Die Personalunterlagen & Meldemodalitäten

In diesem Artikel bekommen Sie einige Informationen zu den Anmeldeformalitäten nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters und welches die wichtigsten Personalunterlagen sind und welche Pflichten Sie und ihr Arbeitnehmer/in im Bezug auf die Unterlagen haben.

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Inhalt:

  • Anmeldemodalitäten bei der Neueinstellung eines Mitarbeiters
  • Lohnsteuer-Anmeldung
  • weitere wichtige Meldefristen
  • die wichtigsten Personalunterlagen im Überblick
  • Weblinks

Anmeldemodalitäten bei der Neueinstellung eins Mitarbeiters

Wenn Sie vom Einzelunternehmer zum Arbeitgeber avancieren, müssen Sie eine Reihe von Formalitäten erfüllen. In aller Regel stehen Ihnen die zuständigen Behörden mit Rat und Tat zur Seite, da jeder Fehler, den Sie machen, für diese Institutionen einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet. Die meisten Krankenkassen verfügen über einen Arbeitgeberservice, auf Anfrage helfen Außendienstmitarbeiter bei der Erledigung der ersten Arbeitsabläufe als neuer Arbeitgeber. 

Wenn Sie bisher nicht als Arbeitgeber in Erscheinung getreten sind, müssen Sie zu erst bei Ihrer zuständigen Agentur für Arbeit eine Betriebsstättennummer beantragen. Die Beantragung ist formlos und kann, in der Regel, auch telefonisch erfolgen. Diese Betriebsstättennummer wird von einigen Krankenkassen (z.B. AOK) auch als Arbeitgebermerkmal übernommen und muss dann bei den monatlichen Abrechnungen der Sozialversicherungsbeiträge angegeben werden; andere Krankenkassen (z.B. BARMER) vergeben eigene Arbeitgebernummern.

Wenn Sie den Antrag auf Erteilung einer Betriebsstättennummer bei der Agentur für Arbeit stellen, sollten Sie gleich ein Schlüsselverzeichnis mit bestellen. Dieses Verzeichnis erhält sog. Schlüsselzahlen für unterschiedliche Berufsbilder. Diese Zahlen benötigen Sie, wenn Sie die Meldung zur Sozialversicherung Ihres Mitarbeiters “ Angaben zur Tätigkeit “ ausfüllen wollen.

Als nächstes müssen Sie Ihre/n Mitarbeiter/in bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden.

Die Berufsgenossenschaft ist für die betriebliche Unfallversicherung Ihrer Beschäftigten zuständig. Auch hier reicht eine formlose Benachrichtigung. Die Berufsgenossenschaft wird Ihnen dann Anmeldeunterlagen zusenden.

Die Abrechnung der Versicherungsbeiträge erfolgt immer im Folgejahr; die Höhe der Beiträge errechnet sich aus der Gefahrenklasse der Arbeitsstelle, der geleisteten Arbeitsstunden und der Höhe der Entgeltzahlungen.

Binnen 14 Tagen nach Beschäftigungsaufnahme ist die Arbeitsaufnahme der zuständigen Krankenkasse (Kasse des Arbeitnehmers) anzuzeigen. Die Anmeldung erfolgt mittels eines Anmeldeformulars “ Vordruck: Meldung zur Sozialversicherung. Das Meldeformular ist dreiteilig, jeweils ein Exemplar erhält die Krankenkasse und Ihr/e Arbeitnehmer/in, eines verbleibt bei Ihnen.

Das Finanzamt wird über die Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses nicht explizit informiert. Da Sie jedoch als Arbeitgeber verpflichtet sind die Lohnstuer ggf. auch die Kirchensteuer Ihres/r Mitarbeiters/in abzurechnen, einzubehalten und an das Finanzamt zu überweisen, wird auf diesem Wege auch das Finanzamt über die Beschäftigungsaufnahme informiert.

Die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt erfolgt mittels eines Vordrucks grundsätzlich monatlich, bzw. vierteljährlich, wenn die Lohnsteuerzahllast des Vorjahres weniger als 3000,00€ aber mehr als 800,00€ betrug oder 1 mal jährlich, wenn die Zahllast des Vorjahres weniger als 800,00€ betrug ( § 41a EstG).

Lohnsteuer-Anmeldung

Da die Anmeldung an das Finanzamt keine persönlichen Daten enthält und mithin eine Überprüfung Ihrer Abrechnung nicht möglich ist, sind Sie verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein separates Lohn- oder Gehaltskonto anzulegen.

Werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen manuell erstellt, müssen Sie Formblätter benutzen, die in jedem Bürofachhandel erhältlich sind. Bei einer EDV-gestützten Lohn- und Gehaltsabrechnung, muss ein Ausdruck zur Abrechnung vorliegen.

Darüber hinaus regelt die Beitragsüberwachungsverordnung (BÜVO) Mindestanforderungen an die Führung von Lohn- und Gehaltsunterlagen:

  • Familienname und Vorname
  • Geburtsdatum
  • Anschrift
  • Beginn der Beschäftigung
  • Beschäftigungsart
  • Bruttoarbeitsentgelt und seine Zusammensetzung
  • Beitragsgruppenschlüssel
  • Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsanteil
  • Einzugstelle für den Gesamtversicherungsanteil (Krankenkasse)
  • Maßgebende Angaben bei Versicherungsfreiheit
  • Lohnsteuerklasse evtl. Kinderfreibeträge
  • Zuständiges Finanzamt

Das Finanzamt “ wie auch die Krankenkasse – haben das Recht Beitragsprüfungen vorzunehmen, um die Lohn- und Sozialversicherungsabrechnungen zu überprüfen.

Neben diesen organisatorischen Aufgaben gilt es natürlich, regelmäßigen Melde- und Abrechnungspflichten nachzukommen. Nicht nur die Lohn- und Kirchensteuer muss, wie oben schon dargestellt, regelmäßig ermittelt und abgeführt werden, sondern auch die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile. Die Beiträge sind bis zum 10. des laufenden Monats zu ermitteln, an die zuständige Krankenkasse mittels eines Beitragsnachweises zu melden und abzuführen.

Die zuständige Krankenkasse ist die Krankenkasse Ihres/r Arbeitnehmers/in. Sind mehrere Mitarbeiter/innen bei der gleichen Krankenkasse organisiert, können Sie die Beiträge auf einem Nachweis zusammenfassen und gemeinsam abrechnen.

Weitere wichtige Meldefristen

Jahresmeldung zur Sozialversicherung

Die Jahresmeldung erfolgt mittels des Formulars Meldung zur Sozialversicherung und muss bis 15. April des Folgejahres erfolgen.

Abmeldung

Sechs Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Lohnsteuerkarte

Nach Ablauf des Kalenderjahres oder nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses muss diese ausgefüllt an den Arbeitnehmer zurückgegeben werden.

Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaft fordert Sie in der Regel in den ersten drei Monaten zur Abgabe einer Jahresmeldung auf, die Formulare werden Ihnen zugesandt.

Die wichtigsten Personalunterlagen im Überblick

Um Ihren Pflichten als Arbeitgeber nachkommen zu können, benötigen Sie Unterlagen von Ihrem/r Arbeitnehmer/in. Diese Unterlagen müssen Sie sorgfältig und sicher vor dem Zugriff unbefugter Personen aufbewahren.

Dokumente
Pflichten des Arbeitnehmers
Pflichten des Arbeitgebers 
Lohnsteuerkarte Vorlegen Aufbewahren, ausfüllen, aushändigen
Bescheinigung über beschränkte Einkommens-Steuerpflicht Vorlegen Aufbewahren
Versicherungsnachweis Vorlegen Aufbewahren, ausfüllen, aushändigen
Befreiungsbescheide Rentenversicherung Vorlegen Aufbewahren, aushändigen
Befreiungsbescheide Krankenversicherung Vorlegen Aufbewahren
Bescheid über Rentenbezug Vorlegen Aufbewahren, aushändigen
Arbeitserlaubnis ausländischer Arbeitnehmer Vorlegen Aufbewahren
Urlaubsbescheinigung Vorlegen Ausfüllen, aushändigen
Arbeitsbescheinigung Vorlegen Ausfüllen, aushändigen
Lohnnachweis im Baugewerbe Vorlegen Ausfüllen, aushändige
 
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Weblinks

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