Entgeltfortzahlung

Publiziert 25. Januar 2008 | Von Alexander Fischer

Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall macht einen ganz wesentlichen Bestandteil Ihrer Lohnzusatzkosten aus. Allein dies ist schon ein Grund, in jedem Einzelfall zu prüfen, ob Sie tatsächlich immer zahlen müssen.
Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

wann und wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen und
unter welchen Voraussetzungen Sie diese Kosten eventuell erstattet bekommen können.

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Inhalt:

Wer Entgeltfortzahlung erhält und wer nicht
Wann Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen
Bedingung 1: Mitarbeiter ist arbeitsunfähig krank
Bedingung 2: Arbeitsunfähigkeit als alleinige Ursache
Bedingung 3: Kein Verschulden
Bedingung 4: Wartezeit abgelaufen
Bedingung 5: Nachweispflichten erfüllt
Wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen
Sechs-Wochen-Frist
Sonderfälle Fortsetzungs- und Wiederholungserkrankung
Wenn das Arbeitsverhältnis endet
Wie viel Sie zahlen müssen
Wann Sie die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen
Arbeitsunfähigkeit durch Fremdverschulden
Sonderfall: Kleinbetrieb
Weblinks

Wer Entgeltfortzahlung erhält und wer nicht

Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob er in Vollzeit oder Teilzeit bei Ihnen arbeitet, geringfügig beschäftigt oder Auszubildender ist.
Bei neu eingestellten Mitarbeitern gibt es jedoch eine Wartezeit von vier Wochen.
Achten Sie hier besonders auf einen eventuell für Sie geltenden Tarifvertrag bzw. eine Betriebsvereinbarung: Oft ist dort die Wartefrist ausgeschlossen, sodass Sie in diesem Fall vom ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit an Entgeltfortzahlung leisten müssen.

Wenn Sie Leiharbeitskräfte beschäftigen, haben diese Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen den ‚Verleiher‘, also das Zeitarbeitsunternehmen, bei dem sie fest angestellt sind, nicht aber gegen Sie als ‚Entleiher‘.
Ebenso wenig müssen Sie Ihren freien Mitarbeitern Entgeltfortzahlung leisten.

Wann Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen

Bedingung 1: Mitarbeiter ist arbeitsunfähig krank

Dies bedeutet zweierlei: Ihr Mitarbeiter muss krank sein, und die Erkrankung muss zur Arbeitsunfähigkeit führen.

Eine Krankheit ist dabei jeder regelwidrige Körper- oder Geisteszustand, der einer Heilbehandlung bedarf. Daher liegt eine Krankheit auch dann vor, wenn sie auf folgenden Umständen beruht:

einer Ansteckung oder Veranlagung,
einem missglückten Selbstmordversuch,
einem Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit,
einem Sport- oder Verkehrsunfall oder
Trunk- oder Drogensucht.

Hatte Ihre Mitarbeiterin eine Fehlgeburt und fällt sie deshalb aus, liegt auch hier eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit vor. Darüber hinaus gibt es weitere Sonderfälle, in denen normalerweise eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit angenommen wird:

Teilarbeitsfähigkeit

Ist es Ihrem Mitarbeiter auf Grund seiner Erkrankung nur möglich, einen Teil der anfallenden Arbeit zu verrichten, oder kann er sonst nur eingeschränkt arbeiten (etwa vier anstatt acht Stunden am Tag), wäre eine Teilarbeitsfähigkeit denkbar. Diese wird aber nicht anerkannt, das heißt, Ihr Mitarbeiter gilt auch bei einer Teilarbeitsfähigkeit letztlich als arbeitsunfähig krank.

Merken Sie sich deshalb: Als Arbeitgeber können Sie von Ihrem kranken Mitarbeiter nicht verlangen, dass er die Tätigkeiten durchführt, die er noch verrichten könnte. Sie sind andererseits aber auch nicht verpflichtet, eine solche teilweise Arbeitsleistung entgegenzunehmen.

Berufskrankheit, Erwerbs- und Berufsunfähigkeit

Berufskrankheiten sind alle Krankheiten, die in der so genannten Berufskrankheitenverordnung als solche genannt sind. Sind Sie oder Ihr Mitarbeiter der Meinung, dass eine Berufskrankheit vorliegt, müssen Sie dies dem gesetzlichen Unfallversicherer melden, der das Vorliegen einer solchen Krankheit genau prüft.
Dieses Verfahren hat aber keine Auswirkung auf eine Entgeltfortzahlungspflicht, weil der gesetzliche Unfallversicherer gegenüber Ihnen als Arbeitgeber immer nur nachrangig zahlt.
Das bedeutet, dass Sie bei entsprechender Arbeitsunfähigkeit im Regelfall das Entgelt fortzahlen müssen.
Genauso verhält es sich mit der Erwerbs- oder Berufsunfähigkeit bzw. “ seit dem 1. 1. 2001 “ mit der Erwerbsminderung.: Wird Ihr Mitarbeiter krank, zahlen Sie normalerweise seine Vergütung weiter.
Wird später eine Berufs- oder Erwerbsunfähigkeit bzw. Erwerbsminderung festgestellt, erhält Ihr Mitarbeiter von dem Rentenversicherungsträger eine Rente; der Rentenversicherungsträger erstattet Ihnen allerdings nicht das bereits gezahlte Entgelt.

Kuren

Ihr Mitarbeiter gilt nicht nur dann als arbeitsunfähig, wenn er krank ist, sondern auch, wenn er sich einer Kur unterzieht.
Doch Vorsicht: Nicht jede Kur löst auch eine Entgeltfortzahlungspflicht aus. Diese besteht nur bei

Genesungskuren, die der Wiederherstellung der Gesundheit und Arbeitsfähigkeit dienen,
Heilkuren, die eine bestimmte Erkrankung ausheilen sollen, und
Vorbeugungskuren, die zur Abwendung noch nicht ausgebrochener Krankheiten dienen, deren Eintreten befürchtet wird.

Erholungskuren, die nur zur Besserung des Allgemeinbefindens dienen, zählen also nicht dazu.

Bei der Beurteilung, um welche Art von Kur es sich handelt, gehen Sie folgendermaßen vor:

Lesen Sie sich den Inhalt der Kurmaßnahmen genau durch; es kommt nämlich für die Art der Kur nicht auf die Bezeichnung, sondern nur auf die geplanten Maßnahmen an.
Die Kur muss vom Sozialversicherungsträger bewilligt worden sein, bevor Ihr Mitarbeiter die Kur antritt.
Die Kur muss stationär durchgeführt werden.
Wurde die Kur von einem öffentlich-rechtlichen Sozialleistungsträger bewilligt (z. B. Renten-, Kranken-, Unfallversicherung), handelt es sich in der Regel nicht um eine Erholungskur.

Deuten die Unterlagen auf eine der drei oben genannten Kurarten hin und sind die Voraussetzungen erfüllt, müssen Sie das Entgelt fortzahlen.

Wiedereingliederung

Eine Wiedereingliederung kommt für Ihren Mitarbeiter in Betracht, wenn er viele Wochen oder Monate arbeitsunfähig krank gewesen und noch nicht wieder voll arbeitsfähig ist, schrittweise aber wieder in den Arbeitsprozess zurückkehren will. Da es sich hier um eine Maßnahme der Rehabilitation handelt, die die Arbeitsfähigkeit Ihres Mitarbeiters erst wieder herstellen soll, gilt er auch während der Eingliederung als arbeitsunfähig krank.

Während der Wiedereingliederung müssen Sie Ihrem Mitarbeiter im Regelfall auch keine Vergütung zahlen, weil in den meisten Fällen die sechswöchige Entgeltfortzahlungspflicht abgelaufen ist. Eine Entgeltfortzahlungspflicht während der Wiedereingliederung besteht im Übrigen nur dann, wenn Sie dies mit Ihrem Mitarbeiter ausdrücklich vereinbart haben.
Dennoch steht Ihr Arbeitnehmer nicht mit leeren Händen da, weil er während der Wiedereingliederung Krankengeld von seiner Versicherung bekommt.

Bedingung 2: Arbeitsunfähigkeit als alleinige Ursache

Beachten Sie, dass nicht jede krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit zur Entgeltfortzahlung führt. Eine Entgeltfortzahlungspflicht kommt nur in Frage, wenn allein die Erkrankung Ihres Mitarbeiters der Grund dafür ist, dass er seine vertraglich geschuldete Arbeitsleistung nicht erbringt.

Bedingung 3: Kein Verschulden

Ihre Entgeltfortzahlungspflicht setzt weiter voraus, dass Ihr Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet hat.

Dabei gilt aber nicht schon jede Nachlässigkeit als Verschulden. Letzteres ist nur anzunehmen, wenn ein grober Verstoß gegen das von einem verständigen Menschen in eigenem Interesse zu erwartende Verhalten vorliegt. Das ist etwa der Fall, wenn jemand einen Hund streichelt und dabei gebissen wird, obwohl der Hundehalter ihn vorher auf die Bissigkeit des Tieres aufmerksam gemacht hat. Besondere Bedeutung hat dieser Punkt auch in folgenden Fällen:

Arbeitsunfall

Verstößt Ihr Mitarbeiter in besonders grober Weise gegen Ihre Anordnungen oder gegen Unfallverhütungsvorschriften, hat er einen entsprechenden Arbeitsunfall im Regelfall selbst verschuldet “ eine Entgeltfortzahlung scheidet aus.

Sportverletzung

Das BAG geht davon aus, dass nur Unfälle, die sich bei der Ausübung einer besonders gefährlichen Sportart ereignen, selbst verschuldet sind (etwa Kick-Boxen oder Bunjee-Springen); bei allen anderen Sportarten gilt ein Unfall nur dann als selbst verschuldet, wenn Ihr Mitarbeiter bei Ausübung der Sportart seine eigene Leistungsfähigkeit überschätzt bzw. überschritten hat oder wenn er die Sicherheitsvorschriften nicht eingehalten hat.

Schlägerei

Ist Ihr Mitarbeiter in eine Schlägerei verwickelt gewesen und hat sich dabei verletzt, kommt es auf die genauen Umstände der Schlägerei an: Verschulden ist normalerweise anzunehmen, wenn Ihr Mitarbeiter die Schlägerei provoziert hat.
Hat er dagegen nur eingegriffen, um den Streit zu schlichten, scheidet ein Verschulden aus.
Die Beweisfrage kann hier aber schwierig sein.

Verkehrsunfall

Ein Verschulden liegt immer dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter in grober Weise gegen Straßenverkehrsvorschriften verstoßen hat, also z.B. durch überhöhte Geschwindigkeit oder Trunkenheit den Unfall verursacht hat oder seinen Sicherheitsgurt nicht angelegt hatte; scheidet grobe Fahrlässigkeit Ihres Mitarbeiters aus, liegt kein Verschulden vor.

Selbstmordversuch

Das BAG beurteilt einen Selbstmordversuch als nicht selbst verschuldet.

Erkrankung

Zieht sich Ihr Mitarbeiter eine Erkrankung zu, ist dies in aller Regel nicht selbst verschuldet.

Anders sieht es aus, wenn Ihr Arbeitnehmer ärztliche Anordnungen nicht befolgt und die Heilung dadurch verzögert wird. Auch Suchterkrankungen sind normalerweise nicht selbst verschuldet. Anders kann es aussehen, wenn Ihr Mitarbeiter bereits eine Entziehungskur hinter sich hat und nach längerer Abstinenz rückfällig wird.

Nebentätigkeit

Übt Ihr Mitarbeiter eine Nebentätigkeit aus und verletzt er sich dabei, scheidet ein Verschulden aus. Dies gilt unabhängig davon, ob die Tätigkeit genehmigt ist oder nicht.

Andererseits könnte ein Verschulden vorliegen, wenn Ihr Mitarbeiter eine besonders gefährliche oder seine Kräfte übersteigende Nebentätigkeit ausübt und hierbei zu Schaden kommt.

Schwangerschaftsabbruch und Sterilisation

Ein Verschulden scheidet auch dann aus, wenn die Arbeitsverhinderung deshalb eintritt, weil sich Ihre Mitarbeiterin einer rechtmäßigen Sterilisation oder einem legalen Schwangerschaftsabbruch unterzieht.

Gleiches gilt für einen Abbruch der Schwangerschaft, wenn dieser innerhalb von zwölf Wochen nach der Empfängnis durch einen Arzt erfolgt, die Schwangere den Abbruch verlangt und dem Arzt durch eine Bescheinigung nachgewiesen hat, dass sie sich mindestens drei Tage vor dem Eingriff von einer anerkannten Beratungsstelle hat beraten lassen.

Bedingung 4: Wartezeit abgelaufen

Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung setzt voraus, dass das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht “ es sei denn, es ist in einem Tarif- oder Arbeitsvertrag bzw. einer Betriebsvereinbarung eine kürzere oder gar keine Wartezeit vereinbart.

Nach Ablauf der Wartezeit von vier Wochen entsteht dann erst der Anspruch Ihres neuen Mitarbeiters auf Entgeltfortzahlung bis zu längstens sechs Wochen, weil die Wartezeit nicht angerechnet wird.

Ist Ihr Mitarbeiter bereits während der Wartezeit arbeitsunfähig krank, erhält er von seiner Krankenkasse Krankengeld bzw. Verletztengeld.

Es ist im Übrigen unerheblich, ob und in welchem Umfang Ihr Mitarbeiter bereits in einem früheren Arbeitsverhältnis arbeitsunfähig krank war. Der Entgeltfortzahlungsanspruch entsteht mit jedem Arbeitsverhältnis neu, in der Regel allerdings erst nach Ablauf der Wartezeit.

Bedingung 5: Nachweispflichten erfüllt

Verletzt hingegen Ihr Mitarbeiter die nachfolgend genannten Pflichten, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung verweigern “ teilweise endgültig, teilweise so lange, bis Ihr erkrankter Mitarbeiter seinen Pflichten vollständig nachgekommen ist.

Mitteilungspflicht

Zunächst einmal muss Ihr Mitarbeiter Ihnen unverzüglich, also so schnell wie möglich, mitteilen, dass er krankheitsbedingt fehlt.

Solange das nicht geschieht, müssen Sie selbstverständlich auch keine Entgeltfortzahlung leisten “ schließlich könnte Ihr Mitarbeiter auch aus anderen Gründen fehlen, die keine Entgeltfortzahlungspflicht nach sich ziehen.

Nachweispflicht

Die Mitteilung seitens Ihres Arbeitnehmers allein ist aber noch nicht ausreichend, um eine Entgeltfortzahlungspflicht zu begründen.

Hierfür ist noch der Nachweis einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit erforderlich, der in aller Regel durch Vorlage eines ärztlichen Attestes erbracht wird “ der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, auch AU-Bescheinigung genannt.

Der Nachweis kann aber auch durch jedes andere zulässige Beweismittel erbracht werden, etwa durch Zeugen.

Solange Ihr Mitarbeiter keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt bzw. die Arbeitsunfähigkeit nicht durch andere Beweismittel bescheinigt, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung verweigern.

Reicht Ihr Mitarbeiter später eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach bzw. kann er seine Arbeitsunfähigkeit anderweitig belegen, müssen Sie die vorerst einbehaltene Vergütung zahlen. Ihr Leistungsverweigerungsrecht besteht also nur vorübergehend.

Beachten Sie aber: Deckt die Arbeitsunfähigkeitbescheinigung nicht die gesamte Fehlzeit ab, dürfen Sie die Entgeltfortzahlung für die nicht abgedeckten Tage verweigern.

Sonderfall Auslandserkrankung:

Erkrankt Ihr Mitarbeiter im Ausland, so muss er Ihnen schnellstmöglich, also telefonisch oder per Fax, seine Arbeitsunfähigkeit, die voraussichtliche Dauer sowie seine genaue Postanschrift mitteilen; zudem muss der Arbeitnehmer seine Krankenkasse informieren “ zumindest soweit er gesetzlich versichert ist. Kehrt der Mitarbeiter aus dem Ausland zurück, muss er Ihnen seine Rückkehr ebenso unverzüglich mitteilen.

Kommt der im Ausland erkrankte Mitarbeiter den oben genannten Pflichten nicht nach, haben Sie ebenfalls ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht, müssen dem Arbeitnehmer also bis zur vollständigen Erledigung seiner Pflichten keine Entgeltfortzahlung leisten.
Gleiches gilt übrigens, solange Ihr Mitarbeiter sich bei einer Erkrankung im Ausland weigert, Ihnen seine Urlaubsadresse mitzuteilen.
Ein endgültiges Leistungsverweigerungsrecht steht Ihnen aber zu, wenn die versäumte Pflicht nach dem Sinn und Zweck nicht mehr nachgeholt werden kann:

Sonderfall Ansprüche gegen Dritte:

Ein Leistungsverweigerungsrecht steht Ihnen übrigens auch so lange zu, wie Ihr Mitarbeiter verhindert, dass Sie Ersatzansprüche gegen einen Dritten geltend machen können.

Beachten Sie aber: Sind Sie auf Grund des verspäteten Einreichens der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung endgültig gehindert, einen Schadensersatzanspruch gegenüber einem Dritten geltend zu machen, z. B. weil der Anspruch zwischenzeitlich verjährt ist, können Sie die Entgeltfortzahlung endgültig verweigern.

Was auch noch wichtig ist: Das Leistungsverweigerungsrecht besteht immer nur dann, wenn Ihr Arbeitnehmer seinen Anzeige-, Nachweis- und Mitteilungspflichten gemäß § 7 Abs. 1 EFZG schuldhaft nicht nachkommt.

Wie lange Sie Entgeltfortzahlung leisten müssen

Sind die oben genannten Bedingungen erfüllt, hat Ihr Mitarbeiter Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Der Entgeltfortzahlungsanspruch Ihres Mitarbeiters endet, wenn

er wieder arbeitsfähig ist,
die Sechs-Wochen-Frist abgelaufen ist oder
das Arbeitsverhältnis endet.

Sechs-Wochen-Frist

Ist Ihr Mitarbeiter nicht kurzfristig wieder arbeitsfähig, besteht sein Entgeltfortzahlungsanspruch für längstens sechs Wochen bzw. 42 Kalendertage. Die Sechs-Wochen-Frist beginnt mit dem Tag nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit. Wird Ihr Mitarbeiter während der Arbeitszeit arbeitsunfähig, fließt der angebrochene Arbeitstag nicht in die Sechs-Wochen- Frist ein.
Das Entgelt für den 7. 1. 2002 müssen Sie Ihrem Mitarbeiter im Beispielsfall dennoch bezahlen, allerdings nicht nach § 3 EFZG, sondern nach § 616 BGB wegen kurzfristiger Verhinderung. Ausnahme: Sie haben die Anwendung dieser Vorschrift in dem Arbeitsvertrag mit diesem Mitarbeiter ausgeschlossen, etwa durch eine Formulierung wie ‚ § 616 BGB findet keine Anwendung‘.
Wird Ihr Mitarbeiter an einem Arbeitstag vor Beginn seiner Arbeit arbeitsunfähig, ist dieser Tag in die Sechs- Wochen-Frist mit einzurechnen.
Wird Ihr Mitarbeiter, der eine feste Monatsvergütung (Gehalt) bezieht, an einem arbeitsfreien Tag arbeitsunfähig, läuft die Sechs-Wochen-Frist ab diesem Tag.
Bezieht der Mitarbeiter hingegen ein nach Arbeitsstunden bzw. -tagen berechnetes Entgelt (Lohn), so ist der Tag nicht in die Sechs-Wochen-Frist mit einzubeziehen.
Die Sechs-Wochen-Frist verlängert sich auch nicht für Teilzeitkräfte, die nur an einigen Tagen pro Woche arbeiten bzw. wenn ein Feiertag in die Zeit der Arbeitsunfähigkeit fällt.

Sonderfälle Fortsetzungs- und Wiederholungserkrankung

Fortsetzungserkrankung

Wenn eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, bei der dasselbe (unter Umständen chronische) Grundleiden zur wiederholten Arbeitsunfähigkeit Ihres Mitarbeiters führt (z.B. bei Bronchialasthma oder Heuschnupfen), müssen Sie grundsätzlich nur einmal bis längstens sechs Wochen das Entgelt fortzahlen. Hierbei ist es unerheblich, ob die gleichen oder verschiedene Krankheitssymptome auftreten.
Beachten Sie: Dieselbe Krankheit ist nicht gleich bedeutend mit der gleichen Krankheit!

Von der nur einmaligen Entgeltfortzahlungspflicht bei der Fortsetzungserkrankung gibt es aber zwei Ausnahmen, sodass Sie unter Umständen mehrfach zahlen müssen:
Ausnahme 1: Sechs-Monats-Frist:
Die sechswöchige Entgeltfortzahlungspflicht setzt bei einer Fortsetzungserkrankung erneut ein, wenn Ihr Mitarbeiter zwischenzeitlich wegen ein und desselben Grundleidens sechs Monate nicht erkrankt war, wobei während des Sechs-Monats-Zeitraums eine Arbeitsunfähigkeit wegen einer anderen Erkrankung unbeachtlich ist.
Der Sechs-Monats-Zeitraum beginnt am ersten Tag nach Beendigung eines Arbeitsunfähigkeitszeitraums zu laufen und endet am letzten Tag des sechsten Monats.
Ausnahme 2: Zwölf-Monats-Frist:
Unabhängig davon, wie oft Ihr Mitarbeiter innerhalb der letzten zwölf Monate an demselben Grundleiden erkrankte: Sie müssen innerhalb des Zwölf-Monats-Zeitraums für alle Fortsetzungserkrankungen insgesamt höchstens sechs Wochen die Vergütung fortzahlen und spätestens nach 12 Monaten erneut für insgesamt sechs Wochen. Diese Frist beginnt “ anders als die Sechs-Monats- Frist “ mit dem ersten Tag der ersten Arbeitsunfähigkeit und endet am letzten Tag des zwölften Monats.
Ebenso müssen Sie nur einmal für sechs Wochen das Entgelt fortzahlen, wenn Ihr Mitarbeiter wegen einer einheitlichen Krankheit länger als zwölf Monate arbeitsunfähig ist. Mit Ablauf der Zwölf-Monats-Frist liegt dann keine „erneute“ Arbeitsunfähigkeit vor.
Wichtig: Die Sechs-Monats-Frist wird gegenüber der Zwölf-Monats-Frist vorrangig berechnet. Das bedeutet: Beginnt die Sechs-Monats-Frist neu zu laufen, so gilt das auch für die Zwölf-Monats Frist.

Wiederholungserkrankung

Von einer Wiederholungserkrankung spricht man dann, wenn die Arbeitsunfähigkeit auf verschiedenen Ursachen beruht. In diesem Fall hat Ihr Mitarbeiter grundsätzlich für jede neue Erkrankung, die zur Arbeitsunfähigkeit führt, einen neuen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Dies gilt allerdings dann nicht, wenn im Laufe einer Arbeitsunfähigkeit eine zweite Krankheit hinzukommt, die Arbeitsunfähigkeit bewirkt. Dann beginnt für die neu eingetretene Krankheit keine neue Sechs-Wochen-Frist. Sie leisten in diesem Fall insgesamt für höchstens sechs Wochen Entgeltfortzahlung, unabhängig davon, ob es sich um eine Wiederholungs- oder eine Fortsetzungserkrankung handelt.
Erkrankt Ihr Mitarbeiter kurzfristig hintereinander an verschiedenen Krankheiten, beginnt die Sechs-Wochen- Frist für jede Arbeitsunfähigkeit neu, selbst dann, wenn bereits am Tag der vorgesehenen Wiederaufnahme der Arbeit eine andere Krankheit zu erneuter Arbeitsunfähigkeit führt. In diesem Fall ist auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die neue Erkrankung das Feld „Erstbescheinigung“ angekreuzt.

Wenn das Arbeitsverhältnis endet

Üblicherweise endet die Entgeltfortzahlungspflicht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses.

Beachten Sie jedoch, dass Sie auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Entgeltfortzahlung verpflichtet sein können (längstens sechs Wochen), wenn Sie das Arbeitsverhältnis aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit gekündigt haben oder Ihr Mitarbeiter aus einem von Ihnen zu vertretenden Grund fristlos kündigen durfte. Dies gilt entsprechend, wenn das Arbeitsverhältnis auf Ihre Veranlassung wegen der Arbeitsunfähigkeit durch Aufhebungsvertrag endet.
Eine Kündigung aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit wird immer dann unterstellt, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter auf Grund einer Erkrankung, vor Ablauf der Nachweispflicht oder während einer Krankheit kündigen. Dies gilt auch dann, wenn Sie Ihrem kranken Mitarbeiter bereits während der Wartezeit kündigen.
Die Entgeltfortzahlungspflicht würde hier nur entfallen, wenn Sie in diesem Fall beweisen könnten, dass die Kündigung aus einem anderen Grund erfolgte bzw. wenn es sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis gehandelt hat.
Tritt die Arbeitsunfähigkeit erst ein, nachdem die Kündigung ausgesprochen wurde, handelt es sich nicht um eine Kündigung aus Anlass der Arbeitsunfähigkeit.

Wie viel Sie zahlen müssen

Prüfen Sie zunächst, ob ein eventuell geltender Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag besondere Regelungen enthält. Ist dies nicht der Fall, gehen Sie folgendermaßen vor:

Grundsätzlich müssen Sie Ihrem kranken Mitarbeiter Entgeltfortzahlung auf Grundlage der Vergütung gewähren, die dieser erhalten hätte, wenn er nicht krank gewesen wäre. Dabei gehen Sie immer von der Bruttovergütung aus. Hierzu gehören:

Grundbezüge, also Stunden-, Tages-, Wochen-, Monatsvergütungen, Akkord-, Schichtlohn usw.,
Zuschläge wie Sonntags-, Feiertags-, Nacht-, Gefahren- und Erschwerniszuschläge,
Provisionen, die der Mitarbeiter erzielt hätte,
Prämien, z. B. für Pünktlichkeit, soweit Ihr Mitarbeiter diese in der Vergangenheit stets erhalten hat,
Sachleistungen, die laufend gewährt werden, also z. B. Kost und Logis,
vermögenswirksame Leistungen, die laufend gewährt werden,
Schmutzzulagen, soweit diese dem Mitarbeiter nicht zusätzliche Kosten für z. B. Reinigungsmittel ersetzen sollen,
soziale Zulagen, z. B. Kinderzuschläge.

Nicht zum fortzuzahlenden Bruttoarbeitsentgelt gehören Überstundenvergütungen, Auslösungen und ähnliche Leistungen, wie Aufwendungsersatz, Fahrgeld, Reisekosten, Spesen und Trennungsgeld.
Da nach dem Lohnausfallprinzip die jeweils aktuellen Gegebenheiten maßgebend sind, müssen Sie Veränderungen, etwa im Hinblick auf Arbeitszeit oder Lohnbzw. Gehaltserhöhungen, berücksichtigen.
Wichtig: Die Entgeltfortzahlung ist in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das gilt auch für darin enthaltene Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeitszuschläge, die bei Arbeitsfähigkeit des Mitarbeiters steuer- und beitragsfrei gewesen wären.
Erhält Ihr Mitarbeiter einen Zeitlohn (z. B. ein festes Gehalt), ist die Ausgangsbasis für die Entgeltfortzahlung seine regelmäßige Arbeitszeit. Erhält Ihr Mitarbeiter einen Stundenlohn, berechnen Sie die Entgeltfortzahlung also auf Grundlage der ausgefallenen Stunden mit dem jeweiligen Stundenlohn. Beim Wochen- bzw. Monatslohn berechnen Sie die Entgeltfortzahlung auf Grundlage der ausgefallenen tatsächlichen Arbeitstage mit dem jeweiligen Tageslohnwert.
Erhält Ihr Mitarbeiter einen Leistungslohn (z. B. Akkord- oder Stücklohn), gehen Sie vom Verdienst in den letzten 13 Wochen aus.
Das erzielte Entgelt im jeweiligen Zeitraum teilen Sie durch die Zahl der Arbeitstage in diesem Zeitraum, um den Tagessatz für die Zeit der Entgeltfortzahlung zu ermitteln.
Wenn Ihr Mitarbeiter im Gruppenakkord arbeitet, so dürfen Sie die Entgeldfortzahlung einfach durch Vergleich mit anderen Mitarbeitern dieser Gruppe bestimmen.
Eine vergangenheitsbezogene Rückrechnung ist dann entbehrlich.
Wird in Ihrem Betrieb verkürzt gearbeitet und wäre das Arbeitsentgelt Ihres Mitarbeiters bei Arbeitsfähigkeit gemindert, reduziert sich auch die Entgeltfortzahlung entsprechend. Dabei ist es ohne Bedeutung, welche Ursache zu der ausgefallenen Arbeit geführt hat und ob Ihr gesamter Betrieb oder nur der Teil Ihres Betriebes verkürzt arbeitet, in dem Ihr arbeitsunfähiger Mitarbeiter beschäftigt ist.

Wird in Ihrem Betrieb die Arbeitszeit verlagert, sodass dadurch arbeitsfreie Zeiten entstehen, müssen Sie Ihrem arbeitsunfähigen Mitarbeiter für die Tage, an denen er bei Arbeitsfähigkeit kein Entgelt erhalten hätte, auch keine Entgeltfortzahlung leisten. Für planmäßig arbeitsfreie Tage hat Ihr Mitarbeiter also keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Wann Sie die Entgeltfortzahlung erstattet bekommen

Arbeitsunfähigkeit durch Fremdverschulden

Ihr Mitarbeiter kann auch dann Entgeltfortzahlung von Ihnen verlangen, wenn seine Arbeitsunfähigkeit durch einen Dritten verursacht wurde. Allerdings geht dieser Schadensersatzanspruch wegen Verdienstausfalls auf Sie über, das heißt, Sie können das von Ihnen geleistete Entgelt vom eigentlichen Schädiger verlangen.

Im Einzelnen muss der Dritte Folgendes ersetzen:

das Bruttoarbeitsentgelt in der Höhe, in der Sie es an Ihren Mitarbeiter fortgezahlt haben
einschließlich Zulagen und Zuschlägen,
die Arbeitgeberanteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie zur zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenvorsorge,
anteilig ein etwaiges, auf die Zeit der Arbeitsunfähigkeit entfallendes Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen und jährliche Sonderzahlungen.

Damit Sie Ihre Ansprüche auch realisieren können, muss Ihnen Ihr Mitarbeiter entsprechende Angaben machen, also z.B. Namen und Anschrift des Schädigers mitteilen.

Tut er das nicht, können Sie die Entgeltfortzahlung verweigern.

Sonderfall: Kleinbetrieb

Sind Sie Arbeitgeber eines Betriebs von bis zu 20 Mitarbeitern, könnte für Sie das so genannte Ausgleichsverfahren in Betracht kommen. Im Rahmen dieses Verfahrens können sich Kleinbetriebe für bestimmte arbeitsunfähige Mitarbeiter die Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erstatten lassen.

Voraussetzung für die Erstattung ist, dass Sie an einem Umlageverfahren teilnehmen, also faktisch eine „Versicherungsprämie“ bezahlen.

Welche Mitarbeiter Sie berücksichtigen müssen

Bei der Berechnung der Mitarbeiterzahl in Ihrem Betrieb zählen alle Arbeitnehmer mit, ausgenommen Auszubildende, Heimarbeiter, schwerbehinderte Menschen, Bezieher von Vorruhestandsgeld, Wehr- und Zivildienstleistende sowie Leiharbeitnehmer.

Teilzeitkräfte berücksichtigen Sie nach § 10 Abs. 2 S. 5 und 6 LFZG wie folgt: bei einer regelmäßigen Arbeitszeit von

nicht mehr als zehn Stunden/Woche oder 45 Stunden/Monat gar nicht,
bis zu 20 Stunden/Woche mit dem Faktor 0,5 und
bis zu 30 Stunden/Woche mit dem Faktor 0,75.

Haben Sie mehrere Betriebe, so ist die Gesamtanzahl Ihrer Arbeitnehmer in allen Betrieben maßgebend.

Bei schwankender Beschäftigtenzahl (insbesondere bei Saisonbetrieben) wird das abgelaufene Jahr bewertet.

Ihr Betrieb nimmt dann am Ausgleichsverfahren teil, wenn an mindestens acht Monatsersten die Arbeitnehmerzahl von 20 nicht überschritten wurde.

Träger des Ausgleichsverfahrens sind die Orts- und Innungskrankenkassen, die Bundesknappschaft und die See-Krankenkasse.

Ihren Erstattungsanspruch richten Sie auch dann an diese Kassen, wenn Ihr Mitarbeiter privat bzw. bei einer Ersatz- oder Betriebskrankenkasse versichert ist.

Was Sie erstattet bekommen

Aus der so genannten Ausgleichskasse U 1 wird Ihnen die Entgeltfortzahlung für Arbeiter und Auszubildende erstattet; hinzu kommen die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge, sofern die Kassensatzung keine pauschale Erstattung vorsieht.

Ganz wichtig:

Eine Erstattung der Entgeltfortzahlung für Angestellte ist nicht vorgesehen! Aus der Ausgleichskasse U 2 werden Ihnen der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld, weitergezahlte Bezüge für Beschäftigungsverbote laut Mutterschutzgesetz sowie die entsprechenden Sozialversicherungsbeiträge, sofern die Kassensatzung keine pauschale Erstattung vorsieht, erstattet.

Nicht erstattungsfähig sind Sonderzuwendungen wie zusätzliches Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Gewinnbeteiligungen sowie sonstige freiwillige Zahlungen.

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