Löhne und Gehälter festzulegen und anzupassen, ist eine Ihrer wichtigsten, aber auch eine der schwierigsten und teilweise unangenehmsten Aufgaben.

„Was muss ich zahlen, damit meine Mitarbeiter nicht abspringen?“ – „Wie sorge ich dafür, dass die Vergütung niemanden demotiviert?“ – „Was zahlt die Konkurrenz?“ – „Wie kann ich sicherstellen, dass keiner auf den anderen neidisch ist?“ – Diese und andere Fragen sind zu beantworten, wenn Sie ein Vergütungssystem in Ihrem Unternehmen entwerfen oder überarbeiten.

Dieser Beitrag hilft Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen. Lesen Sie hierzu,

• warum eine sichere Gehaltsfindung so wichtig ist,
• wie Sie Schritt für Schritt ein Entgeltsystem entwickeln und
• was Sie bei Gehaltsverhandlungen beachten sollten.

{loadposition debug}

Inhalt:

• Warum die richtige Gehaltshöhe so wichtig ist
• So entwicklen Sie Schritt für Schritt Ihr Vergütungssystem
• Schritt 1: Beachten Sie die grundsätzlichen Anforderungen an ein Vergütungssystem
• Schritt 2: Sammeln und bewerten Sie die gestellten Anforderungen
• Schritt 3: Verknüpfen Sie die Lohngruppen mit einer bestimmten Vergütung
• Schritt 4: Beachten Sie auch die individuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter
• Schritt 5: Wie Sie mit besonderen Zulagen umgehen
• Schritt 6: So behalten Sie Ihre Personalkosten im Griff
• So setzen Sie Ihr System richtig um
• Wie Sie im Einzelfall mit Markteinflüssen umgehen
• Das sollte in Gehaltsverhandlungen nicht passieren
• Weblinks

Warum die richtige Gehaltshöhe so wichtig ist

Die Vergütung ist einer der zentralen Punkte, wenn es um die Einstellung gesuchter Leistungsträger geht. Auch wenn die Entscheidung des Einzelnen für einen Arbeitgeber sicherlich nicht nur von der Höhe des Entgelts abhängt, so beeinflusst das Gehaltssystem die Attraktivität eines Unternehmens am Arbeitsmarkt doch erheblich.

Mit einem angemessenen Gehalt bringen Sie Ihren Mitarbeitern und deren Arbeit Wertschätzung entgegen. Dies führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden und bereit sind, ihre Aufgaben verantwortungsbewusst auszufüllen. Wenn auch andere Rahmenbedingungen “ vor allem die Mitarbeiterführung und das Betriebsklima “ stimmen, können Sie Ihre Mitarbeiter mit dem richtigen Entgeltsystem motivieren, mehr und bessere Arbeit zu leisten.

So entwicklen Sie Schritt für Schritt Ihr Vergütungssystem

Schritt 1: Beachten Sie die grundsätzlichen Anforderungen an ein Vergütungssystem

Bevor Sie in die Planungsdetails einsteigen, sollten Sie sich zunächst die wichtigsten Grundregeln vor Augen führen:

1. Halten Sie die gesetzlichen und tarifvertraglichen Rahmenbedingungen ein

Es gibt in Deutschland keinen gesetzlich vorgeschriebenen Mindestlohn. Ausnahme ist lediglich die Bauwirtschaft. Dafür gilt die „Dritte Verordnung über zwingende Arbeitsbedingungen im Baugewerbe“, nach der allen Bauarbeitern auf deutschen Baustellen der tariflich vereinbarte Mindestlohn zu zahlen ist.

In allen anderen Branchen herrscht Vertragsfreiheit: Die Lohnhöhe ist also Verhandlungssache.

Das heißt aber nicht, dass Sie die Lohnhöhe immer nach Belieben bestimmen dürfen: Bei Tarifbindung müssen Sie den Tariflohn als Mindestvergütung zahlen. Und bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung und insbesondere bei leistungsbezogenen Entgelten wie etwa dem Akkordlohn hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.

Sind Sie nicht tarifgebunden, brauchen Sie sich zwar nicht an den Tarifvertrag anzulehnen; Sie dürfen die Entlohnung aber nicht so gering bemessen, dass man von strafbarem Lohnwucher sprechen kann.

Dieser wäre gegeben, wenn ein Arbeitgeber mit einem beruflich qualifizierten Arbeitnehmer, der sich in einer Zwangslage (z.B. Arbeitslosigkeit) befindet, einen ungewöhnlich geringen Stundenlohn vereinbart, z.B. zwei Drittel des Tariflohns oder eine Unterschreitung des üblichen Lohns um 40 Prozent.

Zusätzlich müssen Sie darauf achten, dass Ihr Vergütungssystem nicht gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz verstößt. So müssen Sie Männern und Frauen grundsätzlich für die gleiche Arbeit auch das gleiche Entgelt zahlen. Ebenso müssen Sie Teilzeitbeschäftigten die “ entsprechend ihrer Arbeitszeit “ gleiche Vergütung wie Vollzeitkräften zahlen.

2. Sorgen Sie für Vergütungsgerechtigkeit

Jedes Gehaltssystem muss das Gerechtigkeitsempfinden der Mitarbeiter respektieren, nur dann wird es akzeptiert!

Dieses Ziel können Sie erreichen, indem Sie die Gehaltshöhe an den gestellten Anforderungen festmachen.

Aber auch die individuellen Leistungen müssen Sie berücksichtigen. Auf diese Weise sorgen Sie für ein ausbalanciertes Gehaltsgefüge in Ihrem Unternehmen “ die interne Gerechtigkeit passt.

Wichtig ist, dass Sie auch die Gehälter im Marktvergleich im Auge behalten; die externe Gerechtigkeit muss ebenfalls stimmen!

Denn lassen Sie die interne und externe Gerechtigkeit außer Acht, werden Sie Ihre Mitarbeiter nicht motivieren “ im Gegenteil: Ist das Vergütungssystem nicht strukturiert und ausgewogen, ist Neid vorprogrammiert.

„Wieso verdient Herr Müller in seiner Lohngruppe mehr als ich? Er macht doch fast das Gleiche wie ich!“

Die Folgen sind Demotivation, innere Kündigung und erhöhte Fluktuation.

3. Schaffen Sie Transparenz

Akzeptiert wird ein Gehaltssystem immer nur dann, wenn Ihre Mitarbeiter dessen Aufbau grundsätzlich nachvollziehen können. Gestalten Sie Ihr Entgeltsystem daher transparent, und nehmen Sie ihm jeglichen Anstrich von Willkür!

Das heißt aber nicht, dass jeder Mitarbeiter auch wissen sollte, was sein Kollege genau verdient.

Das sollte durchaus vertraulich bleiben.

Schritt 2: Sammeln und bewerten Sie die gestellten Anforderungen

Jedes Gehalt sollte in erster Linie anforderungsbezogen sein; je höher also die Anforderungen, desto höher das Gehalt.

Die Anforderungen, die an Ihre Mitarbeiter gestellt werden, ergeben sich aus dem Anforderungsprofil der jeweiligen Stelle.

Hiernach bemisst sich das Grundentgelt. “ Soweit ist alles noch einfach.

Doch welche Vergütung passt zu welchen Anforderungen?

Um diesen Bezug herstellen zu können, müssen Sie zunächst einmal die Tätigkeiten in Ihrem Betrieb entsprechend den Anforderungen zusammenstellen und bewerten.

Festhalten sollten Sie dabei die

• Aufgaben,
• Kompetenzen,
• Verantwortungsbereiche und
• Arbeitssituation des Mitarbeiters.

Hierzu können Sie gut eine vorhandene Stellenbeschreibung nutzen, die so aussehen könnte:

Nach der „Klassifizierung“ der Tätigkeiten müssen Sie diese in eine Rangfolge bringen. Diese Rangfolge beruht auf einem Paarvergleich der Schwierigkeit aller in Ihrem Unternehmen vorhandenen Arbeiten (so genanntes Rangfolgeverfahren):

Die Arbeit der Abteilungsleitung (A) ist anspruchsvoller als die des Mitarbeiters (B). Die Arbeit des Mitarbeiters (B) ist anspruchsvoller als die der Assistenz (C). Die Rangfolge ergibt sich: 1. Abteilungsleitung (A), 2. Mitarbeiter (B), 3. Assistenz (C).

Alternativ hierzu können Sie das Lohngruppenverfahren einsetzen. Hierbei ordnen Sie die Gesamtanforderungen der Stellen anhand gestufter Richtbeispiele (z.B. in Anlehnung an einen Tarifvertrag) ein.

Beachten Sie: Die jeweiligen Tätigkeiten sollten Sie immer in ihrer Gesamtheit bewerten, also nicht jeden Sekretärinnenplatz für sich, sondern alle zusammen, nicht jede Abteilungsleitung einzeln, sondern alle kaufmännischen Leitungspositionen einer Hierarchieebene gemeinsam. Voraussetzung hierfür ist aber, dass die Arbeitsaufgaben vergleichbar sind und unter ähnlichen Bedingungen gearbeitet wird.

Schritt 3: Verknüpfen Sie die Lohngruppen mit einer bestimmten Vergütung

Die Lohngruppen oder die Rangfolge müssen Sie nun mit einer bestimmten Entgelthöhe verknüpfen.

Das gilt beim Lohngruppenverfahren

Beim Lohngruppenverfahren haben Sie die Möglichkeit, das Grundgehalt an einen Tarifvertrag anzulehnen “ sofern Sie nicht schon aufgrund Ihrer Tarifgebundenheit dazu verpflichtet sind.

Diese Vorgehensweise bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie parallel mit der Zuordnung auch gleich einen gewissen Marktabgleich vornehmen.

Falls Sie nicht tarifgebunden sind, können Sie auch direkt in Ihren Arbeitsverträgen auf tarifliche Regelungen Bezug nehmen und auf diese Weise einen Vergütungstarifvertrag oder Teile davon zum Gegenstand des Arbeitsvertrags machen.

Wenn Sie das Rangfolgeverfahren nutzen

Wenden Sie das Rangfolgeverfahren an, müssen Sie das zu jedem Rangplatz passende Gehalt selbst ermitteln.

Dazu sollten Sie sich zunächst einen Marktüberblick über die aktuellen Vergütungen verschaffen. Angaben zu den aktuellen, am Markt üblichen Gehaltshöhen erhalten Sie z.B.

• durch Nachfrage bei Verbänden, etwa dem Arbeitgeberverband Ihrer Branche oder den Industrie- und Handelskammern Ihrer Region,
• über die Beteiligung an Arbeitskreisen (AKs) und Erfahrungsaustauschgruppen, z.B. bei der Deutschen Gesellschaft für Personalführung oder dem Rationalisierungskuratorium der Wirtschaft (RKW) oder an Universitäten,
• über Kontakte zum Arbeitsamt und zum Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung,
• über Studien wie sie von Personalberatungen angeboten werden,
• über Veröffentlichungen in Fachzeitschriften,
• im Internet kostenlos unter www.gehalts-check.de oder bei www.crosswater.com und detailliert, aber kostenpflichtig unter www.personalmarkt.de, sowie
• über die Gehaltsforderungen Ihrer Bewerber oder über den Austausch mit Kollegen aus anderen Unternehmen.

Wichtig: Damit Sie nicht von falschen Grundlagen ausgehen, sollten Sie genau überprüfen, was in den angegebenen Vergütungen berücksichtigt ist. Handelt es sich um Brutto- oder Nettoangaben, fixe oder variable Entgeltbestandteile? Ist ein 13. Monatsgehalt eingerechnet?

Beachten Sie zudem, dass (nur) an Berufen orientierte Gehaltstabellen (und nur diese werden in der Regel kostenfrei veröffentlicht) die für Sie wichtige Marktlage nur unzureichend wiedergeben. Denn oftmals haben weitere Faktoren einen großen Einfluss auf die übliche Gehaltshöhe, etwa

• die Branche, in der Sie tätig sind,
• Ihre Unternehmensgröße oder
• die Region, in der Ihr Betrieb angesiedelt ist.

So unterscheiden sich Durchschnittsgehälter allein aufgrund regionaler Gesichtspunkte um bis zu 20 Prozent!

Jahresgesamtbezüge in €uro:

Haben Sie die am Markt übliche Gehaltshöhe ermittelt, können Sie Ihre Lohngruppen oder Rangfolgen mit der von Ihnen ins Auge gefassten Entgelthöhe verknüpfen.

Schritt 4: Beachten Sie auch die individuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter

Sie haben im vorangegangenen Schritt einer Normalleistung ein Grundgehalt zugeordnet. Um Ihre Mitarbeiter gezielt zu motivieren, sollten Sie auch leistungsbezogene Vergütungsbestandteile in Ihr Entgeltsystem integrieren.

Für eine leistungsorientierte Vergütung ist eine Leistungsbeurteilung notwendig, die Sie mindestens einmal im Jahr vornehmen sollten.

Doch Vorsicht: Bei der Leistungsbeurteilung gibt es einige „Knackpunkte“, die Sie kennen sollten:

• Der Beurteilende hat oft schon ein bestimmtes Bild von einem Mitarbeiter.

  Aufgrund des Bildes nimmt der Beurteiler dann meist nur bestimmte Informationen auf und verarbeitete diese seinem Vorstellungsbild entsprechend.

• Manche Vorgesetzte sind als Beurteilende streng, andere sind milder. Daher können in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Beurteilungen erfolgen.
• Die letzten Geschehnisse sind dem Beurteiler meist besser im Gedächtnis.
• Einzelne Verhaltensweisen mit einer hohen Auswirkung „überschatten“ leicht die gesamte Beurteilung.

Um solche Fehleinschätzungen zu vermeiden, ist es ganz wichtig, möglichst viele objektive Beurteilungskriterien in einen Beurteilungsbogen aufzunehmen. Ein solcher Bogen kann z.B. wie folgt aufgebaut sein:

Wichtig: Sie sollten dem beurteilten Mitarbeiter immer Einblick in die Beurteilung gewähren und seine Einstufung in einem Gespräch begründen (Transparenzgedanke!).

Wichtig ist dabei ein konstruktives Feedback.

Das können Ihre Führungskräfte aber nur leisten, wenn sie das Instrument der Beurteilung selbst verstanden haben. Planen Sie daher eine Schulung der Beurteiler ein!

Dann haben Sie die besten Voraussetzungen geschaffen, Ihre Mitarbeiter durch objektive Beurteilung und leistungsbezogene Entgeltbestandteile zu motivieren.

Nun müssen Sie die Leistungsbeurteilung mit dem Entgelt verknüpfen:

Zunächst legen Sie fest, welche Leistung in welchem Umfang einen Zuschlag rechtfertigt.

Die nächste Frage ist, wie hoch der variable Vergütungsbestandteil sein soll. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Variante 1: Gängig ist ein bestimmter Prozentsatz, der sich auf das Grundgehalt des Mitarbeiters bezieht.

Üblich sind folgende variable Anteile des Entgelts:

• bei höheren Führungskräften maximal 40 Prozent,
• beim mittleren Management maximal 30 Prozent,
• bei unteren Führungskräften maximal 15 Prozent,
• bei Außendienstmitarbeitern maximal 40 Prozent und
• bei Angestellten und den Mitarbeitern in der Produktion maximal 15 Prozent.

Vorteilhaft ist bei dieser Variante der direkte und nachvollziehbare Bezug der Benotung zur Höhe des leistungsbezogenen Gehaltsanteils. Nachteilig ist für Sie die schlechte Planbarkeit der anfallenden Kosten, denn wenn alle sehr gute Leistungen bringen, wird es für Sie teuer.

• Variante 2: Hierbei wird nur ein bestimmtes Budget verteilt.

Sie setzen pro Gruppe/Abteilung/Bereich ein festes Budget an, das entsprechend den Beurteilungen zu verteilen ist.

Frau Schulz erhält für Ihre Abteilung mit 5 Mitarbeitern 10.000 € Prämie im Jahr. In Abhängigkeit von ihrer Beurteilung ergibt sich folgendes Bild:

Bei der Vorgabe eines festen Budgets können Ihnen zwar die Kosten nicht davonlaufen, aber Vorsicht: Haben Sie „harmoniebedürftige Führungskräfte“, kann es sein, dass diese das zusätzliche Budget einfach gleichmäßig verteilen. Leistungsanreize sind so natürlich nicht zu erreichen.

• Variante 3: Bei diesem Modell entscheidet der Unternehmenserfolg über die Höhe der zusätzlichen Vergütung.

Die zu verteilende Summe wird an Ihrem Unternehmensgewinn festgemacht. In „mageren“ Jahren gibt es trotz guter individueller Noten weniger, in „fetten“ Jahren mehr für Ihre Mitarbeiter.

Vorteil: Die Kosten sind „gegengerechnet“ und somit für Sie in jedem Fall tragbar. Für Mitarbeiter mit wenig Einfluss auf das (aktuelle) Unternehmensergebnis (z.B. Verwaltung) ist der Anreiz allerdings fraglich.

Schritt 5: Wie Sie mit besonderen Zulagen umgehen

Prüfen Sie im nächsten Schritt, ob weitere Zulagen notwendig oder sinnvoll sind. Die Gründe, solche Zulagen zu zahlen, können unterschiedlich sein. Sie ergeben sich aus

• rechtlichen Vorgaben (Gesetz, Tarif-, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag), etwa Schichtzulagen, Nachtarbeitszulagen, Sonntags- und Feiertagszulagen und Zulagen für Gefahren, aber auch Urlaubsgeld usw.,
• freiwilligen, sozialen Aspekten, etwa Dienst- und Lebensalterzuschlägen, Weihnachtsgeld, betriebliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen, Verpflegungszulagen, Aufwendungsersatz für Fahrten zum Arbeitsplatz usw.

An den rechtlich zwingenden Zulagen führt kein Weg vorbei. Sie müssen sie von vornherein in Ihrem Vergütungssystem berücksichtigen.

Bei freiwilligen Zulagen sieht es anders aus. Hierbei dürfen Sie über eine Gewährung entscheiden. Die Motive hierfür können unterschiedlich sein:

• Sie wollen Ihr Arbeitgeberimage pflegen und verbessern,
• Sie erhoffen sich Vorteile bei der Personalgewinnung,
• Sie wollen Ihre Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden und dadurch eine geringere Fluktuation erreichen,
• Sie wollen die Arbeitszufriedenheit verbessern und geringere Krankenstände erzielen oder
• Sie wollen finanzielle und steuerliche Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter nutzen.

Schritt 6: So behalten Sie Ihre Personalkosten im Griff

Das Bruttoentgelt des Arbeitnehmers können Sie nicht Ihren Kosten gleichsetzen “ denn diese sind (erheblich) höher. Überschlagen Sie Ihre Gesamtkosten deshalb bei jeder Gehaltsbestimmung, damit Sie eine Vorstellung von Ihrer wirklichen Kostenbelastung erhalten.

Die nachstehende Checkliste gibt Ihnen einen Überblick, was bei Ihnen zu Buche schlägt.

Wenn Sie die Liste über mehrere Jahre unter Angabe der jeweiligen Beträge führen, haben Sie einen guten Überblick über Ihre Personal(-zusatz)kosten. Sie können zugleich Abweichungen auf einzelnen Positionen erkennen und notfalls entsprechend gegensteuern.

Achtung: Bilden Sie keine Gesamtsumme, weil sich die einzelnen Positionen teilweise überschneiden!

So setzen Sie Ihr System richtig um

Haben Sie Ihr fertiges Gehaltsgefüge, geht es daran, es ein- bzw. umzusetzen.

Zuständig für die Einstufung im Einzelfall ist meist der direkte Vorgesetzte “ in Abstimmung mit der Personalabteilung und/oder der Geschäftsführung. Gleiches gilt bei Gehaltsanpassungen (etwa wegen Beförderungen, Forderungen des Mitarbeiters oder der Veränderung/ Ausweitung der Aufgaben).

Folglich müssen Ihre Personalverantwortlichen, die Gehaltsverhandlungen führen, mit dem Entgeltsystem sehr gut vertraut sein.

Vermeiden Sie, dass diese Führungskräfte die Verantwortung an Sie als Arbeitgeber abschieben: „Ich hätte Sie ja gerne eine Gehaltsklasse höher eingeordnet, aber das lässt unsere Geschäftsleitung nicht zu.“

Und noch etwas ist sehr wichtig: Jedes Gehaltsgespräch ist sorgfältig vorzubereiten, gerade mit Blick auf Gehaltserhöhungen und Leistungszulagen. Die Einstufung und mögliche Spielräume gegenüber dem Arbeitnehmer müssen klar sein und begründet werden können.

Das Gespräch sollte der Personalverantwortliche in einem Besprechungszimmer in Ruhe und ohne Störungen führen. Wichtige Ergebnisse sind schriftlich festzuhalten.

Achtung: Haben Sie Gehaltsgruppen festgelegt, hat Ihr Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Eingruppierung von neuen Mitarbeitern. Das Gleiche gilt, wenn Sie einen Mitarbeiter umgruppieren, also in eine andere Gehaltsgruppe einfügen wollen.

Wie Sie im Einzelfall mit Markteinflüssen umgehen

Wenn Sie dem oben beschriebenen Weg zur Erstellung Ihres Entgeltsystems gefolgt sind, sind Marktgegebenheiten schon berücksichtigt. Allerdings haben Sie hierfür wahrscheinlich nur einen groben Gruppenvergleich angestellt.

Es kann aber sein, dass die ortsansässige Konkurrenz für bestimmte Leistungsträger und Spezialisten mehr bezahlt, dass Sie Schlüsselpositionen nur über Abwerbung besetzen können oder andere Unternehmen überbieten müssen.

Mit guten Gründen dürfen Sie zu Gunsten eines Mitarbeiters jederzeit von einem Gehaltssystem abweichen. Das Bundesarbeitsgericht bestätigt immer wieder, dass in einem solchen Fall die Höhe einer individuell vereinbarten Arbeitsvergütung nicht dem rechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz unterworfen ist.

Bedenken Sie aber, dass Sie mit jeder Ausnahme das Gefüge etwas untergraben und das Gleichgewicht der internen Gerechtigkeit genauso wie die Kalkulation Ihrer Kosten gefährdet werden kann.

Kommt es deshalb regelmäßig zu solchen Ausreißern, sollten Sie Ihr Entgeltsystem generell noch einmal auf seine Marktfähigkeit prüfen.

Unabhängig hiervon sollten Sie Ihr Gehaltssystem ohnehin alle zwei oder drei Jahre überprüfen “ sei es wegen Veränderungen in Ihrem Unternehmen, sei es wegen Veränderungen im Umfeld. Bei der Überprüfung wie auch bei einer Überarbeitung Ihres Systems sollten Sie wieder den genannten sechs Schritten folgen.

Das sollte in Gehaltsverhandlungen nicht passieren

Abschließend noch einige Tipps, die Sie bei Gehaltsverhandlungen beachten sollten:

Gehaltsverhandlungen sind immer eine der heikelsten Angelegenheiten, bei denen Sie viel Fingerspitzengefühl benötigen.

Gibt es in Ihrem Unternehmen ein Gehalts- und Beurteilungssystem, tun Sie sich sicherlich etwas leichter.

Dennoch: Sie sollten unbedingt direkte Vergleiche mit anderen Mitarbeitern vermeiden, etwa nach dem Motto: „Sie verdienen jetzt schon mehr als Herr Bock …“

Ebenso vorsichtig sollten Sie mit vagen Versprechen umgehen, wie:

„Wenn es der Firma wieder besser geht, sind Sie als Erster mit einer kräftigen Erhöhung dran.“

Auch wenn das Problem so fürs Erste vom Tisch ist “ spätestens im nächsten Gehaltsgespräch ist der Ärger vorprogrammiert.

 {loadposition debug}

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

• Personalwirtschaft
• Aus- und Weiterbildung
• Jobbörsen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter nachhaltig motivieren und an Ihr Unternehmen binden wollen, müssen Sie ihnen etwas bieten. Vor dem Hintergrund, dass die Leistungen der gesetzlichen Alterssicherung immer schlechter werden und dementsprechend die Eigenvorsorge an Bedeutung zunimmt, gewinnt die betriebliche Altersversorgung in den Augen der Mitarbeiter zunehmend an Attraktivität.

Eine unkomplizierte und auch für kleinere Unternehmen interessante Art der betrieblichen Altersversorgung ist die Direktversicherung.

Lesen Sie in diesem Beitrag,

• warum sich die Direktversicherung für Sie und Ihre Mitarbeiter lohnt, 
• wer die Vorteile einer Direktversicherung nutzen kann und
• was Sie beim Abschluss einer Direktversicherung beachten müssen.

{loadposition debug}

Inhalt:

• Diese Vorteile hat eine Direktversicherung 
• Vorteile für Sie als Arbeitgeber 
• Vorteile für Ihre Mitarbeiter
• Wer die Steuervorteile der Direktversicherung nutzen kann
• Arbeitnehmer
• Sonderfall: Ehegatten
• Sonderfall GmbH-Geschäftsführer
• Welche Versicherungen infrage kommen
• So kann die Direktversicherung finanziert werden 
• Weg 1: Gehaltsumwandlung 
• Weg 2: Finanzierung durch Sie als Arbeitgeber 
• Wer bezahlt die Pauschalsteuer? 
• Worauf Sie beim Abschluss einer Direktversicherung achten müssen 
• Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung 
• Insolvenzsicherung
•  Anpassungspflicht 
• Wenn Ihr direktversicherter Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet 
• Vertrag wird vom Mitarbeiter übernommen 
• Fortführung des Vertrags durch Sie Kündigung 
• Worauf Sie in Ihrer Lohn- und Gehaltsbuchhaltung achten müssen
• Weblinks

Bezugsberechtigung

Diese Vorteile hat eine Direktversicherung

Bei der Direktversicherung handelt es sich um eine Kapital bildende Lebensversicherung, die Sie als Arbeitgeber zu Gunsten Ihres Mitarbeiters abschließen.

Versichert ist Ihr Mitarbeiter; bezugsberechtigt sind er bzw. seine Hinterbliebenen. Möglich ist sowohl eine Einzel- wie auch eine Gruppenversicherung für alle Mitarbeiter oder bestimmte Arbeitnehmergruppen Ihres Unternehmens.

Das Besondere bei einer Direktversicherung ist, dass die Beitragsleistungen steuerlich begünstigt sind ( § 40b EStG). Das bedeutet: Die für den Mitarbeiter aufgewendeten Beiträge müssen Sie bis zu einer bestimmten Größenordnung nur pauschal versteuern.

Vorteile für Sie als Arbeitgeber

Das Angebot einer Direktversicherung kann für Sie als Arbeitgeber ein interessantes Motivationsmodell, dabei aber völlig kostenneutral sein, wenn Sie lediglich Teile der ohnehin geschuldeten Vergütung in Beiträge zur Direktversicherung umwandeln. Darüber hinaus können Sie durch Abschluss einer Direktversicherung sogar Sozialversicherungsbeiträge sparen.

Außerdem ist Ihr Verwaltungsaufwand äußerst gering; die Hauptarbeit leistet hier das Versicherungsunternehmen. Aus diesem Grund eignet sich die Direktversicherung vor allem auch für Klein- und Mittelbetriebe.

Sie tragen zudem keinerlei Risiko, denn die Ansprüche Ihrer Mitarbeiter auf die Versicherungsleistungen richten sich ausschließlich gegen das Versicherungsunternehmen. Die Insolvenzsicherung ist einfach.

Seit 1. 1. 2002 haben Ihre Mitarbeiter durch das im Mai 2001 verabschiedete Altersvermögensgesetz einen Rechtsanspruch auf den Abschluss einer durch Gehaltsumwandlung finanzierten Direktversicherung.

Achtung: Sofern Sie eine Direktversicherung gewähren, müssen Sie immer auf den Gleichbehandlungsgrundsatz achten.

Sie können also nicht ohne sachlichen Grund dem einen Mitarbeiter eine Direktversicherung zugestehen und dem anderen nicht. Allerdings dürfen Sie den Abschluss und Umfang einer Direktversicherung an sachliche Kriterien wie Leistungsgruppen, Alter, Betriebszugehörigkeit oder eine bestimmte Tätigkeit koppeln.

Beachten Sie, dass der Leistungsplan und die Regelungen über die Heranziehung Ihrer Arbeitnehmer zu Versicherungsbeiträgen nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist “ Ihr Betriebsrat kann hier also mitreden; das Versicherungsunternehmen dürfen Sie allerdings allein auswählen.

Vorteile für Ihre Mitarbeiter

Vorteilhaft ist, dass der Mitarbeiter mithilfe einer Direktversicherung Steuern und “ unter bestimmten Voraussetzungen “ auch Sozialabgaben sparen kann. Sie ist daher in aller Regel günstiger als eine private Lebens- oder Rentenversicherung, die der Mitarbeiter aus seinem Nettoeinkommen finanzieren muss.

Im Einzelnen sehen die Bedingungen einer Direktversicherung wie folgt aus: Direktversicherungsbeiträge können bis zu einer Höhe von 1.752 € pro Jahr und Mitarbeiter, im Rahmen einer Gruppenversicherung sogar bis zu 2.148 €, pauschal mit 20 Prozent zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag versteuert werden.

Dieser Pauschalsteuersatz ist meist niedriger als der individuelle Steuersatz Ihres Mitarbeiters.

Nachfolgendes Beispiel zeigt, welche Steuerersparnisse für Ihre Mitarbeiter “ je nach Steuersatz “ möglich sind:

Jährliche Steuerersparnis durch eine Direktversicherung mit einem pauschal versteuerten Jahresbeitrag von 1.752 €:

Sie sehen, es kann aus wirtschaftlichen Gründen für ihre Mitarbeiter durchaus interessant sein, einen Teil der Vergütung in eine Direktversicherung umzuwandeln.

Achtung: Werden die Direktversicherungsbeiträge zusätzlich zum geschuldeten Arbeitsentgelt oder aus Einmalzahlungen, z. B. dem Weihnachtsgeld, gespeist, sind sie nicht nur steuerbegünstigt, sondern auch sozialversicherungsfrei “ sofern die Beitragsbemessungsgrenzen nicht ohnehin schon überschritten sind.

Das bedeutet nicht nur eine zusätzliche Ersparnis für Ihren Mitarbeiter, sondern auch für Sie als Arbeitgeber: Denn Ihr entsprechender Anteil zur Sozialversicherung fällt dann weg.

Beachten Sie aber, dass bei der Verwendung von Einmalzahlungen auch der Versicherungsbeitrag auf einmal fällig wird. Sie können die Einmalzahlung also nicht etwa zwölfteln und die Versicherungsbeiträge im Rahmen der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung an das Versicherungsunternehmen abführen. In diesem Fall wäre die Sozialversicherungsfreiheit nicht mehr gegeben.

Schließen Sie Direktversicherungen mit höheren Beiträgen ab, unterliegt der übersteigende Betrag dem allgemeinen Lohnsteuerabzug. Ausnahme: Bei einer Gruppenversicherung und bei Beitragszahlungen im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses können höhere Beiträge als 1.752 € pauschal versteuert werden.

Sonderfall Gruppenversicherung

Eine Gruppenversicherung hat in der Regel nicht nur günstigere Konditionen; sie ermöglicht es Ihnen auch, für einzelne Mitarbeiter, etwa für Ihre leitenden Angestellten, höhere Beträge “ 2.148 € im Jahr “ pauschal zu versteuern.

Sind mehrere Mitarbeiter in einem Gruppenvertrag versichert, ist eine Pauschalbesteuerung der gesamten Direktversicherungsbeiträge immer dann möglich, wenn der Durchschnittsbetrag 1.752 € pro teilnehmendem Mitarbeiter nicht übersteigt.

Zur Ermittlung des Durchschnitts werden die Beiträge, die im Rahmen der Gruppenversicherung entrichtet werden, addiert und durch die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter dividiert.

Übersteigt der Durchschnittsbetrag 1.752 €, können Sie für jeden Mitarbeiter nur den tatsächlichen Direktversicherungsbeitrag pauschal versteuern “ soweit er 1.752 € im Jahr nicht überschreitet.

Achtung: Mitarbeiter, für die Sie mehr als 2.148 € pro Jahr an Beiträgen entrichten, dürfen Sie in diese Durchschnittsberechnung nicht mit einbeziehen.

Deren Versicherung wird dann wie eine Einzelversicherung behandelt.

Das heißt, 1.752 € des Versicherungsbetrags werden pauschal versteuert, der übersteigende Betrag wird dem allgemeinen Lohnsteuerabzug unterworfen.

Sonderfall Abfindung

Steuerlich kann es besonders lohnend sein, wenn Abfindungen anlässlich der Beendigung eines Dienstverhältnisses ganz oder teilweise in eine Direktversicherung eingezahlt werden.

Scheidet Ihr Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, vervielfältigt sich die Pauschalierungsgrenze von 1.752 €. Sie kann dann mit den Jahren der Betriebszugehörigkeit multipliziert werden. Angefangene Kalenderjahre zählen dabei voll.

Haben Sie in den letzten Jahren für Ihren Mitarbeiter bereits Direktversicherungsbeiträge gezahlt, werden allerdings noch die Beiträge, die Sie im Jahr der Auflösung des Arbeitsverhältnisses und in den sechs vorangehenden Jahren pauschal versteuert haben, abgezogen.

Achtung: Bei einer Gruppenversicherung müssen Sie die Beiträge abziehen, die Sie tatsächlich für Ihren Mitarbeiter pauschal versteuert haben, und nicht etwa den Durchschnittswert!

Während Abfindungen nur steuerfrei sind, wenn der Arbeitgeber die Beendigung des Arbeitsverhältnisses herbeigeführt hat, spielt der Grund für das Ausscheiden aus dem Betrieb bei der Pauschalierung der Direktversicherungsbeiträge keine Rolle.

Wer die Steuervorteile der Direktversicherung nutzen kann

Arbeitnehmer

Die Steuervorteile einer Direktversicherung kann prinzipiell jeder Arbeitnehmer nutzen. Allerdings muss es sich um das Hauptarbeitsverhältnis Ihres Mitarbeiters handeln. Das heißt, Ihr Mitarbeiter muss Ihnen eine Lohnsteuerkarte der Klassen I bis V vorlegen. Für Mitarbeiter mit Lohnsteuerklasse VI müssen Sie Direktversicherungsbeiträge grundsätzlich wie das restliche Gehalt normal versteuern. Eine pauschale Versteuerung kommt hier also nicht in Betracht.

Eine Direktversicherung ist prinzipiell auch für geringfügig Beschäftigte möglich. Einen steuerlichen Vorteil bringt das allerdings nicht, denn der Pauschalsteuersatz beträgt hier und da gleichermaßen 20 Prozent.

Vorsicht: Beiträge zur Direktversicherung bleiben für die Prüfung der Sozialversicherungspflicht nur dann außer Betracht, wenn sie zusätzlich zum normalen Arbeitsentgelt oder aus einer Einmalzahlung bestritten werden. Achten Sie also darauf, dass durch die Beiträge zur Direktversicherung aus dem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis nicht plötzlich ein ganz normales Arbeitsverhältnis wird!

Hat Ihr geringfügig beschäftigter Mitarbeiter mehrere Jobs, muss es sich außerdem bei Ihnen um das Hauptbeschäftigungsverhältnis handeln.

Sonderfall: Ehegatten

Sie können auch für Ihren mitarbeitenden Ehegatten eine Direktversicherung abschließen, wenn es sich um ein steuerlich anerkanntes Arbeitsverhältnis handelt. Die Finanzbehörden verlangen allerdings, dass die Direktversicherung

• betrieblich veranlasst und
• angemessen ist und
• nicht zu einer Überversorgung Ihres Ehegatten führt.

Betrieblich veranlasst und angemessen ist die Direktversicherung für Ihren Ehepartner immer dann, wenn Sie auch anderen, familienfremden Mitarbeitern eine Direktversicherung zu den gleichen oder ähnlichen Konditionen gewähren oder wenigstens angeboten haben. Wenn Sie Ihren Ehepartner hier anders behandeln, muss das einen sachlichen Grund haben, z. B. weil er eine höherwertige Tätigkeit ausübt.

Es spricht auch nicht gegen eine betriebliche Veranlassung, wenn Sie als Ehepartner im Versicherungsvertrag begünstigt sind.

Um eine Überversorgung zu vermeiden, darf die Altersversorgung Ihres Ehepartners aus der gesetzlichen Rentenversicherung und aus der betrieblichen Altersversorgung zusammen genommen nicht mehr als 75 Prozent des letzten steuerlich relevanten Einkommens betragen.

Beachten Sie, dass die Berechnung zu jedem Bilanzstichtag eingehalten werden muss.

Sonderfall GmbH-Geschäftsführer

Auch Geschäftsführer einer GmbH gelten steuerrechtlich als Arbeitnehmer und können von daher mit Abschluss einer Direktversicherung ihre Steuerlast reduzieren.

Ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter der GmbH, müssen Sie allerdings darauf achten, dass die Beiträge und das Gehalt der Höhe nach angemessen, insbesondere branchenüblich, sind.

Andernfalls unterstellt das Finanzamt, dass eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt.

Da das Finanzamt hier nach sehr strengen Kriterien prüft, sollten Sie sich im Vorfeld unbedingt von Ihrem Versicherungsunternehmen und Ihrem Steuerberater beraten lassen.

Welche Versicherungen infrage kommen

Als steuerlich förderbare Direktversicherungen werden Kapitallebensversicherungen mit und ohne Risikolebensversicherung, fondsgebundene Lebensversicherungen oder Rentenversicherungen “ auch mit ausländischen Versicherungsunternehmen “ anerkannt.

Für Kapitallebensversicherungen, die Sie seit dem 1. 1. 1997 abgeschlossen haben bzw. abschließen, muss die Todesfallleistung mindestens 60 Prozent der Beiträge betragen, die über die gesamte Vertragsdauer gezahlt werden.

Wurde der Versicherungsvertrag zwischen dem 1. 8. 1994 und dem 31. 12. 1996 geschlossen, muss die Todesfallleistung über die gesamte Versicherungsdauer mindestens 50 Prozent der Kapitalleistung betragen, die für den Erlebensfall vereinbart wurde.

Wurde der Vertrag vor dem 1. 8. 1994 abgeschlossen, werden auch Kapitallebensversicherungen mit steigenden Todesfallleistungen anerkannt, wenn bei Versicherungsbeginn eine Todesfallleistung von mindestens 10 Prozent der Kapitalleistung im Erlebensfall vereinbart wurde.

Außerdem muss die Laufzeit einer einzelnen Kapitallebensversicherung mindestens fünf Jahre betragen. Nur bei Gruppenversicherungen werden im Rahmen des Gleichbehandlungsgrundsatzes auch kürzere Versicherungsverträge anerkannt.

Bei einer Rentenversicherung mit Kapitalwahlrecht (bei der anstatt einer Rente die Zahlung des gesamten Kapitals auf einmal verlangt werden kann) darf das Wahlrecht erst nach fünf Jahren wirksam werden.

Wichtig für Ihren Mitarbeiter: Nur wenn die Vertragsdauer mindestens zwölf Jahre (Beitragszahlungsdauer fünf Jahre und mehr) beträgt, unterliegt die Versicherungsleistung nicht mehr der Kapitalertragsteuer.

Andernfalls muss der Mitarbeiter im Jahr, in dem die Versicherung als Kapitalzahlung ausbezahlt wird, 25 Prozent Kapitalertragsteuer auf die Zinsen zahlen. Bei einer kürzeren Vertragsdauer sollte Ihr Mitarbeiter deshalb immer die Rentenauszahlung wählen. Hier ist nur der Ertragsanteil steuerpflichtig.

Nicht als Direktversicherung anerkannt werden Versicherungen, bei denen das typische Todesfallrisiko und “ bereits bei Vertragsabschluss “ das Rentenwagnis ausgeschlossen sind.

Der Versicherungsvertrag muss also in jedem Fall die Möglichkeit einer späteren Rentenzahlung vorsehen. Ob der Mitarbeiter dann letztlich eine einmalige Kapitalzahlung oder eine Rentenzahlung wählt, kann er drei Monate vor Fälligkeit entscheiden.

Auch reine Unfallversicherungen zählen nicht zu den Direktversicherungen, selbst wenn bei einem Unfall mit Todesfolge eine Leistung vereinbart ist. Dagegen werden Unfallversicherungen im Rahmen einer Lebensversicherung anerkannt.

So kann die Direktversicherung finanziert werden

Grundsätzlich gilt, dass die Versicherungsbeiträge durch Sie als Arbeitgeber geleistet werden “ sei es durch laufende Prämienzahlungen, sei es durch Einmalzahlungen, z. B. im Zusammenhang mit einer Weihnachtsgeldzahlung oder einer Abfindung. Das bedeutet aber nicht zwingend, dass die Beitragsleistungen auch durch Sie aufgebracht werden müssen.

Weg 1: Gehaltsumwandlung

Hier werden die Versicherungsleistungen durch den Mitarbeiter finanziert. Dies sieht so aus, dass ein Teil der dem Mitarbeiter ohnehin zustehenden Arbeitsvergütung in eine Direktversicherung umgewandelt wird. Dieser Teil wird dann nicht an den Mitarbeiter ausbezahlt, sondern an die Direktversicherung abgeführt “ mit den entsprechenden steuerlichen Vorteilen für den Mitarbeiter.

Weg 2: Finanzierung durch Sie als Arbeitgeber

Alternativ können Sie Ihrem Mitarbeiter die Beiträge zur Direktversicherung zusätzlich zu seinem normalen Arbeitsentgelt zahlen. In diesem Fall bringen Sie zwar den Versicherungsbeitrag auf; Sie und Ihr Mitarbeiter sparen aber die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge.

Letztlich ist auch eine Kombination aus beiden Varianten möglich.

Wer bezahlt die Pauschalsteuer?

Die 20%ige Pauschalsteuer auf die Direktversicherungsbeiträge muss zunächst von Ihnen als Arbeitgeber an das Finanzamt abgeführt werden.

Eine andere Frage ist aber, wer diese Steuer im Innenverhältnis aufbringen muss.

Hier können Sie mit einer entsprechenden Vereinbarung die Steuerlast auf Ihren Mitarbeiter abwälzen.

Beachten Sie in diesem Fall, dass die Pauschalsteuer das normale steuerpflichtige Gehalt Ihres Mitarbeiters aber nicht mindert.

Worauf Sie beim Abschluss einer Direktversicherung achten müssen

Voraussetzungen für die Pauschalbesteuerung

Bevor Sie eine Direktversicherung abschließen, sollten Sie immer abklären, ob auch die Voraussetzungen für eine steuerliche Begünstigung “ die Pauschalbesteuerung “ vorliegen.

Ist das nicht der Fall, ist der Abschluss einer Versicherung bei weitem nicht so attraktiv.

Nach § 40b Abs. 1 S. 2 EStG ist eine Pauschalbesteuerung nur möglich, wenn

• die Versicherung im Erlebensfall nicht vor dem 60. Geburtstag Ihres Mitarbeiters fällig wird und
• die vorzeitige Kündigung durch den Mitarbeiter ebenso wie
• die Abtretung oder Beleihung durch den Mitarbeiter vertraglich ausgeschlossen ist.

Eine Laufzeitverkürzung des Versicherungsvertrags, z. B. durch Verwendung von Gewinnanteilen, darf ebenfalls erst zu einem Zeitpunkt nach Vollendung des 59. Lebensjahres möglich sein.

Hat Ihr Mitarbeiter ein unwiderrufliches Bezugsrecht, darf er seinen Versicherungsanspruch weder abtreten noch beleihen.

Andernfalls ist die Pauschalversteuerung nicht möglich. Diese Regelung gilt für alle Versicherungsverträge, die nach dem 31. 12. 1979 abgeschlossen wurden bzw. werden.

Bezugsberechtigung

Als Arbeitgeber müssen Sie mit dem Versicherungsunternehmen zunächst die Bezugsberechtigung Ihres Mitarbeiters abklären.

Werden die Versicherungsbeiträge über eine Gehaltsumwandlung finanziert, vereinbaren Sie ein unwiderrufliches Bezugsrecht.

Ihr Mitarbeiter hat dann von Anfang an alle Rechte aus dem Versicherungsvertrag.

Vorteil für Sie: Die Ansprüche Ihres Mitarbeiters richten sich allein gegen die Versicherung. Eine Insolvenzversicherung ist nicht nötig.

Zahlen Sie die Direktversicherungsbeiträge zusätzlich zum normalen Gehalt, ist die Direktversicherung ein gutes Instrument, Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden.

Sie können den Anspruch auf die Versicherungsleistung einschränken, indem Sie ein widerrufliches Bezugsrecht vereinbaren, nach dem der Mitarbeiter etwa keinen Anspruch auf die Versicherungsleistung hat, wenn er das Unternehmen vorzeitig verlässt.

Möglich ist das allerdings nur bis zum Eintritt der Unverfallbarkeit. Eine Widerrufsvereinbarung für einen späteren Zeitpunkt ist unwirksam.

Unverfallbarkeit tritt ein, wenn Ihr Mitarbeiter das 30. Lebensjahr vollendet hat und die Versorgungszusage für ihn entweder mindestens fünf Jahre bestanden hat.

Als Zeitpunkt der Versorgungszusage gilt bei der Direktversicherung das Datum des Vertragsabschlusses, frühestens aber der Beginn der Betriebszugehörigkeit. Auch wenn der Mitarbeiter auf Grund einer Vorruhestandsregelung ausscheidet, andernfalls aber die Wartezeit hätte erfüllen können, ist kein Widerruf möglich.

Insolvenzsicherung

Renten und unverfallbare Anwartschaften aus einer betrieblichen Altersversorgung müssen für den Fall einer Insolvenz gesichert werden.

Dazu müssen Sie bis spätestens drei Monate nach Abschluss der Direktversicherung eine Mitteilung an den Pensionssicherungsverein (PSV) machen. Von dort erhalten Sie gegebenenfalls eine Mitteilung, ob Sie “ steuerfreie “ Beiträge zur Insolvenzsicherung zu entrichten haben und wie hoch diese sind.

Beiträge zum PSV müssen Sie im Falle der Direktversicherung nur dann zahlen, wenn Sie das Bezugsrecht für Ihren Mitarbeiter widerruflich geregelt und die Versicherung beliehen oder abgetreten haben.

Haben Sie das Bezugsrecht für Ihren Mitarbeiter unwiderruflich vereinbart oder als Arbeitgeber bei einem widerruflichen Bezugsrecht die Versicherung weder beliehen noch abgetreten, müssen Sie keine Beiträge zur Insolvenzsicherung zahlen. Sie müssen den Abschluss der Versicherung aber dem PSV melden.

Anpassungspflicht

Leistungen der betrieblichen Altersversorgung müssen normalerweise laufend angepasst werden. Dazu müssen Sie

• alle drei Jahre eine Anpassungsprüfung vornehmen, wobei Sie die Interessen Ihrer Mitarbeiter und die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens sorgfältig gegeneinander abwägen müssen, oder
• sich von vornherein verpflichten, die laufenden Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung jährlich um wenigstens ein Prozent anzupassen.

Bei der Direktversicherung ist das einfacher geregelt. Hier entfällt die Anpassungspflicht, wenn vereinbart wird, dass alle auf den Rentenbestand entfallenden Überschussanteile zur Erhöhung der laufenden Versicherungsleistungen verwendet werden. Eine weitere Anpassung ist dann nicht mehr notwendig.

Achten Sie darauf, dass der Versicherungsvertrag eine solche oder ähnliche Regel enthält.

Wenn Ihr direktversicherter Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet

Scheidet ein Mitarbeiter, für den Sie eine Direktversicherung abgeschlossen haben, aus Ihrem Unternehmen aus, gibt es drei Möglichkeiten:

• Ihr Mitarbeiter übernimmt den Versicherungsvertrag.
• Sie führen die Direktversicherung für Ihren Mitarbeiter fort.
• Sie kündigen die Direktversicherung.

Vertrag wird vom Mitarbeiter übernommen

In diesem Fall tritt Ihr Mitarbeiter selbst in den Vertrag ein und zahlt seine Beiträge künftig selbst.

Er kann auch einen etwaigen neuen Arbeitgeber ersuchen, dass dieser die Direktversicherung weiterführt. Dann lassen sich die Steuervorteile für den Mitarbeiter fortsetzen.

Die Übertragungsmodalitäten sollten Sie mit dem Versicherungsunternehmen abklären.

Fazit: Die Möglichkeit, Ihrem Mitarbeiter den Vertrag zu übertragen, ist einfach und bequem und deshalb auch durchgängig üblich.

Fortführung des Vertrags durch Sie

Statt einer Übertragung können Sie die Beiträge für Ihren ausgeschiedenen Mitarbeiter auch weiterzahlen.

In diesem Fall dürfen Sie die Beiträge so lange pauschal mit 20 Prozent versteuern, wie Ihnen die erste Lohnsteuerkarte (Lohnsteuerklasse I bis V) Ihres ehemaligen Mitarbeiters vorliegt.

Kündigung

Kündigen Sie den Versicherungsvertrag, wird das Kapital aus der Versicherung an Ihren Mitarbeiter ausgezahlt, wenn Sie

• ein unwiderrufliches Bezugsrecht vereinbart haben oder
• bei einem widerruflich vereinbarten Bezugsrecht die Unverfallbarkeit bereits eingetreten ist.

Haben Sie das Bezugsrecht für eine Direktversicherung widerruflich vereinbart und ist die Unverfallbarkeit noch nicht eingetreten, verliert Ihr Mitarbeiter durch die Kündigung seine Versicherungsansprüche ersatzlos. In diesem Fall liegt eine Arbeitslohnrückzahlung vor.

Wenn Sie als Arbeitgeber bereits die Pauschalsteuer abgeführt haben, haben Sie nun einen Lohnsteuererstattungsanspruch. Die zu viel gezahlten Pauschalsteuerbeträge können Sie dann mit den Pauschalsteuerbeträgen verrechnen, die im Jahr der Arbeitslohnrückzahlung fällig werden. Übersteigen die Arbeitslohnrückzahlungen Ihre pauschal zu versteuernden Direktversicherungsbeiträge, können Sie die Erstattung der Lohnsteuer in Höhe von 20 Prozent des Unterschiedbetrags geltend machen.

Wenn Arbeitslohnrückzahlungen aus teilweise individuell und teilweise pauschal versteuerten Beitragsleistungen herrühren, müssen Sie den Betrag entsprechend aufteilen.

Dabei dürfen Sie aus Vereinfachungsgründen das Verhältnis zu Grunde legen, das sich nach den Beitragsleistungen in den vorangegangenen fünf Kalenderjahren ergibt.

Eine Arbeitslohnrückzahlung und daher auch ein Lohnsteuererstattungsanspruch liegt im Übrigen auch dann vor, wenn Gewinnanteile zu Ihren Gunsten beim Versicherungsunternehmen angesammelt und mit fälligen Beiträgen verrechnet oder ausgezahlt werden. Soweit hierbei Zinsen nach § 43 Abs. 1 Nr. 4 EStG der Kapitalertragsteuer unterliegen, ist auch die Kapitalertragsteuer Bestandteil der Arbeitslohnrückzahlung. Zeitpunkt der Arbeitslohnrückerstattung ist der Zeitpunkt der Gutschrift, Verrechnung oder Auszahlung der Gewinnanteile.

In diesem Fall werden die gutgeschriebenen oder ausgezahlten Gewinnanteile mit den im selben Jahr fälligen, pauschal zu versteuernden Versicherungsbeiträgen verrechnet. Übersteigen die Gutschriften/Auszahlungen die fälligen Beiträge, haben Sie wiederum Anspruch auf Lohnsteuerrückerstattung in Höhe von 20 Prozent des Unterschiedsbetrags. Die Berechnungsweise ist also die gleiche.

Worauf Sie in Ihrer Lohn- und Gehaltsbuchhaltung achten müssen

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, die Direktversicherungsbeiträge und die pauschale Lohnsteuer im Lohnkonto Ihres Mitarbeiters festzuhalten.

Auf der Lohnsteuerkarte werden dagegen nur die individuell versteuerten Direktversicherungsbeiträge vermerkt. Die pauschal versteuerten Direktversicherungsbeiträge erscheinen hier nicht.

Bei der Lohnsteueranmeldung müssen Sie sowohl die auf die Direktversicherung anfallende Pauschalsteuer, als auch die gegebenenfalls anfallende individuelle Steuer angeben.

Achtung: Wenn das Jahr vorüber ist, können Sie die pauschale Versteuerung nicht mehr nachholen. Auch Ihr Mitarbeiter kann sie bei seiner Einkommensteuer dann nicht mehr geltend machen.

{loadposition debug}

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

• Personalwirtschaft
• Aus- und Weiterbildung
• Jobbörsen

Sehr viel von dem, was die Tätigkeit Ihrer Mitarbeiter betrifft, ist bereits vorgegeben – sei es durch Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder den jeweiligen Arbeitsvertrag.

Selbstverständlich verbleibt Ihnen ein Spielraum, Ihre Mitarbeiter auch einseitig anzuweisen. Dieses Anweisungsrecht wird Direktionsrecht genannt.

Lesen Sie in diesem Beitrag,

• was Sie mit dem Direktionsrecht im Einzelnen regeln können,
• wie Sie Ihre Befugnisse optimal ausüben und
• wann ein Mitarbeiter Ihre Weisung befolgen muss.

{loadposition debug}

Inhalt:

• Was Sie mit Ihrem Direktionsrecht regeln können
• Unter diesen Voraussetzungen ist Ihre Weisung verbindlich
• 1. Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung stehen nicht entgegen
• 2. Vorgaben des Arbeitsvertrags sind eingehalten
• 3. Es liegt keine langjährige Praxis vor
• 4. Ihre Weisung entspricht „billigem Ermessen“
• So üben Sie Ihr Weisungsrecht aus
• So können Sie reagieren, wenn Ihr Mitarbeiter eine Weisung nicht befolgt
• Wenn Sie einen Betriebsrat haben
• Weblinks

Was Sie mit Ihrem Direktionsrecht regeln können

Mit dem Direktionsrecht legen Sie vor allem Inhalt, Zeit und Ort der Arbeit näher fest.

Das bedeutet: Sie bestimmen mit Ihrem Direktionsrecht im Rahmen des einschlägigen Arbeitsvertrags,

• welche Tätigkeit Ihr Mitarbeiter wann erledigen soll, beispielsweise, welche Akten er zu bearbeiten hat, in welcher Fachabteilung er heute verkaufen soll oder an welcher Stelle er am Band steht,
• „Kleinigkeiten“, beispielsweise, dass der in Ihrem Juweliergeschäft tätige Verkäufer Sakko und Krawatte zu tragen hat,
• wann die tägliche Arbeit beginnt und endet,
• wann Ihre Mitarbeiter die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen einlegen,
• wann welcher Mitarbeiter Nacht- oder Bereitschaftsdienst hat,
• welche Mitarbeiter in Rufbereitschaft bleiben sollen,
• wann, welche und wie viele Überstunden zu absolvieren sind,
• den Arbeitsort “ dies drückt sich z.B. darin aus, dass Sie Ihren Außendienstmitarbeiter in ein bestimmtes Verkaufsgebiet schicken, Ihren Bauarbeiter auf eine bestimmte Baustelle oder den Monteur zu einem bestimmten Kunden,
• den Arbeitsplatz, Sie weisen einem Mitarbeiter mit einem festen Arbeitsplatz “ z.B. einem Sachbearbeiter “ räumlich einen anderen Arbeitsplatz zu.

Sitzt Ihr Mitarbeiter danach nur in einem anderen Arbeitszimmer im gleichen Betrieb und übt er weiterhin die gleiche Tätigkeit aus, spricht man von einer Umsetzung.

Eine Versetzung hingegen liegt vor, wenn Sie den Mitarbeiter an einem anderen Ort oder mit einer anderen Aufgabe beschäftigen.

Die Unterscheidung kann bedeutsam sein, weil der Betriebsrat bei der Versetzung eines Mitarbeiters ein Mitbestimmungsrecht hat.

Unter diesen Voraussetzungen ist Ihre Weisung verbindlich

Sie können Ihr Direktionsrecht nicht nach Lust und Laune ausüben, sondern müssen die durch Gesetz, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag und langjährige Übung vorgegebenen Grenzen beachten.

Nur wenn Ihre Weisung diese Rahmenbedingungen einhält und darüber hinaus „billigem Ermessen“ entspricht, muss Ihr Mitarbeiter sie befolgen.

Andernfalls ist die Weisung rechtswidrig und daher für den Arbeitnehmer unverbindlich.

1. Gesetz, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung stehen nicht entgegen

Insbesondere Gesetze zum Schutz Ihrer Mitarbeiter oder der Öffentlichkeit können einer Weisung entgegenstehen.

Tarifverträge wirken sich meistens nur insoweit auf Ihr Direktionsrecht aus, als sie die tarifliche Wochenarbeitszeit festlegen.

Ist das der Fall, und sind Sie und Ihr Mitarbeiter tarifgebunden bzw. haben Sie im Arbeitsvertrag die Geltung des Tarifvertrags vereinbart, dürfen Sie die Arbeitszeit nicht einseitig ändern.

In Betriebsvereinbarungen ist häufig festgelegt, wie die (tarifliche) Arbeitszeit verteilt wird, beispielsweise, dass Kernarbeitszeiten vorgesehen sind.

An diese Vorgaben in Betriebsvereinbarungen sind Sie gebunden.

2. Vorgaben des Arbeitsvertrags sind eingehalten

Ihre Weisung muss auch den durch den jeweiligen Arbeitsvertrag vorgegebenen Rahmen einhalten.

Achtung: Sie können durch eine entsprechende Vertragsgestaltung häufig selbst bestimmen, wie weit Ihr Direktionsrecht reicht.

Dabei gilt: Je detaillierter Sie den Arbeitsvertrag fassen, desto geringer wird der Spielraum für die Ausübung Ihres Direktionsrechts:

Umgekehrt können Sie Ihren Mitarbeitern umso mehr Weisungen erteilen, je weniger Vorgaben der Arbeitsvertrag enthält. Dies hat den Vorteil, dass Sie flexibler auf eine veränderte Situation reagieren können.

Doch Vorsicht: Auch ein Änderungsvorbehalt verschafft Ihnen keine Narrenfreiheit.

Was Sie nicht vereinbaren (oder anordnen) dürfen

Unzulässig ist es etwa, wenn Sie sich im Arbeitsvertrag eine Kürzung der wöchentlichen Arbeitszeit vorbehalten. Denn dadurch würden Sie den gesetzlichen Kündigungsschutz umgehen.

Sie dürfen auch keinen Vorbehalt vereinbaren, wonach Sie dem Mitarbeiter eine geringwertigere Tätigkeit zuweisen. Eine solche Vereinbarung wäre unwirksam.

Um eine geringer wertige Tätigkeit handelt es sich, wenn die Stelle normalerweise niedriger bezahlt ist “ auch wenn der Mitarbeiter seine bisherige Vergütung behält.

Zudem dürfen Sie einen Mitarbeiter auch nicht kraft Direktionsrechts auf eine Stelle versetzen, die einer niedrigeren Tarifgruppe entspricht.

Gibt es in Ihrer Branche keinen Tarifvertrag, den Sie als Maßstab heranziehen können, müssen Sie die Mitarbeiter und deren bisherige Bezahlung vergleichen.

Wenn Sie den vertraglichen Rahmen überschreiten

Ebenso wenig können Sie einseitig Änderungen bei Inhalt, Zeit und Ort der Arbeitstätigkeit anordnen, die den Arbeitsvertragsrahmen sprengen.

Konsequenz: Wollen Sie in so einem Fall eine Änderung durchsetzen, muss der Arbeitsvertrag geändert werden “ und das geht nur, wenn Ihr Mitarbeiter damit einverstanden ist oder wenn Sie einen Grund für eine Änderungskündigung haben.

3. Es liegt keine langjährige Praxis vor

Das Arbeitsverhältnis kann sich auch außerhalb der schriftlichen Vereinbarungen auf eine bestimmte Tätigkeit, eine bestimmte Arbeitszeit oder einen bestimmten Arbeitsort konkretisieren.

Eine solche Konkretisierung des Arbeitsverhältnisses kann immer dann vorliegen, wenn Ihr Mitarbeiter viele Jahre zu gleichen Bedingungen die gleiche Arbeit verrichtet hat, also durch eine langjährige Praxis.

Selbst wenn der schriftliche Arbeitsvertrag eine andere Aufgabenzuweisung erlauben würde, kann diese dennoch unzulässig sein, weil sich der Arbeitsvertrag stillschweigend geändert hat.

Die Konkretisierung allein reicht dazu aber noch nicht: Es müssen weitere Umstände hinzu treten. Diese müssen darauf hindeuten, dass Sie Ihren Mitarbeiter auch in Zukunft nur mit der bisherigen Tätigkeit, zu der bisherigen Arbeitszeit oder am bisherigen Arbeitsort beschäftigen wollen, und dass ein schutzwürdiges Vertrauen Ihres Mitarbeiters die Beibehaltung des bisherigen Leistungsinhalts für die Zukunft begründet.

Das ist letztlich nur denkbar, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine entsprechende Zusage gemacht haben.

Die Gerichte sind hier aber zurückhaltend: Entsprechende, nicht ganz eindeutige Äußerungen werden häufig nur als Hinweis auf die bisherige Praxis und nicht als Zusage ausgelegt. Ganz abgesehen davon wäre Ihr Mitarbeiter für eine solche Zusage auch beweispflichtig.

4. Ihre Weisung entspricht „billigem Ermessen“

Das ist der Fall, wenn die neue Tätigkeit oder die neuen Arbeitsbedingungen dem Mitarbeiter zumutbar sind.

Das bedeutet: Sie müssen die berechtigten Interessen Ihres Mitarbeiters berücksichtigen “ und Sie brauchen Ihrerseits einen betrieblichen Grund, der eine Weisung erforderlich macht.

Je schwerer die Interessen des Mitarbeiters wiegen, desto dringender muss der betriebliche Grund sein, der Ihre Weisung erfordert.

So üben Sie Ihr Weisungsrecht aus

Weisungen, die nicht von Dauer sind, sprechen Sie am besten mündlich aus.

Grundsätzlich gilt das für alle einmaligen Weisungen, die der Mitarbeiter sofort erledigen soll “ und bei denen zu erwarten ist, dass er sie erledigen wird. Sie müssen sie demnach nicht schriftlich fixieren.

Alle anderen Weisungen sollten Sie schriftlich erteilen. Das empfiehlt sich vor allem dann, wenn das Arbeitsverhältnis auf Dauer verändert werden soll, wie es beispielsweise bei einer Änderung der Arbeitszeitverteilung oder einer Versetzung der Fall ist.

Vorteil: So halten Sie für beide Seiten klar fest, was in Zukunft gelten soll.

Eine schriftliche Weisung ist auch dann von Vorteil, wenn Sie befürchten, dass Ihr Mitarbeiter die Weisung nicht befolgen wird.

So können Sie im Streitfall nachweisen, wozu Sie den Mitarbeiter angewiesen haben.

Erscheint Ihnen eine schriftliche Weisung übertrieben, können Sie sie, um sicher zu gehen, auch mündlich vor Zeugen erteilen.

So können Sie reagieren, wenn Ihr Mitarbeiter eine Weisung nicht befolgt

Wenn Ihr Mitarbeiter eine rechtmäßige und damit für ihn verbindliche Weisung nicht befolgt, verletzt er seine arbeitsvertraglichen Pflichten.

Sie können dann mit den üblichen rechtlichen Maßnahmen reagieren “ mit einem Kritikgespräch, einer mündlichen Ermahnung, einer schriftlichen Abmahnung oder sogar einer Kündigung.

Die Art der Reaktion sollte sich danach richten, wie wichtig die Weisung war und wie schwer der Verstoß dagegen wiegt.

Eine Kündigung ist meist nur dann möglich, wenn Sie den Mitarbeiter bereits wegen einer ähnlichen Pflichtverletzung abgemahnt haben. Eine außerordentliche Kündigung, weil Ihr Mitarbeiter eine Weisung nicht befolgt hat, ist darüber hinaus nur in Ausnahmefällen denkbar.

Beachten Sie allerdings: War Ihre Weisung rechtswidrig oder nicht verhältnismäßig, muss Ihr Mitarbeiter sie nicht befolgen.

Weisen Sie Ihrem Mitarbeiter beispielsweise eine niedrigere Tätigkeit zu, ist das nicht vom Direktionsrecht gedeckt. Der Mitarbeiter muss die zugewiesene Arbeit dann auch nicht ausführen.

Ist er aber bereit, seine bisherige Tätigkeit weiter auszuüben, muss er, wenn Sie sein Angebot ablehnen, nicht mehr arbeiten und hat trotzdem Anspruch auf seinen Lohn.

Stellt ein Gericht dann fest, dass Ihre Weisung rechtswidrig war, müssten Sie den Lohn im Regelfall nachzahlen.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Bei einigen Angelegenheiten hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, wobei im Zusammenhang mit dem Direktionsrecht vor allem Fragen der betrieblichen Ordnung oder Arbeitszeitregelungen in Betracht kommen.

Fragen der betrieblichen Ordnung sind z.B. allgemein geltende Bekleidungsvorschriften (Dienstkleidung) oder die Anordnung eines Rauchverbots im Betrieb.

Hinsichtlich der Arbeitszeit geht es z.B. um Regelungen, wie die Arbeitszeit verteilt wird, ob und in welchem Zeitraum der Mitarbeiter Gleitzeit in Anspruch nehmen kann, welche Zeit als Kernarbeitszeit festgelegt wird oder wann Ihre Mitarbeiter Pausen machen dürfen.

Diese Angelegenheiten können Sie also nicht einseitig durch Weisung regeln, sondern Sie brauchen hierzu die Zustimmung Ihres Betriebsrats.

Außerdem sind Versetzungen mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat muss zustimmen, wenn Sie einem Mitarbeiter eine andere Tätigkeit zuweisen oder den Mitarbeiter an einen anderen Ort versetzen möchten.

Das gilt auch dann, wenn die Versetzung von Ihrem Direktionsrecht gedeckt ist.

Voraussetzung für eine zustimmungsbedürftige Versetzung ist, dass die Änderung länger als einen Monat Bestand haben soll. Für Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen von maximal einem Monat Dauer brauchen Sie also im Regelfall nicht die Zustimmung Ihres Betriebsrats.

{loadposition debug}

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

• Personalwirtschaft
• Aus- und Weiterbildung
• Jobbörsen

Nachdem die künftigen Leistungen der staatlichen Sozialleistungssysteme immer mehr „bröckeln“, ist mehr und mehr Eigenvorsorge gefragt. Gerade qualifizierte Arbeitskräfte legen demnach verstärkt Wert darauf, dass ihr Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung anbietet.

Das bedeutet für Sie: Mit der Einrichtung betrieblicher Versorgungszusagen können Sie einen äußerst attraktiven Anreiz auf dem Arbeitsmarkt schaffen. Abgesehen davon motivieren Sie auch die bereits in Ihrem Betrieb Beschäftigten!

Der Staat hat hierfür mit der Einführung eines Gesetzes zur betrieblichen Altersversorgung (BetrAVG) – auch Betriebsrentengesetz genannt – die Weichen gestellt. Zusätzliche Impulse gab es durch die letzte große Rentenreform 2001, mit der unter anderem die so genannte Riester-Rente erfunden wurde.

Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie die aktuelle Gesetzeslage optimal für sich und Ihre Mitarbeiter nutzen können.

{loadposition debug}

Inhalt:

• Was betriebliche Altersversorgung bedeutet
•   Nicht länger Kür sondern Pflicht: Betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung
• So funktioniert die betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung
•   Was umgewandelt werden kann
•   Welche Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung verlangen können
•   Wenn in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag gilt
• Weiterhin Ihre Entscheidung: Die Wahl der betrieblichen Altersversorgung
•   Welche Form der betrieblichen Altersversorgung für Sie am günstigsten ist
•   Die Direktzusage
•   Die Unterstützungskasse
•   Die Pensionskasse
•   Die Direktversicherung
•   Neu: der Pensionsfonds
• Wie die betriebliche Altersversorgung gefördert wird
•   Steuer- und Beitragsfreiheit für Beiträge an Pensionskassen und Pensionsfonds
•   Pauschalversteuerung für Beiträge an Direktversicherung und Pensionskasse
• Wie Sie eine betriebliche Altersversorgung in Ihrem Unternehmen einrichten
• Welche Leistungen Sie vereinbaren können
•   Leistungsarten
•   Leistungshöhe
• Wenn Ihr Mitarbeiter ausscheidet
•   So behält Ihr Arbeitnehmer seinen Anspruch auf die betriebliche Altersversorgung
•   Wenn Ihr Mitarbeiter seinen Anspruch mitnehmen möchte
•   Wann eine Abfindung der Ansprüche infrage kommt
• Tabelle 1: Betriebliche Altersversorgung im Überblick
• Tabelle 2: Die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung
• Weblinks

Was betriebliche Altersversorgung bedeutet

Unter betrieblicher Altersversorgung versteht man Leistungen der Alters-, Invaliditäts- und/oder Hinterbliebenenversorgung, die einem Arbeitnehmer aufgrund eines Arbeitsverhältnisses zugesagt worden sind. Ergänzend zur gesetzlichen Rentenversicherung sichern die Unternehmen auf freiwilliger Basis ihre Beschäftigten und deren Angehörige ab. Die Finanzierung erfolgt dabei traditionell zum größten Teil durch den Arbeitgeber.

Die jüngste Rentenreform 2001 hat wichtige Änderungen gebracht:

Nicht länger Kür sondern Pflicht: Betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung

Neben der vom Arbeitgeber finanzierten Altersversorgung kann auch der Arbeitnehmer im Wege der Gehaltsumwandlung die notwendigen Beiträge aufbringen.

Gerade der Bereich der vom Arbeitnehmer finanzierten betrieblichen Altersversorgung ist nun deutlich aufgewertet worden: Seit dem 1.1.2002 haben Ihre Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Gehaltsumwandlung zum Aufbau einer betrieblichen Altersversorgung

Als Arbeitgeber sind Sie also verpflichtet, eine betriebliche Altersversorgung anzubieten, wenn Ihre Mitarbeiter dies verlangen. Dabei gilt das Prinzip: Der Mitarbeiter finanziert, der Chef organisiert.

Das neue Betriebsrentengesetz enthält noch weitere wichtige Änderungen:

• Mit dem Pensionsfonds wird eine neue Form der betrieblichen Altersversorgung zugelassen. Vorteil: Der Pensionsfonds besticht vor allem durch seine sehr liberalen Anlagemöglichkeiten, die hohe Renditen möglich machen.
• Für Sie als Firmenchef wird die betriebliche Altersversorgung durch die Beitragszusage mit Mindestleistung besser kalkulierbar: Sie müssen Ihren Mitarbeitern nicht länger eine bestimmte Leistung im Alter zusagen; es reicht aus, wenn Sie sich verpflichten, bestimmte Beiträge einzuzahlen.
• Neue Regelungen zur Übertragung bzw. Mitnahme von Versorgungszusagen durch den Arbeitnehmer erleichtern den Arbeitsplatzwechsel.
• Weitere steuerliche Vergünstigungen bieten Ihnen bzw. Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, durch die betriebliche Altersversorgung Sozialabgaben zu sparen. So lassen sich attraktive Gesamtvergütungsmodelle gestalten, um qualifizierte Mitarbeiter zu binden.

So funktioniert die betriebliche Altersversorgung durch Gehaltsumwandlung

Bei der Gehaltsumwandlung verzichtet Ihr Arbeitnehmer auf einen Teil seiner Vergütung, z.B. das Weihnachts- oder Urlaubsgeld, Überstundenzuschläge oder seinen Leistungsbonus. Sie als Arbeitgeber behalten das Geld ein und verwenden es für eine betriebliche Altersversorgung.

Was umgewandelt werden kann

Wichtig ist dabei, dass nur eine Vergütung umgewandelt werden kann, die noch nicht verdient wurde. Das Gesetz spricht hier von „künftigen Entgeltansprüchen“.

Die Höhe des umzuwandelnden Entgelts bestimmen grundsätzlich Sie und Ihr Arbeitnehmer gemeinsam.

Es gelten aber bestimmte Einschränkungen: Will der Arbeitnehmer seine Vergütung umwandeln, muss er hierfür mindestens 1/160 der Bezugsgröße der gesetzlichen Rentenversicherung pro Jahr einsetzen.

Das sind dann in den alten Bundesländern mindestens 178,50 € (28.560 € / 160), in den neuen Bundesländern 149,63 € (23.940 € / 160). Sie als Arbeitgeber sollen also nicht wegen minimaler Beträge einen großen Aufwand betreiben müssen.

Als Höchstgrenze kann Ihr Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung von maximal vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung pro Jahr verlangen. Daraus ergeben sich Höchstbeträge von 2.448 € (4% x 61.200 €) in den alten und 2.040 € (4% x 51.000 €) in den neuen Bundesländern.

Bitte beachten Sie, dass diese Grenzen nur für den Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltumwandlung gelten. Sind Sie sich mit Ihrem Arbeitnehmer einig, können auch höhere Beträge für die Altersversorgung umgewandelt werden.

Will Ihr Arbeitnehmer monatlich etwas von seiner Vergütung umwandeln, muss es sich innerhalb eines Jahres um jeweils gleiche Beträge handeln. Auch hierbei sollen Sie als Arbeitgeber vor unnötigem Verwaltungsaufwand geschützt werden.

Auch wenn schon vor dem 1.1.2002 eine Vereinbarung über eine Entgeltumwandlung für einen Ihrer Arbeitnehmer bestand, ist ein Anspruch auf Umwandlung nur bis zum Höchstbetrag von derzeit jährlich 2.448 bzw. 2.040 € gegeben.

Welche Arbeitnehmer eine Entgeltumwandlung verlangen können

Anspruch auf Gehaltsumwandlung haben

• Arbeitnehmer, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind,
• geringfügig Beschäftigte, die auf die Sozialversicherungsfreiheit verzichtet haben sowie
• arbeitnehmerähnliche Selbstständige, die in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind.

Auch Auszubildende und ABM-Kräfte können eine Umwandlung der Vergütung verlangen.

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag gilt

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Tarifvertrag Anwendung findet, hat dieser grundsätzlich Vorrang.

Das bedeutet: Mitglieder einer Gewerkschaft oder Beschäftigte, für die ein allgemein verbindlicher Tarifvertrag gilt, haben nur dann Anspruch auf Entgeltumwandlung, wenn der Tarifvertrag das ausdrücklich vorsieht oder zulässt.

Diese Regelung gilt aber nur für die Vergütung, die auf der Grundlage eines Tarifvertrags gezahlt wird. Eine Umwandlung von über- oder außertariflichen Zulagen ist jederzeit möglich.

Zusammenfassend gilt: Vor Abschluss einer Umwandlungsvereinbarung sollten Sie immer die folgenden drei Punkte abklären:

• Besteht mit dem Arbeitnehmer bereits eine Vereinbarung über eine Entgeltumwandlung?
• Falls ja: Wird der bestehende Anspruch auf Entgeltumwandlung bereits voll abgedeckt?
• Erfolgt eine Umwandlung tarifvertraglich geregelten Entgelts?

Weiterhin Ihre Entscheidung: Die Wahl der betrieblichen Altersversorgung

Finanzieren Sie die betriebliche Altersversorgung für Ihre Mitarbeiter, können Sie selbstverständlich auch entscheiden, wie das Geld angelegt wird.

Aber auch wenn Ihre Mitarbeiter ihre betriebliche Altersversorgung selbst finanzieren, können Sie die Wahl der betrieblichen Altersversorgung stark beeinflussen.

Grundsätzlich erfolgt die Wahl eines Modells durch eine Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihrem Arbeitnehmer.

Kommt keine Einigung zustande, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie bieten die Formen Pensionskasse, Direktversicherung oder Pensionsfonds , an. Dann ist die betriebliche Altersversorgung damit durchzuführen. Ihre Mitarbeiter sind hieran gebunden.
2. Sie bieten die Formen Direktzusage oder Unterstützungskasse an : Ist Ihr Mitarbeiter nicht einverstanden, kann er den Abschluss einer Direktversicherung verlangen.

Bitte beachten Sie: Die Wahl des konkreten Anbieters und die Verhandlung der Konditionen ist und bleibt Ihre Angelegenheit! Ihre Mitarbeiter können also nicht verlangen, dass Sie beispielsweise eine Direktversicherung bei einem bestimmten Anbieter abschließen.

Welche Form der betrieblichen Altersversorgung für Sie am günstigsten ist

Nach der seit dem 1.1.2002 geltenden Rechtslage stehen Ihnen jetzt fünf Optionen offen, wie Sie für Ihre Mitarbeiter künftig vorsorgen können: Direktzusage, Pensionskasse, Unterstützungskasse, Direktversicherung und “ neu “ Pensionsfonds.†Bei den Varianten gibt es allerdings sehr große Unterschiede. Wählen Sie die falsche für Ihr Unternehmen, verschenken Sie eventuell unnötig Geld.

Eine zusammenfassende Übersicht dieser fünf unterschiedlichen Vorsorgemöglichkeiten finden Sie auch in der Tabelle 1 am Ende des Beitrags.

Die Direktzusage

Bei der Direktzusage sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, eine Leistungszusage abzugeben, das heißt, für den Versorgungsfall eine bestimmte Leistung (Rente oder Kapitalzahlung) zuzusagen.

Sie erbringen die Betriebsrente hierbei selbst, also ohne Einschaltung eines externen Versorgungsträgers. Ihr Arbeitnehmer erwirbt hierbei also einen direkten Anspruch gegen Sie als Arbeitgeber.

Die Leistungen für die Altersversorgung werden hier aus betrieblichen Mitteln eventuell unter Beteiligung des Arbeitnehmers finanziert. Dafür bilden die Unternehmen so genannte Pensionsrückstellungen. Der Vorteil für die Unternehmen liegt vor allem darin, dass die Liquidität erhalten bleibt: Die Mittel bleiben zunächst im Unternehmen und können investiert werden.

Achtung: Als Arbeitgeber tragen Sie bei dieser Variante das gesamte Risiko, wenn für einen Arbeitnehmer, etwa wegen Invalidität, hohe Zahlungen fällig werden!

Da die Direktzusage keiner staatlichen Aufsicht oder Anlageregulierung unterliegt, sind Sie in der Entscheidung über die Geldanlage frei.

Wichtig: Damit die Ansprüche Ihrer Arbeitnehmer gesichert sind, müssen Sie aber Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein (PSV) zahlen. Der PSV übernimmt im Falle Ihrer Insolvenz die Zahlungen an Ihre abgesicherten Mitarbeiter. Die Höhe der Beiträge hängt von der zugesagten Leistung und einem Umlagesatz ab, den der PSV jährlich neu bestimmt.

Achtung: Der Verwaltungsaufwand ist hoch, da Sie sich als Arbeitgeber selbst um die Verträge und die Auszahlung im Alter kümmern müssen.

Fazit: Die Direktzusage ist wegen des großen Aufwands und des hohen Risikos zumindest für kleinere Unternehmen nicht geeignet.

Die Unterstützungskasse

Die Unterstützungskasse ist eine rechtlich selbstständige Versorgungseinrichtung, die von einem oder mehreren Unternehmen getragen wird. Die Unternehmen verlagern die Durchführung der betrieblichen Altersversorgung somit auf die Unterstützungskasse und zahlen an sie Beiträge.

Wie bei der Direktzusage müssen Sie eine Leistungszusage erbringen, das heißt, dass Sie für den Versorgungsfall eine bestimmte Leistung zusagen. Die Leistung kann sowohl in einer Rente als auch in einer Kapitalzahlung bestehen.

Die Unterstützungskasse unterliegt nicht der Versicherungsaufsicht und kann daher die Mittel frei anlegen. Sie kann diese z.B. “ was vielfach üblich ist “ auch als Darlehen an das bzw. die beteiligten Trägerunternehmen zurückgeben.

Auch bei der Unterstützungskasse müssen Sie Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein (PSV) zahlen .

Ein unmittelbarer Verwaltungsaufwand beim Trägerunternehmen entsteht nicht, weil sich die Unterstützungskassen um die Abwicklung der Verträge und die Auszahlung der Renten kümmern.

Fazit: Die Unterstützungskasse ist gut geeignet für kleinere und mittlere Unternehmen.

Die Pensionskasse

Die Pensionskasse (eine rechtsfähige Versorgungseinrichtung) funktioniert wie eine Versicherung und wird von einem oder mehreren Unternehmen getragen.

Was die Leistungen betrifft, können Sie hierbei zwischen einer Leistungszusage und einer Beitragszusage mit Mindestleistung wählen. Als Leistung kommt eine Renten- und eine einmalige Kapitalzahlung in Frage.

Bei der Pensionskasse steht die Sicherheit einer kontinuierlichen Rendite für die Mitglieder im Vordergrund. Daher dürfen die Beiträge nur bis zu maximal 35 Prozent in Aktien investiert werden. Die Zahlungsfähigkeit wird von der Versicherungsaufsicht überwacht.

Da die Pensionskassen der Versicherungsaufsicht unterliegen, müssen keine Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein gezahlt werden.

Die Pensionskassen nehmen Ihnen die Verwaltungsarbeit komplett ab. Kleinere Unternehmen erhalten häufig bessere Konditionen als bei der Direktversicherung, weil die Kassen in der Verwaltung billiger sind.

Fazit: Für Unternehmen ist die Pensionskasse ein preiswertes Vorsorgeprodukt.

Die Direktversicherung

Bei der Direktversicherung schließen Sie als Arbeitgeber bei einer Versicherungsgesellschaft eine Lebens- oder Rentenversicherung zugunsten Ihrer Beschäftigten ab. Bezugsberechtigt ist der jeweilige Arbeitnehmer.

Auch hierbei haben Sie die Möglichkeit, neben der Leistungszusage eine Beitragszusage mit Mindestleistung zu wählen. Die Leistung kann sowohl in Form einer Rente als auch durch eine Kapitalzahlung erfolgen.

Die Anlagemöglichkeiten der Direktversicherung fallen unter das Versicherungsaufsichtsgesetz und sind damit stark reglementiert. Auch hierbei dürfen maximal 35 Prozent der Gelder in Aktien investiert werden.

Auch die Direktversicherung unterliegt der Versicherungsaufsicht. Beiträge an den Pensions-Sicherungs-Verein müssen Sie daher nicht zahlen.

Fazit: Die Direktversicherung ist die unkomplizierteste Form der betrieblichen Altersversorgung. Die Direktversicherung eignet sich besonders für kleinere Unternehmen, da sie einfach zu handhaben ist.

Neu: der Pensionsfonds

Der Pensionsfonds ist eine selbstständige Versorgungseinrichtung, die dem Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Betriebsrente einräumt.

Sie als Arbeitgeber können hierbei zwischen einer Leistungs- und einer Beitragszusage mit Mindestleistung wählen. Die Leistung kann jedoch nur in Form einer lebenslangen Altersrentenzahlung erfolgen. Einmalzahlungen sind also nicht zugelassen; allerdings besteht seit dem 1.7.2002 die Möglichkeit, bis zu 20 Prozent des Kapitals in einem Betrag an den Berechtigten auszuzahlen.

Pensionsfonds sind in der Kapitalanlage freier als die streng regulierten Versicherungsprodukte. So können die Fonds auch zu 100 Prozent in Aktien investieren, was langfristig höhere Renditen verspricht.

Das hat jedoch auch eine Schattenseite: Wegen des höheren Anlagerisikos unterliegt der Pensionsfonds nicht nur der Aufsicht und Anlageregulierung durch das Bundesaufsichtsamt für das Versicherungswesen, Sie als beteiligter Arbeitgeber müssen auch Beiträge zum Pensions-Sicherungs-Verein zahlen.

Was den Verwaltungsaufwand betrifft, gilt: Das Geld wird in einen Fonds eingezahlt und dort von Profis verwaltet. Auch die spätere Rentenzahlung erfolgt durch den Fonds. Der Verwaltungsaufwand für Sie als Arbeitgeber ist daher gering.

Fazit: Der Pensionsfonds ist vor allem geeignet, wenn Ihr Mitarbeiter eine chancenreichere Geldanlage wünscht.

Wie die betriebliche Altersversorgung gefördert wird

Das Positive vorweg: Der Staat unterstützt die Idee der betrieblichen Altersversorgung durch steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorteile. Seit Anfang 2002 gibt es drei verschiedene Förderwege:

Zulagen und Sonderausgabenabzug

(„Riester– Förderung“) für Beiträge an

Direktversicherung, Pensionskasse und -fonds

Die „Riester-Förderung“ findet zwar nur für die durch den Arbeitnehmer finanzierte betriebliche Altersversorgung Anwendung. Trotzdem ist sie auch für Sie als Arbeitgeber wichtig: Denn Sie sind verpflichtet, mindestens eine Variante der betrieblichen Altersversorgung anzubieten, bei dem der Mitarbeiter die „Riester-Förderung“ erhalten kann.

Förderfähig sind bei der betrieblichen Altersversorgung die drei Modelle Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds .

Achtung: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nur betriebliche Altersversorgung durch eine Direktzusage oder eine Unterstützungskasse anbieten, setzt das die Kooperationsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter voraus. Möchte ein Mitarbeiter die „Riester-Förderung“ in Anspruch nehmen, müssen Sie also zusätzlich eine förderfähige Variante anbieten.

Voraussetzung für die „Riester-Förderung“ ist, dass die Beiträge aus individuell versteuertem und sozialversicherungspflichtigem Einkommen gezahlt werden. Das bedeutet für Sie: Auch Sie müssen Ihren Anteil an den Sozialversicherungsabgaben zahlen.

Die spätere Leistung kann nur in einer lebenslangen Rente bestehen. Eine einmalige Kapitalzahlung ist bei der „Riester-Förderung“ somit ausgeschlossen.

Und wie sieht es mit der staatlichen Förderung aus?

Ihr Arbeitnehmer kann hierfür eine direkte staatliche Zulage bekommen oder die Beiträge als Sonderausgabe steuerlich geltend machen.

Die Höhe der Förderung richtet sich nach seinem Familienstand, der Kinderzahl und der Höhe der selbst aufgebrachten Beiträge.

Zahlt Ihr Arbeitnehmer ab 2002 ein Prozent, ab 2004 zwei Prozent, ab 2006 drei Prozent und ab 2008 vier Prozent seines sozialversicherungspflichtigen Einkommens in die betriebliche Altersversorgung ein, erhält er jeweils die maximale Förderung bei den Zulagen.

Die Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung können auch bei der Steuer als Sonderausgaben geltend gemacht werden. Hierfür gelten unabhängig vom persönlichen Einkommen folgende Höchstgrenzen:

Prozedere: Sie als Arbeitgeber ziehen vom Beitrag des Arbeitnehmers die staatliche Zulage ab. Das Finanzamt prüft dann automatisch, ob die Steuerersparnis oder die Zulage für Ihren Arbeitnehmer günstiger ist. Übersteigt die Steuerersparnis den Förderbetrag, wird die Differenz bei der Einkommensteuerveranlagung erstattet.

Bitte beachten Sie Die Zulagenabwicklung erfordert, dass Sie jedes Jahr den Familienstatus jedes einzelnen Arbeitnehmers klären, um festzustellen, welche Zulagen ihm inzwischen zustehen. Das kann den Betriebsablauf erheblich stören.  

Steuer- und Beitragsfreiheit für Beiträge an Pensionskassen und Pensionsfonds

Neben der „Riester-Förderung“ gibt es noch eine weitere Möglichkeit der staatlichen Unterstützung: die so genannte Steuer- und Beitragsfreiheit. Sie gilt sowohl für die von Ihnen als Arbeitgeber als auch für die von Ihrem Arbeitnehmer finanzierten Beiträge.

Zahlungen an eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds sind seit 2002 bis zu einem Höchstbetrag von 2.448 € pro Jahr in den alten (vier Prozent der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung) steuer- und zunächst noch sozialversicherungsfrei.

Bitte beachten Sie: Für Beiträge, die vom Arbeitnehmer finanziert werden, besteht die Sozialversicherungsfreiheit nur bis Ende 2008. Für von Ihnen finanzierte Beiträge bleibt es auch danach bei der Sozialversicherungsfreiheit. Die Steuerfreiheit bleibt in beiden Fällen erhalten.

Bitte denken Sie daran, die steuerfrei geleisteten Beiträge auf der Lohnsteuerkarte Ihres Arbeitnehmers (Zeile 19) zu bescheinigen!

Finanziert der Arbeitnehmer die betriebliche Altersversorgung in eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds durch Gehaltsumwandlung, hat er die Wahl, ob er statt der Steuer- und Beitragsfreiheit die „Riester-Förderung“ in Anspruch nimmt. Er kann die „Riester-Förderung“ auch bei Überschreitung der Höchstbeträge noch zusätzlich nutzen.

Für Sie als Arbeitgeber ist die Steuer- und Beitragsfreiheit viel vorteilhafter als die „Riester-Förderung“. Zum einen haben Sie weniger Verwaltungsaufwand, zum anderen sparen Sie Sozialabgaben. Im Zweifel sollten Sie Ihrem Mitarbeiter also die Variante „Steuer- und Beitragsfreiheit“ nahe legen.

Pauschalversteuerung für Beiträge an Direktversicherung und Pensionskasse

Als Drittes besteht die Möglichkeit, Beiträge zu einer Direktversicherung oder Pensionskasse pauschal mit 20 Prozent zu versteuern.

Voraussetzung ist, dass die Leistungen aus dem ersten Arbeitsverhältnis bezogen werden. Dann können die Beiträge bis zu einem Höchstbetrag von 1.752 € pro Jahr pauschal mit 20 Prozent versteuert werden.

Finanziert Ihr Arbeitnehmer die Direktversicherung aus Sonderzahlungen wie z.B. einem Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, sind die Beiträge bis 1.752 € pro Jahr sogar sozialversicherungsfrei. Allerdings läuft diese Regelung Ende 2008 aus.

Zahlen Sie als Arbeitgeber die Beiträge zusätzlich zum Gehalt des Mitarbeiters, sind auch diese bis 1.752 € pro Jahr von der Sozialversicherung befreit. Diese Befreiung bleibt auch über das Jahr 2008 hinaus bestehen.

Am Ende des Beitrags finden Sie eine Übersichtstabelle ,in der die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung zusammenfassend dargestellt sind.

Wie Sie eine betriebliche Altersversorgung in Ihrem Unternehmen einrichten

Eine betriebliche Altersversorgung kann mit Vorteilen für alle Beteiligten “ also für Sie als Arbeitgeber wie auch Ihre Arbeitnehmer “ verbunden sein.

Doch wie kommen Sie nun zu einer betrieblichen Altersversorgung? Als Arbeitgeber haben Sie hierbei verschiedene Möglichkeiten:

• Einzelzusage: Hierbei handelt es sich um eine individuelle Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihrem Arbeitnehmer. Sie wird Teil des Arbeitsvertrags.
• Pensionsordnung: Sie als Arbeitgeber erteilen allen Arbeitnehmern oder einer genau bezeichneten Gruppe eine einheitliche Pensionszusage.
• Betriebsvereinbarung: Dies ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihrem Betriebsrat, die dann für den gesamten Betrieb Gültigkeit hat.
• Tarifvertrag: hierbei handelt es sich um eine schriftliche Vereinbarung zwischen einem Arbeitgeberverband oder einzelnen Arbeitgebern und einer Gewerkschaft. Der Tarifvertrag bestimmt den Inhalt der einzelnen Arbeitsverhältnisse als übergeordnete Norm.
• Beachten Sie: Sie können auch unfreiwillig zu einer betrieblichen Altersversorgung für Ihre Mitarbeiter kommen. Und zwar durch
• betriebliche Übung: dreimaliges wiederholtes Verhalten von Ihnen als Arbeitgeber, das bei Ihren Arbeitnehmern den Eindruck einer Gesetzmäßigkeit oder eines Brauchs in Ihrem Betrieb erweckt.
• Rechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz: Als Arbeitgeber dürfen Sie nicht einzelne Arbeitnehmer willkürlich von einer Sozialleistung ausschließen, die Sie vergleichbaren Arbeitnehmern gewähren.

Welche Leistungen Sie vereinbaren können

Bei der betrieblichen Altersversorgung gibt es im Unterschied zur gesetzlichen Rentenversicherung keine festen Regelungen. Sie haben somit die Wahl zwischen einer Vielzahl von Versorgungssystemen mit sehr unterschiedlichen Leistungsbedingungen und Versorgungsniveaus.

Leistungsarten

Die Leistungsarten entsprechen im wesentlichen denen der gesetzlichen Rentenversicherung:

• Altersrenten
• Leistungen für den Fall der Invalidität
• Hinterbliebenenrenten
• Die Versorgungsleistungen können in Form von
• Leibrenten (lebenslang),
• Zeitrenten (zeitlich begrenzt) und
• Kapitalzahlungen (einmalig)erbracht werden. Je nach Modell der betrieblichen Altersversorgung können einzelne Formen ausgeschlossen sein.

Leistungshöhe

Seit der Rentenreform haben Sie als Arbeitgeber zwei Möglichkeiten, die Leistungshöhe zu definieren:

Sie können Ihrem Arbeitnehmer zum einen eine bestimmte Leistungshöhe im Alter zusagen.

Die Leistung können Sie dann folgendermaßen gestalten:

• Vereinbarung eines Festbetrags: Pro Arbeitsjahr in Ihrem Betrieb wird dem Arbeitnehmer ein bestimmter Betrag zugesagt.
• Vereinbarung eines vergütungsabhängigen Betrags: Pro Jahr der Betriebszugehörigkeit wird Ihrem Mitarbeiter ein bestimmter Prozentsatz des letzten Entgelts, das er vor Rentenbeginn bezogen hat, garantiert.
• Vereinbarung eines Gesamtversorgungssystems: Es wird ein bestimmter, von der Dauer der Betriebszugehörigkeit abhängiger Prozentsatz der letzten Vergütung als Gesamtversorgung im Alter zugesagt. Die Betriebsrente stockt dann im Alter die Leistungen aus der gesetzlichen Rentenversicherung auf diesen vereinbarten Betrag auf.

Seit dem 1.1.2002 ist zum anderen die so genannte Beitragszusage mit Mindestleistung möglich. Das bedeutet: Sie sagen Ihrem Arbeitnehmer lediglich zu, für ihn einen bestimmten Beitrag in eine betriebliche Altersversorgung einzuzahlen. Der Arbeitnehmer weiß daher nicht, wie hoch seine Rente ausfallen wird. Die Rentenhöhe ergibt sich vielmehr aus den abgeführten Beiträgen und den daraus entstandenen Kapitalerträgen. Das so genannte Zusatzertragsrisiko liegt voll beim Arbeitnehmer.

Damit der Arbeitnehmer aber wenigstens eine gewisse Sicherheit hat, müssen Sie als Arbeitgeber für eine Mindestleistung einstehen. Diese ergibt sich aus der Summe der eingezahlten Beiträge abzüglich des Betrags, der für die Risiken Invalidität oder vorzeitiger Todesfall gezahlt werden muss.

Ihre Haftung besteht also nur bis zur zugesagten Mindestleistung.

Die Beitragszusage mit Mindestleistung hat für Sie als Arbeitgeber große Vorteile: Bei der Leistungszusage liegt das Risiko, dass sich die Gesetzeslage ändert und Sie für die zugesagte Leistung wesentlich mehr Geld einsetzen müssen, voll bei Ihnen.

Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung ist dieses Risiko hingegen minimiert. Außerdem müssen Sie die Beitragszusage mit Mindestleistung nicht anpassen. Sie ist damit insgesamt wesentlich besser kalkulierbar.

Wichtig: Die Beitragszusage mit Mindestleistung ist nur für die Modelle Pensionsfonds, Pensionskassen und Direktversicherung zulässig. Im Rahmen einer Unterstützungskasse oder einer Direktzusage müssen Sie immer eine bestimmte Leistung im Alter zusagen.

Wenn Ihr Mitarbeiter ausscheidet

Heute ist es eher selten, dass ein Arbeitnehmer sein ganzes Berufsleben in nur einem Unternehmen tätig ist. Der mehrmalige Arbeitsplatzwechsel ist vielmehr zur Regel geworden.

Diese Entwicklung wurde auch bei der Neuregelung der betrieblichen Altersversorgung berücksichtigt. Mit Wirkung ab dem 1.1.2002 wurden die Regelungen beim Ausscheiden eines Arbeitnehmers vereinfacht.

So behält Ihr Arbeitnehmer seinen Anspruch auf die betriebliche Altersversorgung

Voraussetzung hierfür ist, dass er mindestens 30 Jahre alt ist und Ihre Zusage auf die betriebliche Altersversorgung mindestens fünf Jahre besteht. Früher trat diese so genannte Unverfallbarkeit der Versorgungszusage erst ein, wenn der Arbeitnehmer mindestens 35 Jahre alt und zehn Jahre im Betrieb beschäftigt war.

Wichtig: Die Neuregelung gilt auch für Ansprüche aus alten Zusagen, wenn sie mindestens fünf Jahre nach dem Inkrafttreten der Neuregelung “ also bis zum 1.1.2006 “ bestanden haben und die Altersgrenze von 30 Jahren zu diesem Zeitpunkt erreicht wurde.

Für Sie als Arbeitgeber ist diese Neuregelung mit Zusatzkosten verbunden.

Um diese etwas aufzufangen, können jetzt für die Wege Unterstützungskasse und Direktzusage bereits ab dem 28. Lebensjahr Ihres Mitarbeiters (bisher 30. Lebensjahr) steuerlich vorteilhaft Pensionsrückstellungen gebildet werden.

Übrigens: Beiträge, die der Arbeitnehmer durch Entgeltumwandlung in die betriebliche Altersversorgung investiert hat, können nicht verfallen. Das gilt auch für staatliche Zuschüsse und die daraus entstandenen Zinsen.

Wenn Ihr Mitarbeiter seinen Anspruch mitnehmen möchte

Um zu verhindern, dass ein Arbeitnehmer aus einer Vielzahl von Unternehmen Betriebsrenten bezieht bzw. beziehen muss, besteht jetzt die Möglichkeit, die erworbenen Ansprüche zu übertragen. Das heißt: Der Arbeitnehmer kann von seinem bisherigen Arbeitgeber verlangen, dass er den Anspruch auf den neuen Arbeitgeber überträgt. So lassen sich alle Ansprüche in einer Hand halten. Ebenso ist es möglich, alle erworbenen Ansprüche erst beim letzten Arbeitgeber zu bündeln.

Voraussetzung ist aber, dass der neue Arbeitgeber die bisherige Zusage übernehmen möchte. Eine Verpflichtung dazu besteht nicht!

Wann eine Abfindung der Ansprüche infrage kommt

Unverfallbare Ansprüche auf betriebliche Altersversorgung können nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unter bestimmten Voraussetzungen auch abgefunden, das heißt, an den Mitarbeiter ausgezahlt werden.

Sowohl Ihr Arbeitnehmer wie auch Sie als Arbeitgeber können die Abfindung verlangen, wenn die Höhe der Versorgungsleistung bestimmte Bagatellgrenzen nicht überschreitet:

• Bagatellgrenze bei laufenden monatlichen Versorgungsleistungen: Ein Prozent der monatlichen Bezugsgröße; im Jahr 2003 sind das 23,80 € (West) bzw. 19,95 € (Ost)
• Bagatellgrenze bei Kapitalleistungen: 12/10 der monatlichen Bezugsgröße; im Jahr 2003 sind das 2.856 € (West) bzw. 2.394 € (Ost)  

Werden diese Grenzen überschritten, kann eine unverfallbare Anwartschaft nur in engen Grenzen mit Zustimmung Ihres Arbeitnehmers abgefunden werden.

Sind Sie sich mit Ihrem Arbeitnehmer einig, kann auch ein höherer Anspruch auf die Betriebsrente abgefunden werden “ sofern die Höhe der Versorgungsleistung

• zwei Prozent der monatlichen Bezugsgröße nicht übersteigt (2003: 47,60 € bzw. 39,90 €) oder
• vier Prozent der monatlichen Bezugsgröße nicht übersteigt (2003: 95,20 € bzw. 79,80 € ), wenn der Abfindungsbetrag von Ihnen als Arbeitgeber verwendet wird, um anderweitige Anwartschaften in einer Direktversicherung, Pensionskasse oder einem Pensionsfonds aufzubauen oder um ihn in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen.

Auch eine über den Bagatellgrenzen liegende betriebliche Altersversorgung, die auf einer Entgeltumwandlung beruht, kann nur mit Einverständnis Ihres Arbeitnehmers abgefunden werden “ sofern die oben genannten Grenzwerte nicht überschritten werden.

Werden auch diese Grenzen überschritten, ist eine Abfindung nicht mehr möglich.

Tabelle 1: Betriebliche Altersversorgung im Überblick

Tabelle 2: Die steuer und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Aufwendungen für eine betriebliche Altersversorgung

Der vorliegende Beitrag hat Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten der betrieblichen Altersversorgung für Ihre Mitarbeiter anschaulich vor Augen geführt.

Welche Variante Sie letztlich wählen, hängt von Ihrem Angebot, den Wünschen Ihrer Mitarbeiter und dem jeweils wirtschaftlichsten Modell ab.

Dabei ist es sicher von Vorteil, wenn Sie Ihren Steuerberater in den endgültigen Entscheidungsprozess einbinden.

{loadposition debug}

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

• Personalwirtschaft
• Aus- und Weiterbildung
• Jobbörsen