Personalverwaltung & -organisieren

{loadposition debug}

Verwaltungsaufgaben bei einer Neueinstellung

Diese Unterlagen benötigen Sie

Bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses sollte Ihr neuer Mitarbeiter Ihnen folgende Unterlagen vorlegen:

  • die Lohnsteuerkarte, es sei denn, der Lohn soll pauschal besteuert werden (z.B. bei einer geringfügigen Beschäftigung),
  • eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, damit Sie den neuen Mitarbeiter dort anmelden können,
  • bei Nicht-EU-Ausländern eine Aufenthalts- und eine Arbeitserlaubnis. Hat der ausländische Mitarbeiter allerdings eine unbefristete Aufenthaltserlaubnis oder eine Aufenthaltsberechtigung, ist keine zusätzliche Arbeitserlaubnis erforderlich.

Vorzeigen lassen müssen Sie sich zudem den Sozialversicherungsausweis Ihres neuen Mitarbeiters. Notieren Sie sich die Sozialversicherungsnummer für Ihre Meldungen bei der Krankenkasse und kopieren Sie sich den Ausweis.

In bestimmten Branchen, z.B. im Baugewerbe, müssen die Arbeitnehmer ihren Sozialversicherungsausweis immer mit sich führen. Über diese Mitführungspflicht müssen Sie Ihre Arbeitnehmer aufklären.

Bei geringfügig Beschäftigten benötigen Sie weiterhin

  • eine Freistellungsbescheinigung, wenn das Arbeitsentgelt steuerfrei gezahlt werden soll,
  • eine Erklärung über den Verzicht auf Versicherungsfreiheit, wenn Ihr Mitarbeiter sich durch zusätzliche Beitragszahlungen volle Rechte in der Rentenversicherung erwerben will.

Je nach Branche und Tätigkeitsbereich ist darüber hinaus eventuell ein Gesundheitszeugnis erforderlich (so etwa beim Umgang mit Lebensmitteln, in Küchen, Kantinen, Krankenhäusern usw.).

Für die Lohn- und Gehaltszahlung benötigen Sie außerdem die Bankverbindung Ihres Mitarbeiters.

Diese Anzeige- und Meldepflichten haben Sie

Ihren neuen Mitarbeiter müssen Sie innerhalb von zwei Wochen nach Beschäftigungsbeginn bei seiner Krankenkasse zur Sozialversicherung anmelden. Das gilt auch für Ihre geringfügig beschäftigten Mitarbeiter.

Hat Ihnen Ihr Mitarbeiter bis dahin noch keine Bescheinigung über eine Mitgliedschaft in der Krankenkasse vorgelegt, melden Sie ihn bei der Krankenkasse an, bei der er zuletzt, gegebenenfalls auch über eine Familienversicherung, versichert war. Diese Krankenkasse muss Ihnen Ihr Mitarbeiter mitteilen.

Legt Ihr Mitarbeiter keine Bescheinigung vor und war er bisher nicht gesetzlich krankenversichert, können Sie ihn bei einer gesetzlichen Krankenkasse oder Ersatzkasse Ihrer Wahl anmelden.

Achtung: Bei einer Beschäftigung im Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungs-, Personen- und Güterbeförderungs-, Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe müssen Sie am ersten Beschäftigungstag eine Sofortmeldung erstatten. Melden Sie den Mitarbeiter am ersten Beschäftigungstag bei der Krankenkasse an, ist eine zusätzliche Sofortmeldung nicht erforderlich.

Was auch noch wichtig ist: Legt Ihnen Ihr Mitarbeiter an den ersten drei Beschäftigungstagen keinen Sozialversicherungsausweis vor, müssen Sie der Krankenkasse eine Kontrollmeldung machen.

Mitarbeiter, für die Sie eine Sofortmeldung erstatten müssen, müssen Ihnen ihren Sozialversicherungsausweis schon am ersten Beschäftigungstag vorlegen. Andernfalls müssen Sie am ersten Beschäftigungstag die Kontrollmeldung abgeben.

Für sämtliche Meldungen gibt es ein einziges Meldeformular, das Sie bei Ihrer Krankenkasse erhalten.

Der Berufsgenossenschaft müssen Sie die Einstellung eines neuen Mitarbeiters nicht gesondert melden. Neue Mitarbeiter werden hier erst ab Beginn des folgenden Kalenderjahres berücksichtigt. Dann nämlich müssen Sie der Berufsgenossenschaft die Arbeitsentgelte, die geleisteten Arbeitsstunden und die Gefahrenklassen der Mitarbeiter mitteilen, die im Vorjahr bei Ihnen beschäftigt waren.

So legen Sie die Personalakte an

Im Laufe eines Arbeitsverhältnisses sammelt sich eine ganze Reihe von Unterlagen an, die Sie auf Grund gesetzlicher Vorschriften benötigen oder aufbewahren müssen bzw. die für Ihre Personalarbeit wichtig sind.

Damit Sie diese Unterlagen im Bedarfsfall griffbereit und vollständig beisammen haben, sollten Sie zu Beginn eines jeden Beschäftigungsverhältnisses eine Personalakte anlegen.

Aufbewahren müssen Sie:

  • die Lohnsteuerkarte,
  • Meldungen und Beitragsnachweise,
  • alle Unterlagen, die für die Gehaltszahlung maßgeblich sind, und
  • Arbeitszeitnachweise über alle Arbeitszeiten, die über acht Stunden täglich hinausgehen, sowie über deren Ausgleich.

Für besondere Personengruppen wie Schwangere und stillende Mütter, schwerbehinderte Menschen oder Jugendliche müssen zusätzliche Unterlagen aufbewahrt werden.

Aufbewahren sollten Sie darüber hinaus:

  • Bewerbungs- und Einstellungsunterlagen,
  • Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen,
  • Schriftwechsel mit Ihrem Mitarbeiter,
  • Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitenübersichten,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Beurteilungen, Abmahnungen, Zwischenzeugnisse sowie
  • alle anderen Unterlagen, die Ihnen für den weiteren Verlauf des Arbeitsverhältnisses wichtig erscheinen.

Der Übersichtlichkeit halber sollten Sie die Personalakte thematisch untergliedern, z.B. in

  • Arbeitspapiere (z.B. Lohnsteuerkarte)
  • Arbeitsvertrag/Nachweis
  • Bewerbungsunterlagen einschließlich Personalfragebogen
  • Lohn und Gehaltsunterlagen
  • Weiterbildung
  • Beurteilungen
  • Sonstiges

Ihr Mitarbeiter hat übrigens ein Einsichtsrecht in seine Personalakte. Er kann sich gegebenenfalls auch Kopien machen und von Ihnen verlangen, eine Stellungnahme in die Akte aufzunehmen.

Aus Gründen des Datenschutzes müssen Sie sämtliche Informationen aus der Personalakte vertraulich behandeln. Nur der betroffene Mitarbeiter, sein Vorgesetzter, der Arbeitgeber und die mit der Führung der Personalakte beauftragten Mitarbeiter dürfen in die Akte einsehen.

Auch der Betriebsrat darf nur dann einen Blick in die Akte werfen, wenn der betroffene Mitarbeiter ihn hinzuzieht.

Checktliste: Einstellung

erforderliche Unterlagen:

liegt vor/erledigt

Lohnsteuerkarte

 

Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse

 

Aufenthaltserlaubnis (bei Nicht-EU-Ausländern)

 

Arbeitserlaubnis (bei Nicht-EU-Ausländern)

 

ggf. Freistellungsbescheinigung des Finanzamts (bei geringfügig Beschäftigten)

 

ggf. Verzicht auf die Versicherungsfreiheit (bei geringfügig Beschäftigten)

 

ggf. Gesundheitszeugnis

 

Sonstiges: ……..

 

Melde- und Anzeigepflichten: 

Sozialversicherungsausweis vorgelegt?

 

wenn nein: Kontrollmeldung

 

Sofortmeldung

 

(nur im Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personen- und Güterbeförderungsgewerbe, Schaustellergewerbe sowie Gebäudereinigungsgewerbe)

 

Anmeldung bei der Krankenkasse

 

Organisatorisches: 

Bankverbindung erfragen

 

Personalakte anlegen

 

Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

{loadposition debug}

Pages: 1 2 3 4 5 6