Arbeitszeitmodelle

Personalkosten haben einen sehr großen Anteil an den betrieblichen Ausgaben. Deshalb ist es wichtig, die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter effektiv zu nutzen, und insbesondere Zeiten, in denen Ihre Mitarbeiter unausgelastet sind, zu vermeiden.

Hilfreich ist es hierbei, wenn Sie die Arbeitszeiten – so gut es geht – dem Arbeitsanfall anpassen. Dies gelingt vielfach mit flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

• welche Vorteile flexible Arbeitszeiten für Sie haben,
• welche unterschiedlichen Modelle es gibt und
• welche rechtlichen Rahmenbedingungen Sie einhalten müssen, wenn Sie flexible Arbeitszeiten einführen.

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Inhalt:

• Vorteile von flexiblen Arbeitszeiten
• Optimale Bewältigung des Arbeitsanfalls
• Bessere Berücksichtigung von Kundenwünschen
• Erleichterte Mitarbeitergewinnung
• Verschiedene Formen flexibler Arbeitszeiten
• Gleitzeit
• Funktionszeit
• Jahresarbeitszeit
• Lebensarbeitszeit
• Wahlarbeitszeit
• Flexible Teilzeitarbeit
• Telearbeit
• Vertrauensarbeitszeit
• Sabbatical
• So führen Sie in sechs Schritten ein Arbeitszeitmodell ein
• Schritt 1: Ist-Zustand ermitteln
• Schritt 2: Soll-Zustand bestimmen
• Schritt 3: Rechtliche Rahmenbedingungen beachten
• Schritt 4: Details regeln
• Schritt 5: Modell testen
• Schritt 6: Endgültig entscheiden
• Was Sie sozialversicherungsrechtlich beachten müssen
• Wann und in welcher Höhe Sozialversicherungsbeiträge fällig werden
• Wenn eine Freistellung nicht mehr erfolgen kann
• Weblinks

Vorteile von flexiblen Arbeitszeiten

Optimale Bewältigung des Arbeitsanfalls

Der Arbeitsanfallim Unternehmen ist nicht immer gleich. Oft konzentrieren sich Arbeiten auf bestimmte Stunden, Tage, Wochen oder Monate; Zeiten mit guter Auftragslage wechseln sich mit Zeiten geringerer Nachfrage ab.

Starre Regelungen wie eine 5-Tage-Woche mit einem 8-Stunden-Tag und festen Arbeitszeiten können einem solchen schwankenden Arbeitsanfall nicht immer gerecht werden. Bei Arbeitsspitzen reicht die normale Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht aus. Teure Überstunden und die Einstellung von zusätzlichen Aushilfen sind unvermeidlich. Bei Arbeitsflauten sind die Mitarbeiter hingegen nicht ausgelastet, müssen aber trotzdem von Ihnen bezahlt werden.

Besser wäre es in diesen Fällen, wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit am tatsächlichen Arbeitsanfall ausrichten. In Zeiten, in denen ohnehin wenig zu tun ist, arbeiten sie kürzer oder bleiben zuhause. Bei hohem Arbeitsanfall arbeiten Sie dafür dann einmal länger.

Möglich ist das mit einer flexiblen Arbeitszeitregelung. Dabei läuft die Vergütung unabhängig von der tatsächlich geleisteten Stundenzahl auf der Basis der vertraglich vereinbarten Durchschnittsarbeitszeit kontinuierlich weiter “ ohne Überstundenvergütung bei Arbeitsspitzen und ohne Gehaltseinbußen bei weniger Arbeit.

Vorteile für Sie: Sie können somit die Zahlung teurer Überstunden vermeiden und sich gleichzeitig das Geld für zusätzliche Aushilfen sparen.

Bessere Berücksichtigung von Kundenwünschen

Auch Kundenwünschen werden Sie mit flexiblen Arbeitszeitmodellen häufig eher gerecht als mit starren Arbeitszeiten. Mit Hilfe schwankender Arbeitszeiten können Sie z. B. Ansprech- und Öffnungszeiten verlängern und Service- oder Lieferzeiten verkürzen.

Erleichterte Mitarbeitergewinnung

Flexible Arbeitszeiten kommen in der Regel auch den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter entgegen, denn auch für sie nimmt der persönliche Gestaltungsspielraum zu. Beruf, Familie und private Interessen lassen sich leichter miteinander vereinbaren. Oftmals wird es dabei erst durch flexible Arbeitszeiten möglich, bestimmte Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen.

Verschiedene Formen flexibler Arbeitszeiten

Gleitzeit

Bei der Gleitzeit vereinbaren Sie eine Rahmenarbeitszeit, in der die Arbeit in Ihrem Unternehmen grundsätzlich möglich ist. Zusätzlich legen Sie eine Kernarbeitszeitfest, in der die Mitarbeiter immer anwesend sein müssen.

Innerhalb dieser und der gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben können Ihre Mitarbeiter die Lage und Dauer ihrer täglichen Arbeitszeit dann weitgehend selbst bestimmen.

Um bei den täglich ungleichen Arbeitszeiten nicht den Überblick über die geleistete und noch zu leistende Arbeitszeit der Mitarbeiter zu verlieren, wird ein Arbeitszeitkonto eingerichtet, auf dem die Abweichungen von der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit, z. B. acht Stunden, festgehalten werden. In der Regel werden diese Arbeitszeitkonten von der Personalabteilung geführt und auch kontrolliert.

Dieser Durchschnittswert muss bei vielen Gleitzeitregelungen innerhalb eines Kalendermonats eingehalten werden. Es kann auch eine begrenzte Anzahl von Plus- oder Minusstunden in den Folgemonat übernommen werden. Plusstunden, die darüber hinaus anfallen, verfallen dann meistens, es sei denn, sie werden ausdrücklich angeordnet. Häufig besteht auch die Möglichkeit, Plusstunden durch Freizeit auszugleichen.

Der Vorteil einer solchen Gleitzeitregelung besteht unter anderem darin, dass Ihre Mitarbeiter oft Arzt- und Behördengänge in die Gleitspanne legen können, ohne dass Sie diese Zeiten bezahlen müssen. Unpünktlichkeit ist in der Regel auch kein Problem mehr.

Bei der Gleitzeit gibt es aber auch Nachteile: Durch die meist enge Beschränkung der übertragbaren Plus- und Minusstunden können Sie stärkere Schwankungen im Arbeitsanfall oft nur schwer abfangen.

Auch rücken die betrieblichen Interessen bei der Gleitzeit oft in den Hintergrund. Wann Ihre Mitarbeiter innerhalb des vorgegebenen Rahmens arbeiten und wann nicht, können sie oft selbst entscheiden. Der tatsächliche Arbeitsanfall oder die Kundenwünsche können so leicht unberücksichtigt bleiben.

Letzterem kann vorgebeugt werden, wenn Sie frühzeitig genug ankündigen, wann ein besonders hoher Arbeitsaufwand zu erwarten ist. Für diesen Zeitraum kann dann geregelt werden, dass die tägliche Arbeitszeit einzuhalten ist.

Funktionszeit

Bei der Funktionszeit wird statt einer Kernarbeitszeit eine Zeitspanne vereinbart, innerhalb derer ein Unternehmensbereich funktionsfähigsein muss.

Ausschlaggebend sind dabei immer die betrieblichen Erfordernisse, etwa Ansprech- und Öffnungszeiten, Einhaltung von Liefer- und Servicezeiten, Ausnutzung von Maschinen- und Anlagenlaufzeiten usw.

Innerhalb der feststehenden Funktionszeit legen die Mitarbeiter nach Absprache untereinander ihre persönliche Arbeitszeit so fest, dass ein geregelter Arbeitsablauf jederzeit gewährleistet ist. Nur wenn sich die Mitarbeiter nicht einigen können, entscheidet die Führungskraft.

Diese Regelung wahrt nicht nur Ihre Interessen, sondern räumt auch den Mitarbeitern einen großen Spielraum ein. Sie hat also für beide Seiten sehr positive Aspekte.

Jahresarbeitszeit

Bei der Jahresarbeitszeit muss die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit erst im Jahresdurchschnitt erreichtwerden.

Auch hier richten die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten in erster Linie an Ihren betrieblichen Belangen aus: Ist viel zu tun, wird mehr gearbeitet; ist weniger zu tun, wird die Arbeitszeit verringert oder gleich Freizeit genommen.

Unabhängig von diesen Schwankungen wird die Vergütung kontinuierlich für die durchschnittliche monatliche Arbeitszeit bezahlt.

Jahresarbeitszeitmodelle sind auch für unregelmäßige Schwankungen im Arbeitsanfall geeignet. In diesem Fall wird die wöchentliche Arbeitszeit dann nicht bereits für das ganze Jahr im Vorfeld festgelegt, sondern beispielsweise mit einer zweiwöchigen Frist je nach Arbeitsanfall angekündigt.

In Kombination mit einer Funktionszeit kann es auch weitgehend den Mitarbeitern überlassen werden, wie sie das vorgegebene Arbeitspensum bewältigen und die Arbeit unter sich aufteilen.

Wichtig: Alle flexiblen Arbeitszeitmodelle „leben“ von den Minusstunden Ihrer Mitarbeiter; sie sollten nicht nur toleriert werden, sondern sind ausdrücklich erwünscht: Nur wenn Ihr Mitarbeiter zur richtigen Zeit “ dann nämlich, wenn keine Arbeit da ist “ weniger arbeitet, kann er bei betrieblichem Bedarf auch einmal länger arbeiten, ohne dass Überstunden anfallen.

Dies erfordert oft ein Umdenken bei Mitarbeitern und Führungskräften, die es gewohnt sind, fürs „Stundenhorten“ belohnt zu werden.

Lebensarbeitszeit

Bei Lebensarbeitszeitmodellen spart sich Ihr Mitarbeiter in Zeiten mit hohem Arbeitsanfall ein Zeitguthaben an, das er im Alter nutzenkann. In dieser Zeit kann er dann reduziert arbeiten oder früher in den Ruhestand gehen. Altersteilzeit ist z. B. eine bestimmte Form der Lebensarbeitszeit (Details zur Altersteilzeit lesen Sie im.

Auf ihrem Lebensarbeitszeitkonto können die Mitarbeiter außer ihrer Arbeitszeit auch unverbrauchte Urlaubstage, Sonderzahlungen wie etwa das Weihnachts- bzw. Urlaubsgeld oder andere Entgeltbestandteile “ gegebenenfalls in den Zeitwert umgerechnet “ ansparen und so ein ansehnliches Zeitguthaben erwirtschaften.

Für Ihren Mitarbeiter ist das Lebensarbeitszeitkonto auch finanziell attraktiv, denn das angesparte Arbeitszeitguthaben wird erst zum Zeitpunkt der Freistellung bzw. Reduzierung der Arbeitszeit versteuert und dem Sozialversicherungsabzug unterworfen.

Aber Vorsicht: Mitarbeiter bleiben heute selten einem Unternehmen lebenslang treu. Wechselt ein Mitarbeiter, mit dem Sie eine Lebensarbeitszeit vereinbart haben, kommt jede Menge Arbeit auf Sie zu:

So müssen etwa die Sozialversicherungsbeiträge nachberechnet und entrichtet werden, die ohne eine Arbeitszeitflexibilisierung angefallen wären ( § 23b Abs. 2 SGB IV). Darüber hinaus müssen Sie bereits ab Beginn der Arbeitszeitvereinbarung ein zweites Lohn- bzw. Gehaltskonto führen, aus dem der im „Störfall“ beitragspflichtige Teil des Wertguthabens ersichtlich ist. Außerdem müssen Sie das Wertguthaben Ihres Mitarbeitersauf dem Arbeitszeitkonto einschließlich des darauf entfallenden Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag unter Umständen gegen Insolvenz sichern.

Wegen dieser Problematiken werden Lebensarbeitszeiten in der Praxis fast ausschließlich von Großunternehmen angeboten.

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Wahlarbeitszeit

Bei der Wahlarbeitszeit kann Ihr Mitarbeiter die vertragliche Dauer seiner Arbeitszeit frei wählen; die tatsächliche Arbeitszeit im Unternehmen ist aber für alle Mitarbeiter vorgegeben.

Die Differenz zwischen vereinbarter Arbeitszeit und tatsächlicher Arbeitszeit wird dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters für längere Freistellungen oder für den Übergang in den Ruhestand gutgeschrieben.

Flexible Teilzeitarbeit

Prinzipiell eignen sich alle bisher vorgestellten Modelle auch für Arbeitnehmer, die in Teilzeit tätig sind. Der Spielraum wird durch die geringere Arbeitszeit sogar vergrößert. In Teilzeit können Sie Ihre Mitarbeiter z. B. mit

• verkürzter Tagesarbeitszeit,
• tageweise unterschiedlicher Arbeitsdauer,
• weniger Arbeitstagen pro Woche oder
• weniger Arbeitswochen oder -monaten pro Jahr beschäftigen.

Gesetzlich ausdrücklich geregelt sind die Arbeitsplatzteilung (Jobsharing) und die Arbeit auf Abruf.

Jobsharing

Beim Jobsharing teilen sich zwei oder auch mehr Mitarbeiter nach Absprache einen Arbeitsplatz.

Wie gut das in der Praxis funktioniert, hängt von den jeweils beteiligten Mitarbeitern ab, denn: Die Jobsharing- Partner sind nicht grundsätzlich dazu verpflichtet, sich gegenseitig zu vertreten. Eine Vertretungspflicht besteht nur dann, wenn

• die anderen Jobsharing-Partner der Vertretung im Einzelfall zugestimmt haben oder
• die Vertretung betrieblich notwendig, dem Mitarbeiter zumutbar und die Vertretung in einem solchen Fall im Arbeitsvertrag vereinbart worden ist.

Tarifvertraglich sind aber andere Regelungen “ auch zu Ungunsten der Arbeitnehmer “ möglich.

Diese können also z. B. vorsehen, dass immer eine Vertretungspflicht besteht, also auch wenn die obigen Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Arbeit auf Abruf

Bei der Arbeit auf Abruf ist von vornherein vorgesehen, dass Sie die Arbeitsleistung nur abrufen, wenn Sie sie benötigen. Sie müssen dabei eine bestimmte Dauer der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeit festlegen.

Haben Sie nichts anderes vereinbart, gilt eine wöchentliche Arbeitszeit von zehn Stunden; wenn Sie die Dauer der täglichen Arbeitszeit nicht festgelegt haben, müssen Sie Ihren Mitarbeiter für mindestens drei aufeinander folgende Stunden beschäftigen, auf jeden Fall aber bezahlen.

Die Lage der Arbeitszeit müssen Sie dem Mitarbeiter zudem vier Tage im Voraus mitteilen, sonst muss er nicht arbeiten.

Auch hier gilt das Gleiche wie beim Jobsharing: Tarifvertraglich sind auch andere, für die Arbeitnehmer ungünstigere Regelungen möglich. Solche können Sie auch als nicht tarifgebundener Arbeitgeber übernehmen.

Telearbeit

Bei der Telearbeit arbeitet Ihr Mitarbeiter ganz oder teilweise zuhauseund kann dabei in der Regel seine Arbeitszeit individuell einteilen. Dies ermöglicht es ihm, Beruf und Privatleben leichter miteinander in Einklang zu bringen.

Telearbeit ist immer dann interessant, wenn Sie auf eine gute Mitarbeiterin bzw. einen guten Mitarbeiter nach der Geburt eines Kindes nicht verzichten möchten.

Manche/r Mutter/Vater bevorzugt es, sich abends in Ruhe vor den PC zu setzen, wenn die Kinder schon schlafen. Sie/Er kann dann konzentrierter und störungsfreier arbeiten als tagsüber, wenn sie/er mit den Kindern und dem Haushalt beschäftigt ist.

Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit gibt es gar keine festen Arbeitszeiten.Ihre Mitarbeiter teilen sich die Arbeitszeit in Absprache miteinander vielmehr allein nach den betrieblichen Erfordernissen frei ein. Dementsprechend verzichten Sie als Arbeitgeber auch ganz auf Arbeitszeitkontrollen.

Vertrauensarbeitszeit wurzelt in der Grundeinstellung, dass die bloße Anwesenheit eines Mitarbeiters noch nichts über seine Leistung aussagt. Sofern das Arbeitsergebnis stimmt, ist die Arbeitszeit zweitrangig und muss deshalb auch nicht kontrolliert werden.

Mit Vertrauensarbeitszeiten können Sie die Identifikation mit Ihrem Unternehmen steigern “ mehr Verantwortungsgefühl, eine höhere Motivation und größere Arbeitsfreude sind die Folge. So wundert es nicht, dass viele Unternehmen mit Vertrauensarbeitszeit die Erfahrung gemacht haben, dass die Mitarbeiter nicht weniger, sondern sogar mehr arbeiten als vereinbart. Geradein kleineren Unternehmen kann dies vorteilhaft sein “ je nachdem, ob viel oder wenig Arbeit anfällt.

Sabbatical

Beim Sabbatical nutzt Ihr Mitarbeiter ein Zeitguthaben für eine längere Freistellung von der Arbeit.Sogar so genannte Sabbatjahre, in denen eine ganzjährige Auszeit genommen wird, werden praktiziert.

Der Mitarbeiter kann in seiner Freistellungsphase private Projekte realisieren, die er sonst nicht oder nur schwer mit dem Beruf unter einen Hut bringen könnte, z.B. lange Reisen oder zeitintensive Weiterbildungen.

Da für ein Sabbatical “ je nach Länge “ sehr viele Plusstunden benötigt werden, wird es meist nicht (oder nicht ausschließlich) über reine Mehrarbeit, sondern über ein reduziertes Arbeitsentgelt bei gleich bleibender Stundenzahl realisiert.

Interessant für Ihren Mitarbeiter ist dabei, dass die Einbußen bei der Nettovergütung längst nicht so gravierend wie bei der Bruttovergütung sind. Grund: Für das reduzierte Gehalt fallen deutlich weniger Steuern an.

Jedem Mitarbeiter werden Sie ein Sabbatical vermutlich nicht ermöglichen können “ auch nicht jeder wird es mögen. Dennoch: Gerade hoch qualifizierte Mitarbeiter schätzen immer mehr die Möglichkeit, auf Zeit einmal aus dem Berufsalltag aussteigen zu können.

So führen Sie in sechs Schritten ein Arbeitszeitmodell ein

Wollen Sie ein oder mehrere Arbeitsmodelle in Ihrem Unternehmen einführen, müssen Sie dies auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter abstimmen. Nur dann wird es die optimalen Vorteile bringen.

Gehen Sie am besten nach folgendem Schema vor:

Schritt 1: Ist-Zustand ermitteln

Erfassen Sie hierzu die Situation in Ihrem Unternehmen:

• Wie verteilt sich die Arbeit (über den Tag, die Woche, den Monat, das Jahr?)
• Wie viele Überstunden fallen an? Wann? Mit welchen Kosten?
• Wie viel Geld geben Sie bei Arbeitsspitzen für weitere Mitarbeiter (z.B. Aushilfen, Zeitarbeitskräfte) aus?
• Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Mitarbeiter zeitweise unausgelastet sind?
• Könnten Sie Ihren Kunden durch veränderte Öffnungs- oder Ansprechzeiten einen besseren Service bieten?
• Könnten Sie Ihre Anlagen und Maschinen durch veränderte Betriebszeiten besser nutzen?
• Gibt es Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten gerne flexibler gestalten würden (z.B. Mütter)?
• Sind Unpünktlichkeit oder Arztbesuche während der Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen ein Problem?

Schritt 2: Soll-Zustand bestimmen

Überlegen Sie anschließend, was Sie mit Ihrem neuen Arbeitszeitmodell erreichen wollen:

• Was ist das Ziel?
• Zufriedenere Mitarbeiter?
• Weniger Überstunden?
• Weniger Fehlzeiten?
• Geringere Kosten?
• Zusätzliche Arbeitskräfte?
• Zu welchen Zeiten wollen Sie Ihren Kunden zur Verfügung stehen?

Skizzieren Sie anhand der entsprechenden Aussagen ein erstes Arbeitszeitmodell, z. B. entsprechend der vorher vorgestellten Modelle.

Schritt 3: Rechtliche Rahmenbedingungen beachten

Ob Ihr Wunschmodell sich so realisieren lässt, hängt natürlich von den Regelungen, Gesetzen, Tarif- und Arbeitsvertrag ab, die enge Grenzen setzen können.

Einverständnis der Arbeitnehmer?

Sind die Arbeitszeiten nicht näher festgelegt, können Sie ein neues Arbeitszeitmodell oft über Ihr Direktionsrecht durchsetzen.

Durch Weisung können Sie die Arbeitszeit näher ausgestalten. Dieses erlaubt dann allerdings nur eine andere Verteilung, nicht die Verringerung oder Verlängerung der vertraglich festgelegten Arbeitszeit.

Enthält der Arbeitsvertrag Ihres Mitarbeiters hingegen präzise Angaben über die Lage der Arbeitszeit oder haben sich die alten Arbeitszeiten bereits konkretisiert, können Sie ein neues Arbeitszeitmodell nur noch einvernehmlich oder über Änderungskündigungen durchsetzen.

Eine Konkretisierung liegt dann vor, wenn der Mitarbeiter darauf vertrauen durfte, dass sich seine nicht festgelegten, aber über einen längeren Zeitraum (etwa einige Jahre) praktizierten Arbeitszeiten nicht ändern würden.

Die Arbeitsgerichte entscheiden hier aber häufig zu Gunsten des Arbeitgebers und damit gegen eine Konkretisierung.

Das Einverständnis des Mitarbeiters ist in diesem Fall nicht notwendig. Ihr Arbeitszeitmodell können Sie dann über Ihr Direktionsrecht durchsetzen.

Haben Sie einen Betriebsrat, müssen Sie weitere Besonderheiten beachten.

Tägliche Arbeitszeit

Die werktägliche Arbeitszeit (Montag bis Samstag) wird vom Arbeitszeitgesetz auf acht Stunden beschränkt. Sie kann allerdings auf bis zu zehn Stunden täglich verlängert werden, wenn in sechs Monaten oder 24 Wochen der 8-Stunden-Tag im Durchschnitt wieder eingehalten wird.

Mehr als zehn Stunden dürfen Ihre Mitarbeiter nur in Not- und Ausnahmefällen arbeiten.

Achtung: Der 10-Stunden-Tag bildet damit die absolute Obergrenze, die Sie bei der Planung Ihres flexiblen Arbeitszeitmodells berücksichtigen müssen!

Der Ausgleich der Arbeitszeit ist zumindest bei Kurzzeitarbeitskonten (Gleitzeit “ Jahresarbeitszeit) in der Regel kein Problem.

Da zu den Werktagen auch der Samstag zählt, sind in der Woche 48 (6 x 8) Arbeitsstunden möglich. Das bedeutet, dass Sie sich bei einer 5-Tage-Woche selbst bei einer täglichen Arbeitszeit von 9,6 Stunden (48 : 5) überhaupt keine Gedanken um den Ausgleich machen müssen.

Vorsicht mit flexiblen Arbeitszeiten bei Jugendlichen (unter 18 Jahren) sowie werdenden und stillenden Müttern: Ihre maximale Arbeitszeit an einem Tag ist auf 8,5Stunden beschränkt.

Dabei muss bei Jugendlichen der 8-Stunden-Durchschnitt innerhalb einer Woche eingehalten werden. Schwangere und stillende Mütter dürfen in der Doppelwoche höchstens 90 Stunden arbeiten.

Nach dem Arbeitszeitgesetz sind Sie zudem verpflichtet, Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, die über die 8-Stunden-Grenze hinausgehen, aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren.

Pausen

Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben.

Arbeitet Ihr Mitarbeiter mehr als neun Stunden, muss er insgesamt sogar 45 Minuten Pause machen. Eine einzelne Pause muss dabei mindestens 15 Minuten dauern. Bei Jugendlichen (Personen, die unter 18 Jahre alt sind) gelten strengere Pausenregelungen ; Details hierzu lesen Sie im Beitrag Jugendliche und Auszubildende.

Ruhezeiten

Zwischen Arbeitsende und erneutem Arbeitsanfang müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit eingehalten werden “ das gilt unabhängig vom Arbeitszeitmodell. Ausnahmen bestehen für bestimmte Branchen, z. B. für die Landwirtschaft, für Gaststätten oder Krankenhäuser.

Auch hier gelten bei Jugendlichen strengere Regeln. Details hierzu lesen Sie im Beitrag Jugendliche und Auszubildende.

Nachtarbeit

Bei Nachtarbeitern beträgt der Ausgleichszeitraum, in dem der 8-Stunden-Tag erreicht sein muss, nur einen Monat oder vier Wochen.

Als Nachtarbeit gilt dabei eine mindestens zweistündige Beschäftigung zwischen 23 Uhr abends und 6 Uhr morgens. Tariflich können Anfang und Ende der Nachtzeit um eine Stunde voroder zurückverlegt sein.

Für Jugendliche sowie werdende und stillende Mütter ist eine Beschäftigung zwischen 20 Uhr abends und 6 Uhr morgens grundsätzlich nicht erlaubt. Bei Jugendlichen bestehen allerdings in bestimmten Branchen Ausnahmen. Details hierzu lesen Sie im Beitrag Jugendliche und Auszubildende.

Sonn- und Feiertagsarbeit

An Sonn- und Feiertagen herrscht ein generelles Beschäftigungsverbot, für das aber zahlreiche Ausnahmen bestehen. Doch auch da, wo Sonn- und Feiertagsarbeit im Einzelfall gestattet ist, müssen 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben. Außerdem müssen Sie Ihrem Mitarbeiter

• für einen gearbeiteten Sonntag innerhalb von zwei Wochen,
• für einen gearbeiteten Feiertag, der auf einen Werktag fällt, innerhalb von acht Wochen

ein Ersatzruhetag gewähren.

Achtung: Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können mit Geldbußen bis zu 15.000 € und bei Vorsatz sogar mit Geld- oder Freiheitsstrafen geahndet werden.

Wenn Sie tarifgebunden sind

Das Arbeitszeitgesetz lässt tarifvertraglich zahlreiche Ausnahmen zu. So kann etwa auf Grund eines Tarifvertrags auch die täglich maximal zulässige Arbeitszeit von zehn Stunden/Tag überschritten werden, wenn in dieser Zeit in erheblichem Umfang Arbeitsbereitschaft fällt.

Auch Ruhezeiten und Ausgleichszeiträume können tariflich anders “ und zwar durchaus zu Ihren Gunsten! “ geregelt sein. Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Die Einführung eines flexiblen Arbeitszeitmodells ist mitbestimmungspflichtig; am Betriebsrat führt damit kein Weg vorbei.

Verbinden Sie mit der Einführung eines flexiblen Arbeitszeitmodells zugleich die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems, hat der Betriebsrat auch dort ein Mitspracherecht.

Schritt 4: Details regeln

Als Nächstes sollten Sie folgende Punkte in Ihrem Modell festlegen:

Arbeitszeitrahmen

Regeln müssen Sie gegebenenfalls die Zeiten, in denen die Arbeit in Ihrem Unternehmen

• grundsätzlich möglich (Arbeitszeitrahmen) und
• unbedingt notwendig (Kernzeit, Funktionszeit) ist.

Beschränken Sie sich hierbei auf echte Notwendigkeiten, z. B. Ladenöffnungszeiten, Service- und Ansprechzeiten, Koordinierungsbedarf, Maschinenlaufzeiten usw.

Wo die Arbeit zu jedem Zeitpunkt möglich ist, sollten Sie auf den Zeitrahmen ganz verzichten (z.B. bei der Telearbeit). Jede zusätzliche Regelung schränkt die Flexibilität nur ein.

Zeitkonten und Ausgleichszeiträume

Legen Sie auch fest, wie viele Plus- und Minusstunden Ihre Mitarbeiter ansammeln dürfen und in welchem Zeitraum das Arbeitszeitkonto gegebenenfalls wieder ausgeglichen werden muss.

Berücksichtigen Sie dabei, dass Sie bei Zeitguthaben ab 250 Stunden einen erhöhten Verwaltungsaufwand haben.

Außerdem sollten Sie Zeitguthaben und Minuszeiten nur in dem Maß zulassen, wie es zur Erreichung Ihrer angestrebten Ziele wirklich nötig ist: großzügig genug, damit Ihr Modell flexibel bleibt, aber nicht so großzügig, dass eine „Jäger- und Sammlermentalität“ um sich greift.

Zehn Stunden sind für ein flexibles Modell sicherlich zu wenig. 80 Stunden “ das entspricht immerhin der Arbeitszeit von etwa zwei Wochen “ dürften aber in vielen Fällen ausreichen, um auf Schwankungen im Arbeitsanfall flexibel reagieren zu können. Welchen Spielraum Sie brauchen, können Sie selbst am besten beurteilen.

Hilfreich ist es hier, wenn Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter durch so genannte Ampelkonten steuern. Solange sich der Zeitsaldo in einem für Ihre Bedürfnisse akzeptablen Maß, der Grünphase, befindet, lassen Sie den Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln. Sammeln sich zu viele Plus- oder Minusstunden an (Gelb- und Rotphase), greifen Sie gegebenenfalls regulierend ein.

Entnahmemöglichkeiten von Zeitguthaben

Um Streitigkeiten im Vorfeld zu verhindern, sollte geregelt sein, wann Ihr Mitarbeiter Freizeit nehmen kann. Dazu gehört z. B.,

• in welchem Umfang Zeit entnommen werden kann (tageweise, wochenweise, längere Freizeitblöcke usw.),
• ob und inwieweit Zeitentnahmen auch dann noch möglich sind, wenn das Arbeitszeitkonto Ihres Arbeitnehmers im Minus ist,
• wann Zeitentnahmen nicht möglich sind (z. B. bei hohem Arbeitsanfall),
• ob der Vorgesetzte zustimmen muss oder ob eine Absprache im Team ausreicht,
• mit welchem Vorlauf eine Zeitentnahme angekündigt werden muss,
• ob Freizeit angeordnet werden kann.

Urlaub, Feiertage, Krankheit

Bei Urlaub, Feiertagen und Arbeitsunfähigkeit müssen Sie dem Mitarbeiter die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit auf dem Arbeitszeitkonto gutschreiben.

Weisen Sie die Mitarbeiter hierauf hin; das vermeidet Unklarheiten.

Arbeitet Ihr Mitarbeiter übrigens an dem Wochentag, auf den ein Feiertag fällt, normalerweise nicht, müssen Sie ihm für diesen Tag keine Zeitgutschrift gewähren.

Wenn der Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet

Sie sollten auch regeln, was mit dem Zeitguthaben beziehungsweise den Zeitschulden Ihres Mitarbeiters geschieht, wenn er aus Ihrem Unternehmen ausscheidet.

Sie könnten z. B. festlegen, dass das Zeitguthaben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach Möglichkeit ausgeglichen werden muss. Arbeitszeitguthaben, die nicht mehr ausgeglichen werden können, vergüten Sie Ihrem Mitarbeiter ähnlich der Urlaubsabgeltung. Beachten Sie hierbei die sozialversicherungsrechtliche Behandlung.

Vergessen Sie nicht festzulegen, dass Sie das Arbeitsentgelt Ihres Mitarbeiters um verbleibende Zeitschulden kürzen dürfen “ allerdings nur im Rahmen der Pfändungsfreigrenzen. Weitere Forderungen müssen Sie gesondert geltend machen.

Schritt 5: Modell testen

Oft erweist sich erst in der Praxis, ob das am grünen Tisch geplante Arbeitszeitmodell auch tatsächlich die gewünschten Ergebnisse bringt.

Vor der endgültigen Einführung sollten Sie Ihr Arbeitszeitmodell deshalb testen. Je nach Größe des Unternehmens kann es sinnvoll sein, die neuen Arbeitszeitregelungen nur in einem bestimmten Unternehmensbereich bzw. einer bestimmten Abteilung probeweise einzuführen.

Schritt 6: Endgültig entscheiden

Erst wenn der Probebetrieb reibungslos verläuft und Sie mit Ihrem Arbeitszeitmodell wirklich zufrieden sind, sollten Sie eine endgültige Regelung “ insbesondere auch für die anderen Mitarbeiter “ treffen.

Was Sie sozialversicherungsrechtlich beachten müssen

Üblicherweise sind Ihre Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig, es sei denn, es gelten für sie Sonderregeln, wie etwa bei Aushilfen oder geringfügig entlohnten Beschäftigten. Bei Mitarbeitern, die an flexiblen Arbeitszeitmodellen teilnehmen, kann es aber auch Besonderheiten geben, etwa bei längeren Freistellungsphasen.

Wann und in welcher Höhe Sozialversicherungsbeiträge fällig werden

Sozialversicherungsbeiträge werden grundsätzlich immer nur für das im jeweiligen Abrechnungszeitraum fällige Entgeltabgeführt “ unabhängig von der Stundenzahl, die der Mitarbeiter in diesem Zeitraum tatsächlich gearbeitet hat.

Dieser Grundsatz gilt auch bei längeren Freistellungsphasen, etwa im Rahmen eines Sabbaticals. Damit Ihr Mitarbeiter auch in solchen Zeiten, in denen er nicht arbeitet, sozialversicherungsrechtlich abgesichert ist, müssen Sie folgende Punkte beachten:

1. Die Vergütung, die in der Freistellungsphase gezahlt wird, muss auf einer Arbeitsleistung vor oder nach der Freistellung beruhen. Das ist bei einer flexiblen Arbeitszeitvereinbarung regelmäßig der Fall.
2. Die Freistellung muss schriftlich vereinbart werden. Das kann z. B. in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem jeweiligen Arbeitsvertrag oder auch in einer speziellen Vereinbarung (Gleitzeit, Sabbatical etc.) geschehen. Eine mündliche Vereinbarung mit Ihrem Mitarbeiter reicht nicht.
3. Das Arbeitsentgelt in der Freistellungsphase und das Arbeitsentgelt des monatlichen Durchschnittsverdienstes in den letzten zwölf Monaten der vorausgegangenen Arbeitsphase dürfen nicht unangemessen voneinander abweichen. Das Gehalt in der Freistellungsphase muss demnach mindestens 70 Prozent von der Vergütung in der Arbeitsphase betragen. Zudem müssen die Verdienste mindestens 325 € betragen. Ansonsten ist Ihr Mitarbeiter sozialversicherungsrechtlich nicht abgesichert.

Wenn eine Freistellung nicht mehr erfolgen kann

Manchmal kann ein Mitarbeiter eine vereinbarte Freistellung nicht mehr wahrnehmen “ etwa weil er vorher aus Ihrem Unternehmen ausscheidet. In einem solchen Störfall“ so der Fachbegriff “ müssen für das Arbeitszeitguthaben Sozialversicherungsbeiträge nachentrichtet werden.

Gleitzeitguthaben bis zu 250 Stunden werden dabei wie eine Einmalzahlung behandelt. Im Regelfall werden damit die Sozialversicherungsbeiträge für das Guthaben im letzten Abrechnungszeitraum fällig.

Konnten mehr als 250 Stunden angespart werden, etwa bei der Vereinbarung einer Lebensarbeitszeit oder eines Sabbaticals, müssen die Sozialversicherungsbeiträge für das Arbeitszeitguthaben in der Höhe nachgezahlt werden, in der sie ohne eine Flexibilisierungsvereinbarung angefallen wären.

Bei der Berechnung des beitragspflichtigen Teils des Arbeitszeitguthabens müssen Sie auch die Beitragsbemessungsgrenzen beachten:

Im Störfall ist in der Kranken- und Pflegeversicherung nicht mehr das gesamte Arbeitszeitguthaben, sondern lediglich ein Teil von 6.800,18 € beitragspflichtig.Für den Rest fallen wegen Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenze (40.034,15 €) keine Beiträge in der Kranken- und Pflegeversicherung mehr an. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung ist dagegen das gesamte Arbeitszeitguthaben beitragspflichtig, weil hier höhere Beitragsbemessungsgrenzen gelten.

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