Betriebsprüfung
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Die sozialversicherungsrechtliche Prüfung
Was die Sozialversicherungsträger prüfen
Mindestens alle vier Jahre überprüfen die Rentenversicherungsträger (BfA oder LVA) in einer Betriebsprüfung, ob die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Rentenund Arbeitslosenversicherung sowie die Umlagen nach dem Lohnfortzahlungsgesetz von Ihnen in richtiger Höhe gezahlt worden sind. Daneben wird auch die Richtigkeit der abgegebenen Meldungen geprüft.
Der Prüfer des Rentenversicherungsträgers prüft dabei im Einzelnen, ob Sie
- Ihre Mitarbeiter (versicherungspflichtig, versicherungsfrei?) und das Arbeitsentgelt (beitragspflichtig, beitragsfrei?) beitragsrechtlich richtig beurteilt haben,
- die Beiträge korrekt berechnet und den richtigen Zeiträumen zugeordnet haben (z.B. bei einer Einmalzahlung),
- Meldungen korrekt vorgenommen und
- Ihre Lohnunterlagen ordnungsgemäß geführt haben.
Rechnen Sie auch mit einer Überprüfung folgender Punkte:
- freie Mitarbeiter,
- geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte (lesen Sie hierzu den Beitrag Geringfügig entlohnte Beschäftigte),
- besondere Personengruppen wie Studenten, Praktikanten oder Rentner,
- mitarbeitende Familienangehörige,
- geldwerte Vorteile,
- Direktversicherungsbeiträge,
- Fahrtkostenersatz,
- Reisekosten,
- Einmalzahlungen.
Dabei darf der Prüfer über den Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus auch die Finanzbuchhaltung prüfen.
Der Prüfer schaut sich in Ihrer Finanzbuchhaltung die Ausgaben an und stößt auf einen Beleg mit dem Vermerk ‚Tantieme an Fred Müller‘. Er sieht daraufhin in der Lohnabrechnung von Herrn Müller nach, kann aber nichts finden. Sie haben für die Tantieme offensichtlich keine Sozialversicherungsbeiträge abgeführt. Diese Beiträge werden nun nacherhoben.
Die Prüfer der Rentenversicherungsträger sind im Übrigen verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden sozialversicherungsrechtlich auszuwerten. Oft führt ein solcher Bescheid auch zu Beitragsnachforderungen in der Sozialversicherung. Denn wenn bei einer Lohnsteueraußenprüfung festgestellt wurde, dass eine Vergütung zu Unrecht steuerfrei ausgezahlt oder pauschal versteuert wurde, wird diese sozialversicherungspflichtig.
Das Finanzamt hat für Ihren Mitarbeiter Peter Ohm die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung nicht anerkannt. Die vermeintlichen Mehraufwendungen müssen nicht nur nachträglich versteuert werden, sie werden auch sozialversicherungspflichtig.
Auf ein ähnliches Ergebnis läuft es hinaus, wenn die Prüfungen auf Ihren Wunsch hin in kürzeren Abständen durchgeführt werden. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie auf etwaige Fehler schneller aufmerksam werden und sich Beitragsnachforderungen nicht zu größeren Summen aufaddieren können.
So bereiten Sie sich auf die Prüfung vor
In der Regel wird der Prüfer des Rentenversicherungsträgers sich zunächst telefonisch mit Ihnen in Verbindung setzen, um einen Termin zu vereinbaren.
Der Prüfer muss sich dabei möglichst einen Monat, mindestens aber 14 Tage vorher bei Ihnen anmelden. Einem früheren Prüfungstermin müssen und sollten Sie nicht zustimmen.
Achtung: Bei besonderen Gründen, z.B. Betriebsaufgabe, Konkurs oder Verdacht auf illegale Beschäftigung, kann die Prüfung auch ohne Ankündigung erfolgen. In diesem Fall sollten Sie sich eine schriftliche Begründung für den frühen Prüfungstermin geben lassen.
Auch den Prüfungsort wird der Prüfer in der Regel schon bei der telefonischen Terminvereinbarung ansprechen.
Normalerweise findet die Prüfung in Ihren Betriebsräumen statt. Auch hier müssen Sie dem Prüfer “ wie bei der Betriebs- oder Lohnsteueraußenprüfung “ einen geeigneten Arbeitsplatz und entsprechende Hilfsmittel zur Verfügung stellen.
Wird Ihre Lohn- und Gehaltsbuchhaltung von Ihrem Steuerberater erledigt, kann die Prüfung mit Zustimmung des Rentenversicherungsträgers auch in der Steuerberaterkanzlei erfolgen. Kosten dürfen dem Rentenversicherungsträger hierdurch aber nicht entstehen. Möglich ist außerdem die Prüfung in den Räumen des Rentenversicherungsträgers.
Sobald Prüfungstermin und -ort feststehen, überlegen Sie “ ggf. gemeinsam mit Ihrem Steuerberater „, ob es sinnvoll ist, die Krankenkasse an der Betriebsprüfung zu beteiligen.
Für Sie als Arbeitgeber kann das durchaus von Vorteil sein. Denn die Krankenkasse als zuständige Einzugsstelle würde eine von ihrem Standpunkt abweichende Rechtsauffassung des Prüfers (die vielleicht auch für Sie ungünstig wäre) vermutlich nicht kommentarlos hinnehmen, sondern diesen mit ihm durchdiskutieren und eventuell versuchen, den Prüfer zu überzeugen. Sie hätten mit der Krankenkasse somit eventuell einen weiteren Streiter für Ihre Interessen.
Kontaktieren Sie also möglichst frühzeitig Ihre Krankenkasse, damit diese sich zwecks Prüfungsbeteiligung an den Rentenversicherungsträger wenden kann.
Ratsam ist es auch hier, für einen kompetenten Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen zu sorgen, der dem Prüfer bei Fragen weiterhilft.
Halten Sie außerdem alle erforderlichen Unterlagen für die Prüfung bereit, das sind:
Erforderliche Unterlagen | vorhanden: ja/nein |
Lohn- und Gehaltskonten Ihrer Mitarbeiter (einschließlich Aushilfen) |
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monatliche Brutto-/Nettoberechnungen |
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Beitragsnachweise |
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Anwenderhandbuch und Schlüsselverzeichnisse, wenn Löhne und Gehälter über die EDV abgerechnet werden |
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sonstige Unterlagen, die Aufschluss über das Arbeitsentgelt einschließlich gewährter Sonderleistungen geben (z.B. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeits- und Ausbildungsverträge, Kassenbücher, Journale, Nebenkostenbelege über Reisekosten usw.) |
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Kopien von Meldungen nach der DEÜV |
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alle Unterlagen über die Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht (Schul-/Immatrikulationsbescheinigungen, Erklärungen der geringfügig entlohnten oder kurzfristig Beschäftigten über eventuelle weitere Beschäftigungsverhältnisse, Rentenbescheide etc.) |
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Gesellschaftsverträge und Anstellungsverträge |
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Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen sowie die entsprechenden Lohnsteuerhaftungsbescheide |
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Unterlagen über Leiharbeitnehmer, über die Entsendung von Mitarbeitern,Werkverträge |
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Unterlagen über die Zahlung von Kurzarbeiter-, Schlechtwetter- und Winterausfallgeld |
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Unterlagen für Neben- und Unterbetriebe |
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Prüfmitteilungen über die Ergebnisse der letzten sozialversicherungsrechtlichen Prüfung |
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Abstimmungsergebnisse der Einzugsstellen |
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Bitte beachten Sie: Ihre Lohn- und Gehaltsunterlagen müssen es dem Prüfer ermöglichen, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Sozialversicherungspflicht bzw. -freiheit eines Beschäftigungsverhältnisses oder bestimmter Entgeltbestandteile zu verschaffen.
Die Angaben in den Unterlagen müssen also richtig, in zeitlicher Reihenfolge, geordnet und vollständig vorgenommen worden sein. Die beste Vorbereitung auf die Betriebsprüfung ist deshalb eine ordentliche Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.
So läuft die Prüfung ab
Die Prüfung beschränkt sich normalerweise auf Stichproben. Für die Prüfung eines Unternehmens mit 20 bis 99 Mitarbeitern plant der Prüfer einen Tag ein “ wenn auch dieses nicht immer eingehalten werden kann.
Die Prüfung endet mit der Schlussbesprechung, in der der Prüfer Ihnen das Ergebnis der Prüfung mitteilt.
Diese Schlussbesprechung ist für Sie sinnvoll, weil der Prüfer Ihnen vor Ort erklären kann, was Sie eventuell falsch gemacht haben und wie sich Fehler in Zukunft vermeiden lassen.
Spätestens zwei Monate nach Prüfungsende sollten Sie eine schriftliche Prüfmitteilung erhalten “ und zwar auch dann, wenn die Prüfung keine Änderungen ergeben hat.
So verhalten Sie sich richtig
Als Arbeitgeber müssen Sie dem Prüfer der Rentenversicherungsträger auf Verlangen alle Unterlagen vorlegen, die er für die Prüfung und die Beurteilung der Beitragspflicht benötigt.
Informieren Sie auch Ihre Mitarbeiter über ihre Mitwirkungspflichten: Sie sind dem Prüfer gegenüber hinsichtlich der sie persönlich betreffenden Angaben auskunftspflichtig, auch, wenn sie zum Zeitpunkt der Prüfung gar nicht mehr bei Ihnen beschäftigt sind.
Wenn die Prüfung zu Berichtigungen führt
Berichtigungen durch den Prüfer führen zu Beitragserstattungen oder Beitragsnachzahlungen.
Beitragserstattungen sind allerdings nur für Zeiten möglich, in denen der Mitarbeiter, für den Sie die Beiträge zu viel entrichtet haben, keine Leistungen aus den entsprechenden Versicherungen bezogen hat.
Da die Rentenversicherungsträger nicht beurteilen können, ob das der Fall ist, müssen Sie bei Berichtigungen zu Ihren und zu Ihres Mitarbeiters Gunsten einen Antrag auf Rückerstattung bei der zuständigen Einzugsstelle stellen.
Falls Beiträge von Ihnen nachgefordert werden, können Sie innerhalb eines Monats nach Zugang des entsprechenden Bescheids hiergegen formlos Widerspruch beim Rentenversicherungsträger einlegen.
Achtung: Die Krankenkasse als Einzugsstelle ist für Widersprüche nicht zuständig. Über eine eventuelle Klage entscheiden die Sozialgerichte.
Wichtig: Weder Widerspruch noch Klage haben eine zahlungsaufschiebende Wirkung. Sie müssen also in jedem Fall vorleisten.
Beitragsforderungen verjähren erst vier Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem sie fällig geworden sind.
Beiträge, die vorsätzlich nicht abgeführt wurden, können sogar bis zu 30 Jahre nachgefordert werden.
Die Nachzahlungen, die sowohl die Arbeitgeber- als auch die Arbeitnehmeranteile umfassen, müssen Sie größtenteils allein leisten. Denn nur für längstens drei zurückliegende Monate können Sie den Arbeitnehmeranteil von der Vergütung Ihres Mitarbeiters einbehalten, danach nur dann, wenn der Abzug ohne Ihr Verschulden unterblieben ist. Ist der Mitarbeiter bereits ausgeschieden, besteht nicht einmal mehr diese Möglichkeit.
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