Die Einarbeitung

Publiziert 9. Juli 2007 | Von Alexander Fischer

Die Einstellung eines/r neuen Mitarbeiter/in ist eine Investition, die sich nicht vom ersten Tag an rechnet. Ob die Investition sinnvoll ist, liegt nicht nur an Ihrem/r neuen Mitarbeiter/in, sondern auch an Ihnen. Gut eingeführte Mitarbeiter/innen wachsen schneller in ihren Aufgaben hinein und führen so zu einer Entlastung.

Für den/die neue/n Mitarbeiter/in ist alles neu, auch was Ihnen sehr vertraut und vollkommen plausibel erscheint. Nicht immer ist der Zusammenhang zwischen Aufgabenstellung und betrieblicher Zielsetzung unmittelbar erkennbar.

Durch eine systematische Planung der Einarbeitung kann das Hineinfinden in das neue berufliche Umfeld und in die Aufgabenfelder erleichtert werden, können viele Konflikte vermieden und letztlich die Leistungsfähigkeit optimiert werden. Die nachfolgend dargestellten grundlegenden Überlegungen sollten Ihnen dabei helfen, einen betriebsspezifischen Einarbeitungsplan zu Entwickeln.

Inhalt:

Einarbeitung beginnt vor Arbeitsaufnahme
Die erste Woche
Die weitere Einarbeitung
Einarbeitungs- und Beurteilungsplan
Weblinks

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Einarbeitung beginnt vor Arbeitsaufnahme

Sie konnten sich anhand der Bewerbungsunterlagen und des Bewerbungsgespräch schon ein Bild von Ihrem/r neuen Mitarbeiter/in machen. Sofern Sie noch andere Mitarbeiter/innen in Ihrem Betrieb beschäftigt haben (auch freiberufliche), informieren Sie die Kollegen/innen über den/die neue/n Mitarbeiter/in (Name, berufliche Voraussetzungen und Interessen). Teilen Sie ihren Mitarbeiter/innen aber auch mit, warum Sie die Stelle besetzt haben und welche Aufgaben und Kompetenzen dem/der neuen Mitarbeiter/in übertragen werden. (Bei größeren Betrieben kann man sich auf die jeweilige Abteilung und diejenigen Personen beschränken, die mit dem/der neuen Mitarbeiter/in noch zu tun haben werden, z.B. Gehaltsabrechnung, Betriebsrat etc.).

Des weiteren sollten Sie den Arbeitsplatz des/der neuen Mitarbeiters/in vorbereiten (Schreibtisch, Büromaterial, Schlüssel etc.). Sollten Sie die Einarbeitung des/der neuen Mitarbeiters/in nicht selbst übernehmen, gilt es, einen geeigneten „Paten“ auszuwählen und diesen zu instruieren. Hierzu gehört nicht nur die detaillierte Begründung Ihrer Einstellungsentscheidung und Information zur Person des/der neuen Mitarbeiters/in, sondern auch Zielvereinbarungen hinsichtlich des zukünftigen Einsatzbereiches des/der neuen Mitarbeiters/in. Bedenken Sie, dass die Einarbeitung des/der neuen Mitarbeiters/in zeitintensiv ist und nicht durch eine/n überlasteten Mitarbeiter/in erfolgen kann. Der „Pate“ sollte fachlich kompetent sein, er sollte über „Fingerspitzengefühl“ verfügen und dem Unternehmen gegenüber Loyal sein.

Bereiten Sie (oder der Pate) die erste Arbeitswoche Ihres/r neuen Mitarbeiters/in vor: Stellen Sie sicher, dass er/sie nicht

solche Aufgaben übertragen bekommt, wozu kein anderer Lust hat,
mit neuen Aufgaben überfordert wird,
mit einer sinnlosen Beschäftigung abgeschoben wird.

Bedenken Sie bei der Einarbeitungsplanung, dass die ersten Eindrücke Ihres/r neuen Mitarbeiters/in für seine/ihre weitere Entwicklung ausschlaggebend sein können.

Beschaffen Sie sich Informationen über Ihre/n neue/n Mitarbeiter/in
Informieren Sie die Kollegen/innen des/der neuen Mitarbeiters/in
Begründen Sie die Einstellung
Planen Sie die Einarbeitung
Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor.

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Die erste Woche

Die erste Woche beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Dieser sollte grundsätzlich durch den Arbeitgeber selbst oder durch einen autorisierten Vertreter eingeteilt werden. Bevor Sie den/die neue/n Mitarbeiter/in durch Ihren Betrieb führen, ihm/ihr seinen/ihren neuen Arbeitsplatz zeigen und seine/ihre Kollegen/innen vorstellen, sollten Sie sich zunächst ausreichend Zeit nehmen, um ihn/sie über die Ziele und Aufgaben des Unternehmens, die Struktur des Unternehmens, sowie über seine Aufgabengebiete zu informieren. Sie können sich diese Aufgabe erleichtern und Sie vermeiden eine Überforderung des/der neuen Mitarbeiters/in – der/die sicherlich innerlich sehr unruhig und gespannt ist – wenn Sie bestimmte Informationen schriftlich vorbereiten. (Organigramm des Unternehmens, Stellenbezeichnungen und Namen von Vorgesetzten, Firmenphilosophie, Arbeitsordnung, Arbeitszeitordnung, Stellen- oder Aufgabenbeschreibung des/der neuen Mitarbeiters/in, Informationen zur Bedeutung des Aufgabengebietes Sicherheitsvorschriften etc.).

Machen Sie Ihre/n neuen Mitarbeiter/in in diesem Anstellungsgespräch auch auf die „ungeschriebenen“ Gesetze ihres Unternehmens aufmerksam, reden Sie aber nicht „schlecht“ über Kollegen/innen. Er/sie sollte sich selbst ein Bild machen. Ein durchschnittlich begabter Mensch kann ca 20% dessen, was er einmal hört, auch behalten. Deshalb empfiehlt es sich wichtige Informationen zusätzlich in schriftlicher Form zu vermitteln.

Geben Sie Ihrem/r neuen Mitarbeiter/in – trotz der Fülle der Informationen, die Sie vermitteln wollen und müssen, die Chance selbst zu sprechen. Fragen Sie nach, ob Ihre Vorstellungen mit seinen/ihren übereinstimmen. Ermutigen Sie ihn/sie, Fragen zu stellen. Wenn sie die „globaleren“ Dinge geklärt haben, besprechen Sie mit Ihrem/r neuen Mitarbeiter/in den Einarbeitungsplan und informieren Sie ihn/sie über Arbeitszeiten, Pausen und andere formale Arbeitsbedingungen.

Hiernach könnte der Rundgang durch den Betrieb beginnen. Weisen Sie dabei auf die einzelnen Abteilungen und ihre Funktion hin, stellen Sie die Kollegen/innen vor, mit denen der/die neue Mitarbeiter/in noch zu tun haben wird. Stellen Sie alle Kollegen/innen namentlich vor. Hier könnte dann die Übergabe an den Paten erfolgen.

Seine Aufgabe besteht nun in der konkreten Einweisung in den Arbeitsplatz und die einzelnen Aufgaben, in der beratenden Unterstützung bei der Aufgabenerfüllung sowie in der Unterstützung bei der Integration in das Kollegium.

Hierbei ist es gerade in der ersten Arbeitswoche wichtig, dass Aufgaben übertragen werden, die dem/der neuen Mitarbeiter/in „Erfolgserlebnisse“ gewähren. Dies ist nur zu gewährleisten bei einer systematischen Vorbereitung und beratenden Unterstützung bei der Aufgabenerfüllung. Wenn möglich, sollten teamorientierte Aufgaben übertragen werden, weil solche die Integration in das Kollegium befördern. Sichern Sie in den ersten Wochen eine Erfolgskontrolle der Aufgabenerfüllung, so kann durch positive Rückmeldung die Motivation gefördert werden.

Der erste Tag „gehört“ dem/der neuen Mitarbeiter/in

Informieren Sie den/die Mitarbeiter/in über Ziele, Philosophie und Aufgaben des Unternehmens.
Informieren Sie ihn/sie über die geschriebenen und ungeschriebenen Regeln.
Zeigen Sie ihm/ihr den Betrieb, die Abteilung und stellen Sie ihn/sie den neuen Kollegen/innen vor.
Unterstützen Sie Ihre/n neuen Mitarbeiter/in bei der Übernahme seiner/ihrer Aufgaben
Sichern Sie Erfolgserlebnisse

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Die weitere Einarbeitung

Die Einarbeitung stellt ein spezifisches Lehr- und Lernverhältnis dar. Es handelt sich um eine spezifische Form planmäßiger Unterweisung, die durch folgende Phasen geprägt ist.

Phase	Merkmale/Kenntnisse und Inhalte der Phase
Einstieg und Aufgabenstellung (Einführung, Hinführung, Motivation)	Beginn der Unterweisung Hinführung zur Arbeit Sammlung von Vorkenntnissen zum Thema Erläuterung der Aufgabenstellung, Bedeutung und Ziele der Aufgabe Motivation des Mitarbeiters Ausgabe der Arbeitsunterlagen
Planung	Planung und Organisation von Arbeitsschritten und dem Einsatz von Arbeitsmitteln und Arbeitsdauer Vorgehensweise Zeitplanung Rückmeldung
Kontrolle/Bewertung	Erfolgskontrolle und Bewertung von Arbeitsergebnissen und -prozessen Eigen- und Fremdkontrolle Soll – Ist – Vergleich hinsichtlich der Zielsetzung, der Vorgehensweise (Arbeitstechniken) und der Arbeitsdauer
Ergebnissicherung	Sicherung und Anwendung des Gelernten Vertiefendes üben einzelner Arbeitssequenzen oder/und Wiederholung der Arbeitsvorgänge Erfolgskontrollen nach den Wiederholungsphasen
Motivationsstabilisierung	Angemessene Kritik (Lob) für erbrachte Leistungen
Transfer	Übertragen und Anwenden des Gelernten auf andere Arbeitsvorgänge

Sofern dem/r neuen Mitarbeiter/in unterschiedliche Aufgaben übertragen werden, müssen sich diese Phasen während der Einarbeitungsphase mehrmals wiederholen, womöglich überschneiden sich auch die Phasen zu unterschiedlichen Schwerpunkten.

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Einarbeitungs- und Beurteilungsplan

Wenn sie in dem Arbeitsvertrag eine Probezeit vereinbart haben, gilt es zu überprüfen, ob der/die neue Mitarbeiter/in die Erwartungen erfüllt.Wenn Sie die Einarbeitung einem/r anderen Mitarbeiter/in übertragen haben, muss diese/r genau instruiert werden, welche Aufgaben der/die neue Mitarbeiter/in in Zukunft übernehmen soll und wie er/sie in diese Aufgabe einzuführen ist. Diese Vorgaben könnten in Form eines Einarbeitungs- und Beurteilungsplanes getroffen werden.

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Weblinks

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Veröffentlicht unter Personalwirtschaft