Betriebsprüfung

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Wenn das Finanzamt Sie prüft

Was das Finanzamt prüft

Als Arbeitgeber sind Sie bekanntlich für die ordnungsgemäße Einbehaltung und Abführung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer verantwortlich.

Ob Sie dies richtig und vollständig getan haben, kann das Finanzamt entweder im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung oder einer allgemeinen Betriebsprüfung feststellen. Geprüft wird hier im Einzelnen, ob Sie als Arbeitgeber für alle Arbeitnehmer, die der Lohnsteuer unterliegen, auch tatsächlich Lohnsteuer abgeführt haben und ob Sie dabei die gesamte steuerpflichtige Vergütung erfasst haben. Dabei wird der Prüfer die folgenden Punkte wegen ihrer Fehleranfälligkeit besonders gerne aufgreifen:

Freie Mitarbeiter

Sind Ihre freien Mitarbeiter tatsächlich selbstständig oder vielleicht doch abhängig Beschäftigte, für die Sie dann auch Lohnsteuer einbehalten und abführen müssen?
Vor allem, wenn Ihr scheinbar ‚freier‘ Mitarbeiter seine Einnahmen nicht ordnungsgemäß versteuert hat, können Sie in diesem Fall für die nicht oder nicht vollständig gezahlte Steuer Ihres Mitarbeiters haftbar gemacht werden.

Familienangehörige

Ob Familienangehörige als Arbeitnehmer steuerlich anerkannt werden, hängt davon ab, ob sie auch ernsthaft und tatsächlich beschäftigt werden. Sie dürfen Ihr Familienmitglied nicht anders behandeln als Ihre restlichen Mitarbeiter.

Pauschal versteuerte geringfügig Beschäftigte

Wenn Sie die Vergütung von geringfügig entlohnten Beschäftigten bzw. Aushilfslöhne bei kurzfristig Beschäftigten pauschal versteuert haben, wird überprüft, ob die Voraussetzungen hierzu vorlagen.
Was Sie bei der Versteuerung von geringfügig Beschäftigten beachten müssen, lesen Sie im Beitrag Geringfügig entlohnte Beschäftigte.

Sachzuwendungen, steuerfreie und pauschal versteuerte Vergütungsbestandteile, Sonderzahlungen

Überprüft wird z.B. die korrekte Versteuerung von

  • Abfindungen
  • Aufmerksamkeiten
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auslagenersatz
  • Auslösungen
  • Beihilfen
  • Berufskleidung
  • Betriebsveranstaltungen
  • Darlehen
  • Deputaten
  • Direktversicherungen
  • Fahrtkostenersatz
  • Fehlgeldentschädigungen
  • Firmenwagen
  • Geburts-, Heirats- und Sterbebeihilfen
  • Gratifikationen
  • Gruppenunfallversicherungen
  • Heimarbeiterzuschlägen
  • Jubiläumsgeschenken
  • Mahlzeiten
  • Mehrarbeitszuschlägen
  • Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit
  • Pensionskassenbeiträgen
  • Provisionen
  • Rabatten
  • Reisekostenersatz
  • Sammelbeförderungen
  • Tantiemen
  • Umzugs kosten, Unterkunft und Verpflegung
  • Urlaubsgeldern
  • vermögenswirksamen Leistungen
  • Weihnachtsgeld
  • Werkzeuggeld
Trinkgelder

Falls Ihre Mitarbeiter regelmäßig Trinkgelder bekommen, wird überprüft, ob Sie die Lohnsteuer für diese Trinkgelder einbehalten und abgeführt haben, soweit sie den Freibetrag übersteigen.

Welche Zeiträume geprüft werden können

Großbetriebe überprüft das Finanzamt lückenlos. Es bleiben also keine ungeprüften Zeiträume übrig; ein Prüfungszeitraum schließt sich nahtlos an den nächsten an (so genannte Anschlussprüfung). Als Großbetrieb gilt z.B. ein Handelsbetrieb mit einem Umsatzerlös von mehr als 6,08 Mio. Euro.

Bei Klein- und Mittelbetrieben ist eine Anschlussprüfung zwar ebenfalls denkbar, sie kommt aber in der Praxis nicht häufig vor. Hier werden in der Regel nicht mehr als die letzten drei zusammenhängenden Besteuerungszeiträume geprüft.

Das müssen nicht unbedingt die letzten drei Jahre vor der Prüfung, sondern können auch drei beliebig aufeinander folgende Jahre innerhalb der üblichen Festsetzungsverjährung von vier Jahren sein (wurde die Steuer leichtfertig verkürzt, beträgt die Festsetzungsverjährung fünf, bei Steuerhinterziehung zehn Jahre).

Das Finanzamt kommt im September 2001 zur Prüfung. Im Normalfall können dann entweder die Jahre 1997 bis 1999 oder die Jahre 1998 bis 2000 geprüft werden.

Der Prüfer kann auch mehr als drei Jahre prüfen, wenn er damit rechnet, dass sich dadurch erhebliche Steuernachforderungen ergeben. Bei mittleren Betrieben ist das der Fall, wenn Sie auf Grund der erweiterten Prüfung mindestens 1.533,80 Euro mehr Steuern zahlen müssten. Bei Klein- und Kleinstbetrieben reichen Mehrsteuern von ca. 511,29 Euro aus, um eine Verlängerung des Prüfungszeitraums zu begründen.

Achtung: Für eine Erweiterung des Prüfungszeitraums ist eine erneute begründete Prüfungsanordnung notwendig. Begründen muss der Prüfer auch, wenn er nicht drei zusammenhängende Jahre, sondern wie im oberen Beispiel etwa die Jahre 1997, 1999 und 2000 prüfen will.

So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor

Bevor Ihr Unternehmen geprüft wird, müssen Sie in jedem Fall eine schriftliche Prüfungsanordnung erhalten. Dieser können Sie

  • den Prüfungszeitpunkt,
  • den Prüfungszeitraum,
  • den Umfang der Prüfung,
  • den Prüfungsort und
  • den Namen des Prüfers

entnehmen. Die Prüfungsanordnung muss Ihnen eine angemessene Zeit zur Vorbereitung auf die Prüfung lassen, in der Regel etwa zwei Wochen.

In der Praxis setzt sich der Prüfer oft vorab telefonisch mit Ihnen in Verbindung, um den Termin abzusprechen. Soweit durch die telefonische Vereinbarung eines früheren Termins Ihre Vorbereitungszeit nicht verkürzt wird, ist dagegen nichts einzuwenden “ insbesondere weil so oft gleich ein für beide Seiten günstiger Prüfungszeitpunkt festgelegt werden kann. Vergessen Sie bei der Terminplanung aber nicht, gegebenenfalls Ihren Steuerberater einzubinden. Besonders im Einführungs- und im Schlussgespräch sollte er als Experte unbedingt anwesend sein.

Reicht Ihre Vorbereitungszeit nicht, beantragen Sie umgehend, den Termin zu verschieben. Dies ist auch aus anderen wichtigen Gründen möglich, z.B. weil Sie oder Ihr Steuerberater krank oder im Urlaub sind, weil ein neuer Steuerberater sich noch nicht eingearbeitet hat oder auch nur, weil gerade Hochsaison herrscht und Sie sich für die Prüfung bzw. die Vorbereitung darauf nicht ausreichend Zeit nehmen können.

Achtung: Warten Sie mit einem Wunsch nach Verlegung des Prüfungstermins zu lange, vermuten die Finanzbehörden eine Verzögerungstaktik und sperren sich vielleicht. Zudem wirkt sich ein solcher Verdacht negativ auf das Prüfklima aus!

‚Steht‘ der Termin, muss als Nächstes ein geeigneter Arbeitsplatz für den Prüfer gefunden werden, weil die Prüfung im Regelfall “ während der üblichen Betriebszeit “ in Ihren Betriebsräumen erfolgt. Ist im Betrieb kein geeigneter Raum vorhanden, kann auch im Finanzamt geprüft werden. Eine Prüfung in den Räumen des Steuerberaters kommt nur ausnahmsweise in Betracht.

Der Arbeitsplatz muss auch mit den notwendigen Hilfsmitteln ausgestattet sein. Sorgen Sie deshalb für einen leer geräumten Schreibtisch, einen bequemen Stuhl und eine gute Beleuchtung. Ein eigenes Telefon oder Faxgerät müssen Sie jedoch nicht zur Verfügung stellen. Wenn Sie Ihre Unterlagen auf Datenträgern gespeichert haben, z.B. auf Mikrofilm, müssen Sie die technischen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, um diese Daten lesbar zu machen oder sie ausdrucken zu können.

Sind Prüfungszeitpunkt und Raumfrage geklärt, sollten Sie nun die notwendigen Unterlagen beschaffen und bereitlegen.

Für eine Lohnsteueraußenprüfung sind das insbesondere Lohnsteuerkarten, Lohn- und Gehaltskonten, Lohnjournale, Kassenbücher, Sachkonten, Buchführungsbelege, Bilanzen und Abschlussberichte.

Legen Sie außerdem Personalakten und sonstige Personalunterlagen bereit, die für die Besteuerung von Bedeutung sein können, z.B. Arbeitsverträge,Verträge mit freien Mitarbeitern, Sondervergütungen, Tantiemenzahlungen, Pensionszusagen, Einzelheiten über die Beendigung von Arbeitsverhältnissen, Abfindungen oder Unterlagen zur Überlassung einer Dienstwohnung bzw. eines Firmenwagens.

Diese Unterlagen sollten Sie dem Prüfer aber jeweils nur auf Verlangen vorlegen.

Legen Sie anschließend eine oder mehrere Auskunftspersonen fest, die dem Prüfer bei Fragen zur Verfügung stehen. Wichtig ist, dass diese Personen sich in der zu prüfenden Materie auskennen und auch die Tragweite dessen abschätzen können, was sie weitergeben.

Ganz wichtig: Setzen Sie diejenigen Mitarbeiter darüber in Kenntnis, die dem Prüfer als Auskunftspersonen zur Verfügung stehen sollen.

Auch die übrigen Mitarbeiter sollten Sie über die anstehende Prüfung informieren. Sie müssen dem Prüfer bei einer Lohnsteueraußenprüfung Auskunft über Art und Höhe ihrer eigenen Einnahmen geben sowie auf Verlangen sogar Lohnsteuerkarten und alte Steuerbescheide herausgeben. Teilen Sie diesen Mitarbeitern auch mit, dass sie den Prüfer bei weiteren allgemeinen Fragen an die Auskunftspersonen oder an Sie verweisen sollen.

Beachten Sie: Durch das Steuersenkungsgesetz erhält der Betriebsprüfer ab dem Jahr 2002 weit reichende Zugriffsrechte auf elektronisch gespeicherte Daten sowie auf die EDV-gestützten Buchführungssysteme.

Zur Vorbereitung gehört auf alle Fälle auch, die kritischen Angelegenheiten selbst noch einmal durchzugehen, damit Sie sicher argumentieren können.

Wie die Prüfung abläuft

Zu Beginn der Prüfung weist sich der Prüfer mit seinem Dienstausweis aus.

In einem Einführungsgespräch, an dem unbedingt auch Ihr Steuerberater teilnehmen sollte, teilt der Prüfer Ihnen dann mit, wie er sich den zeitlichen Ablauf der Prüfung vorstellt und welche Unterlagen er sehen möchte (den zweiten Punkt sollten Sie möglichst schon im Vorfeld geklärt haben).

Wie Sie sich sonst während der Prüfung verhalten sollten und welche Rechte und Pflichten Sie bzw. der Prüfer haben, lesen Sie im Anschluss.

Hat die Prüfung keine Beanstandung bzw. Änderung ergeben, erhalten Sie im Anschluss an die Prüfung lediglich eine entsprechende Mitteilung. Andernfalls haben Sie Anspruch auf eine Schlussbesprechung. Der Termin hierfür sowie die einzelnen Besprechungspunkte müssen Ihnen rechtzeitig, das heißt ein bis vier Wochen vorher, mitgeteilt werden.

Stellen Sie deshalb auch sicher, dass Ihr Steuerberater auch an der Schlussbesprechung teilnimmt, damit Sie kompetenten Rat zur Seite haben.

So verhalten Sie sich während der Prüfung richtig

Sorgen Sie schon beim Einführungsgespräch für eine positive Atmosphäre: Stellen Sie zunächst Ihr Unternehmen und seine wirtschaftliche Lage kurz vor. Zeigen Sie dem Prüfer seinen Arbeitsplatz und übergeben Sie ihm die vorbereiteten Unterlagen. Bieten Sie ihm an, ggf. Telefon und Fax zu benutzen, auch wenn Sie hierzu nicht verpflichtet sind. Laden Sie den Prüfer dann ein, einen Rundgang durch das Unternehmen zu machen. Dazu ist er ohnehin berechtigt, aber wenn dieser Vorschlag von Ihnen kommt, wirkt das freundlicher. Machen Sie den Prüfer auch mit der oder den Auskunftsperson(en) bekannt, an die er sich während der Prüfung wenden kann.

Zeigen Sie sich in jedem Fall kooperativ. Sie sind ohnehin zur Mitwirkung verpflichtet und müssen dem Prüfer etwa die nötigen Auskünfte geben und ihm alle für die Besteuerung relevanten Unterlagen zur Verfügung stellen. Wenn Sie sich hier sträuben, erweckt das nur den Anschein, als hätten Sie etwas zu verbergen.

Treten Sie aber auch durchaus selbstbewusst auf. Sie sollten den Prüfer nicht darüber im Zweifel lassen, dass Sie sowohl seine als auch Ihre Rechte und Pflichten kennen. Dazu gehört, dass der Prüfer

  • Sie über alle festgestellten Sachverhalte auf dem Laufenden halten muss,
  • nicht selbst nach Unterlagen suchen, sondern nur die Herausgabe der entsprechenden Unterlagen von Ihnen verlangen darf und
  • Sie in der Regel darüber informieren muss, wenn er dritte Personen neben den benannten Auskunftspersonen befragt – es sei denn, Sie zeigen sich unkooperativ.

Wenn es zu Beanstandungen kommt

Bereiten Sie die Schlussbesprechung gründlich vor

Hat der Prüfer etwas zu bemängeln, werden diese Punkte in der Schlussbesprechung behandelt. Die Besprechungspunkte sind Ihnen ja bereits im Voraus bekannt. Am besten, Sie lassen sich diese Punkte schriftlich geben.

Prüfen Sie dann mit Ihrem Steuerberater, ob

  1. die beanstandeten Sachverhalte sachlich zutreffend sind und “ falls ja „
  2. auch die rechtliche Beurteilung durch den Prüfer richtig und zwingend ist.

Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, in welchen Punkten Sie eher nachzugeben bereit sind und in welchen Sie möglichst nicht von Ihrer Meinung abweichen möchten. Wenn Sie auf der einen Seite Zugeständnisse machen, wird man Ihnen auf der anderen Seite eventuell entgegenkommen.

Achten Sie auch in der Schlussbesprechung auf eine positive Atmosphäre. Auch wenn Sie sich sachlich nicht einig sind, sollten Sie Ihre Emotionen unbedingt aus dem Spiel lassen. Klären Sie die Sachlage im Anschluss an die Besprechung in aller Ruhe mit Ihrem Steuerberater.

So gehen Sie mit dem Prüfbericht um

Nach Abschluss der Prüfung fertigt der Prüfer einen schriftlichen Prüfbericht an, den Sie normalerweise zusammen mit den geänderten Steuerbescheiden beziehungsweise dem Lohnsteuerhaftungsbescheid erhalten.

Nur Nachzahlung oder Strafverfahren?

Sofern sich eine Steuerschuld nur deshalb ergibt, weil Sie bzw. Ihr Steuerberater einen Sachverhalt steuerlich anders beurteilt haben als der Prüfer “ und das wird die Regel sein „, müssen Sie lediglich die Steuerschuld nachzahlen. Wenn Sie allerdings Steuern hinterzogen haben, müssen Sie mit einem Strafverfahren rechnen.

Ruth Weiland arbeitet halbtags als Zimmermädchen in einem Hotel. Um die Steuern zu sparen, läuft das Arbeitsverhältnis offiziell nur auf 325-Euro-Basis. Den Restbetrag verteilt der Hotelbesitzer auf die nicht berufstätige Schwester von Frau Weiland und auf ihre Mutter, die aber beide nie im Hotel gearbeitet haben.

Achtung: Ein Strafverfahren kann schon während der Außenprüfung in die Wege geleitet werden. Davon muss Sie der Prüfer unterrichten. Erst dann darf er mit seinen Ermittlungen fortfahren. Sie müssen in diesem Fall keine Aussagen machen, die Sie selbst belasten würden.

Übrigens: Mit einer Selbstanzeige können Sie eine Bestrafung oder ein Bußgeld in letzter Minute abwenden. Sie müssen dann lediglich Ihre Steuerschuld zuzüglich Hinterziehungszinsen in Höhe von sechs Prozent fristgerecht zahlen.

Eine Selbstanzeige ist aber nur wirksam, wenn

  • noch kein Steuerstrafverfahren gegen Sie eingeleitet oder bekannt gegeben worden ist,
  • Sie bei verständiger Würdigung der Sachlage nicht bereits mit einer Aufdeckung der Hinterziehung durch das Finanzamt rechnen und
  • der Außenprüfer noch nicht zur Prüfung bei Ihnen erschienen ist.

Zur Prüfung erscheint der Prüfer erst an dem Tag, an dem er die Prüfung aufnimmt. Schaut der Prüfer nur vorher bei Ihnen vorbei, um etwa den Termin mit Ihnen abzusprechen, können Sie immer noch eine wirksame Selbstanzeige erstatten.

Wichtig: Wenn Sie eine Selbstanzeige erwägen, sollten Sie zuvor unbedingt einen erfahrenen Fachanwalt für Steuerrecht bzw. einen in Steuerstrafverfahren kundigen Rechtsanwalt oder Steuerberater zu Rate ziehen.

Wenn Sie mit dem Steuerbescheid nicht einverstanden sind

Gegen einen fehlerhaften Steuerbescheid können Sie innerhalb eines Monats schriftlich Einspruch einlegen. Die Monatsfrist beginnt am dritten Tag nach Aufgabe des Steuerbescheids zur Post.

Der Steuerbescheid wurde vom Finanzamt am 15. 1. 2002 zur Post gegeben. Die Monatsfrist beginnt “ unabhängig vom Wochentag “ am 18. 1. 2002 zu laufen.

Es ist zweckmäßig, Ihren Einspruch zu begründen, Sie müssen es aber nicht.

Wird der Einspruch abgelehnt, können Sie wiederum innerhalb eines Monats gegen den Bescheid Klage vor dem Finanzgericht erheben.

Achtung: Einspruch oder Klage ändern nichts an Ihrer Zahlungsverpflichtung. Die Steuerzahlung wird trotzdem zum im Bescheid festgesetzten Termin fällig. Wenn Sie nicht zahlen wollen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wurde, müssen Sie beim Finanzamt formlos einen Antrag auf Aussetzung der Vollziehung stellen.

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