Zeugnis

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Formalitäten, die Sie beachten müssen

Wie sieht das Zeugnis aus?

Arbeitszeugnisse müssen Sie schriftlich auf einem Firmenbriefbogen ausstellen und unterschreiben. Ein Zeugnis auf weißem Papier mit Firmenstempel genügt den Anforderungen nur bei sehr kleinen Unternehmen, die keinen Firmenbriefbogen haben.

Ein nur mit Bleistift oder unsauber geschriebenes Zeugnis (Flecken, Durchstreichungen, Radierungen oder andere nachträgliche Änderungen) kann Ihr Mitarbeiter zurückweisen. Haben Sie das Zeugnis zum Zwecke des Postversandes geknickt, ist dies aber kein Grund, es zu beanstanden.

Auf Ausrufezeichen, relativierende Anführungszeichen oder Unterstreichungen im Text müssen Sie verzichten. Haben sich Tippfehler eingeschlichen, müssen Sie dem Wunsch Ihres Mitarbeiters, diese zu korrigieren, nachkommen. Das Zeugnis wird überschrieben mit „Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“, „Zwischenzeugnis“, „Ausbildungszeugnis“ usw.

Wer unterschreibt das Zeugnis?

Das Zeugnis muss jemand unterschreiben, der innerhalb der betrieblichen Hierarchie höher steht als der Zeugnisempfänger. Mitarbeiter, die dem Vorstand direkt unterstellt sind, haben Anspruch auf Unterschrift durch den Vorstandsvorsitzenden.

Nach Möglichkeit sollte das Zeugnis von einer Person mitunterschrieben werden, die den Mitarbeiter tatsächlich beurteilen kann, also vom Vorgesetzten. So hat ein Oberarzt in der chirurgischen Abteilung eines Krankenhauses durchgesetzt, dass sein Zeugnis nicht nur vom Geschäftsführer des Krankenhauses, sondern auch von den Chefärzten der chirurgischen Abteilung unterschrieben wurde.

Ein Berufsausbildungszeugnis sollte der Ausbilder unterschreiben, wenn der Firmeninhaber die Ausbildung nicht selbst durchgeführt hat.

Das Zeugnisdatum

Zeugnisse müssen ein Ausstellungsdatum tragen. Eine Rückdatierung kann der Mitarbeiter grundsätzlich nicht verlangen. Berichtigen Sie aber das Zeugnis auf Wunsch des Mitarbeiters oder aufgrund eines gerichtlichen Vergleichs oder Urteils, müssen Sie dem berichtigten Zeugnis das Datum des ursprünglichen Zeugnisses geben.

In der betrieblichen Praxis hat es sich eingebürgert, das Zeugnis auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses zu datieren, auch wenn das Zeugnis tatsächlich an einem anderen Datum erteilt wird. Diese Praxis ist zulässig.

Die Zeugnisübergabe

Das Zeugnis müssen Sie “ wie alle Arbeitspapiere “ bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Ihren Geschäftsräumen bereithalten, damit Ihr Mitarbeiter es abholen kann. Es handelt sich hier also um eine Holschuld Ihres Mitarbeiters.

Haben Sie dem ausscheidenden Mitarbeiter ein Hausverbot erteilt, wandelt sich diese Holschuld in eine Bringschuld Ihrerseits um.

Ist das Abholen des Zeugnisses für den Mitarbeiter mit unzumutbaren Belastungen verbunden, müssen Sie es ihm auf eigene Kosten und eigene Gefahr zukommen lassen (Schickschuld). Unzumutbare Belastungen können beispielsweise durch beträchtliche Kosten, die der Mitarbeiter aufwenden müßte, gegeben sein. Sie liegen jedoch nicht allein deshalb vor, weil Sie mit Ihrem Mitarbeiter im Unfrieden auseinandergegangen sind.

Beachten Sie: Sie haben in keinem Fall das Recht, das Zeugnis zurückzubehalten, auch dann nicht, wenn Sie gegen den ausscheidenden Mitarbeiter eine berechtigte Forderung haben. Ein berichtigtes Zeugnis müssen Sie allerdings erst nach Rückgabe des zuvor erstellten unrichtigen Zeugnisses aushändigen. Anders beim Zwischenzeugnis oder vorläufigen Zeugnis: Dieses muss Ihr Mitarbeiter bei Erhalt des Endzeugnisses nur dann zurückgeben, wenn eine entsprechende Verpflichtung im Tarif- oder Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung ausdrücklich geregelt ist.

Worauf Sie bei der Zeugnisinterpretation besonders achten sollten

Wesentliche Grundlagen für die Interpretation eines Arbeitszeugnisses finden Sie bereits in den obigen Ausführungen zum Inhalt des Arbeitszeugnisses. Darüber hinaus sollten Sie folgende Punkte besonders beachten:

Vertrauen Sie nicht darauf, dass Stellenbezeichnungen von anderen Arbeitgebern genau so verwendet werden wie von Ihnen. Fragen Sie also im Zweifelsfall im Vorstellungsgespräch nach, was der Bewerber genau gemacht hat, welche Kompetenzen er hatte, wie viele Mitarbeiter er geführt hat usw.

Seien Sie aufmerksam, wenn das Zeugnis widersprüchliche Aussagen enthält. Eine allgemein positive Beurteilung kann durch schwache oder fehlende Beurteilungen in konkreten Einzelpunkten entwertet werden.

Eine insgesamt positive Beurteilung ist glaubwürdig, wenn Eigenschaften und Fähigkeiten individuell gewürdigt, Einzelleistungen anerkannt und konkrete Resultate lobend erwähnt werden. Fehlen individuelle Aspekte und sind lediglich die üblichen Zeugnisfloskeln enthalten, ist das ein Hinweis darauf, dass die Zufriedenheit nicht so groß gewesen sein kann.

Vor allem bei qualifizierten Mitarbeitern deutet daher ein sehr kurzes Zeugnis von deutlich weniger als einer Seite auf Schwächen beim Mitarbeiter hin. Ist das Zeugnis sehr lang (2,5 Seiten und mehr), liegt die Vermutung nahe, dass der Mitarbeiter das Zeugnis selbst formuliert hat.

Leerstellen, also fehlende Aussagen zu bestimmten Punkten, sollten Sie nur als Hinweis, aber nicht als Beweis einer schlechten Beurteilung verstehen. Denn oft werden Punkte einfach aus dem Grund nicht angesprochen, dass der Zeugnisaussteller nicht daran gedacht oder sie nicht für so wichtig gehalten hat.

Ist im Arbeitszeugnis ein Endtermin für das Beschäftigungsverhältnis genannt, der nicht auf ein Monatsende fällt, ist das ein deutlicher Hinweis auf eine fristlose Kündigung (Ausnahme: Kündigung zum Ende der Elternzeit). Bei Beschäftigungsende am 15. eines Kalendermonats sollten Sie prüfen, ob es sich um eine Kündigung innerhalb der Grundkündigungsfrist handelt (siehe Übersichtskarte „Kündigungsfristen und -termine“) oder um eine fristlose Kündigung.

Liegt das Ausstellungsdatum des Arbeitszeugnisses weit nach dem Endtermin des Beschäftigungsverhältnisses, ist die Aussagefähigkeit des Zeugnisses eventuell wegen nachlassender Erinnerungen des früheren Arbeitgebers beeinträchtigt. Ein sehr spätes Ausstellungsdatum kann außerdem ein Hinweis auf Auseinandersetzungen bei der Zeugnisformulierung sein.

Im übrigen gibt jedes Arbeitszeugnis nur die Auffassung eines Arbeitgebers wieder. Es ist möglich, dass dieser ganz andere Vorstellungen von guter Arbeit hat als Sie oder daß er bestimmte Aussagen anders gemeint hat, als Sie sie verstehen. Die Aussagekraft eines einzelnen Arbeitszeugnisses ist daher nicht sehr hoch. Liegen jedoch bei einem Bewerber mehrere Zeugnisse mit in etwa gleicher Beurteilung vor, sollten Sie diese sehr ernst nehmen.

Checklisten

So prüfen Sie ein Arbeitszeugnis


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