Kündigungs-Leitfaden

Zehn Stationen auf dem Weg zu einer rechtssicheren Kündigung:

Wenn Sie diesen Leitfaden einhalten, haben Sie weitgehende Klarheit, ob eine Kündigung wirksam ist oder nicht.

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Inhalt:
  • Schritt 1: Müssen Sie Ihre Kündigung begründen?
  • 1. Fall: Sie kündigen einem freien Mitarbeiter
  • 2. Fall: Sie sind ein Kleinbetrieb
  • 3. Fall: Ihr Mitarbeiter hat die Wartezeit nicht erfüllt
  • Schritt 2: Liegt ein betriebsbedingter Grund vor?
  • 1. Voraussetzung: Unternehmerentscheidung
  • 2. Voraussetzung: Kein Ersatzarbeitsplatz
  • 3. Voraussetzung: Soziale Auswahl
  • Schritt 3: Liegt ein personenbedingter Grund vor?
  • Schritt 4: Liegt ein verhaltensbedingter Grund vor?
  • 1. Voraussetzung: Schuldhaftes Fehlverhalten
  • 2. Voraussetzung: Abmahnung
  • 3. Voraussetzung: Interessenabwägung
  • Schritt 5: Brauchen Sie einen wichtigen Grund?
  • Schritt 6: Sind die Bedingungen für eine fristlose Kündigung erfüllt?
  • 1. Voraussetzung: Wichtiger Grund
  • 2. Voraussetzung: Rechtzeitige Kündigungserklärung
  • Schritt 7: Ist ein besonderer Kündigungsschutz zu beachten?
  • Schritt 8: Haben Sie den Betriebsrat beteiligt?
  • Wann und wie Sie den Betriebsrat anhören
  • Sonderfall: Kündigung von Betriebsratsmitgliedern
  • Sonderfall: Kündigung von schwerbehinderten Menschen
  • Schritt 9: Wie Sie die Kündigung erklären
  • Schriftform einhalten
  • Wie Sie den Kündigungstermin berechnen
  • Wer unterzeichnet das Kündigungsschreiben?
  • Schritt 10: Ist der Zugang der Kündigung gesichert?
  • Checkliste
  • Weblinks

Schritt 1: Müssen Sie Ihre Kündigung begründen?

Grundsätzlich gilt: Sprechen Sie als Arbeitgeber eine Kündigung aus, brauchen Sie hierfür einen Grund.

Ohne betriebs-, personen- oder verhaltensbedingten Grund (2. bis 4. Schritt) ist eine ordentliche Kündigung unwirksam; ohne wichtigen Grund (5. Schritt) bleibt die außerordentliche Kündigung wirkungslos.

Doch kein Grundsatz ohne Ausnahmen “ das gilt auch im Kündigungsrecht.

In drei Fällen dürfen Sie als Arbeitgeber auch ohne Grund kündigen.

1. Fall: Sie kündigen einem freien Mitarbeiter

Der allgemeine Kündigungsschutz gilt nur für Arbeitnehmer, also Mitarbeiter, die Ihren Weisungen unterliegen und in Ihren Betrieb eingegliedert sind.

Freie Mitarbeiter, die im Wesentlichen ihre Tätigkeit und Arbeitszeit frei gestalten können, sind selbstständig und können ohne Grund ordentlich gekündigt werden.

2. Fall: Sie sind ein Kleinbetrieb

Wenn Sie regelmäßig nicht mehr als fünf Arbeitnehmer beschäftigen, ist das Kündigungsschutzgesetz ebenfalls nicht anwendbar, und Sie dürfen dem Mitarbeiter ohne Grund kündigen.

Es zählen nur Arbeitnehmer im rechtlichen Sinne, also keine freien Mitarbeiter.

Azubis zählen ebenfalls nicht mit. Teilzeitkräfte müssen Sie entsprechend ihrem Arbeitsvolumen berücksichtigen:

Bei nicht mehr als 20 Stunden/Woche zählen sie mit 0,5, bei nicht mehr als 30 Stunden/Woche mit 0,75 und bei über 30 Stunden/ Woche mit 1.

3. Fall: Ihr Mitarbeiter hat die Wartezeit nicht erfüllt

Der allgemeine Kündigungsschutz greift zudem erst ein, wenn das Arbeitsverhältnis Ihres Mitarbeiters länger als sechs Monate bestanden hat.
Für die Berechnung der sechsmonatigen Wartefrist kommt es allein auf den
rechtlichen Bestand des Arbeitsverhältnisses an.
Verzögerungen durch Krankheit etc. sind unerheblich.
Sie können noch am letzten Tag der Wartefrist ohne Grund kündigen, hier also noch am 31. 7. Dass die Kündigungsfrist erst später abläuft, ist unerheblich.

Wenn eine der drei Ausnahmen vorliegt

Liegt einer dieser drei Ausnahmefälle vor, müssen Sie den allgemeinen Kündigungsschutz nicht beachten.
Achten Sie dann aber darauf, dass Sie Ihre Kündigung nicht auf Motive stützen, die als
sittenwidrig zu bewerten sind.

Haben Sie auch das beachtet, können Sie die Schritte 2. bis 4. überspringen.
Möchten Sie
außerordentlich kündigen, prüfen Sie bei Schritt 5 weiter.
Kommt eine fristlose Kündigung nicht in Frage, gehen Sie direkt zu Schritt 7.

Wenn keine der drei Ausnahmen vorliegt

Liegt keiner der Ausnahmefälle vor, brauchen Sie einen Kündigungsgrund. Eine ordentliche Kündigung ist nur wirksam, wenn entweder

  • dringende betriebliche Erfordernisse (betriebsbedingte Kündigung) oder
  • die Person des Mitarbeiters (personenbedingte Kündigung) oder
  • das Verhalten des Mitarbeiters (verhaltensbedingte Kündigung)

die Kündigung rechtfertigen

Je nachdem, welcher Kündigungsgrund in Frage kommt, prüfen Sie Schritt 2, 3 oder 4.

Schritt 2: Liegt ein betriebsbedingter Grund vor?

Eine betriebsbedingte Kündigung setzt dreierlei voraus:

  • eine Unternehmerentscheidung, die zum Wegfall eines oder mehrerer Arbeitsplätze führt
  • kein verfügbarer Ersatzarbeitsplatz
  • eine durchgeführte Sozialauswahl.

1. Voraussetzung: Unternehmerentscheidung

Die Unternehmerentscheidung kann entweder auf außerbetrieblichen Umständen (Kunden- oder Auftragsrückgang) beruhen oder auf innerbetrieblichen Ursachen, beispielsweise eine teilweise Betriebsstilllegung oder eine Einschränkung der Geschäftstätigkeit aus Altersgründen, zurückgehen.

Die unternehmerische Entscheidung muss dazu führen, dass ein Arbeitsplatz dauerhaft wegfällt.

2. Voraussetzung: Kein Ersatzarbeitsplatz

Prüfen Sie, ob derzeit oder bei Ablauf der Kündigungsfrist ein Ersatzarbeitsplatz frei ist oder frei sein wird, den Sie dem Mitarbeiter anbieten können, der auf dem weggefallenen Arbeitsplatz tätig war.

Ist ein Ersatzarbeitsplatz frei, der den Fähigkeiten des Mitarbeiters entspricht, so hängt Ihr weiteres Vorgehen davon ab, wie der Arbeitsplatz zu bewerten ist:

  • Auf einen gleichwertigen Arbeitsplatz können Sie den Mitarbeiter im Rahmen Ihres Direktionsrechts versetzen.
  • Ist ein anderer Arbeitsplatz frei, auf dessen Tätigkeit sich Ihr Direktionsrecht nicht erstreckt, kommt nur eine betriebsbedingte Änderungskündigung in Betracht
  • Ist nur ein schlechterer Arbeitsplatz frei, müssen Sie ebenfalls zu dem Mittel der Änderungskündigung greifen, es sei denn, der Mitarbeiter hat Ihr Angebot bereits abgelehnt oder er wäre erheblich überqualifiziert.
  • Nur wenn der freie Arbeitsplatz höherwertig ist, sodass eine Tätigkeit dort einer Beförderung gleichkäme, müssen Sie keine Änderungskündigung aussprechen, sondern dürfen zur Beendigungskündigung greifen.


Ist kein Ersatzarbeitsplatz frei, bleibt Ihnen ebenfalls nur die betriebsbedingte (Beendigungs-)Kündigung.

3. Voraussetzung: Soziale Auswahl

Bei der sozialen Auswahl entscheiden Sie, welchen Mitarbeiter mit einer vergleichbaren Tätigkeit es aus sozialen Gesichtspunkten am wenigsten trifft, wenn er seinen Arbeitsplatz verliert.

Vergleichbar sind hier die Mitarbeiter, die die gleiche Tätigkeit ausüben, sowie diejenigen mit einer gleichwertigen Tätigkeit. Gleichwertig sind wiederum die Arbeitsplätze auf derselben Ebene der Betriebshierarchie.

Folgende soziale Gesichtspunkte müssen Sie bei allen vergleichbaren Mitarbeitern berücksichtigen und untereinander abwägen: Betriebszugehörigkeit, Alter, Unterhaltspflichten, Arbeitsmarktchancen, Schwerbehinderteneigenschaft, Berufskrankheiten, wirtschaftliche Lage des Mitarbeiters usw.

Beachten Sie: Ist aus betriebstechnischen, wirtschaftlichen oder sonstigen berechtigten betrieblichen Gründen die Weiterbeschäftigung eines oder mehrerer bestimmter Arbeitnehmer erforderlich, können Sie diese Personen aus der Sozialauswahl herausnehmen. So haben Sie z.B. die Chance, einen Leistungsträger, der sozial weniger schutzbedürftig ist, im Unternehmen zu halten.

Schritt 3: Liegt ein personenbedingter Grund vor?

Personenbedingte Gründe

Auch Gründe in der Person des Mitarbeiters können eine Kündigung rechtfertigen. In den meisten Fällen dieser Art erfolgt die Kündigung krankheitsbedingt.

Aber auch andere Ursachen kommen in Frage, z.B.:

  • Einem ausländischen Mitarbeiter wird die Arbeitserlaubnis rechtskräftig versagt.
  • Ihr Mitarbeiter muss eine Freiheitsstrafe verbüßen.
  • Einem Mitarbeiter, der für seine Tätigkeit auf ein Kfz angewiesen ist (Kraftfahrer, Außendienstmitarbeiter), wird der Führerschein entzogen. Hier ist aber zunächst genau zu prüfen, ob nicht eine Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz (z.B. im Innendienst) als milderes Mittel in Betracht kommt.

Sie sehen: Die personenbedingte Kündigung basiert im Regelfall immer auf Umständen, die der Mitarbeiter in letzter Konsequenz nicht selbst steuern kann. Deshalb ist auch keine vorherige Abmahnung erforderlich.

Abschließend müssen Sie aber auch hier eine Interessenabwägung vornehmen, bei der Sie Alter, Betriebszugehörigkeit, Familienstand und Unterhaltspflichten des Mitarbeiters berücksichtigen müssen.

Sonderfall krankheitsbedingte Kündigung

Die häufigste Form der personenbedingten Kündigung, die krankheitsbedingte Kündigung, setzt Folgendes voraus:

  • eine negative Gesundheitsprognose sowie
  • eine Beeinträchtigung Ihrer Betriebsinteressen und
  • eine Interessenabwägung zu Ihren Gunsten.

Bei der Prüfung der ersten beiden Voraussetzungen ist danach zu differenzieren, ob Sie wegen häufiger Kurzerkrankungen, die jeweils weniger als sechs Wochen dauern, oder wegen einer lang andauernden Krankheit kündigen. Die Interessenabwägung ist die gleiche.

Fallgruppe1: Kündigung wegen häufiger Kurzerkrankungen

  • Von einer negativen Gesundheitsprognose können Sie ausgehen, wenn der Mitarbeiter in den letzten drei Jahren Fehlzeiten von mindestens 15 Prozent aufweist.
  • Die betrieblichen Interessen können entweder durch Betriebsablaufstörungen (Stillstand von Maschinen, Produktionsausfall) oder durch die wirtschaftliche Belastung mit Entgeltfortzahlungskosten für insgesamt mehr als sechs Wochen beeinträchtigt werden. Keine Beeinträchtigung betrieblicher Interessen ist gegeben, wenn Sie den Mitarbeiter auf einen so genannten leidensgerechten Arbeitsplatz versetzen können. Leidensgerecht ist ein Arbeitsplatz, dessen Aufgaben der Mitarbeiter voraussichtlich trotz seiner Krankheit verrichten kann.

Fallgruppe 2: Lang andauernde Krankheit

  • Bei lang andauernden Krankheiten liegt nur dann eine negative Gesundheitsprognose vor, wenn der Mitarbeiter für längere oder nicht absehbare Zeit krank ist.

Das können Sie im Regelfall nur beurteilen, wenn er Ihnen ein Attest vorlegt, in dem bescheinigt wird, wie lange der Mitarbeiter noch krank sein wird.

  • Dass Ihre betrieblichen Interessen beeinträchtigt sind, können Sie zumeist nur dann nachweisen, wenn der Mitarbeiter dauerhaft arbeitsunfähig ist oder wenn die Gesundung völlig ungewiss ist und in den nächsten zwei Jahren keine andere Prognose erwartet werden kann.

Interessenabwägung

Bei der Interessenabwägung, die bei jeder krankheitsbedingten Kündigung vorzunehmen ist, berücksichtigt die Rechtsprechung

  • zu Gunsten Ihres Mitarbeiters: eine betriebliche Krankheitsursache, bisher kaum Ausfallzeiten Ihres Mitarbeiters, fallende Ausfallquote, Ausfallquote kaum höher als betriebsüblich, hohes Alter und lange Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten oder schlechte Vermittelbarkeit auf dem Arbeitsmarkt;
  • zu Ihren Gunsten: auf eigenem Verschulden des Mitarbeiters beruhende Krankheit (z.B. selbst verschuldete Verletzung beim Sport), steigende Ausfallquoten und erheblich höhere Ausfallzeiten als im betrieblichen Durchschnitt, geringes Alter, kurze Betriebszugehörigkeit, keine Unterhaltspflichten, gute Chancen auf dem Arbeitsmarkt.

weitere Fallgruppen

Weitere Einzelheiten zur krankheitsbedingten Kündigung, auch zu den weiteren Unterfällen der Kündigung wegen dauernder Arbeitsunfähigkeit, wegen krankheitsbedingter Leistungsminderung sowie zum Sonderfall der Kündigung wegen Suchtkrankheiten lesen Sie im Beitrag Krankheitsbedingte Kündigung.

Schritt 4: Liegt ein verhaltensbedingter Grund vor?

Für eine verhaltensbedingte Kündigung brauchen Sie dreierlei:

  • ein schuldhaftes Fehlverhalten,
  • eine Abmahnung und
  • eine Interessenabwägung zu Ihren Gunsten.

1. Voraussetzung: Schuldhaftes Fehlverhalten

Eine verhaltensbedingte Kündigung kommt in fünf Fallgruppen in Betracht, die allerdings auch ineinander übergehen können:

  • bei Störungen im Leistungsbereich, z.B. Krankfeiern, eigenmächtiger Urlaubsantritt, ständige private Beschäftigung am Arbeitsplatz
  • bei Störungen im Vertrauensbereich, z.B. Verdacht einer Straftat, Beleidigung eines Vorgesetzten, Gleitzeitmanipulationen, vorgetäuschte Arbeitsunfähigkeit
  • bei Störungen der betrieblichen Ordnung, z.B. Verstoß gegen ein betriebliches Alkoholverbot, ausländerfeindliche Äußerungen, Beleidigung von Kollegen, Tätlichkeiten, sexuelle Belästigungen
  • bei der Verletzung arbeitsvertraglicher Nebenpflichten, z.B. Verstoß gegen ein Wettbewerbsverbot durch gezielte Abwerbung von Kollegen, genesungsschädliche Nebentätigkeit während der Arbeitsunfähigkeit
  • bei außerbetrieblichem Verhalten, wenn es sich ausnahmsweise auf den Vertrauensbereich auswirkt, z. B. Vermögensdelikt eines Mitarbeiters in verantwortungsvoller Stellung, erhebliche Rufschädigung des Arbeitgebers durch eine schwere Straftat wie Totschlag.

Bei Straftaten kann bereits der bloße Verdacht, dass Ihr Mitarbeiter eine Straftat begangen hat, eine Kündigung rechtfertigen. Diese so genannte Verdachtskündigung ist aber nur zulässig, wenn konkrete Tatsachen den Verdacht begründen und Sie den Mitarbeiter zu diesem Verdacht vor Ausspruch der Kündigung angehört haben.

Zur Frage, welche Verhaltensverstöße eine Kündigung rechtfertigen können, gibt es eine umfangreiche Rechtsprechung.

2. Voraussetzung: Abmahnung

Bei der verhaltensbedingten Kündigung ist grundsätzlich eine vorherige Abmahnung erforderlich. Wenn der Mitarbeiter sein Verhalten ändern kann, müssen Sie ihm durch die Abmahnung die Chance dazu geben, weil die Kündigung immer nur das letzte Mittel sein darf. Prüfen Sie deshalb zweierlei:

  • Ist eine Abmahnung entbehrlich?
  • Genügt die Abmahnung den Anforderungen?

Eine Abmahnung ist in vier Fällen entbehrlich:

  • wenn der Mitarbeiter sein Verhalten nicht ändern kann, z.B. bei einem alkoholkranken Mitarbeiter
  • wenn der Mitarbeiter sein Verhalten offenkundig nicht ändern will, der Mitarbeiter z.B. schon im Vorfeld äußert, das zu tun, was er für richtig hält
  • wenn ein schwer wiegender Pflichtverstoß vorliegt, bei dem Ihrem Mitarbeiter von vornherein klar sein muss, dass Sie sein Verhalten auf keinen Fall billigen, etwa ein Arbeitnehmer für einen erkrankten Kollegen mitstempelt
  • bei einem besonders schwerwiegenden Pflichtverstoß, der das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Mitarbeiter unwiederbringlich zerstört hat, z.B. bei firmenvermögensgefährdendem Verhalten eines Arbeitnehmers.

Die Abmahnung muss folgenden Anforderungen genügen:

  • Die Abmahnung ist wegen des gleichen oder ähnlichen Verhaltens erfolgt, wegen dem Sie kündigen wollen. So hilft Ihnen eine Abmahnung wegen häufigen Zuspätkommens nicht bei einer Kündigung wegen ständiger Beleidigung eines Kollegen.
  • Die Abmahnung darf noch nicht zu lange Zeit zurückliegen. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter vor mehr als zwei Jahren abgemahnt haben, müssen Sie erneut abmahnen und dürfen nicht gleich kündigen.
  • Der Pflichtverstoß erfordert kein mehrmaliges Abmahnen. Wenn der einzelne Pflichtverstoß für sich gesehen nur geringes Gewicht hat, müssen Sie eventuell zwei- oder sogar dreimal abmahnen, bevor Sie wegen des gleichen Verstoßes kündigen dürfen. Mehrere Abmahnungen könnten beispielsweise nötig sein, wenn der Mitarbeiter jeweils nur wenige Minuten zu spät kommt.

Das bedeutet im Ergebnis: Haben Sie vor nicht länger als zwei Jahren wegen eines Verhaltens abgemahnt, stellt ein nochmaliger gleichartiger Pflichtverstoß zumeist einen Kündigungsgrund dar.

3. Voraussetzung: Interessenabwägung

Jede Kündigung muss verhältnismäßig sein. Das bedeutet zweierlei: Zum einen darf es kein milderes Mittel geben, mit dem Sie angemessen auf das Fehlverhalten reagieren können. Zum anderen muss eine umfassende Interessenabwägung ergeben, dass Ihr Interesse an einer Kündigung das des Mitarbeiters an einer Weiterbeschäftigung überwiegt.

Als milderes Mittel kommt neben der Abmahnung z.B. auch eine Versetzung in Betracht.

Wenn eine Versetzung im Rahmen Ihres Direktionsrechts nicht möglich ist, sprechen Sie eine verhaltensbedingte Änderungskündigung aus.

Das ist eine verhaltensbedingte Kündigung verbunden mit dem Angebot an den Mitarbeiter, nach Ablauf der Kündigungsfrist an einem anderen Arbeitsplatz tätig zu werden. Eine solche Änderungskündigung ist immer ein milderes Mittel gegenüber der Beendigungskündigung.

Im Rahmen der Interessenabwägung sprechen folgende Gesichtspunkte für Ihre Kündigung:

  • großer Schaden, z.B. wenn der Mitarbeiter gegen seine Geheimhaltungspflichten verstoßen hat und die Konkurrenz Ihnen zuvorkommt
  • erhebliche Auswirkungen auf Ihren Betrieb und die Kollegen, z.B. bei Störungen des Betriebsfriedens
  • das bisherige Verhalten des Mitarbeiters, der auch in der Vergangenheit nachlässig war (Wiederholungsgefahr)
  • ein Verschulden des Mitarbeiters, insbesondere grobe Fahrlässigkeit.

Andererseits können persönliche Daten des Mitarbeiters wie Unterhaltspflichten, lange Betriebszugehörigkeit, erschwerte Vermittelbarkeit auf dem Arbeitsmarkt und vor allem bisheriges „Wohlverhalten“ gegen eine Kündigung sprechen.

Liegt einer der vorgenannten Kündigungsgründe (betriebs-, personen- oder verhaltensbedingt) vor, müssen Sie noch prüfen, ob eine ordentliche Kündigung überhaupt möglich ist.

Wollen Sie allerdings ohnehin fristlos kündigen, können Sie gleich zu Schritt 6 übergehen.

Liegt keiner der bisher genannten Gründe vor, können Sie noch eine fristlose Kündigung prüfen.

Scheidet diese ebenfalls aus, können Sie zwar kündigen: Sie müssen jedoch ernsthaft damit rechnen, mit der Kündigung zu scheitern, falls der Mitarbeiter das Arbeitsgericht einschaltet.

Schritt 5: Brauchen Sie einen wichtigen Grund?

Es gibt Fälle, in denen Sie nicht ordentlich, sondern nur außerordentlich, also mit wichtigem Grund kündigen dürfen. Denkbar sind z.B. folgende Fälle:

  • Sie haben einen befristeten Arbeitsvertrag geschlossen, jedoch keine ordentliche Kündigung vereinbart. In diesem Fall ist nur eine außerordentliche Kündigung möglich.
  • Ein Tarifvertrag sieht vor, dass einem Arbeitnehmer, der eine bestimmte Zeit in dem gleichen Betrieb tätig war, nicht mehr ordentlich gekündigt werden darf. An eine solche Regelung sind Sie gebunden, wenn der Tarifvertrag für allgemein verbindlich erklärt wurde oder aber Sie und Ihr Mitarbeiter tarifgebunden sind.
  • Nach Ablauf der Probezeit ist die ordentliche Kündigung gegenüber einem Auszubildenden unwirksam.
  • Sobald Ihrem Mitarbeiter ein Einberufungsbescheid zum Wehr- oder Zivildienst zugestellt wurde, dürfen Sie ihm bis zur Beendigung des Grundwehrdienstes oder Zivildienstes bzw. der Wehrübung nur außerordentlich kündigen. Die Einberufung ist dabei grundsätzlich kein wichtiger Grund für diese Kündigung. Nur unter engen Voraussetzungen dürfen Sie, wenn Sie regelmäßig nicht mehr als fünf Arbeitnehmer beschäftigen, einem unverheirateten Mitarbeiter gerade wegen der Einberufung kündigen.
  • Auch Betriebsratsmitgliedern dürfen Sie nur aus wichtigem Grund kündigen.

Hier haben Sie folgende Kündigungsmöglichkeiten:

Eine betriebsbedingte außerordentliche Kündigung ist nur zulässig, wenn Sie den Betrieb einstellen.

Krankheitsbedingt dürfen Sie nur kündigen, wenn die Voraussetzungen einer ordentlichen krankheitsbedingten Kündigung vorliegen. Im Falle eines befristeten Arbeitsvertrags darf es Ihnen außerdem nicht zuzumuten sein, die Zeit bis zum Vertragsablauf abzuwarten. Außerdem dürfen Sie die außerordentliche Kündigung nur mit einer so genannten sozialen Auslauffrist erklären, die der gesetzlichen Kündigungsfrist entspricht.

Eine verhaltensbedingte fristlose Kündigung ist nur zulässig, wenn das vertragswidrige Verhalten des Mitarbeiters so schwerwiegend ist, dass es einen wichtigen Grund darstellt.

Ob ein wichtiger Kündigungsgrund vorliegt, lesen Sie in Schritt 6.

Schritt 6: Sind die Bedingungen für eine fristlose Kündigung erfüllt?

Eine außerordentliche Kündigung setzt einen wichtigen Grund und eine rechtzeitige Kündigungserklärung voraus.

1. Voraussetzung: Wichtiger Grund

Ein wichtiger Grund ist anzunehmen, wenn Ihnen auf Grund eines schwerwiegenden Umstands die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.

Derartige Gründe können “ wie bei der ordentlichen Kündigung “ betriebs-, personen- oder verhaltensbedingte Gründe sein.

Eine betriebsbedingte und personenbedingte außerordentliche Kündigung ist nur in Ausnahmefällen möglich, nämlich wenn der Mitarbeiter ordentlich unkündbar ist, beispielsweise auf Grund einer tariflichen Regelung oder als Betriebsratsmitglied.

In den meisten Fällen wird die fristlose Kündigung verhaltensbedingt erfolgen, also wenn eine Pflichtverletzung des Mitarbeiters so schwer wiegt, dass sie jegliche weitere Zusammenarbeit unzumutbar erscheinen lässt. Auch wenn der Mitarbeiter ordentlich unkündbar ist, muss sein Fehlverhalten so schwerwiegend sein, dass es einen wichtigen Grund darstellt. Hierzu einige Beispiele aus der Rechtsprechung:

  • die Androhung des Mitarbeiters, krank zu werden, wenn Sie sein unberechtigtes Verlangen, den Urlaub zu verlängern, nicht erfüllen
  • wenn der Mitarbeiter während angeblicher Arbeitsunfähigkeit eine Nebentätigkeit ausübt, die der Tätigkeit bei Ihnen entspricht und durch die die Genesung verzögert wird
  • ein Stechuhrbetrug, also wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit absichtlich falsch erfasst
  • das Kopieren von geschäftlichen Daten zu privaten Zwecken
  • die wiederholte Verbreitung neonazistischer Thesen, die sogar die Kündigung eines Auszubildenden rechtfertigen kann

Weitere Fälle sind die außerordentliche Kündigung wegen Begehung einer Straftat oder wegen des Verdachts einer Straftat. Letztere kommt insbesondere beim begründeten Verdacht eines Diebstahls oder einer Unterschlagung in Frage.

Beachten Sie aber: Sie müssen den Verdacht auf bestimmte Tatsachen stützen können, beispielsweise Aussagen von Kollegen, die Ihren Mitarbeiter beobachtet haben. Zudem kann Ihre Verdachtskündigung nur wirksam sein, wenn Sie den Mitarbeiter vorher zu dem Verdacht angehört haben.

Wichtig ist: Die Wirksamkeit Ihrer Tat- oder Verdachtskündigung hängt dabei grundsätzlich nicht vom Ausgang eines Strafverfahrens ab. Sollte ein gegen Ihren Mitarbeiter eingeleitetes Strafverfahren eingestellt werden, nachdem Sie die Kündigung erklärt haben, macht das Ihre Kündigung nicht unwirksam. Auch kann der Mitarbeiter keine Wiedereinstellung verlangen.

Andererseits können Sie die rechtskräftige Verurteilung Ihres Mitarbeiters im Strafverfahren als Grund für eine außerordentliche Kündigung wegen erwiesener Tatbegehung heranziehen. Das gilt selbst dann, wenn ein Arbeitsgericht Ihre vorher ausgesprochene Verdachtskündigung für unwirksam erklärt hat.

2. Voraussetzung: Rechtzeitige Kündigungserklärung

Die außerordentliche Kündigung müssen Sie innerhalb von zwei Wochen von dem Zeitpunkt ab erklären, in dem Ihnen der wichtige Grund bekannt wird.

Hierbei handelt es sich um eine so genannte Ausschlussfrist, das heißt:Versäumen Sie diese Frist, ist die fristlose Kündigung unwirksam!

Die Zwei-Wochen-Frist beginnt, sobald Sie die Tatsachen, die den wichtigen Grund ausmachen, sicher kennen.

Bei der Verdachtskündigung bestimmen Sie den Beginn der Zwei-Wochen-Frist wie folgt:

1. Möglichkeit: Gleich kündigen

Wenn Sie von dem Verdacht Kenntnis erlangt haben und diesen Kenntnisstand für ausreichend halten, müssen Sie die Kündigung innerhalb von zwei Wochen aussprechen.

Ganz wichtig dabei: Innerhalb dieser zwei Wochen müssen Sie den Mitarbeiter auch anhören.


2. Möglichkeit: Eigene Ermittlungen

Solange Sie selbst den Sachverhalt ermitteln, läuft die Zwei-Wochen-Frist nicht. Die Ermittlungen müssen Sie aber zügig durchführen; dann beginnt die Frist erst, wenn Sie Ihre Ermittlungen abgeschlossen haben.

3. Möglichkeit: Strafverfahren abwarten

Sie können sich auch dazu entschließen, den Ausgang eines Strafverfahrens abzuwarten. Dann kündigen Sie innerhalb von zwei Wochen, nachdem der Mitarbeiter verurteilt wurde.

Schritt 7: Ist ein besonderer Kündigungsschutz zu beachten?

Eine Kündigung von Betriebsratsmitgliedern, Schwerbehinderten, Mitarbeitern in Elternzeit (dem früheren Erziehungsurlaub) und Schwangeren ist nur unter erschwerten Voraussetzungen wirksam.

Einem Betriebsratsmitglied dürfen Sie während seiner Amtszeit und bis ein Jahr danach nicht ordentlich, sondern nur aus wichtigem Grund kündigen. Der Betriebsrat muss der Kündigung außerdem zustimmen; tut er das nicht, müssen Sie die Zustimmung notfalls vom Arbeitsgericht ersetzen lassen.

Um einem schwerbehinderten Menschen, der länger als sechs Monate bei Ihnen beschäftigt ist, zu kündigen, brauchen Sie zunächst die Zustimmung des Integrationsamtes. Welche Behörde dies im Einzelfall ist, erfahren Sie in aller Regel bei Ihrer Bezirksregierung.

Wenn Sie ordentlich kündigen, müssen Sie die Kündigung so rechtzeitig erklären, dass das Schreiben dem schwerbehinderten Menschen innerhalb eines Monats zugeht, nachdem Ihnen die Zustimmung des Integrationsamtes zugestellt wurde.

Wollen Sie dem Schwerbehinderten außerordentlich kündigen, müssen Sie zwei Fristen beachten:

Zunächst muss der Antrag auf Zustimmung des Integrationsamtes innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des wichtigen Grundes dort eingehen.

Wenn das Integrationsamt die Zustimmung erklärt hat (was auch telefonisch möglich ist), müssen Sie die Kündigung entweder noch innerhalb der Zwei-Wochen-Frist oder “ wenn diese abgelaufen ist “ unverzüglich nach Erteilung der Zustimmung erklären.

Die Kündigung einer Schwangeren oder einer Mutter bis vier Monate nach der Niederkunft ist unzulässig, es sei denn,die für den Arbeitsschutz zuständige oberste Landesbehörde (meist die Bezirksregierung) hat die Kündigung für zulässig erklärt.

Von dem Zeitpunkt an,ab dem Ihr Mitarbeiter Elternzeit (früher:Erziehungsurlaub) verlangt, höchstens aber acht Wochen vor Beginn der Elternzeit, dürfen Sie dem Mitarbeiter bis zum Ende der Elternzeit nicht kündigen.

Sie können auch hier bei der für den Arbeitsschutz zuständigen obersten Landesbehörde einen Antrag stellen, wodurch die Kündigung für zulässig erklärt werden soll.

Schritt 8: Haben Sie den Betriebsrat beteiligt?

Wenn es bei Ihnen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie diesen vor jeder Kündigung anhören. Dies gilt unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiter bereits Kündigungsschutz genießt oder nicht!

Haben Sie keine Anhörung vorgenommen, ist die Kündigung unwirksam.

Wann und wie Sie den Betriebsrat anhören

Informieren Sie den Betriebsrat schriftlich darüber,

  • wem Sie kündigen wollen (einschließlich der Sozialdaten wie Alter, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten etc.),
  • welche Art von Kündigung, (ordentlich oder außerordentlich, Beendigungs-oder Änderungskündigung) Sie erklären wollen,
  • wann die Kündigungsfrist bzw. soziale Auslauffrist abläuft und
  • welche Kündigungsgründe vorliegen und worauf Sie diese stützen. Dazu gehört bei einer betriebsbedingten Kündigung auch die Mitteilung, unter welchen Mitarbeitern auf Grund welcher Gesichtspunkte Sie die soziale Auswahl vorgenommen haben.

Der Betriebsrat kann bei einer ordentlichen Kündigung innerhalb von einer Woche und bei außerordentlichen Kündigungen innerhalb von drei Tagen widersprechen.

Beachten Sie: Da bei einer außerordentlichen Kündigung die Anhörung des Betriebsrats innerhalb der Zwei-Wochen-Frist abgeschlossen sein muss, sollten Sie den Betriebsrat am besten sofort informieren, wenn die Kündigungserklärungsfrist beginnt.

Ob der Betriebsrat sich gar nicht äußert, der Kündigung ausdrücklich zustimmt oder ihr widerspricht, ist für die Rechtmäßigkeit der Kündigung im Regelfall ohne Bedeutung (Ausnahme: Es gibt eine Betriebsvereinbarung, nach der jede Kündigung der Zustimmung des Betriebsrats bedarf) Es kommt also nur darauf an, dass Sie der Arbeitnehmervertretung Gelegenheit geben, sich zur Kündigung zu äußern.

Wenn der Betriebsrat der ordentlichen Kündigung widerspricht, hat das nur die Konsequenz, dass der Mitarbeiter, der Klage gegen seine Kündigung erhoben hat, von Ihnen verlangen kann, über den Ablauf der Kündigungsfrist hinaus bis zum Abschluss des Prozesses bei Ihnen weiterbeschäftigt zu werden.

Sonderfall: Kündigung von Betriebsratsmitgliedern

Wenn Sie einem Betriebsratsmitglied kündigen wollen “ was nur aus wichtigem Grund möglich ist “ reicht die bloße Anhörung nicht aus. Sie brauchen vielmehr die Zustimmung des Betriebsrats.

Verweigert der Betriebsrat seine Zustimmung, können Sie beim Arbeitsgericht beantragen,dass dieses die Zustimmung ersetzt. Beachten Sie dabei, dass Sie diesen Antrag noch innerhalb der zweiwöchigen Erklärungsfrist ab Kenntnis des wichtigen Grundes stellen!

Sonderfall: Kündigung von schwerbehinderten Menschen

Wenn Sie einem schwerbehinderten Menschen kündigen, müssen Sie die Schwerbehindertenvertretung anhören. Informieren Sie diese gleichzeitig mit dem Betriebsrat. Es empfiehlt sich, beides zeitgleich mit dem Antrag an das Integrationsamt zu erledigen.

Schritt 9: Wie Sie die Kündigung erklären

Schriftform einhalten

Eine Kündigung ist nur wirksam, wenn sie schriftlich erklärt wird. Kündigen Sie Ihrem Mitarbeiter mündlich, beispielsweise in einem unbeherrschten Moment nach einer Auseinandersetzung,so ist diese Erklärung wirkungslos.

Um Zweifel auszuschließen, sollte sich aus dem Kündigungsschreiben klar und unmissverständlich ergeben, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Verwenden Sie deshalb ausdrücklich das Wort „Kündigung „.

Der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis enden soll, sollte ebenfalls aus dem Schreiben hervorgehen; notfalls reicht zwar auch die Formulierung „zum nächstmöglichen Termin“ aus. Dennoch sollten Sie einen Kündigungszeitpunkt nennen: Sollte Ihnen ein Fehler bei der Berechnung unterlaufen sein, ist das unschädlich, weil die Rechtsprechung dann automatisch vom nächstmöglichen Termin ausgeht.

Es ist allerdings nicht nötig, dass Sie auch den oder die Kündigungsgründe nennen (Ausnahme: Kündigung von Auszubildenden nach Ende der Probezeit).

Beachten Sie aber, dass Sie bei einer fristlosen Kündigung den Kündigungsgrund schriftlich mitteilen müssen, allerdings erst, wenn Ihr Mitarbeiter dies verlangt.

Tun Sie das nicht, macht das Ihre Kündigung allerdings nicht unwirksam, sondern kann allenfalls Schadensersatzansprüche des Mitarbeiters auslösen (etwa für unnötig aufgewendete Anwaltskosten).

Wie Sie den Kündigungstermin berechnen

Bei einer ordentlichen Kündigung gilt: Sind tarifliche Regelungen vorhanden, müssen Sie diese beachten, sofern Sie tarifgebunden sind. Ansonsten sind die Regelungen im Arbeitsvertrag maßgeblich. Fehlen solche, greifen die gesetzlichen Kündigungsfristen:

Die gesetzliche Grundkündigungsfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats.

Abhängig davon, wie lange das Arbeitsverhältnis bereits bestanden hat, verlängern sich die Fristen für eine Kündigung durch Sie als Arbeitgeber.

Die gesetzlichen Kündigungsfristen und -termine und die dazugehörigen Zugangsdaten entnehmen Sie bitte der gelben Übersichtskarte, die Ihrem Praxishandbuch Personal beiliegt.

Bei einer außerordentlichen Kündigung gibt es keine Frist, weshalb sie im allgemeinen Sprachgebrauch auch als fristlose Kündigung bezeichnet wird.

Das bedeutet, dass das Arbeitsverhältnis an dem Tag beendet ist, an dem das Schreiben Ihrem Mitarbeiter zugeht.

Einem ordentlich unkündbaren Mitarbeiter, dem Sie betriebs-oder krankheitsbedingt ausnahmsweise außerordentlich kündigen, müssen Sie allerdings eine soziale Auslauffrist gewähren.

Diese entspricht der jeweiligen gesetzlichen Kündigungsfrist, die gelten würde, wenn es sich um eine ordentliche Kündigung handeln würde.

Beachten Sie immer: Dem Mitarbeiter muss die Kündigung spätestens am letzten Tag der Kündigungsfrist zugehen.

Wer unterzeichnet das Kündigungsschreiben?

Nach Möglichkeit sollten Sie als Arbeitgeber (Firmeninhaber oder Geschäftsführer) die Kündigung persönlich unterschreiben. Es kommen aber auch andere Personen infrage, etwa der Prokurist oder der Leiter der Personalabteilung, die zum Ausspruch der Kündigung befugt sind.

Wenn ein eigentlich nicht zur Kündigung Berechtigter (etwa ein Sachbearbeiter oder ein externer Anwalt) das Kündigungsschreiben unterzeichnet, müssen Sie dem Schreiben unbedingt eine Originalvollmachtsurkunde beilegen. Daraus geht hervor, dass diese Person zum Ausspruch der Kündigung berechtigt ist. Eine Kopie oder ein Fax reicht hierzu nicht aus!

Liegt keine solche Vollmacht vor oder haben Sie den zu Kündigenden nicht selbst über die Bevollmächtigung informiert, könnte der Mitarbeiter die Kündigung zurückweisen.

Die Kündigung wäre dann nicht wirksam zugegangen, was sich vor allem bei einer außerordentlichen Kündigung wegen der zweiwöchigen Erklärungsfrist fatal auswirken könnte.

Schritt 10: Ist der Zugang der Kündigung gesichert?

Der Tag, an dem Ihr Mitarbeiter das Kündigungsschreiben erhalten hat, entscheidet nicht nur darüber, wann die Kündigungsfrist abläuft, sondern kann bei der fristlosen Kündigung sogar über deren Wirksamkeit entscheiden. Sie müssen also unbedingt dafür sorgen, dass Sie einen frühzeitigen Zugang der Kündigung sicherstellen und im Streitfall beweisen, wann genau die Kündigung zugegangen ist.

Der sicherste Weg ist es, Ihrem Mitarbeiter das Schreiben selbst auszuhändigen und sich den Erhalt bestätigen zu lassen. Bereiten Sie hierzu eine Empfangsbestätigung vor.

Statt gegen eine Empfangsbestätigung können Sie das Schreiben auch unter Anwesenheit von mindestens einem vertrauenswürdigen Zeugen übergeben. Dieser muss auch wissen, was dem Mitarbeiter ausgehändigt wird.

Wenn der Mitarbeiter das Schreiben nicht annehmen will, sollte ebenfalls ein Zeuge zur Stelle sein, der die Annahmeverweigerung bestätigen kann. Bei nachgewiesener Verweigerung der Annahme gilt das Kündigungsschreiben ebenfalls als zugegangen.

Wenn die persönliche Übergabe nicht möglich ist (etwa weil der Mitarbeiter arbeitsunfähig und zu Hause ist), können Sie eine Person Ihres Vertrauens als Boten einschalten. Der Bote muss unbedingt Kenntnis vom Inhalt des Kündigungsschreiben haben; nur so kann er im Zweifel bestätigen, dass er auch tatsächlich eine Kündigung übergeben hat.

Der Bote kann das Schreiben Ihrem Mitarbeiter persönlich übergeben und sich den Empfang auf einer Kopie quittieren lassen. Wenn der Mitarbeiter die Annahme verweigert, kann der Bote die Annahmeverweigerung bezeugen.

Ist eine persönliche Übergabe nicht möglich, kann der Bote das Schreiben in den Briefkasten Ihres Mitarbeiters einwerfen. Wenn das Kündigungsschreiben bis spätestens zur üblichen Briefzustellung durch die Post eingeworfen wird, gilt es noch am selben Tag als zugegangen (auch wenn der Mitarbeiter im Urlaub ist!), bei späterem Einwurf erst am nächsten Tag.

Den Postweg sollten Sie nach Möglichkeit meiden:

Zwar wäre ein einfacher Brief natürlich auch dann zugegangen, wenn ein Briefträger ihn in den Briefkasten geworfen hat. Das können Sie aber im Zweifel nicht beweisen.

Auch das Einwurf-Einschreiben nützt Ihnen nichts, denn hier ist allenfalls nachgewiesen, dass der Mitarbeiter etwas erhalten hat, nicht aber notwendigerweise ein Kündigungsschreiben. Hat ein Zeuge das Schreiben allerdings eingetütet und zur Post gebracht, spricht vieles dafür, dass es sich bei dem Einschreiben um die Kündigung gehandelt hat.

Mit einem Einschreiben mit Rückschein bzw. mit einem Übergabe-Einschreiben können Sie den Zugang nur nachweisen, wenn der Mitarbeiter es entgegennimmt. Wird er allerdings nicht angetroffen und holt er das Schreiben nicht bei der Post ab, ist es nicht zugegangen.

Checkliste

Bei einer Kündigung können Sie nach folgender Checkliste vorgehen:

  • Handelt es sich bei dem zu Kündigenden um einen freien Mitarbeiter?

    • ja, Sie brauchen keinen Kündigungsgrund; gehen Sie direkt zu Punkt 9 (wenn Sie eine fristlose Kündigung prüfen wollen), sonst zu Punkt 14.
    • nein, gehen Sie zu Punkt 2.
  • Beschäftigen Sie mehr als fünf Vollzeitmitarbeiter?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 3.
    • nein, Sie brauchen keinen Kündigungsgrund; gehen Sie direkt zu Punkt 9 (wenn Sie eine fristlose Kündigung prüfen wollen), sonst zu Punkt 11.
  • Ist der zu kündigende Mitarbeiter mehr als sechs Monate bei Ihnen beschäftigt?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 4.
    • nein, Sie brauchen keinen Kündigungsgrund; gehen Sie direkt zu Punkt 9 (wenn Sie eine fristlose Kündigung prüfen wollen), sonst zu Punkt 11.
  • Wollen Sie betriebsbedingt kündigen?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 5.
    • nein, gehen Sie zu Punkt 6.
  • Sind alle Voraussetzungen für eine betriebsbedingte Kündigung erfüllt: Unternehmerentscheidung, kein Ersatzarbeitsplatz und Sozialauswahl?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 6 bzw.7 (wenn Sie “ auch “ eine personenbedingte bzw. verhaltensbedingte Kündigung prüfen wollen), sonst zu Punkt 9 (wenn Sie eine fristlose Kündigung prüfen wollen), sonst zu Punkt 11.
    • nein, stellen Sie die Voraussetzungen sicher bzw. verfahren Sie wie bei der Antwort „ja „.
  • Liegt ein personenbedingter Kündigungsgrund vor?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 7 (wenn Sie “ auch “ eine veraltensbedingte Kündigung prüfen wollen), sonst zu Punkt 9 (wenn Sie eine fristlose Kündigung prüfen wollen), sonst zu Punkt 11.
    • nein, stellen Sie die Voraussetzungen sicher bzw. verfahren Sie wie bei der Antwort „ja „.
  • Liegt ein verhaltensbedingter Kündigungsgrund vor?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 8.
    • nein, Ihre ordentliche Kündigung ist unwirksam “ sofern keine betriebs- oder personenbedingte Kündigung greift. Prüfen Sie bei Punkt 9 weiter.
  • Haben Sie vorher wirksam abgemahnt?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 9.
    • nein, Ihre Kündigung hat keine Aussicht auf Erfolg, wenn die Abmahnung nicht entbehrlich ist und keine betriebs- oder personenbedingte Kündigung greift. Prüfen Sie bei Punkt 9 weiter.
  • Gibt es eine wichtigen Kündigungsgrund?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 10.
    • nein, Ihre fristlose Kündigung hat keine Aussicht auf Erfolg.
  • Haben Sie die Zwei-Wochen-Frist eingehalten?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 11.
    • nein, Ihre fristlose Kündigung hat keine Aussicht auf Erfolg.
  • Gilt besonderer Kündigungsschutz (z.B.Kündigung von Schwangeren, Betriebsratsmitgliedern)?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 12.
    • nein, gehen Sie zu Punkt 13.
  • Haben Sie die besonderen Schutzvorschriften eingehalten (z.B. Einholung von behördlichen Zustimmungserklärungen)?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 13.
    • nein, holen Sie dies nach.Andernfalls hat Ihre Kündigung keine Aussicht auf Erfolg.
  • Haben Sie Ihren Betriebsrat (soweit vorhanden) informiert?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 14.
    • nein, holen Sie dies nach. Andernfalls hat Ihre Kündigung keine Aussicht auf Erfolg.
  • Sind die sonstigen Formalia eingehalten (Berechnung der Kündigungsfrist, Zugang der Kündigung)?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 15.
    • nein, holen Sie das nach, sonst kann Ihre Kündigung unwirksam sein.
  • Ist das Schriftformerfordernis eingehalten (einschließlich Unterschrift)?

    • ja, gehen Sie zu Punkt 16.
    • nein, stellen Sie dies sicher, sonst hat Ihre Kündigung keine Aussicht auf Erfolg
  • Ist der Zugang der Kündigung sichergestellt?

    • ja, dann haben Sie es geschafft!
    • nein, sorgen Sie dafür, sonst laufen Sie Gefahr, dass die Kündigung “ wenn überhaupt “ nur verspätet wirkt.

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