Stellenbeschreibungen

In einer Stellenbeschreibung werden im Wesentlichen die Einordnung einer Stelle in die Unternehmensorganisation, die Kompetenzen und Befugnisse, die Anforderungenan den Stelleninhaber und die Aufgaben, die mit ihr verbunden sind, festgehalten.

Richtig erstellt und verwendet, erleichtern Ihnen Stellenbeschreibungen Ihre Unternehmensorganisation sowie Ihre Personalarbeit: Ihren Mitarbeitern bieten sieden Rahmen für ein selbstständiges, eigenverantwortliches und motiviertes Arbeiten.

Lesen Sie in diesem Beitrag

  • was eine Stellenbeschreibung alles leisten kann,
  • welche Informationen sie beinhalten sollte und
  • wie Sie sie am besten erstellen.

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Inhalt:
  • Stellenbeschreibungen erleichtern Ihnen Ihre tägliche Arbeit
  • Was Ihre Stellenbeschreibung enthalten sollte
  • Einordnung der Stelle in Ihre Unternehmensorganisation
  • Die besonderen Kompetenzen Ihres Mitarbeiters
  • Ziele der Stelle
  • Aufgaben Ihres Mitarbeiters
  • Eventuell: Anforderungen an den Stelleninhaber aufnehmen
  • So fertigen Sie eine Stellenbeschreibung an
  • Beziehen Sie die Mitarbeiter in Ihr Vorhaben ein
  • Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt
  • Erfassung des Ist-Zustands
  • Vom Ist zum Soll
  • So sollte Ihre fertige Stellenbeschreibung aussehen
  • So arbeiten Sie mit der fertigen Stellenbeschreibung
  • Weblinks

Stellenbeschreibungen erleichtern Ihnen Ihre tägliche Arbeit

Die Erarbeitung einer Stellenbeschreibung ist zwar mit einigem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Doch die Mühe lohnt sich, denn die Stellenbeschreibung ist wesentlich mehr als die bloße Beschreibung einer Position. Sie ist vielmehr ein wichtiges und vielseitiges Organisations- und Führungsinstrument:

  • Die Stellenbeschreibung zeigt dem Mitarbeiter schwarz auf weiß, was er zu tun hat, was Sie von ihm erwarten.

     

    Eine gute Stellenbeschreibung zeigt den Mitarbeiter dabei aber nicht ein, sondern lässt ihm innerhalb seines fest umrissenen Aufgabengebiets durch entsprechende Kompetenzen und Befugnisse den nötigen Freiraum, wie er seine Aufgabe erledigt. Damit fördert sie die Bereitschaft, selbstständig und zielgerichtet zu arbeiten sowie Verantwortung zu übernehmen. Dies trägt entscheidend zur Arbeitszufriedenheit Ihrer Mitarbeiter bei.

  • Stellenbeschreibungen reduzieren Doppelarbeiten und Kompetenzstreitigkeiten, weil sie Aufgaben und Befugnisse verschiedener Mitarbeiter bzw. Funktionen klar voneinander abgrenzen sowie Über- und Unterordnungen verbindlich regeln. Damit sorgen sie zugleich für eine transparente Unternehmensorganisation.
  • Stellenbeschreibungen erleichtern Ihnen die praktische Personalarbeit und Personalführung: Sie sind Grundlage zur Erstellung von Anforderungsprofilen und Zielvereinbarungen. Zudem können sie Ihnen beim Verfassen von Stellenanzeigen ebenso als Leitfaden dienen wie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bei der Mitarbeiterbeurteilung. Stellen werden untereinander leichter vergleichbar, was sich in einer leichteren und zugleich gerechteren Gehaltsfindung widerspiegeln kann.

Beachten Sie jedoch: Stellenbeschreibungen können zur Falle werden, wenn sie eine bestehende Aufgabenverteilung nur zementieren und nicht offen für Veränderung sind. Auch Mitarbeiter, die sich unter Berufung auf die Stellenbeschreibung um neue Aufgaben drücken, können zum Problem werden.

Was Ihre Stellenbeschreibung enthalten sollte

Einordnung der Stelle in Ihre Unternehmensorganisation

In unserer arbeitsteiligen Welt wirken an der Erledigung einer Aufgabe in der Regel mehrere unterschiedliche Abteilungen bzw. Mitarbeiter mit. Vor diesem Hintergrund kann eine Stellenbeschreibung sinnvoll dokumentieren, welchen Beitrag eine bestimmte Funktion in diesem Gesamtkomplex leistet. Das hilft auch dem Mitarbeiter: Je besser er sich und seinen Beitrag in das übergeordnete Ganze einordnen kann, desto zielorientierter kann er arbeiten.

Die Stellenbeschreibung muss dazu die direkte Umgebung der Stelle mitabdecken. Nehmen Sie daher in jedem Fall

  • die Stellenbezeichnung der beschriebenen Stelle,
  • den derzeitigen Stelleninhaber,
  • die Abteilung, der die Stelle zuzuordnen ist,
  • die Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten,
  • die Stellenbezeichnungen der direkt unterstellten Mitarbeiter (soweit vorhanden) und
  • die Vertretungsregelung

in die Stellenbeschreibung mit auf.

Auch der Name des Stelleninhabers sollte aufgenommen werden, weil Ihr Mitarbeiter sich dadurch stärker mit der Stellenbeschreibung identifiziert. Dagegen brauchen die Namen der über- und unterstellten Mitarbeiter nicht genannt zu werden.

Achtung: Denken Sie daran, dass Sie “ wenn Sie einen Namen nennen “ bei einem Personalwechsel stets ein neues Exemplar der Stellenbeschreibung nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für den direkten Vorgesetzten und die Personalabteilung ausdrucken müssen.

Ein Mitarbeiterwechsel ist im Übrigen auch immer eine gute Gelegenheit, eine alte Stellenbeschreibung kritisch zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.

Die Vertretungsregelung soll beinhalten, wer den Stelleninhaber im Abwesenheitsfall vertritt, wen seinerseits der Stelleninhaber zu vertreten hat und auf welche Bereiche sich diese Vertretungen erstrecken.

Die besonderen Kompetenzen Ihres Mitarbeiters

Besondere Befugnisse und Kompetenzen des Mitarbeiters, z.B. Unterschriftsvollmachten, Weisungsbefugnisse, Bank- oder Anweisungsvollmachten, müssen in der Stellenbeschreibung genannt werden.

Achten Sie darauf, dass diese Befugnisse möglichst klar definiert und auf bestimmte Aufgaben, Verantwortungsbereiche oder Größenordnungen beschränkt sind.

Die Regelung der Kompetenzen vermeidet nicht nur Streitigkeiten und Spannungen zwischen Mitarbeitern.

Hier liegt auch ein Schlüssel zur Motivation des Mitarbeiters: Erst die Kompetenzen machen eine Arbeit zur Aufgabe des Mitarbeiters, für die er sich persönlich verantwortlich fühlt. Indem Sie nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte übertragen, schaffen Sie einen Spielraum für selbstständige Leistungen. Zugleich vermitteln Sie Vertrauen in die Fähigkeiten des Arbeitnehmers.

Ziele der Stelle

Hier sollten Sie die langfristigen Sachziele der Stelle nennen: Was wird mit der Stelle eigentlich bezweckt? Was ist deren Hauptaufgabe?

Aufgaben Ihres Mitarbeiters

Zunächst gehört in eine Stellenbeschreibung eine Zusammenstellung der Aufgaben, die mit der Stelle verbunden sind. Hier gilt der Grundsatz: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Eine zehnseitige Stellenbeschreibung, die die Aufgaben Ihres Mitarbeiters bis in die letzten Einzelheiten regelt, ist nicht nur mühsam zu lesen, sondern auch äußerst änderungsanfällig; sie lässt Ihrem Mitarbeiter auch keinen Raum für Eigeninitiative und wird ihn vermutlich demotivieren. Auf der anderen Seite können Sie sich eine zu kurze, nichts sagende Stellenbeschreibung auch gleich sparen.

Dies ist in aller Regel auch ausreichend, denn viele kleinere Aufgaben ergeben sich ganz selbstverständlich aus den wichtigeren Aufgaben oder allgemeinen Arbeitspflichten und müssen deshalb nicht extra genannt werden.

Ausgehend von den Stellenzielen, der Hauptaufgabe, listen Sie die wichtigsten Einzelaufgaben auf.

Beschreiben Sie die Aufgabe, nicht die einzelnen Arbeitsschritte. Arbeitsabläufe können sich bekanntlich leicht ändern; die Aufgabe selbst bleibt meistens konstant. Sie sparen also einiges an Änderungsaufwand. Außerdem sollten Sie schon aus Gründen der Motivation die Art und Weise, wie Ihr Mitarbeiter etwas tut, ihm selbst überlassen.

Es gehören nur solche Aufgaben in die Stellenbeschreibung, für die Ihr Mitarbeiter regelmäßig verantwortlich ist. Vertretungsaufgaben werden durch eine Stellvertreterregelung ausreichend abgedeckt.

Achten Sie bei der Beschreibung der Aufgaben auch auf aussagekräftige Tätigkeitsbezeichnungen: „Ist zuständig für …“ oder „wirkt mit bei …“ kann vieles heißen. Nennen Sie die Dinge lieber beim Namen, z. B. durch Wörter wie „kalkuliert“, „fertigt an“, „berechnet“, „entscheidet“, „legt fest“, „verhandelt“ usw.

Eventuell: Anforderungen an den Stelleninhaber aufnehmen

Viele Unternehmen ergänzen die Stellenbeschreibung noch um ein Anforderungsprofil.

Dadurch wird der Nutzwert der Stellenbeschreibung bei der Neubesetzung des Arbeitsplatzes größer: Stellenanzeigen können leichter erstellt, geeignete Mitarbeiter treffsicherer ausgewählt werden.

Auch den langjährigen Mitarbeiter erinnert das Anforderungsprofil daran, was Ihnen als Arbeitgeber wichtig ist und im Arbeitsalltag eigentlich gar nicht mehr erwähnt wird.

Schließlich kann das Anforderungsprofil einer höherwertigen Stelle den Mitarbeiter anspornen, seine Kenntnisse und Fähigkeiten für den beruflichen Aufstieg zu vertiefen und auszuweiten.

Auf der anderen Seite spielen die Anforderungen “ ist die Stelle erst einmal besetzt “ für den Stelleninhaber selbst keine zentrale Rolle mehr.

Der Mitarbeiter sitzt ja an seinem Platz, weil er eben diese Anforderungen schon erfüllt hat.

So fertigen Sie eine Stellenbeschreibung an

Die Erstellung von Stellenbeschreibungen ist mit einigem Aufwand verbunden und will gut durchdacht sein.

Wenn Sie diese Aufgabe nicht selbst übernehmen wollen, sollten Sie sie einem fähigen Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder einer Ihrer Fachführungskräfte übertragen. In größeren Unternehmen wird unter Ihrer Federführung am besten ein Team gebildet, das die Errichtung der Stellenbeschreibungen in die Hand nimmt.

Beziehen Sie die Mitarbeiter in Ihr Vorhaben ein

Bevor Sie anfangen, Stellenbeschreibungen zu erstellen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter darüber informieren, denn dieses Projekt kann Ängste und Unsicherheiten auslösen.

Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, was Sie sich von der Einführung von Stellenbeschreibungen erhoffen. Betonen Sie auch die Vorteile für sie: In einem klar umrissenen Zuständigkeitsbereich werden sie ohne Einmischung von außen mit mehr Freude und Sicherheit arbeiten können.

Bei der Erstellung der Stellenbeschreibungen sind Sie ohnehin auf die aktive Unterstützung Ihrer Mitarbeiter angewiesen: Kaum einer kann Ihnen besser sagen, was an der jeweiligen Stelle getan wird. Ihre Arbeitnehmer werden die Stellenbeschreibungen zudem viel eher akzeptieren, wenn sie selbst daran gewirkt haben.

Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt

Planen Sie die Einführung von Stellenbeschreibungen, müssen Sie Ihren Betriebsrat hierbei nicht einbinden, denn Stellenbeschreibungen sind im Regelfall nicht mitbestimmungspflichtig; Ausnahme: Die Stellenbeschreibung bildet die Grundlage für Ihr Entlohnungssystem “ in diesem Fall besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG.

In jedem Fall sollten Sie Ihren Betriebsrat aber über Ihr Vorhaben informieren. Dies ist allein schon aus psychologischen Gründen sinnvoll; Stellenbeschreibungen können allerdings auch als Teil der Planung von Arbeitsverfahren, -abläufen sowie Arbeitsplätzen und der Personalplanung gelten. Hier besteht dann eine Informationspflicht nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 und 4 BetrVG bzw. nach § 92 Satz 1 BetrVG.

Erfassung des Ist-Zustands

Ausgangspunkt für jede Stellenbeschreibung ist immer die Analyse des Ist-Zustands, also die derzeitige Aufgabenverteilung.

Erfragen Sie deshalb zunächst bei Ihren Mitarbeitern, welche Aufgaben sie an Ihrem Arbeitsplatz derzeit wahrnehmen und welche Kompetenzen und Befugnisse damit verbunden sind.

Eine gute Vorgehensweise bietet hier die schriftliche Befragung der Mitarbeiter. Dies spart nicht nur Zeit. Die Standardisierung eines Fragebogens gewährleistet auch ein Höchstmaß an Einheitlichkeit.

In dem Fragebogen werden alle Informationen abgefragt, die in der späteren Stellenbeschreibung vorkommen sollen:

  • Stellenbezeichnung
  • Aufgaben
  • direkter Vorgesetzter
  • direkt unterstellte Mitarbeiter
  • besondere Befugnisse
  • Vertretungsregelung

Wichtig ist auch, dass Sie den Zeitanteil (in Prozent) abfragen, den die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen, um so die Qualität der Stelle besser einschätzen zu können.

Natürlich ist es wenig sinnvoll, die derzeitigen Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter unbesehen in die neuen Stellenbeschreibungen zu übernehmen.

Die Einführung von Stellenbeschreibungen sollte auch dazu dienen, die Aufgabenverteilung bzw. Ihre Unternehmensorganisation einmal auf den Prüfstand zu stellen und die Arbeitsabläufe sowie die Arbeitsverteilung zu optimieren.

Ihre Mitarbeiter, die sich tagein, tagaus mit bestimmten Aufgaben befassen, haben oft den besten Blick für die Schwächen in ihrem Arbeitsbereich. Deshalb sollten Sie auch etwaige Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter abfragen.

Wichtig: Erklären Sie Ihren Mitarbeitern den Fragebogen, wo dies nötig ist. Das kann mündlich oder durch schriftliche Erläuterungen und Beispiele bei den einzelnen Fragepunkten geschehen. Nur so erhalten Sie brauchbare Antworten.

Achtung: Der Fragebogen allein verschafft jedoch meist noch nicht die nötige Klarheit: Manche Mitarbeiter sind nicht in der Lage, ihre Tätigkeiten wirklich präzise wiederzugeben.

Um die eigene Position aufzuwerten, werden Aufgaben aufgebauscht oder hinzuerfunden, anderes wird vergessen. Eine gewisse „Betriebsblindheit“ verstellt häufig auch den Blick auf wesentliche Aspekte.

Die Datenerfassung per Fragebogen sollte deshalb um die Beobachtung durch den direkten Vorgesetzten oder das klärende Gespräch mit dem Mitarbeiter ergänzt werden.

Vom Ist zum Soll

Die ausgefüllten Fragebögen sowie die etwaigen zusätzlichen Informationen müssen nun ausgewertet werden.

Anschließend ist zu überlegen, ob und wo gegebenenfalls Änderungen notwendig wären, um Aufgabenverteilungen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wenn Sie nicht nur Altes zementieren, sondern sinnvolle Änderungen in die Wege leiten wollen, steht undfällt der Nutzen Ihrer Stellenbeschreibungen mit dieser Analyse.

Achten Sie bei Ihrer Analyse deshalb darauf, ob

  • die Zuständigkeiten klar und eindeutig geregelt sind,
  • Arbeiten in Ihrem Unternehmen mehrfach geleistet werden,
  • unnütze, längst überholte Tätigkeiten ausgeführt werden,
  • weniger wichtige bzw. delegierbare Aufgaben einen zu hohen Zeitanteil in Anspruch nehmen,
  • die Kompetenzen zur Erfüllung einer Aufgabe tatsächlich ausreichen und
  • befriedigende Vertretungslösungen bestehen.

Verlassen Sie sich dabei nicht nur auf die Verbesserungsvorschläge Ihrer Mitarbeiter, sondern spielen Sie selbst einmal verschiedene Varianten durch. Ein erster Entwurf Ihrer neuen Stellenbeschreibungen sollte die angestrebten Verbesserungen bereits berücksichtigen.

Achtung: Stellen Sie nicht gleich die gesamte Unternehmensorganisation auf den Kopf, wenn Sie Ungereimtheiten feststellen. Das würde zu viel Unruhe in Ihr Unternehmen bringen. Zudem lassen sich größere Änderungen nicht bloß durch neue Stellenbeschreibungen realisieren. Auch nach dem Projekt Stellenbeschreibung sollten Ihre Mitarbeiter ihre alte Stelle wiedererkennen.

Rechnen Sie auch mit Widerspruch. Niemand lässt sich gerne sagen, dass er vielleicht bis jetzt uneffektiv gearbeitet hat. Aufgaben abzugeben oder andere übernehmen zu müssen, ist nicht immer leicht zu akzeptieren, besonders wenn konkurrierende Mitarbeiter von einer Neu- oder Umverteilung der Aufgaben betroffen sind. Beachten Sie deshalb folgenden

So sollte Ihre fertige Stellenbeschreibung aussehen

Die Stellenbeschreibung soll die Charakteristika der Stelle herausheben. Deshalb sollten Sie auch Standardstellenbeschreibungen für bestimmte Berufe nie unbesehen übernehmen. Soll die Stellenbeschreibung „passen“, führt an einer unternehmensspezifischen Lösung meistens kein Weg vorbei.

Die Stellenbeschreibung soll übersichtlich und gut lesbar sein. Dabei gibt es die unterschiedlichsten Gestaltungsmöglichkeiten. Verwenden Sie aber in jedem Fall für alle Stellenbeschreibungen Ihres Unternehmens eine einheitliche Form.

Üben mehrere Mitarbeiter im Unternehmen identische Tätigkeiten aus, kann für diese Mitarbeiter die gleiche Stellenbeschreibung verwendet werden.

Sind die Tätigkeiten ähnlich, also nicht völlig, aber in großen Zügen identisch, bietet sich eine Zusammenstellung einzeln abgespeicherter Textbausteine bzw. eine Variante mit Möglichkeiten zum Ankreuzen an. Das erspart Ihnen erheblichen Arbeitsaufwand.

Aufgaben:

          Schreiben von:

 

            nach:        

  • Briefen

 

  • Stichwörtern
  • Berichten

 

  • Stenogramm
  • Statistiken

 

  • Diktiergerät
  • fremdsprachlichen Texten

 

 

Händigen Sie zum Schluss je ein Exemplar der Stellenbeschreibung dem Stelleninhaber und eines dem direkten Vorgesetzten aus. Ein weiteres Exemplar bekommt Ihre Personalabteilung.

So arbeiten Sie mit der fertigen Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung ist zunächst nur ein Blatt Papier. In der Schublade nützt sie Ihnen wenig. Die festgelegte Aufgaben- und Kompetenzverteilung muss also auch umgesetzt werden. Dies bedeutet:

Mitarbeiter und Vorgesetzte müssen neue Aufgaben und neu abgegrenzte Zuständigkeiten und Kompetenzen zunächst verinnerlichen. Für Sie als Personalverantwortlichen bedeutet das vor allem, der Versuchung zu widerstehen, Ihren Mitarbeitern fortan in ihr definiertes Aufgabengebiet „hineinzuregieren.“

Je größer die Abweichung des alten vom neuen Ist-Zustand ist, desto schwieriger wird die Anfangsphase sein. Als Führungskraft sind Sie hier gehalten, zu vermitteln und konsequent, aber mit dem nötigen Feingefühl die Umsetzung der Stellenbeschreibungen durchzusetzen.

Halten Sie die Stellenbeschreibungen aber flexibel.

Um die Stellenbeschreibungen stets aktuell zu halten, sollten Sie Ihre Mitarbeiter auch auffordern, die Stellenbeschreibungen regelmäßig “ etwa alle zwei Jahre “ auf Aktualität zu prüfen und Änderungen anzuzeigen.

Lassen Sie dabei auch immer Kritik und Verbesserungsvorschläge zu, um Ihre Unternehmensorganisation weiter zu optimieren. Unabhängig davon sollten Sie Ihre Mitarbeiter schon mit Übergabe der Stellenbeschreibungen bitten, dauerhafte Änderungen der Aufgabenverteilung oder der Kompetenzen auch zwischen den Routineüberprüfungen der Personalabteilung zu melden.

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