Mitarbeiterbefragung

{loadposition debug}

So bereiten Sie eine Mitarbeiterbefragung vor

Zunächst sollten Sie klären, welche Probleme durch die Mitarbeiterbefragung gelöst werden sollen.

Setzen Sie beim Ziel der Befragung an

Eine ernst gemeinte Mitarbeiterbefragung erfordert eine gründliche inhaltliche und methodische Vorbereitung. Konzipieren Sie Ihre Mitarbeiterbefragung immer vom Ergebnis her.

Das bedeutet: Setzen Sie deshalb beim Ziel an, das Sie mit der Befragung letztlich verfolgen.

Überlegen Sie dabei, welche Fragebereiche Sie behandeln müssen, um die Informationen von Ihren Mitarbeitern zu bekommen, die zur Erreichung des Ziels der Befragung führen.

Das setzt eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema voraus. Sie müssen sich z.B. Gedanken darüber machen,

  • welche Ursachen ein bestimmtes Problem aus Ihrer Sicht haben könnte,
  • welche Lösungen Sie sich vorstellen können,
  • wie es um die Akzeptanz dieser Lösungsvorschläge bestellt ist und
  • ob die Mitarbeiter andere Lösungswege haben.

Die Befragung sollte sich demnach darauf richten, was die Ursachen für die Fehlzeiten und deren Anstieg sind und welche Maßnahmen dazu führen, dass die Fehlzeitenquote wieder abnimmt.

Hier können Sie selbst mögliche Ursachen vorstellen und zur „Diskussion“ stellen.

Gehen Sie hier dann vom Großen ins Detail.

So kommen Sie näher an die Punkte heran, die Sie konkret abfragen müssen, um ein zielführendes Ergebnis zu erhalten.

Mündlich oder schriftlich befragen?

Ihre Befragung können Sie mündlich oder schriftlich durchführen.

Für eine schriftliche Befragung spricht vor allem der geringere Zeit- und Personalaufwand: Ihre Mitarbeiter füllen den Fragebogen in aller Ruhe eigenständig aus, wann es ihnen passt. Sie brauchen keine Interviewer abstellen.

Auch lässt sich durch eine schriftliche Befragung die stets so wichtige Wahrung der Anonymität der Befragten leichter gewährleisten und glaubhaft machen.

Anonymität ist immer dann besonders wichtig, wenn Sie kritische und ehrliche Antworten auf Ihre Fragen bekommen wollen: Fürchten Mitarbeiter auch nur, dass sie bei einer kritischen Stellungnahme zur Verantwortung gezogen werden, ist der Erfolg der ganzen Befragung gefährdet. Vertrauensbildende Maßnahmen sind daher sehr wichtig.

Die mündliche Befragung erfordert zwar deutlich mehr Zeit und Personal, hat aber den Vorzug, dass wichtige Themen vertieft werden können.

Sind Fragestellungen unklar, kann der Interviewer gezielt Hilfestellung geben, bei unbefriedigenden Antworten kann er nachhaken.

Praktikabel ist eine mündliche Befragung in der Regel aber nur, wenn der Kreis der Befragten klein und überschaubar ist. Das ist immer dann der Fall, wenn der Kreis der von Ihnen Befragten 20 bis 30 Personen nicht übersteigt.

So gestalten Sie den Fragebogen

Diese Fragetypen können Sie verwenden

Verwenden Sie möglichst geschlossene Fragen, also Fragen, bei denen die verschiedenen Antwortmöglichkeiten schon vorgegeben sind und Ihr Mitarbeiter die zutreffende Antwort lediglich ankreuzen muss.

Die Antworten lassen sich dann später leicht auswerten, die Ergebnisse werden zudem aussagekräftiger.

Gebräuchlich sind meistens geschlossene Fragen, bei denen Ihre Mitarbeiter auf einer Werteskala den Grad ihrer Zustimmung zu einem bestimmten Punkt angeben sollen:

Wie zufrieden sind Sie mit den Sozialleistungen, die unser Unternehmen bietet?

sehr zufrieden

zufrieden

teils, teils

unzufrieden

sehr unzufrieden

Diese Frageform eignet sich besonders, um herauszufinden, ob überhaupt Handlungsbedarf besteht bzw. wo Sie etwas tun müssen.

Verschiedene Hypothesen (z.B. über die Ursache eines Problems oder Veränderungen, die Sie in Betracht ziehen) prüfen Sie ab, indem Sie Ihrem Mitarbeiter die Wahl zwischen ihnen lassen.

Fragen Sie beispielsweise: „Welche Sozialleistungen sind Ihnen persönlich neben Ihrer normalen Vergütung besonders wichtig?“ “ Bitte kreuzen Sie maximal drei Leistungen an:

  • Jobtickets/Fahrtkostenzuschüsse
  • Kantinenverpflegung

Beachten Sie: Die Auswahl der Vorgaben setzt voraus, dass die Befragten zum möglichen Kreis von Anspruchsberechtigten gehören. Denn nur, wenn sich etwas ändern kann, ist eine Befragung für die Mitarbeiter von Interesse.

Offene Fragen, auf die Ihr Mitarbeiter frei und ausführlich antworten kann, können Ihnen völlig neue, manchmal geradezu wertvolle Aspekte liefern, die Sie in Ihren eigenen Überlegungen bisher übersehen hatten.

Die Auswertung der Antworten ist allerdings “ wie bereits erwähnt “ schwierig und zeitaufwändig. Bei 50 Befragten wird es vermutlich auf eine offene Frage auch nahezu 50 verschiedene Antworten geben.

Um die Antworten miteinander zu vergleichen und Schlüsse daraus zu ziehen, müssen Sie jede einzelne Antwort lesen, interpretieren und die Kernaussage zusammenfassen. Das kostet Zeit und birgt die Gefahr von Fehlinterpretationen.

Statistische Fragen, z.B. nach der Abteilungszugehörigkeit, Gehaltsgruppe, Alter oder Geschlecht, helfen Ihnen, die Antworten nach Mitarbeitergruppen zu differenzieren. Das kann wichtig sein, denn ein und dasselbe Problem kann von unterschiedlichen Mitarbeitergruppen sehr unterschiedlich bewertet werden.

Vermeiden Sie mögliche Fehlerquellen

Alle Fragen sollten Sie so eindeutig und verständlich wie möglich formulieren. Vermeiden Sie z.B. Verneinungen.

Eine Werteskala sollten Sie, wenn schon nicht bei jeder Frage “ wie bei der Musterbefragung “ so doch zumindest in übersichtlichen Abständen wiederholen.

Nach drei Seiten unbenannter Kästchen hat Ihr Mitarbeiter wahrscheinlich vergessen, für welche Antwort die einzelnen Kästchen jeweils stehen und wo er sein Kreuzchen hinsetzen muss.

Achten Sie auch darauf, dass die Polung einer Werteskala über den ganzen Fragebogen hinweg gleich bleibt. Die zustimmenden Antworten sollten entweder immer auf der rechten Seite oder immer auf der linken Seite stehen. Andernfalls kann es „im Eifer des Gefechts“ schnell zu falschen Aussagen kommen.

Wenn Sie im Frageblock 1 die Skala vorgeben

sehr zufrieden

zufrieden

teils, teils

unzufrieden

sehr unzufrieden

sollten Sie im nächsten Block die Skala nicht mit „sehr unzufrieden“ beginnen. Das würde bei unaufmerksamen Mitarbeitern zu falschen Antworten führen.

Achten Sie auf ein leserfreundliches Gesamtbild

Untergliedern Sie den Fragebogen nach Themenbereichen. So fällt Ihren Mitarbeitern das Ausfüllen leichter, weil die Befragung logischer und schlüssiger wirkt. Eine thematische Untergliederung erleichtert Ihnen außerdem die spätere Auswertung.

Achten Sie ferner auf ein übersichtliches Layout: Das Lesen und Ausfüllen soll schließlich für Ihre Mitarbeiter nicht zur Qual werden.

Achten Sie auch auf die Schriftgröße: Verwenden Sie mindestens die Schriftgröße zehn Punkt oder besser noch größer, damit der Fragebogen gut lesbar ist.

Machen Sie einen Testlauf

Wenn Ihr Fragebogen steht, machen Sie zunächst einen Testlauf. Legen Sie den Bogen einigen Mitarbeitern vor: Ist er verständlich? Ist er spannend genug? Können sich Ihre Mitarbeiter darin wiederfinden? Oder haben sie Schwierigkeiten, eine passende Antwort zu finden?

Nehmen Sie auch die Auswertung ruhig einmal vorweg. Tragen Sie verschiedene fiktive Ergebnisse ein. Lassen sich aus den Ergebnissen praktische Konsequenzen ableiten? Oder fehlen Ihnen immer noch wesentliche Informationen, um tatsächlich Veränderungen in Gang zu setzen? Die Befragung hätte dann einen wichtigen Zweck verfehlt.

Setzen Sie Ihren Fragebogen erst dann ein, wenn er Sie rundherum überzeugt.

Die Seriosität des externen Unternehmens können Sie unter anderem daran festmachen, dass es Ihnen eine individuelle Lösung und keine Lösung von der Stange anbietet.

So bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Befragung vor

Je mehr Mitarbeiter sich an der Befragung beteiligen, desto repräsentativer wird das Ergebnis der Befragung ausfallen.

Rühren Sie deshalb rechtzeitig die Werbetrommel “ am besten im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung. Denn: Zwingen können Sie Ihre Mitarbeiter nicht, an der Befragung teilzunehmen. Selbst, wenn Sie so weit gehen könnten, würden Sie in einem solchen Fall sicherlich keine ehrlichen Antworten bekommen. Freiwilligkeit ist also Trumpf. Deshalb gilt:

  • Stellen Sie Ihr Projekt vor.
  • Erklären Sie, warum die Befragung wichtig ist und was Sie damit erreichen wollen.
  • Betonen Sie die Vorteile für Ihre Mitarbeiter (Mitgestaltung/Verbesserung der Arbeitsbedingungen usw).
  • Räumen Sie Bedenken aus. Sichern Sie z.B. Anonymität zu und erklären Sie das Verfahren .
  • Informieren Sie über den Ablauf der Befragung: Wann werden die Fragebögen verteilt? Wann und wo müssen sie wieder abgegeben werden? Was passiert, wenn das Ergebnis vorliegt?

Dem Fragebogen selbst sollten Sie dann noch eine schriftliche Information beilegen, z.B.:

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

heute erhalten Sie den Fragebogen zur angekündigten Mitarbeiterbefragung. Bitte beantworten Sie die Fragen so ehrlich wie möglich, denn nur so können wir uns ein zutreffendes Bild darüber machen, wie wir die genannten Probleme lösen können und was Ihnen, unseren Mitarbeitern, wichtig ist.

Von der vorliegenden Befragung erhoffen wir uns Aufschluss über mögliche Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten in unserem Unternehmen. Auch in unserem Interesse ist uns daran gelegen, dass Sie sich in unserem Unternehmen wohl fühlen und Ihnen die Arbeit Spaß macht.

Die ausgefüllten Fragebögen können Sie in den für diesen Zweck bereitgestellten Kasten am Personaleingang einwerfen. Letzter Abgabetermin ist der 30. 4. 2002.

Ganz wichtig: Die Befragung ist absolut anonym! Die Antworten in den Fragebögen lassen keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu und werden unmittelbar nach ihrer Auswertung vernichtet. Eine solche Zuordnung ist auch gar nicht beabsichtigt und für die Auswertung im Übrigen vollkommen unerheblich.

Über das Ergebnis der Befragung werden wir Sie natürlich schnellstmöglich informieren.

Wir bedanken uns schon jetzt ganz herzlich für Ihre Mithilfe.

Mit freundlichen Grüßen

Die Unternehmensleitung

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Schon in dieser Vorbereitungsphase sollten Sie Ihren Betriebsrat miteinbeziehen, um die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiterbefragung zu erhöhen. Er hat ohnehin ein Informationsrecht. Nach § 80 Abs. 2 BetrVG kann er verlangen, dass Sie ihm die Auswertung der Befragung vorlegen, wenn wahrscheinlich ist, dass die gewonnenen Erkenntnisse Aufgaben des Betriebsrats betreffen.

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

{loadposition debug}

Pages: 1 2 3 4 5 6 7