Monatsarchive: September 2007

Neue Mitarbeiter

Nach Durchsicht der Bewerbungsunterlagen und Abschluss der Vorstellungsgespräche haben Sie sich für einen Kandidaten oder eine Kandidatin entschieden und seinen unterschriebenen Arbeitsvertrag in Händen. Nun wird es ernst: Der Arbeitsbeginn steht unmittelbar bevor.

Damit Ihre Erwartungen und natürlich auch die Ihres neuen Arbeitnehmers erfüllt werden, kommt es gerade in der Anfangsphase darauf an, den „Neuen“ möglichst gut in Ihr Unternehmen zu integrieren. Denn: Läuft hier Wichtiges schief, sind die Weichen für ein baldiges Ausscheiden schon gestellt.

Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

  • wie Sie eine positive Anfangs-Atmosphäre schaffen,
  • welche rechtlichen Kriterien für den Arbeitsbeginn wichtig sind,
  • was Sie in der Einarbeitungsphase beachten müssen und
  • wie Sie das Abschlussgespräch kurz vor Ablauf der Probezeit führen.

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Inhalt:
  • Die Anfangsphase: So erleichtern Sie Ihrem neuen Mitarbeiter den Einstieg
  • So bereiten Sie den ersten Arbeitstag vor
  • Erster Arbeitstag: die Einführung des oder der „Neuen“
  • Patenschaft: ein Kollege als Ansprechpartner
  • Die Einführung ins Team
  • Die Einarbeitungsphase
  • Das Wochengespräch als Informationsaustausch
  • Gespräche mit dem direkten Vorgesetzten Ihres neuen Mitarbeiters
  • Die Endphase der Probezeit
  • So ziehen Sie ein Fazit
  • Das Abschlussgespräch
  • Weblinks

Die Anfangsphase: So erleichtern Sie Ihrem neuen Mitarbeiter den Einstieg

Der berühmte „Sprung ins kalte Wasser“ gehört mit Sicherheit nicht zur Strategie, die Sie als Personalverantwortlicher bei der Einführung neuer Mitarbeiter anwenden sollten.

Denn wenn der oder die „Neue“ sich selbst überlassen bleibt und sich jede Kleinigkeit “ wie z.B. die Funktionsweise des Kopierers “ selbst erarbeiten muss, verliert er schnell den Spaß an seiner neuen Aufgabe. Frustrationen dieser Art können dann leicht zu einem Arbeitsplatzwechsel führen.

Bedenken Sie: Mitarbeiterwechsel aus diesem Grund kosten nicht nur Geld, sondern kratzen auch am Image Ihres Unternehmens.

Erste Wahl ist deshalb ein klares Einführungskonzept. Es unterstützt nicht nur Sie in der Einarbeitungsphase. Sie erreichen auch, dass der Neue sich schnell wohl fühlt und Sie ihn möglichst bald als vollwertig produktiven Mitarbeiter einsetzen können.

So bereiten Sie den ersten Arbeitstag vor

Der erste Tag ist für Ihren neuen Mitarbeiter besonders wichtig und prägend. Gestalten Sie ihn deshalb angenehm für den „Neuen“:

Achten Sie darauf, die Formalien (Namensschilder, Visitenkarten etc.) möglichst im Vorfeld zu klären, damit Sie nicht den Eindruck eines unorganisierten Unternehmens erwecken.

Zur Vorbereitung gehört auch, Ihren neuen Mitarbeiter kurz vor seinem ersten Arbeitstag anzuschreiben. Damit stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Arbeitnehmer pünktlich am richtigen Arbeitsplatz erscheint. Nutzen Sie das Schreiben auch, um Ihrer neuen Kraft Ihre Wertschätzung mitzuteilen.

Doch es gibt noch mehr vorzubereiten:

Dazu gehört etwa, dass Sie den Arbeitsplatz Ihres neuen Mitarbeiters einrichten, damit er von Beginn an das Gefühl hat, ein „eigenes Reich“ zu haben.

Auch Dinge, die rund um seine neue Stelle dazugehören, sollten Sie vorbereiten. Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen dabei, an alles Wesentliche zu denken.

Neben diesen formalen Dingen sollten Sie nicht versäumen, zumindest die Mitarbeiter über den neuen Kollegen zu informieren, die mit ihm unmittelbar zusammenarbeiten werden. Dabei sollten Sie die Position des neuen Mitarbeiters in Ihrer Firma und seine Qualifikation beschreiben. Kündigen Sie auch den Zeitpunkt an, an dem Sie den „Neuen“ vorstellen werden, damit alle Kollegen anwesend sind.

Checkliste

 

erledigt

noch zu machen

Ist das korrekte Namensschild an der Bürotür angebracht?

 

 

Ist der PC angeschlossen bzw. sind die Programme aufgespielt, die Ihr neuer Mitarbeiter benötigt?

 

 

Hat Ihre EDV-Abteilung für Ihren Mitarbeiter bereits eine E-Mail-Adresse und ein Passwort eingerichtet?

 

 

Ist das Telefon angeschlossen?

 

 

Liegt die Anrufliste Ihrer Firma bereit (heben Sie seine direkten Ansprechpartner in der Liste optisch hervor)?

 

 

Sind Büromaterialien (Papier, Stifte, Locher, Ablagekästen, Ordner etc.) ausreichend vorhanden?

 

 

Sind Büro- bzw. Etagenschlüssel für den Mitarbeiter angefertigt?

 

 

Stehen Nachschlagewerke (Duden, eventuell Fachliteratur) im Regal?

 

 

Hat der Mitarbeiter genügend Informationsmaterial über Ihre Firma bzw. Projekte, die er bearbeiten soll?

 

 

Falls Sie Ihren Mitarbeitern ein Jobticket oder eine BahnCard gewähren: Liegen die Formulare zur Unterschrift des Mitarbeiters auf seinem Schreibtisch?

 

 

Falls Ihr Mitarbeiter zum mobilen Arbeiten Handy und/oder Laptop benötigt: Stehen diese fertig eingerichtet bereit?

 

 

Durch diese Information legen Sie den Grundstein für Kollegialität, denn Sie machen kein „Geheimnis um den Neuen“.

Außerdem erleichtern Sie Ihrem neuen Mitarbeiter den Einstieg, wenn er zumindest namentlich schon unter den Kollegen bekannt ist.

Sprechen Sie außerdem im Vorfeld unbedingt auch mit dem Mitarbeiter, den Sie als Paten für den Neuen vorgesehen haben.

Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit dem Fachvorgesetzten einen Einarbeitungsplan, den Sie „dem Neuen“ am ersten Arbeitstag präsentieren. Darin sollten Sie aufnehmen:

  • einen Detailplan für die ersten fünf Tage, in dem Sie genau beschreiben, wann Ihr Mitarbeiter Einstiegsgespräche, Teamsitzungen etc. hat, welche ersten Aufgaben er erledigen soll usw.,
  • mit welchen Mitarbeitern er Kontakt haben wird und
  • wo er kompetente Kollegen erreichen kann, falls Fragen auftauchen.

Ein entsprechender Einarbeitungsplan könnte etwa so aussehen:

 

Abteilung/Zimmer

Uhrzeit

Funktion/Stelle

Erster Tag

 

Abholen

Vertieftes Begrüßungsgespräch (Aufgaben,

    Positionsdarstellung, Arbeitszeiten etc.)

Rundgang durch die Abteilung/Vorstellung der Kollegen

    (und des Paten)

Mittagspause

 

Erste Arbeitseinweisung

Einweisung am PC

 

Zweiter Tag

 

Arbeitsbeginn

Erläutern der Marktposition, Qualitätswesen, konkrete

    Aufgabenbesprechung/Projektzuteilung

Teilnahme an Teambesprechung

 

 

Fünfter Tag

 

Arbeitsbeginn

Arbeitsbesprechung (offene Fragen klären, weitere

    Abteilungen, Einrichtungen vorstellen)

Resümee der ersten Woche ziehen, Aufgaben der

    nächsten Woche besprechen

 

 

Empfang

423

 

 

 

Kantine

 

423 / 418

418

 

 

 

418

423

 

428

 

 

 

 

 

418

 

 

9.30

10.00

 

11.00

 

12.30

 

13.30

15.00

 

 

 

9.00

9.15

 

11.00

 

 

 

 

 

9.00

9.30

 

anschl.

 

 

Sekretärin

Abteilungsleiter

 

Abteilungsleiter

 

Abteilungsleiter und Kollegen

Abteilungsleiter

Kollege (Pate)

 

 

 

 

Abteilungsleiter

 

Projektleiter, Kollegen

 

 

 

 

 

 

Abteilungsleiter / Pate

 

Abteilungsleiter / Pate

Darüber hinaus sollten Sie einen groben Plan für die gesamte Probezeit (einige Wochen bzw. Monate) zusammenstellen, den Sie Ihrem Mitarbeiter erläutern. Darin sollten Sie beispielsweise Fortbildungsmaßnahmen, die noch innerhalb der Probezeit geplant sind, und zukünftige Projekte besprechen. Mit diesem Überblick weiß Ihre neue Kraft dann in etwa, was auf sie zukommt. So fühlt sie sich leichter integriert.

Erster Arbeitstag: die Einführung des oder der „Neuen“

Empfang und Einführungsgespräch

Am ersten Tag sollten Sie den neuen Mitarbeiter persönlich in Empfang nehmen und anschließend mit ihm ein Einführungsgespräch führen. Wenn Sie nicht selbst der unmittelbare Vorgesetzte des Mitarbeiters sind, sollten Sie diesen hinzuziehen.

Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter dann zunächst Ihr Unternehmen vor und geben Sie ihm einen Überblick über Ihre Unternehmensgröße, die Stellung am Markt usw.

Diese Informationen sind allerdings nur notwendig und sinnvoll, soweit sie der „Neue“ noch nicht im Detail kennt.

Schlagen Sie dann auch die Brücke zum Aufgabenbereich Ihres neuen Mitarbeiters: Welche Rolle soll er in Ihrer Firma künftig spielen? Worauf wird es bei ihm ankommen? Mit welchen Bereichen und Personen wird er wann zu tun haben?

Ganz wichtig: Nehmen Sie sich für das Gespräch genügend Zeit (1 bis 2 Stunden), damit die neue Kraft sich nicht unter Zeitdruck gesetzt fühlt und ausreichend Gelegenheit hat, Fragen zu stellen.

Gut ist, wenn es in Ihrer Firma eine Broschüre zur „Einführung neuer Mitarbeiter gibt, die Sie dem „Neuen“ aushändigen können. Legen Sie ihm die Broschüre in diesem Fall nicht einfach nur vor, sondern sprechen Sie einzelne, Ihnen wichtige Punkte durch.

Stellen Sie regelmäßig neue Mitarbeiter ein, bietet es sich an, etwa zwei- bis viermal im Jahr in einem Seminar das Unternehmen im Detail vorzustellen. Vorteil dabei ist unter anderem, dass die neuen Mitarbeiter so eine gute Gelegenheit haben, sich untereinander kennen zu lernen.

Rundgang durch den Betrieb

Nach dem Einführungsgespräch sollten Sie Ihrem neuen Arbeitnehmer bei einem Rundgang durch Ihren Betrieb die einzelnen Abteilungen vorstellen. Dabei empfiehlt es sich, mit der Abteilung aufzuhören, in der Ihr neuer Mitarbeiter arbeiten wird. Dort können Sie ihm dann gleich seinen künftigen Arbeitsplatz zeigen, ihm die einzelnen Kollegen vorstellen und anschließend gemeinsam zum Mittagessen gehen. Beim ungezwungenen Essen ist es für den „Neuen“ leichter, erste lockere Gespräche zu führen.

Erste Aufgabenbesprechung und Einweisung am Arbeitsplatz

Nach dem Essen sollten Sie “ sofern Sie der Fachvorgesetzte sind “ mit einer ersten Aufgabenbesprechung beginnen. Dabei können Sie ihm dann auch den Einarbeitungsplan und den groben Plan für die Probezeit vorstellen und erläutern. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit, Fragen zu stellen und Ihnen Rückmeldungen zu geben.

Nach diesem Gespräch sollten Sie Ihren Mitarbeiter dann an seinen Arbeitsplatz bringen. Geben Sie ihm dort ein bisschen Zeit, sich zunächst zu orientieren und zu organisieren. Ein künftiger Arbeitskollege bzw. der Pate kann dann die Einführung in die EDV Ihres Unternehmens übernehmen oder ihm die Benutzung von Telefon, Fax und Kopierer erklären. Anschließend kann Ihr Mitarbeiter sich mit seinem neuen Arbeitsgebiet vertraut machen.

Patenschaft: ein Kollege als Ansprechpartner

Sie als Arbeitgeber bzw. Vorgesetzter haben vielleicht nicht immer Zeit für die zu erwartenden Fragen Ihres neuen Mitarbeiters. Deshalb können und sollten Sie einen kompetenten Mitarbeiter als „Paten“ für den „Neuen“ auswählen. Seine Aufgabe ist, Ihrem neuen Mitarbeiter in allen fachlichen, aber auch organisatorischen und zwischenmenschlichen Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.

Der Pate sollte sich deshalb gut im Arbeitsgebiet Ihres neuen Mitarbeiters auskennen (fachliche Komponente) und über Einfühlungsvermögen verfügen (soziale Komponente). Wenn der Pate auch pädagogisch talentiert ist, wäre dies ideal. Auf jeden Fall sollte er jedoch sein fachliches Gebiet so beherrschen, dass er sein Wissen gut vermitteln kann.

Andererseits sollte der Pate möglichst nicht der unmittelbare Dienstvorgesetzte Ihres neuen Mitarbeiters sein. Grund: Patenschaft hat sehr viel mit Vertrauen zu tun. Dessen Aufbau kann aufgrund der hierarchischen Verhältnisse anfangs erschwert sein, denn ein Vorgesetzter übt auch Kritik. Vor diesem Hintergrund würde es einem neuen Mitarbeiter sicher nicht leicht fallen, sich mit seinen Nöten dem Chef zu offenbaren.

Besser ist es deshalb, wenn es sich beim Paten in etwa um einen „gleichrangigen“, aber erfahrenen Arbeitskollegen handelt.

Herr Stern ist gelernter Industriekaufmann und neuer Mitarbeiter in der Abteilung Stahleinkauf Ihrer Automobilzuliefer-Firma. Herr Kress ist seit zehn Jahren im Unternehmen tätig. Als Betriebswirt ist er schwerpunktmäßig für den Ablauf des Stahleinkaufs zuständig. Er ist beliebt und fachlich stets auf dem neuesten Stand. Außerdem hat er bereits Azubis ausgebildet. Herr Kress erklärt sich nach einem Gespräch mit Ihnen gerne bereit, Herrn Stern während seiner Probezeit als Pate zur Verfügung zu stehen.

Ganz wichtig: Zwingen Sie einem erfahrenen Mitarbeiter seine Patenrolle niemals auf, denn dann hat Ihr neuer Mitarbeiter wenig davon. Versuchen Sie den Paten vielmehr, freiwillig für diese Aufgabe zu gewinnen: Sagen Sie ihm, dass Sie Vertrauen in ihn haben und von seinen Kompetenzen überzeugt sind. Dann wird ihm die Entscheidung, die Patenschaft zu übernehmen, leichter fallen.

Aber auch wenn Sie Ihrem „Neuen“ einen Paten zur Seite stellen: Als etwaiger Vorgesetzter Ihres neuen Mitarbeiters müssen Sie für ihn in der Probzeit erster Ansprechpartner bleiben. Das ist schon deshalb wichtig, um herauszufinden, wo Ihr neuer Mitarbeiter noch Probleme hat. Dazu können Sie sich auch mit dem Paten austauschen.

Die Einführung ins Team

Für Ihren neuen Mitarbeiter wird es erfahrungsgemäß etwas schwierig sein, in ein bestehendes und schon aufeinander eingespieltes Team einzusteigen. Dazu fehlen dem „Neuen“ einfach noch zu viele Informationen über die Teammitglieder, die Strukturen und die Inhalte der Teamarbeit. Er muss sich also erst „hereinfinden“, wobei Sie ihn mit Sensibilität unterstützen sollten. Das bedeutet:

Arbeiten mehrere Teams einer Abteilung an verschiedenen Projekten, sollten Sie das Team für Ihren neuen Mitarbeiter auswählen, das die besten Personalressourcen für die Einarbeitungsphase hat “ vorausgesetzt, es gibt auch einen Bezug zum Aufgabenbereich Ihres neuen Mitarbeiters.

Sprechen Sie in jedem Fall vorab mit den Teammitgliedern, welche Aufgaben dem neuen Mitarbeiter in der Gruppe zukommen sollen. Das hat mehrere Vorteile: Sie klären nicht nur Inhalte und Kompetenzen ab; Ihre Mitarbeiter fühlen sich auch gut informiert und können mitbestimmen. Damit vermeiden Sie von vornherein Spannungen, etwa, weil der neue Mitarbeiter als Fremdkörper im Team angesehen wird.

Abteilungsleiter Hartmann möchte den neuen Mitarbeiter Lössel, der als Controller eingestellt wurde, im Projektteam zur Kostenreduzierung in der Produktion einsetzen. Er informiert dazu in einer Besprechung die Teammitglieder über die Person und Qualifikation von Herrn Lössel. Herr Hartmann erörtert gemeinsam mit dem Team, wo und wie man Herrn Lössel am effektivsten zum Einsatz bringen könnte. Vom Team kommt der Vorschlag, dass die Kostenanalyse für eine bestimmte Produktlinie besonders dringend erstellt werden müsste. Auch Herr Hartmann hält es für sinnvoll, dass Herr Lössel diese Aufgabe übernimmt.

Bevor Sie jedoch Ihren neuen Mitarbeiter in das Team einführen, sollten Sie oder der Projektleiter mit ihm ein ausführliches Gespräch über seine möglichen Aufgaben führen. Geschieht das nicht, kann sich der „Neue“ leicht überrumpelt fühlen.

Die Einarbeitungsphase

Als Vorgesetzter können Sie Ihrem Mitarbeiter durch verschiedene Maßnahmen “ wie etwa das Wochengespräch “ gezielt über anfängliche Unsicherheiten hinweghelfen.

Ihr Tätigwerden in dieser Phase hat aber auch noch einen Vorteil:

Ihr neuer Mitarbeiter nimmt dabei Botschaften und Signale viel sensibler wahr als die Mitarbeiter, die schon länger in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind. Sie sollten den Neuen deshalb als Informations- und Innovationsquelle nutzen:

  • Was läuft aus seiner Sicht nicht optimal?
  • Was könnte wie verbessert werden?

Bitten Sie Ihren Mitarbeiter ausdrücklich, dabei offen zu sein. Er hat eventuell neue Ideen und kann Ihnen Anregungen geben.

Das Wochengespräch als Informationsaustausch

Um regelmäßig über die Entwicklung Ihres Mitarbeiters und seine Erfahrungen und Fortschritte in Ihrem Unternehmen im Bilde zu sein, sollten Sie Wochengespräche mit ihm führen.

Diese Gespräche helfen auch Ihrem Mitarbeiter: Er kann sich leichter orientieren und in seine Aufgabe in Ihrem Unternehmen hineinfinden.

Damit das wöchentliche Gespräch strukturiert abläuft, wenig Zeit verschlingt, aber dennoch für Sie und Ihren Mitarbeiter sinnvoll ist, sollten Sie so vorgehen:

1. Planen Sie die Zeit richtig ein

Legen Sie zunächst einen Tag und eine Uhrzeit fest (z.B. jeden Dienstag um 9 Uhr), zu der Sie sich wöchentlich für maximal eine Stunde mit Ihrem neuen Mitarbeiter intensiv austauschen. In einem gezielten Gespräch können Sie viel von ihm erfahren, ihm aber auch gleichzeitig Hinweise geben, was wie geändert werden sollte.

Setzen Sie anfangs eine Stunde an. Im Laufe der Zeit werden Sie sicher weniger Zeit für dieses Gespräch benötigen, weil sich Anfangsfragen geklärt haben. Dann können Sie später auch weniger Zeit einplanen.

2. Achten Sie auf den Ort

Das Wochengespräch sollte nicht unbedingt in Ihrem Büro stattfinden, sondern möglichst an einem „neutralen“ Ort, z.B. in einem Besprechungsraum.

3. Gute Vorbereitung ist Pflicht

Führen Sie die Mitarbeitergespräche nie unvorbereitet. Notieren Sie sich Punkte, die Sie unbedingt ansprechen möchten. Dabei sollten Sie auch definieren, worauf Sie hinaus wollen. Das gilt insbesondere für Kritikpunkte. Machen Sie auch Ihren Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass er sich vorbereiten soll.

4. Halten Sie Wichtiges fest

Führen Sie während des Gesprächs ein kurzes Protokoll, oder machen Sie sich Notizen, die Sie zur Personalakte nehmen. So schaffen Sie sich nicht nur eine gute Beurteilungsgrundlage für die Probezeit; die Entwicklung des neuen Mitarbeiters lässt sich auf diese Weise gut nachvollziehen.

Außerdem können Sie sich so immer einen Überblick über vergangene Gespräche verschaffen. Bei häufiger auftretenden Problemen können Sie dann besser nachhaken.

Behalten Sie die Wochengespräche bis zum abschließenden Gespräch zum Ende der Probezeit bei.

Haben Sie ernsthafte Zweifel an der richtigen Wahl Ihres Mitarbeiters, denken Sie auch über eine Beendigung der Zusammenarbeit nach.

5. Hören Sie aktiv zu

Seien Sie ein aktiver Zuhörer, der seinem Mitarbeiter Verständnis entgegenbringt. Fassen Sie die erhaltenen Informationen während des Gesprächs mehrmals zusammen, damit Ihr Mitarbeiter die Gelegenheit zur Korrektur erhält.

Stellen Sie offene Fragen. Damit helfen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, sich ausführlicher zu äußern, und Sie machen es ihm leichter, Probleme anzusprechen. Durch gezielte und direkte Fragen vermeiden Sie außerdem Missverständnisse und vorschnelles Argumentieren, das am Kommunikationsziel vorbeigeht.

6. Bewahren Sie Vertraulichkeit

Wenn Ihr Mitarbeiter weiß, dass das Gespräch unter vier Augen bleibt, wird er offener reden. Er traut sich eher, Fragen zu stellen und auch Probleme offen zu legen.

7. Vereinbaren Sie Ziele

Vergessen Sie nicht, Ihrem Mitarbeiter regelmäßig Ziele zu setzen und deren Erreichung gemeinsam mit ihm zu überprüfen. Hilfreich hierbei ist der Einarbeitungsplan.

Fragen Sie kritisch nach, wenn gesetzte Ziele nicht erreicht worden sind. Denken Sie daran: Mit vereinbarten Zielen motivieren Sie Ihren Mitarbeiter und wecken seinen Ehrgeiz.

8. Überprüfen Sie immer auch Ihr eigenes Verhalten

Machen Sie sich klar, wozu dieses Wochengespräch gut ist: Ihr Mitarbeiter soll sich weiterentwickeln und so zu einer wertvollen Arbeitskraft für Ihr Unternehmen werden. Dazu müssen auch Sie sich an vereinbarte Maßnahmen halten und Ihre „Hausaufgaben“ machen. Diese sollten Sie termingemäß umsetzen, denn Sie sollten für Ihren Mitarbeiter auch ein Vorbild sein.

Gespräche mit dem direkten Vorgesetzten Ihres neuen Mitarbeiters

Sind Sie nicht selbst der direkte Vorgesetzte Ihres neuen Mitarbeiters, sollten Sie sich beim Vorgesetzten und eventuell beim Paten des neuen Mitarbeiters nach dessen Entwicklung erkundigen.

Beachten Sie: Tun Sie das nicht hinter vorgehaltener Hand, sondern offen. Informieren Sie ruhig Ihren neuen Mitarbeiter über diesen Informationsaustausch.

Ziel dieser Gespräche ist es nicht, Ihrem Mitarbeiter hinterherzuschnüffeln, sondern vielmehr herauszufinden, ob und inwieweit Sie als Personalverantwortlicher Hilfestellung geben können.

Sie arbeiten nicht regelmäßig mit dem Neuen zusammen, deshalb müssen Sie sich bei den nächsten Kollegen bzw. Vorgesetzten Informationen einholen.

Das, was Sie in diesen Gesprächen erfahren, sollten Sie auch in Ihre regelmäßigen Besprechungen mit dem „Neuen“ aufnehmen.

So erhält er das Gefühl, dass Sie offen sind, und kann gleichzeitig Stellung nehmen.

Die Endphase der Probezeit

Die Probezeit neigt sich dem Ende zu, und Sie als Vorgesetzter müssen sich nun entscheiden, ob Sie Ihren neuen Mitarbeiter dauerhaft weiterbeschäftigen wollen.

So ziehen Sie ein Fazit

Zunächst einmal müssen Sie ein eigenes Fazit ziehen. Sie sollten dazu etwa vier Wochen vor Ende der Probezeit (bei sehr kurzen Probezeiten entsprechend später) die Wochengespräche zusammenfassen und noch einmal ein Gespräch mit dem Paten führen. Beantworten Sie sich dann folgende Schlüsselfragen:

Frage

Notizen

Wie hat sich Ihr Mitarbeiter menschlich eingeführt?

 

wie beurteilen Sie seine Leistungen in Hinblick auf …

  • wirtschaftliches Verhalten:

 

                  Hat Ihr Mitarbeiter gesetzte Termine eingehalten?

                  Wie war die Qualität der ausgeführten Arbeit?

                  Hat die Arbeitsmenge den Vorgaben entsprochen?

                  Wie hoch war die Fehlerquote?

                  War das Vorgehen des „Neuen“ zweckmäßig?

 

  • Einsatz und Initiative:

 

                  War Ihr Mitarbeiter flexibel?

                  War er bereit, sich mehr einzusetzen als verlangt?

                  Zeigte er Interesse für seinen Arbeitsbereich?

                  Wie hat er die Arbeit in Angriff genommen?

                  Hat der „Neue“ Kreativität bewiesen?

 

  • Selbstständigkeit:

 

                  Hat Ihr neuer Mitarbeiter allein Probleme erkannt?

                  Wie hoch war das Ausmaß an notwendiger Anleitung?

 

  • persönliches Verhalten – Stärken/Schwächen:

 

                  War Ihr neuer Mitarbeiter belastbar?

                  War er pünktlich?

                  Zeigte er Pflichtbewusstsein?

                  War er verlässlich?

 

Bei einem Mitarbeiter in leitender Stellung können Sie weitere Kriterien prüfen:

 

Wie beherrscht er Führungstechniken?

Wie ist sein Einfluss auf andere Mitarbeiter?

Wie zeigt er sich in Schulungen anderer Mitarbeiter?

Wie ist seine Akzeptanz bei Mitarbeitern?

 

Mithilfe Ihrer Antworten treffen Sie dann eine Entscheidung für oder gegen eine Weiterbeschäftigung über das Ende der Probezeit hinaus.

Das Abschlussgespräch

Das Abschlussgespräch sollte etwa drei Wochen vor Ablauf der Probezeit stattfinden.

In diesem Gespräch werden die wichtigsten Stationen der Einarbeitung zusammengefasst, die Integration des neuen Mitarbeiters besprochen, offene Fragen geklärt und “ natürlich “ offen und ehrlich die Leistung beurteilt. Zudem sprechen Sie über die eventuelle weitere Zusammenarbeit inklusive der weiteren Qualifikationsschritte.

Haben Sie Kritik anzubringen, sollten Sie darauf achten, dass diese auf Fakten aufgebaut ist (am besten durch klare Beispiele belegt) und Sie nur auf der Sachebene argumentieren. Äußern Sie Kritik zudem immer konstruktiv.

Denken Sie auch daran, eine klare und eindeutige Sprache zu benutzen. Vermeiden Sie demnach Sätze wie: „Ich bin mit Ihnen zufrieden “ aber …“ Das macht jedes Lob zunichte.

Trennen Sie deshalb strikt zwischen Mängeln, die Sie an der Arbeitsweise Ihres neuen Mitarbeiters bemerkt haben, und Dingen, mit denen Sie zufrieden waren.

Damit Schwachpunkte abgestellt werden können, sollten Sie gemeinsam nach Lösungen suchen.

Neben den Leistungen und dem Verhaltens Ihres Mitarbeiters sollten Sie auch Ihr eigenes Verhalten mit ihm besprechen. Bitten Sie ausdrücklich um ein Feedback und akzeptieren Sie hierbei auch etwaige sachliche Kritik Ihres Mitarbeiters.

Betrachten Sie diese als wichtigen Hinweis, Ihr eigenes Verhalten zu prüfen und eventuell zu ändern.

Neben den bislang vom neuen Mitarbeiter erbrachten Leistungen sollten Sie sich natürlich vor allem den zukünftigen Zielen widmen “ sofern eine weitere Zusammenarbeit geplant ist. Sprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter durch, wo Sie ihn sehen, und fragen Sie ihn, wohin er möchte.

Für das nächste Halbjahr sollten Sie sich schon Ziele für Ihren neuen Mitarbeiter überlegt haben. Dabei sollten Sie nicht nur bei der Weiterführung der von ihm begonnenen Projekte bleiben, sondern ihm durchaus auch andere Aufgaben zuordnen.

Stehen neue Aufgaben an, fragen Sie Ihren neuen Mitarbeiter, ob er auch daran Interesse hätte.

Bedenken Sie: Gerade ein neuer Mitarbeiter ist stark motiviert und deshalb meist auch gut für ganz neue Projekte in Ihrem Unternehmen geeignet.

Mit Rückblick und Zukunftsaussichten ist das Abschlussgespräch rund und wird Sie und Ihren Mitarbeiter zufrieden stellen.

Und wenn Sie die Zusammenarbeit doch einmal nicht fortsetzen wollen?

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter kündigen wollen, sollten Sie ihm neben den Kritikpunkten erläutern, warum Sie eine weitere Zusammenarbeit für nicht sinnvoll halten.

Wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiter regelmäßig Feedback-Gespräche geführt haben, wird ihn Ihre Entscheidung vermutlich nicht sonderlich überraschen.

Rechtlich gesehen können Sie übrigens mit einer Kündigung bis zum letzten Tag der Probezeit warten.

Die verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen gilt auch dann noch, wenn das Arbeitsverhältnis faktisch erst nach Ablauf der Probezeit endet.

Aus Gründen der Fairness sollten Sie Ihrem neuen Mitarbeiter Ihre Kündigungsabsicht aber bereits vorher angekündigt haben.

Übrigens: Sie müssen Ihren Betriebsrat auch vor der Kündigung eines Mitarbeiters, den Sie innerhalb der Probezeit kündigen möchten, anhören.

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Weblinks

In unserem Linkverzeichnis finden Sie Kategorien mit Themen relevanten Links:

Sonderurlaub und Arbeitsfreistellung

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Im Regelfall haben Ihre Mitarbeiter über ihren regulären Erholungsurlaub hinaus keine weiteren Urlaubsansprüche (sieht man einmal vom Bildungsurlaub ab, der in einigen Bundesländern gewährt wird). Denn heute wie früher gilt der Grundsatz aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch: „Ohne Arbeit kein Lohn“.

Ausnahmsweise kann Ihr Mitarbeiter aber einen Rechtsanspruch auf Sonderurlaub oder eine Arbeitsfreistellung haben, wenn er durch einen „in seiner Person liegenden Grund“ ohne sein Verschulden vorübergehend nicht arbeiten kann ( § 616 S. 1 BGB).

Lesen Sie in diesem Beitrag,

  • bei welchen Anlässen Sie Ihren Mitarbeitern wie lange freigeben müssen,
  • ob Sie die Zeit der Freistellung bezahlen müssen und
  • wie Sie die Ansprüche Ihrer Mitarbeiter zu Ihren Gunsten abändern können.

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