Personalverwaltung & -organisieren
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Verwaltungsaufgaben im Bewerbungsprozess
Bei der Stellenausschreibung
Die inhaltliche Gestaltung einer Stellenanzeige ist in erster Linie Aufgabe der suchenden Abteilung.
Bei der formalen Gestaltung und Schaltung der Anzeige kann die Personalabteilung allerdings wirkungsvolle Unterstützung bieten, etwa indem sie eine Liste mit Ansprechpartnern und Telefonnummern von Agenturen, Zeitungen, Jobbörsen im Internet, Bewerbermessen, Hochschulen und Arbeitsamt zur Verfügung stellt, für ein ansprechendes, einheitliches Anzeigen-Layout sorgt oder die Anzeigenschaltung in die Wege leitet.
Vorsicht: Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, müssen Sie die Stelle auf sein Verlangen auch intern ausschreiben. Dieser Punkt sollte von der Personalverwaltung vorab geklärt werden.
Bei der Vorbereitung der Bewerbungsgespräche
Im Vorfeld der Bewerbungsgespräche kann die Personalabteilung wichtige Planungsaufgaben wahrnehmen, z.B.:
- Wer soll an den Gesprächen teilnehmen?
- Wie viele Gespräche sollen an einem Tag stattfinden?
- Wie lange soll das einzelne Gespräch dauern?
- Wie viel Abstand soll zwischen den Gesprächen liegen?
- Wo sollen die Gespräche stattfinden?
Weitere Aufgaben bestehen in der Organisation, insbesondere die der Einladung zum Bewerbungsgespräch. Wichtig dabei:
- Vergessen Sie nicht, einen Ansprechpartner mit Telefonnummer für Rückfragen anzugeben.
- Legen Sie eventuell einen Personalfragebogen bei, in den der Bewerber vorab die Daten eintragen kann, die Sie besonders interessieren.
- Erwähnen Sie ausdrücklich, wenn Sie Vorstellungskosten nicht oder nur teilweise übernehmen wollen. Ohne klare Aussage müssen Sie alle notwendigen Vorstellungskosten (insbesondere Fahrt- und Übernachtungskosten erstatten “ unabhängig davon, ob Ihre Entscheidung für oder gegen den Bewerber ausfällt.
Bei der Einstellungszusage
Falls es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat gibt: Beschäftigen Sie mehr als 20 volljährige Mitarbeiter, müssen Sie die Zustimmung Ihres Betriebsrats zur Einstellung nach § 99 Abs. 1 BetrVG einholen. Legen Sie Ihrem Betriebsrat dazu alle Bewerbungsunterlagen vor und teilen Sie ihm mit, welcher Arbeitsplatz besetzt und wie der Mitarbeiter gegebenenfalls eingruppiert werden soll.
Liegt Ihnen die Zustimmung des Betriebsrates vor, schicken Sie Ihrem Wunschkandidaten den schriftlichen Arbeitsvertrag (in zweifacher Ausführung, von Ihnen bereits unterschrieben) mit der Bitte um Unterzeichnung und Rücksendung eines der beiden Exemplare zu. Setzen Sie dem Bewerber eine Frist, bis zu der Sie den Eingang des Vertrags erwarten.
Achtung: Sie müssen Ihrem neuen Mitarbeiter innerhalb eines Monats nach Beschäftigungsbeginn einen Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen (Arbeitzeit, Vergütung etc.) nach dem Nachweisgesetz aushändigen, wenn Sie keinen schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen wollen.
Kein separater Nachweis ist erforderlich, wenn Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag geschlossen haben, was zu Beweiszwecken immer ratsam ist.
Sobald der unterschriebene Vertrag wieder bei Ihnen eingegangen ist, sagen Sie den restlichen Bewerbern ab. Legen Sie dem Schreiben die jeweiligen kompletten Bewerbungsunterlagen mit Ausnahme des Anschreibens bei. Ausgefüllte Personalfragebögen von abgelehnten Bewerbern müssen Sie vernichten.
Checkliste: Bewerbungsprozess
Stellenausschreibung: | erledigt/ja |
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Extern |
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Intern (z.B. wenn vom Betriebsrat verlangt) |
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Bewerbungsgespräche: |
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Stehen die Teilnehmer fest? |
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Wurden die Termine abgestimmt (intern/extern)? |
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Wurden die Einladungsschreiben verschickt? |
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Wurde ein Personalfragebogen beigelegt? Ist die Rückmeldung erfolgt? |
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Gibt es Reisekostenabrechnungsformulare? |
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Einstellungszusage: |
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Wurde der Wunschkandidat telefonisch gefragt, ob er die Stelle annehmen will? |
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Wurde die Zustimmung des Betriebsrats beantragt ( § 99 Abs. 1 BetrVG)? |
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wurden alle Bewerbungsunterlagen vorgelegt? |
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Wurden der zu besetzende Arbeitsplatz und gegebenenfalls die Eingruppierung des Mitarbeiters mitgeteilt? |
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Liegt die Zustimmung des Betriebsrats vor? |
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Wurde der Arbeitsvertrag mit der Bitte um Unterzeichnung an den Bewerber abgeschickt? |
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Frist zur Rückmeldung des unterschriebenen Vertrags: … |
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Liegt der unterschriebene Vertrag/Nachweis vor? |
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Wurden alle Absagen verschickt? |
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Wurden alle reisekosten erstattet (sofern die Erstattung erwünscht wurde)? |
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Weblinks
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