie immer abklären, ob auch die Voraussetzungen für eine steuerliche Begünstigung “ die Pauschalbesteuerung “ vorliegen.

Ist das nicht der Fall, ist der Abschluss einer Versicherung bei weitem nicht so attraktiv.

Nach § 40b Abs. 1 S. 2 EStG ist eine Pauschalbesteuerung nur möglich, wenn

• die Versicherung im Erlebensfall nicht vor dem 60. Geburtstag Ihres Mitarbeiters fällig wird und
• die vorzeitige Kündigung durch den Mitarbeiter ebenso wie
• die Abtretung oder Beleihung durch den Mitarbeiter vertraglich ausgeschlossen ist.

Eine Laufzeitverkürzung des Versicherungsvertrags, z. B. durch Verwendung von Gewinnanteilen, darf ebenfalls erst zu einem Zeitpunkt nach Vollendung des 59. Lebensjahres möglich sein.

Hat Ihr Mitarbeiter ein unwiderrufliches Bezugsrecht, darf er seinen Versicherungsanspruch weder abtreten noch beleihen.

Andernfalls ist die Pauschalversteuerung nicht möglich. Diese Regelung gilt für alle Versicherungsverträge, die nach dem 31. 12. 1979 abgeschlossen wurden bzw. werden.

Bezugsberechtigung

Als Arbeitgeber müssen Sie mit dem Versicherungsunternehmen zunächst die Bezugsberechtigung Ihres Mitarbeiters abklären.

Werden die Versicherungsbeiträge über eine Gehaltsumwandlung finanziert, vereinbaren Sie ein unwiderrufliches Bezugsrecht.

Ihr Mitarbeiter hat dann von Anfang an alle Rechte aus dem Versicherungsvertrag.

Vorteil für Sie: Die Ansprüche Ihres Mitarbeiters richten sich allein gegen die Versicherung. Eine Insolvenzversicherung ist nicht nötig.

Zahlen Sie die Direktversicherungsbeiträge zusätzlich zum normalen Gehalt, ist die Direktversicherung ein gutes Instrument, Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden.

Sie können den Anspruch auf die Versicherungsleistung einschränken, indem Sie ein widerrufliches Bezugsrecht vereinbaren, nach dem der Mitarbeiter etwa keinen Anspruch auf die Versicherungsleistung hat, wenn er das Unternehmen vorzeitig verlässt.

Möglich ist das allerdings nur bis zum Eintritt der Unverfallbarkeit. Eine Widerrufsvereinbarung für einen späteren Zeitpunkt ist unwirksam.

Unverfallbarkeit tritt ein, wenn Ihr Mitarbeiter das 30. Lebensjahr vollendet hat und die Versorgungszusage für ihn entweder mindestens fünf Jahre bestanden hat.

Als Zeitpunkt der Versorgungszusage gilt bei der Direktversicherung das Datum des Vertragsabschlusses, frühestens aber der Beginn der Betriebszugehörigkeit. Auch wenn der Mitarbeiter auf Grund einer Vorruhestandsregelung ausscheidet, andernfalls aber die Wartezeit hätte erfüllen können, ist kein Widerruf möglich.

Insolvenzsicherung

Renten und unverfallbare Anwartschaften aus einer betrieblichen Altersversorgung müssen für den Fall einer Insolvenz gesichert werden.

Dazu müssen Sie bis spätestens drei Monate nach Abschluss der Direktversicherung eine Mitteilung an den Pensionssicherungsverein (PSV) machen. Von dort erhalten Sie gegebenenfalls eine Mitteilung, ob Sie “ steuerfreie “ Beiträge zur Insolvenzsicherung zu entrichten haben und wie hoch diese sind.

Beiträge zum PSV müssen Sie im Falle der Direktversicherung nur dann zahlen, wenn Sie das Bezugsrecht für Ihren Mitarbeiter widerruflich geregelt und die Versicherung beliehen oder abgetreten haben.

Haben Sie das Bezugsrecht für Ihren Mitarbeiter unwiderruflich vereinbart oder als Arbeitgeber bei einem widerruflichen Bezugsrecht die Versicherung weder beliehen noch abgetreten, müssen Sie keine Beiträge zur Insolvenzsicherung zahlen. Sie müssen den Abschluss der Versicherung aber dem PSV melden.

Anpassungspflicht

Leistungen der betrieblichen Altersversorgung müssen normalerweise laufend angepasst werden. Dazu müssen Sie

• alle drei Jahre eine Anpassungsprüfung vornehmen, wobei Sie die Interessen Ihrer Mitarbeiter und die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens sorgfältig gegeneinander abwägen müssen, oder
• sich von vornherein verpflichten, die laufenden Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung jährlich um wenigstens ein Prozent anzupassen.

Bei der Direktversicherung ist das einfacher geregelt. Hier entfällt die Anpassungspflicht, wenn vereinbart wird, dass alle auf den Rentenbestand entfallenden Überschussanteile zur Erhöhung der laufenden Versicherungsleistungen verwendet werden. Eine weitere Anpassung ist dann nicht mehr notwendig.

Achten Sie darauf, dass der Versicherungsvertrag eine solche oder ähnliche Regel enthält.

Wenn Ihr direktversicherter Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet

Scheidet ein Mitarbeiter, für den Sie eine Direktversicherung abgeschlossen haben, aus Ihrem Unternehmen aus, gibt es drei Möglichkeiten:

• Ihr Mitarbeiter übernimmt den Versicherungsvertrag.
• Sie führen die Direktversicherung für Ihren Mitarbeiter fort.
• Sie kündigen die Direktversicherung.

Vertrag wird vom Mitarbeiter übernommen

In diesem Fall tritt Ihr Mitarbeiter selbst in den Vertrag ein und zahlt seine Beiträge künftig selbst.

Er kann auch einen etwaigen neuen Arbeitgeber ersuchen, dass dieser die Direktversicherung weiterführt. Dann lassen sich die Steuervorteile für den Mitarbeiter fortsetzen.

Die Übertragungsmodalitäten sollten Sie mit dem Versicherungsunternehmen abklären.

Fazit: Die Möglichkeit, Ihrem Mitarbeiter den Vertrag zu übertragen, ist einfach und bequem und deshalb auch durchgängig üblich.

Fortführung des Vertrags durch Sie

Statt einer Übertragung können Sie die Beiträge für Ihren ausgeschiedenen Mitarbeiter auch weiterzahlen.

In diesem Fall dürfen Sie die Beiträge so lange pauschal mit 20 Prozent versteuern, wie Ihnen die erste Lohnsteuerkarte (Lohnsteuerklasse I bis V) Ihres ehemaligen Mitarbeiters vorliegt.

Kündigung

Kündigen Sie den Versicherungsvertrag, wird das Kapital aus der Versicherung an Ihren Mitarbeiter ausgezahlt, wenn Sie

• ein unwiderrufliches Bezugsrecht vereinbart haben oder
• bei einem widerruflich vereinbarten Bezugsrecht die Unverfallbarkeit bereits eingetreten ist.

Haben Sie das Bezugsrecht für eine Direktversicherung widerruflich vereinbart und ist die Unverfallbarkeit noch nicht eingetreten, verliert Ihr Mitarbeiter durch die Kündigung seine Versicherungsansprüche ersatzlos. In diesem Fall liegt eine Arbeitslohnrückzahlung vor.

Wenn Sie als Arbeitgeber bereits die Pauschalsteuer abgeführt haben, haben Sie nun einen Lohnsteuererstattungsanspruch. Die zu viel gezahlten Pauschalsteuerbeträge können Sie dann mit den Pauschalsteuerbeträgen verrechnen, die im Jahr der Arbeitslohnrückzahlung fällig werden. Übersteigen die Arbeitslohnrückzahlungen Ihre pauschal zu versteuernden Direktversicherungsbeiträge, können Sie die Erstattung der Lohnsteuer in Höhe von 20 Prozent des Unterschiedbetrags geltend machen.

Wenn Arbeitslohnrückzahlungen aus teilweise individuell und teilweise pauschal versteuerten Beitragsleistungen herrühren, müssen Sie den Betrag entsprechend aufteilen.

Dabei dürfen Sie aus Vereinfachungsgründen das Verhältnis zu Grunde legen, das sich nach den Beitragsleistungen in den vorangegangenen fünf Kalenderjahren ergibt.

Eine Arbeitslohnrückzahlung und daher auch ein Lohnsteuererstattungsanspruch liegt im Übrigen auch dann vor, wenn Gewinnanteile zu Ihren Gunsten beim Versicherungsunternehmen angesammelt und mit fälligen Beiträgen verrechnet oder ausgezahlt werden. Soweit hierbei Zinsen nach § 43 Abs. 1 Nr. 4 EStG der Kapitalertragsteuer unterliegen, ist auch die Kapitalertragsteuer Bestandteil der Arbeitslohnrückzahlung. Zeitpunkt der Arbeitslohnrückerstattung ist der Zeitpunkt der Gutschrift, Verrechnung oder Auszahlung der Gewinnanteile.

In diesem Fall werden die gutgeschriebenen oder ausgezahlten Gewinnanteile mit den im selben Jahr fälligen, pauschal zu versteuernden Versicherungsbeiträgen verrechnet. Übersteigen die Gutschriften/Auszahlungen die fälligen Beiträge, haben Sie wiederum Anspruch auf Lohnsteuerrückerstattung in Höhe von 20 Prozent des Unterschiedsbetrags. Die Berechnungsweise ist also die gleiche.

Worauf Sie in Ihrer Lohn- und Gehaltsbuchhaltung achten müssen

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Direktversicherungsbeiträge und die pauschale Lohnsteuer im Lohnkonto Ihres Mitarbeiters festzuhalten.

Auf der Lohnsteuerkarte werden dagegen nur die individuell versteuerten Direktversicherungsbeiträge vermerkt. Die pauschal versteuerten Direktversicherungsbeiträge erscheinen hier nicht.

Bei der Lohnsteueranmeldung müssen Sie sowohl die auf die Direktversicherung anfallende Pauschalsteuer, als auch die gegebenenfalls anfallende individuelle Steuer angeben.

Achtung: Wenn das Jahr vorüber ist, können Sie die pauschale Versteuerung nicht mehr nachholen. Auch Ihr Mitarbeiter kann sie bei seiner Einkommensteuer dann nicht mehr geltend machen.

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