Monatsarchive: August 2007

Zeitarbeit

Nicht nur bei saisonarbeitenden Betrieben gibt es Arbeitsspitzen, bei denen die Firmen gut eine weitere Kraft gebrauchen könnten. Urlaubsengpässe, Ausfälle wegen Krankheit oder auch ein hohes Auftragsvolumen können einen Betrieb personell belasten. Zeitarbeitsfirmen helfen Ihnen, solche Situationen zu entschärfen.

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Dementsprechend nutzen immer mehr Unternehmen die Möglichkeit, so ihren Mitarbeiterbedarf abzudecken. Die Entwicklung der Zeitarbeitsbranche spiegelt dies wider: Waren Ende der 70er Jahre etwa 25.000 Erwerbstätige in solchen Unternehmen beschäftigt, so sind es heute etwa 300.000. Die Tendenz ist weiterhin steigend.

Grund hierfür ist auch, dass die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsfirmen hilft, um Mitarbeiter zunächst zu erproben und bei Eignung vollständig zu übernehmen.

All das ist Grund genug für Sie, zumindest darüber nachzudenken, ob sich die Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsunternehmen nicht auch für Ihr Unternehmen lohnt. Lesen Sie deshalb in diesem Beitrag,

  • welche Vorteile Zeitarbeit für Sie haben kann,
  • worauf Sie bei der Zusammenarbeit mit Zeitarbeitsunternehmen achten sollten und
  • wie Sie den richtigen Kooperationspartner auswählen.
Inhalt:
  • Was ist Zeitarbeit
  • Welche Vorteile Zeitarbeit für Sie hat
  • Was Sie rechtlich beim Einsatz von Zeitpersonal beachten müssen
  • Schriftform des Vertrags
  • Erlaubnis zur gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung
  • Übergang der Weisungsbefugnis
  • Genaue Beschreibung der Qualifikation des Leiharbeiters
  • Stundenverrechnungssatz
  • Überstundenvereinbarung
  • Kündigungsrecht und Kündigungsfrist
  • Überlassungszeitraum
  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Was Sie steuer- und sozialversicherungsrechtlich beachten müssen
  • Wenn Sie den Leiharbeiter übernehmen möchten
  • Woran Sie eine gute Zeitarbeitsfirma erkennen
  • Erlaubnis des zuständigen Landesarbeitsamts
  • Mitgliedschaft im BZA
  • Fachkompetenz und Serviceorientierung
  • Weblinks
Was ist Zeitarbeit

Zeitarbeit (auch Leiharbeit oder Personalleasing genannt) bedeutet, dass ein Unternehmen Mitarbeiter anstellt, um sie bei Bedarf an andere Firmen gegen Bezahlung zur Arbeitsleistung zu verleihen.

Zeitarbeit “ wie auch Leiharbeit oder Personalleasing “ sind allerdings Begriffe, die nur umgangssprachlich gebraucht werden. Das dieses Modell regelnde Arbeitnehmerüberlassungsgesetz verwendet offiziell den Begriff der gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung. Das Zeitarbeitsunternehmen ist dabei der Verleiher, das die Leiharbeiter einsetzende Unternehmen der Entleiher. Die überlassenen Arbeitskräfte werden als Leiharbeitnehmer bezeichnet.

Welche Vorteile Zeitarbeit für Sie hat

Leiharbeiter bergen für Sie den entscheidenden Vorteil, dass Sie relativ kurzfristig qualifizierte Arbeitskräfte einsetzen können und damit personell flexibel sind.

Darüber hinaus ist der Einsatz von Zeitarbeitskräften für Sie mit relativ wenig Aufwand verbunden und bringt damit eine große Zeitersparnis: Sie brauchen sich weder um die Schaltung von Anzeigen, die Bewerberauswahl samt den Einstellungsgesprächen und den damit zusammenhängenden Schriftverkehr noch um sonstige Formalitäten (Anmeldung, Lohnabrechnung etc.) zu kümmern.

Sie müssen Ihrer Zeitarbeitsfirma lediglich eine möglichst genaue Beschreibung der benötigten fachlichen und persönlichen Qualifikationen geben. Diese erledigt dann den Rest. Auch die Formalitäten bei einer Beschäftigung von Leiharbeitnehmern sind minimal.

Leiharbeiter wechseln häufig die Tätigkeit und den Betrieb. Auch das kann für Sie von Vorteil sein. Die häufig neuen und wechselnden Arbeitssituationen fordern von einem Leiharbeiter in erster Linie Offenheit, Flexibilität, Toleranz, Lern- und eine hohe Veränderungsbereitschaft.

Suchen Sie Mitarbeiter mit derartigen Kompetenzen, sind Sie mit einem Leiharbeiter oft gut beraten. Das bedeutet auch, dass oftmals kostenintensive Einarbeitungszeiten wegfallen.

Viele Zeitarbeitsfirmen betreiben zusätzlich auch Personalvermittlung.

Daher können Sie Leiharbeitskräfte auch als ein Instrument der langfristigen Personalplanung, etwa zur Personalgewinnung, nutzen. Die Dauer der Überlassung des Leiharbeiters dient dabei als Testphase. Bei gegenseitigem Gefallen übernehmen Sie den Leiharbeiter in ein festes Anstellungsverhältnis. So minimieren Sie das Risiko einer Fehleinstellung.

Achtung: Für die Vermittlung, also die endgültige Übernahme von Zeitarbeitskräften durch Sie, müssen Sie an die Zeitarbeitsfirma eine Provision bezahlen. Deren Höhe orientiert sich unter anderem an der Jahresvergütung des Leiharbeiters und an der Zeit, die er bei Ihnen als Leiharbeitnehmer gearbeitet hat.

Zeitarbeit hat auch handfeste finanzielle Vorteile:

Ausschließlich die Zeitarbeitsfirma trägt das Risiko, wenn ein Leiharbeiter arbeitsunfähig krank wird. Die Firma muss Ihnen dann einen anderen, vergleichbar qualifizierten Zeitarbeitnehmer zur Verfügung stellen und die Entgeltfortzahlungskosten tragen.

Darüber hinaus ist der Stundenverrechnungssatz eines Leiharbeiters einer seriösen Zeitarbeitsfirma im Regelfall niedriger als der Betrag, den Sie „unter dem Strich“ für eine eigene Aushilfskraft samt Beschaffungs- und Lohnnebenkosten zahlen müssten.

Was Sie rechtlich beim Einsatz von Zeitpersonal beachten müssen

Den rechtlichen Rahmen für die Überlassung von Leiharbeitnehmern bildet das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.

Sie als Entleiher schließen keinen Arbeitsvertrag mit dem Leiharbeitnehmer ab, sondern vielmehr eine Vereinbarung mit der Zeitarbeitsfirma, den so genannten Arbeitnehmerüberlassungsvertrag. Dieser ist eine Art Mietvertrag über den Leiharbeiter und regelt alle rechtlichen Bedingungen, unter denen Sie den Leiharbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigen dürfen.

Der Leiharbeitnehmer hat mit seiner Zeitarbeitsfirma einen Arbeitsvertrag abgeschlossen und ist daher auch nicht Ihr Arbeitnehmer, sondern derjenige der Zeitarbeitsfirma. Diese kümmert sich auch um seine Vergütungszahlung und die Abführung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge. Wird der Leiharbeiter krank, ist ebenfalls die Zeitarbeitsfirma für die Entgeltfortzahlung zuständig; Gleiches gilt für den Urlaub.

Sie als Unternehmer, bei dem der Leiharbeitnehmer eingesetzt ist, üben anstelle der Zeitarbeitsfirma das Weisungsrecht aus.

Sie sind also berechtigt, dem Mitarbeiter im Rahmen Ihres Direktionsrechts, das sich aus der Beschreibung seiner Tätigkeit im Arbeitnehmerüberlassungsvertrag ergibt, Anweisungen zu erteilen.

Letztlich ist für Sie nur der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag von Bedeutung. Diesen müssen Sie auf Herz und Nieren prüfen. Auf folgende Punkte sollten Sie im Arbeitnehmerüberlassungsvertrag besonders achten:

Schriftform des Vertrags

Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag muss schriftlich abgeschlossen werden. Dies ist schon allein aus Beweisgründen sinnvoll.

Auch alle weiteren, über den Vertrag hinausgehenden Vereinbarungen zwischen Ihnen und der Zeitarbeitsfirma müssen Sie immer schriftlich festhalten.

Dies gilt auch für den Fall, dass sich erst im Laufe der Überlassung des Leiharbeiters Änderungen ergeben, Sie beispielsweise die Überlassungsdauer verlängern wollen.

Erlaubnis zur gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung

Außerdem muss der Verleiher über die erforderliche Erlaubnis zur gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung nach § 1 Abs. 1 S. 1 AÜG verfügen.

Besitzt er diese Erlaubnis nicht, ist sein Arbeitsvertrag mit dem Leiharbeitnehmer unwirksam.

Dies wiederum bedeutet für Sie, dass zwischen Ihnen und dem überlassenen Mitarbeiter ein Arbeitsverhältnis zustande kommt. Siehe dazu auch Abschnitt Erlaubnis des zuständigen Arbeitsamtes !

Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag muss die Erklärung enthalten, dass die Zeitarbeitsfirma die oben perwähnte Erlaubnis besitzt.

Übergang der Weisungsbefugnis

Unbedingt sollte auch die Klausel enthalten sein, dass das Weisungsrecht während der Überlassungsdauer des Leiharbeiters auf Sie übergeht.

Wäre das nicht der Fall, hätten Sie keine Möglichkeit, dem Leiharbeiter Arbeitsanweisungen zu erteilen.

Achtung: Wenn Sie den Leiharbeiter anweisen dürfen, haftet die Zeitarbeitsfirma nicht für Schäden, die der Mitarbeiter während seiner Tätigkeit verursacht! In einem solchen Fall können Sie nur vom Leiharbeiter persönlich Schadenersatz verlangen. Dabei haftet der Leiharbeiter immer nach dem Grad seines Verschuldens. Das heißt: Der Leiharbeiter haftet bei leichter Fahrlässigkeit in der Regel gar nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig (je nach Verschuldensgrad) und bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz voll.

Genaue Beschreibung der Qualifikation des Leiharbeiters

Da nicht Sie, sondern die Zeitarbeitsfirma darüber entscheidet, welcher Mitarbeiter bei Ihnen eingesetzt wird, sollten Sie die Tätigkeit und die erforderliche Qualifikation des Zeitarbeiters so genau wie möglich beschreiben.

Je genauer die Beschreibung ist, desto einfacher können Sie die Zeitarbeitsfirma zur Rechenschaft ziehen, wenn der Leiharbeiter diese Anforderungen nicht erfüllt. Ist dies der Fall und hat die Zeitarbeitsfirma den Leiharbeiter schlecht ausgewählt, können Sie im Regelfall Schadenersatz von der Zeitarbeitsfirma verlangen.

Halten Sie dabei fest, innerhalb welcher Frist (z.B. drei Tage, wenn möglich noch kürzer) Ihnen die Zeitarbeitsfirma einen geeigneten Ersatz überlassen muss. Fixieren Sie auch die Zeitspanne, innerhalb derer die Zeitarbeitsfirma Ihnen eine Ersatzkraft für einen krank gewordenen Leiharbeiter zur Verfügung stellen muss.

Stundenverrechnungssatz

Auf jeden Fall muss der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag den Stundensatz enthalten, zu dem Sie den Leiharbeiter entleihen können. Die Stundensätze der Zeitarbeitsfirma liegen dabei regelmäßig über den in Ihrem Betrieb gezahlten Sätzen. Der Grund hierfür ist, dass die Zeitarbeitsfirma bei der Kalkulation ihrer Kosten, zu denen unter anderem auch die Vergütung und die Personalnebenkosten des Leiharbeitnehmers gehören, mit einrechnet.

Überstundenvereinbarung

Vorsicht ist bei Regelungen von Überstunden geboten: Für unliebsame Überraschungen sorgen immer wieder Verträge, die eine Vergütung von Überstunden je angefangene Stunde vorsehen.

Günstig ist aber nur eine Vereinbarung, nach der nur die tatsächlich angefallenen Überstunden von Ihnen gezahlt werden müssen.

Achtung: Fragen Sie die Zeitarbeitsfirma nach ihrer mit dem Leiharbeiter vereinbarten regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit.

Ist diese geringer als die in Ihrem Betrieb, leistet der Leiharbeiter in Höhe der Differenz Überstunden.

Kündigungsrecht und Kündigungsfrist

Achten Sie auch darauf, dass der Überlassungsvertrag ein ordentliches Kündigungsrecht mit möglichst kurzer Kündigungsfrist (wenige Tage) ohne Angabe von Gründen enthält! Nur so bewahren Sie sich größtmögliche Flexibilität.

Überlassungszeitraum

In der Regel nennt der Vertrag die Dauer, für die Ihnen der Leiharbeiter überlassen wird.

Können Sie aber noch nicht genau abschätzen, wie lange Sie den Leiharbeiter benötigen, sollten Sie versuchen, mit der Zeitarbeitsfirma eine schriftliche Zusatzvereinbarung zu treffen.

Denkbar wäre z.B. eine Regelung, nach der die Zeitarbeitsfirma zur Verlängerung des Überlassungszeitraums verpflichtet ist, wenn Sie dies innerhalb einer bestimmten Frist vor Ablauf des Überlassungszeitraums wünschen.

Die Höchstdauer, für die Sie einen Leiharbeiter ausleihen dürfen, beträgt 24 Monate Ab dem 13. Monat muss der Verleiher “ also die Zeitarbeitsfirma “ dem Leiharbeitnehmer die Arbeitsbedingungen des Entleihbetriebs gewähren, einschließlich des entsprechenden Arbeitsentgelts.

Achtung: Die Zeitarbeitsunternehmen könnten hier versuchen, die entsprechenden Mehrkosten an Sie weiterzugeben.

Achten Sie bei längeren Engagements von Zeitarbeitnehmern darauf!

Wollen Sie länger mit dem Leiharbeiter zusammenarbeiten, können Sie ihn selbst einstellen.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Nach Abschluss des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags und vor Aufnahme der Tätigkeitdes Leiharbeiters benötigen Sie die Zustimmung Ihres Betriebsrats!

Hierzu müssen Sie den Betriebsrat über die Qualifikation des Leiharbeiters, den Einstellungstermin, die Einsatzdauer, den vorgesehenen Arbeitsplatz und die Auswirkungen auf Ihre Stammbelegschaft mitteilen und ihm den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag vorlegen.

Was Sie steuer- und sozialversicherungsrechtlich beachten müssen

Die Zeitarbeitsfirma ist auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich gesehen der Arbeitgeber des Leiharbeiters. Zur Abführung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags an die Krankenkassen und der Lohnsteuer an das Finanzamt ist daher grundsätzlich die Zeitarbeitsfirma verpflichtet. Risiken lauern dort auf Sie, wo die Zeitarbeitsfirma keine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung besitzt (siehe auch Abschnitt Erlaubnis des zuständigen Landesarbeitsamtes ) bzw. wo sie trotz einer Erlaubnis die Beiträge nicht abführt:

Besitzt die Zeitarbeitsfirma keine gültige Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung, liegt so genannte unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung vor. Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag sowie der Arbeitsvertrag zwischen Leiharbeiter und Zeitarbeitsfirma sind unwirksam. Anstelle dessen kommt ein Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und dem Leiharbeiter zustande! (siehe auch Abschnitt Erlaubnis zur gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung Führt die Zeitarbeitsfirma die Sozialversicherungsbeiträge nicht ab, haften Sie hierfür.

Das bedeutet, dass die Krankenkasse von Ihnen die Sozialversicherungsbeiträge für die Zeit verlangen kann, in der der Leiharbeiter bei Ihnen tätig war. Zwar können Sie diese Beträge von der Zeitarbeitsfirma zurückverlangen, doch wenn diese nicht zahlungsfähig ist, bleiben Sie auf dem Schaden sitzen.

Beachten Sie: Hierbei haben Sie keine Möglichkeit, die Zahlung zu verweigern! Sie müssen sofort zahlen.

Aber: Sie können die Zahlung an die Einzugsstelle (die Krankenkasse) so lange verweigern, wie diese die Zeitarbeitsfirma nicht abgemahnt hat und die Mahnfrist nicht abgelaufen ist.

Besitzt die Zeitarbeitsfirma zwar eine gültige Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung, gerät sie aber mit der Abführung der Sozialversicherungsbeiträge in Rückstand, haften Sie ebenfalls für die Abführung der Beiträge.

Ähnlich verhält es sich mit der Abführung der Lohnsteuer an das Finanzamt: Wenn das Zeitarbeitsunternehmen “ gleich aus welchem Grund “ keine Zahlung leistet, haften Sie für die Abführung der Lohnsteuer. Auch hierbei können Sie die Beträge von der Zeitarbeitsfirma zurückverlangen.

Von der Haftung für die Lohnsteuer können Sie sich allerdings befreien, wenn Sie die so genannte Kontrollmeldung abgegeben haben.

Hierzu müssen Sie sofort nach Abschluss des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags der Krankenkasse, bei der der Leiharbeiter versichert ist, die Personalien dieses Mitarbeiters, die Zeitarbeitsfirma und Beginn und Ende des Überlassungszeitraums mitteilen.

Kennen Sie das Ende des Überlassungszeitraums noch nicht, schicken Sie bei tatsächlicher Beendigung der Überlassung eine weitere Kontrollmeldung an die Kasse. Vordrucke für die Kontrollmeldung erhalten Sie bei jeder Krankenkasse.

Die Zeitarbeitsfirma ist übrigens verpflichtet, Ihnen die für die Kontrollmeldung erforderlichen Angaben zu machen. Ein gutes Unternehmen wird Ihnen die Kontrollmeldung bereits vorbereiten und kurzfristig zuleiten. Erkundigen Sie sich im Vorfeld danach.

Wenn Sie den Leiharbeiter übernehmen möchten

Hat sich der Leiharbeiter bei Ihnen bewährt und würden Sie ihn gerne als festen Mitarbeiter Ihres Betriebs einstellen, müssen Sie auf Folgendes achten:

Sie können mit dem Leiharbeiter einen Arbeitsvertrag abschließen. Der Leiharbeiter muss hierzu zunächst seinen Vertrag mit der Zeitarbeitsfirma mit der vereinbarten Kündigungsfrist beenden. Dann kann er bei Ihnen anfangen.

Doch Vorsicht: Die Zeitarbeitsfirma kann im Vertrag mit ihrem Leiharbeitnehmer vorsehen, dass dieser erst dann einen Vertrag mit Ihnen abschließen darf, wenn die Zusammenarbeit mit dem Leiharbeitnehmer beendet ist.

Im Übrigen dürfen Sie den Leiharbeiter nicht zum Vertragsbruch verleiten. Allerdings dürfen Sie ihm die Vorteile einer Festanstellung bei Ihnen schmackhaft machen.

Betreibt die Zeitarbeitsfirma auch Arbeitsvermittlung, wird in der Regel der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag vorsehen, dass Sie bei anschließender Festanstellung des Leiharbeiters eine Vermittlungsprovision zahlen müssen.

Die Provision liegt üblicherweise bei etwa zehn Prozent der Jahresvergütung des Leiharbeiters. Achten Sie auch darauf, dass sich die Provision pro überlassenen Monat des Leiharbeiters verringert.

Oftmals ist die Zeitarbeitsfirma bei Zahlung einer Provision bereit, den Leiharbeiter sofort aus dem Arbeitsvertrag zu entlassen.

Woran Sie eine gute Zeitarbeitsfirma erkennen

Um die Spreu vom Weizen zu trennen, sollten Sie auf nachfolgend erläuterte Merkmale besonders achten:

Erlaubnis des zuständigen Landesarbeitsamts

Jede Zeitarbeitsfirma benötigt zur Überlassung eine so genannte Erlaubnis zur gewerblichen Arbeitnehmerüberlassung.

Zwar muss die Zeitarbeitsfirma im Arbeitnehmer-püberlassungsvertrag erklären, dass sie eine gültige Erlaubnis besitzt (oder Sie auch über einen eventuellen Entzug der Erlaubnis unterrichten), aber sicher können Sie nur dann sein, wenn Sie die Urkunde gesehen haben.

Auf der Vorlage dieser Urkunde sollten Sie deshalb bestehen: Verschafft Ihnen nämlich eine Zeitarbeitsfirma einen Mitarbeiter, ohne die erforderliche Erlaubnis zu besitzen, liegt ein Fall so genannter unerlaubter Arbeitnehmerüberlassung vor.

Die Folge: Der von Ihnen mit der Zeitarbeitsfirma geschlossene Arbeitnehmerüberlassungsvertrag ist unwirksam; stattdessen kommt automatisch zwischen Ihnen und dem überlassenen Mitarbeiter ein normales Arbeitsverhältnis zustande!

Bei ausländischen Arbeitnehmern, die ohne Arbeitserlaubnis bei der Zeitarbeitsfirma angestellt sind, besteht darüber hinaus die Gefahr, dass Sie für Abschiebekosten haften.

Bei dieser Gelegenheit sollten Sie sich von der Zeitarbeitsfirma auch Unbedenklichkeitsbescheinigungen vom Finanzamt und den Sozialversicherungsträgern vorlegen lassen. Auch hieraus ergeben sich Hinweise auf die Arbeitsweise.

Beantragt eine Firma die Erlaubnis erstmalig, wird nur eine befristete Erlaubnis auf ein Jahr erteilt. Nach dreimaliger Erteilung einer befristeten Erlaubnis wird in der Regel eine unbefristete Erlaubnis erteilt.

Die Erteilung einer Erlaubnis hängt von Zuverlässigkeitskriterien wie etwa der Einhaltung aller arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten ab.

Ist die Erlaubnis nur befristet erteilt, achten Sie darauf wann sie abläuft.

Ist dies in dem Zeitraum der Fall, in dem Sie den Leiharbeiter noch beschäftigen wollen, sollten Sie beim Verleiher und beim Landesarbeitsamt nachfragen, ob die Zeitarbeitsfirma bereits einen Verlängerungsantrag gestellt hat und das Landesarbeitsamt die Erlaubnis verlängert.

Diesen Verlängerungsantrag muss die Zeitarbeitsfirma spätestens drei Monate vor Fristablauf gestellt haben.

Im Zweifel beschränken Sie die Beschäftigung der Teilzeitarbeitnehmer auf die Restlaufzeit der Erlaubnis.

Mitgliedschaft im BZA

Eine Mitgliedschaft im Bundesverband Zeitarbeit Personal-Dienstleistungen e.V. (BZA) dient auch als Qualitätssiegel für die Zeitarbeitsfirma.

Alle Mitgliedsunternehmen erfüllen zusätzliche Qualitätsstandards und verpflichten sich unter anderem zur Einhaltung der Arbeitsbedingungen und Sozialleistungen, die vom Verband vorgegeben werden.

Erwähnenswert ist auch die Interessengemeinschaft Deutscher Zeitarbeitsunternehmen e.V.. Auch hier finden Sie eine große Anzahl von Zeitarbeitsunternehmen.

Übrigens: Eine der Aufnahmebedingungen in den Verband ist eine gültige Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung.

Welche an Ihrem Ort ansässigen Firmen Mitglied sind, erfahren Sie direkt beim BZA.

Fachkompetenz und Serviceorientierung

Achten Sie nicht allein auf den Stundensatz und darauf, ob ein Zeitarbeitsunternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch auf Fachkompetenz und Serviceorientierung.

Ein Zeichen für Serviceorientierung ist es etwa, wenn sich die Zeitarbeitsfirma vor einem ersten Auftrag vor Ort über Ihr Unternehmen informiert. So lernt man Sie und Ihr Unternehmen kennen und kann besser entscheiden, welche Mitarbeiter besonders gut zu Ihnen passen.

Klären Sie in einem solchen Gespräch auch, nach welchen Kriterien das Zeitarbeitsunternehmen seine Mitarbeiter auswählt. Fragen Sie, ob individuelle Tests durchgeführt werden.

Gerade im kaufmännischen Bereich und bei anspruchsvolleren Tätigkeiten ist es üblich, dass ein Leiharbeiter vor seinem Einsatz eine Art Vorstellungsgespräch bei Ihnen absolviert. Achten Sie darauf, wenn Ihre Geschäftsbeziehung mit der Zeitarbeitsfirma noch frisch ist.

Auch wird es nie schaden, wenn Sie sich von einem Zeitarbeitsunternehmen Referenzen nennen lassen.

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Weblinks

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Zeugnis

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Arbeitszeugnisse beschäftigen Sie als Arbeitgeber oder Vorgesetzten immer wieder:

  1. Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, wird er in der Regel ein Zeugnis von Ihnen verlangen. Dieses muss einerseits wahr und andererseits wohlwollend sein. Diesen Anforderungen gerecht zu werden, ohne Auseinandersetzungen durch Änderungswünsche des Mitarbeiters zu provozieren, ist gar nicht so einfach.
  2. Wenn Sie einen Mitarbeiter neu einstellen, sollen die Zeugnisse früherer Arbeitgeber Ihnen Hinweise darauf geben, ob der Bewerber für die zu besetzende Stelle geeignet ist. Hier geht es darum, jede einzelne Formulierung richtig zu interpretieren, um Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Im folgenden Beitrag lesen Sie daher

  • wie Sie das Zeugnis sachlich richtig und rechtlich einwandfrei formulieren,
  • wie Sie Zeugnisse anderer Arbeitgeber richtig interpretieren und
  • alle rechtlich wichtigen Hintergrundinformationen.

Checklisten

So prüfen Sie ein Arbeitszeugnis

Weblinks

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Sonderzahlungen

Für viele Arbeitnehmer bleibt es in der Praxis nicht bei der bloßen Grundvergütung.

Meist werden Lohn und Gehalt durch Sonderzahlungen aufgestockt. Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt und Urlaubsgeld sind hierbei am weitesten verbreitet, aber auch Jubiläumszahlungen oder Leistungs- und Erfolgsprämien gehören dazu.

Da Sonderzahlungen häufig freiwillig gezahlt werden, unterliegen sie manchen Sonderregeln.

Lesen Sie in diesem Beitrag, was Sie alles beachten müssen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter zusätzlich mit einer Sonderzahlung belohnen oder entlohnen möchten.

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Inhalt:
  • Belohnung oder Entlohnung?
  • Wie sich Gratifikation und Entgelt unterscheiden
  • Wie Sie in Zweifelsfällen vorgehen
  • Wann Ihr Mitarbeiter Anspruch auf eine Sonderzahlung hat
  • Betriebliche Übung
  • Rechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz
  • Die rechtlichen Besonderheiten rund um die Sonderzahlung
  • Stichtagsregelung
  • Zeitanteilige Zahlung bei vorzeitigem Ausscheiden
  • Rückzahlungsklausel
  • Ruhendes Arbeitsverhältnis
  • Mutterschutzfristen
  • Krankheit
  • So müssen Sie Tarifverträge beachten
  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Weblinks

Belohnung oder Entlohnung?

Eine Sonderzahlung kann dazu dienen, Ihren Mitarbeiter zu belohnen (Gratifikation) oder ihn zu entlohnen (Entgelt) “ oder beides gemeinsam.

Die Unterscheidung ist deshalb wichtig, weil Gratifikation und Entgelt rechtlich unterschiedlich behandelt werden.

Wie sich Gratifikation und Entgelt unterscheiden

Mit einer Gratifikation belohnen Sie Ihren Mitarbeiter für die bereits erwiesene Betriebstreue, schaffen einen Anreiz für die künftige Betriebstreue oder wollen beides bezwecken.

Das klassische Beispiel für eine Gratifikation ist das Weihnachtsgeld, mit dem typischerweise die bereits erwiesene und die künftige Betriebstreue belohnt werden sollen.

Wenn Sie mit der Sonderzahlung hingegen die Arbeit, die der Mitarbeiter in der Vergangenheit geleistet hat, honorieren wollen, hat die Sonderzahlung Entgeltcharakter.

Der typische Fall der „entlohnenden“ Sonderzahlung ist “ in Abgrenzung zum Weihnachtsgeld “ das 13. Monatsgehalt.

Kombinieren Sie beide Zwecke (Belohnung und Entlohnung), liegt eine so genannte Sonderzahlung mit Mischcharakter vor, die üblicherweise wie die reine Gratifikationszahlung behandelt wird.

Beachten Sie im Übrigen: Sind Gratifikationen oder Sonderzahlungen vertraglich vereinbart bzw. besteht etwa aus betrieblicher Übung ein Anspruch darauf, müssen diese nach § 611 Abs. 1 BGB ausgezahlt werden.

Wie Sie in Zweifelsfällen vorgehen

Gibt es in Ihrem Betrieb bereits Sonderzahlungen, deren Charakter als Gratifikations- bzw. Entgeltleistung auf den ersten Blick nicht eindeutig ist, müssen Sie eine Wertung vornehmen.

Mit folgender Checkliste können Sie die typischen Merkmale, die für eine Gratifikation bzw. ein Entgelt sprechen, ermitteln:

Merkmal

Ausprägung

Beispiel

Gratifikations-charakter

Entgelt-charakter

 

 

 

 

 

 

 

Dauer der Betriebs- zugehörigkeit

Sonderzahlungen erhöht sich, je länger der Mitarbeiter im Betrieb ist

Mitarbeiter mit bis zu fünfjähriger Betriebszugehörigkeit erhalten ein halbes Monatsgehalt als Sonderzahlung, Mitarbeiter mit bis zu zehnjähriger Betriebszugehörigkeit ein Monatsgehalt usw.

Staffelung nach Dauer der Betriebs-zugehörigkeit spricht für eine Gratifikation

 

 

 

Sonderzahlung orientiert sich nicht an der Länge der Betriebs-zugehörigkeit

 jeder Mitarbeiter erhält ein 13. Monatsgehalt in Höhe eines vollen sonstigen Monatsgehalts

 

 von der Dauer der Betriebs-zugehörigkeit unabhängige Zahlung spricht für ein Entgelt

 

 

 

 

 

 

 

 

Wartefrist

die Sonderzahlung wird nur an Mitarbeiter gezahlt, die schon eine gewisse Zeit in Ihrem Betrieb beschäftigt sind

Weihnachtsgeld erhalten nur die Mitarbeiter, die seit dem 1.1. des Jahres im Betrieb beschäftigt sind; später neu eingetretene Mitarbeiter erhalten somit kein Weihnachtsgeld

Wartefrist spricht für eine Gratifikation

 

 

 

neu eingetretene Mitarbeiter erhalten die Sonderzahlung zeitanteilig

während des Jahres eingetretene Mitarbeiter erhalten das 13. Monatsgehalt im Dezember zeitanteilig; ein am 1.7. eingetretener Mitarbeiter erhält demnach 6/12 des 13. Monatsgehalts

 

zeitanteilige Zahlung beim Eintritt spricht für ein Entgelt

 

 

 

 

 

 

Wegfall des Anspruchs

nur Mitarbeiter, die im Auszahlungsmonat bzw. zu einem bestimmten Stichtag noch in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehen, erhalten die Sonderzahlungen

ein Mitarbeiter, der vor dem Stichtag, z.B. dem 30.11. des Jahres, gekündigt hat, erhält kein Weihnachtsgeld

Stichtagsregelung spricht für eine Gratifikation

 

 

 

der Mitarbeiter erhält die Sonderzahlung bei vorzeitigem Ausscheiden zumindest zeitanteilig

ein Mitarbeiter, der zum 30.11. gekündigt hat, erhält 11/12 seines 13. Monatsgehalts

kein Gratifikations-charakter

zeitanteilige Zahlung beim Ausscheiden spricht für ein Entgelt

 

 

 

 

 

 

Rückzahlung

Mitarbeiter, die vor einem bestimmten Stichtag ausscheiden, müssen die Sonderzahlung zurückzahlen

ein Mitarbeiter scheidet zum 28.2. aus; laut Vertrag muss er das Weihnachtsgeld, das er im vergangenen Dezember erhalten hat, zurückzahlen

Rückzahlungsklausel spricht für eine Gratifikation

kein Entgelt-charakter

 

 

auch wenn Ihr Mitarbeiter kurz nach der Auszahlung ausscheidet, muss er nichts zurückzahlen

ein Mitarbeiter scheidet zum 28.2. aus; er darf sein 13. Monatsgehalt, das er im Dezember bekommen hat, behalten

kein Gratifikations-charakter

fehlende Rückzahlungspflicht beim Ausscheiden spricht für ein Entgelt

Beachten Sie hierbei: Eine Sonderzahlung mit reinem Gratifikationscharakter liegt nur vor, wenn sich kein Merkmal findet, das für einen Entgeltcharakter spricht. Bei einer Sonderzahlung mit reinem Entgeltcharakter hingegen darf kein Merkmal, das für Gratifikationscharakter spricht, vorliegen.

Finden sich für beides Merkmale, handelt es sich um eine Sonderzahlung mit Mischcharakter, die “ wie zuvor erwähnt “ wie eine Gratifikation behandelt wird.

Wenn Sie den Zweck einer Sonderzahlung ermitteln, dürfen Sie nur auf die oben erwähnten Merkmale abstellen.

Die Bezeichnungen „Weihnachtsgeld“ und „13. Monatsgehalt“ qualifizieren die Sonderzahlung nur dann als Gratifikation oder als Entgelt, wenn keine weiteren Regelungen getroffen worden sind.

Wann Ihr Mitarbeiter Anspruch auf eine Sonderzahlung hat

Hierbei gelten die allgemeinen Grundsätze: Ihr Mitarbeiter kann grundsätzlich nur das verlangen, was vereinbart wurde “ ob im Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag mit Ihnen.

Das Gleiche gilt für den Arbeitsvertrag: Alle dort vereinbarten Zahlungen kann Ihr Mitarbeiter beanspruchen.

Doch auch wenn eine Sonderzahlung nirgends ausdrücklich vereinbart wurde, kann ein Anspruch Ihres Mitarbeiters entstehen “ nach der so genannten betrieblichen Übung oder aufgrund des „rechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes“:

Betriebliche Übung

Ein Anspruch aus betrieblicher Übung entsteht immer dann, wenn Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig eine Leistung oder Vergünstigung gewähren und die Mitarbeiter aus Ihrem Verhalten schließen können, dass Sie diese Leistung oder Vergünstigung auch zukünftig erbringen werden.

Konkret bedeutet das z.B.: Wenn Sie drei Jahre hintereinander vorbehaltlos eine Sonderzahlung in gleicher Höhe leisten, entsteht eine betriebliche Übung. Von Jahr zu Jahr schwankende Zahlungen führen aber zu keiner betrieblichen Übung.

Folge ist, dass Ihre Mitarbeiter im vierten Jahr von Ihnen verlangen können, dass sie wieder die gleiche Zahlung wie in den Jahren zuvor erhalten.

Durch die dreimalige gleichmäßige Zahlung haben Sie faktisch die Arbeitsverträge geändert!

Die Folge ist, dass Ihre Mitarbeiter durch ihre bedingungs- und vorbehaltlose Zahlung einen Rechtsanspruch auf die Sonderzahlung erworben haben.

Soweit aufgrund einer betrieblichen Übung ein Rechtsanspruch auf die Sonderzahlung entstanden ist, können Sie dieses Recht nicht ohne weiteres beseitigen.

Nur auf folgende Weise können Sie eine betriebliche Übung, ohne Änderungskündigungen aussprechen zu müssen, wieder beseitigen:

Sie können die Sonderzahlung etwa “ wie fast jede vertragliche Regelung “ abschaffen, wenn Ihre Mitarbeiter damit einverstanden sind.

Oder:

Sie praktizieren eine neue betriebliche Übung, indem Sie dreimal hintereinander keine Sonderzahlung leisten oder diese mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt versehen, und Ihre Mitarbeiter nehmen dies widerspruchslos hin.

Dann können Sie jedes Jahr aufs Neue frei entscheiden, ob Sie “ wieder unter Vorbehalt “ zahlen möchten oder aber in diesem Jahr keine Leistung erbringen wollen.

Rechtlicher Gleichbehandlungsgrundsatz

Der Gleichbehandlungsgrundsatz besagt, dass Sie Einzelne oder Gruppen von Mitarbeitern nicht ohne sachlichen Grund von Leistungen ausschließen oder schlechter stellen dürfen.

Sie behandeln also zwei Mitarbeitergruppen “ die neu eintretenden und die ausscheidenden Mitarbeiter “ unterschiedlich.

Die Ungleichbehandlung ist aber gerechtfertigt, weil mit dem Weihnachtsgeld üblicherweise die erbrachte Betriebstreue belohnt und die zukünftige Betriebstreue gefördert werden soll. Beide Zwecke gehen jedoch bei Herrn Baltin ins Leere, weil bei ihm feststeht, dass er den Betrieb verlässt, während bei Herrn Konstantin die Aussicht besteht, er werde in Zukunft Ihrem Betrieb treu sein. Dies ist nach Ansicht des BAG ein zulässiger Differenzierungsgrund.

Unzulässig ist es hingegen, Teilzeitbeschäftigte anders zu behandeln als Vollzeitbeschäftigte. Denn Teilzeitbeschäftigte haben aufgrund des rechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes immer Anspruch auf den ihrer Arbeitszeit entsprechenden Anteil von Leistungen, die Sie Vollzeitbeschäftigten gewähren.

Beachten Sie allerdings: Der rechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz greift immer nur, wenn Sie Leistungen nach einem zu verallgemeinernden Prinzip gewähren. Es ist also durchaus zulässig, einzelne Mitarbeiter besser zu stellen als andere, ohne dass zwangsläufig ein Anspruch anderer Mitarbeiter entsteht.

Der rechtlicheliche Gleichbehandlungsgrundsatz gilt übrigens für alle Leistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern nach von Ihnen gesetzten, allgemeinen Regeln gewähren. Sein Anwendungsbereich ist dabei nicht auf den einzelnen Betrieb beschränkt, sondern auf das gesamte Unternehmen zu erstrecken.

Die rechtlichen Besonderheiten rund um die Sonderzahlung

Diese nachfolgenden Aspekte sollten Sie nicht nur kennen, wenn Sie bereits Sonderzahlungen leisten, sondern vor allem auch dann, wenn Sie Sonderzahlungen neu einführen möchten. Nur so können Sie Ihren Gestaltungsspielraum optimal nutzen.

Stichtagsregelung

Zunächst können Sie für die Auszahlung von Sonderzahlungen vertraglich einen Stichtag festlegen, zu dem Ihr Mitarbeiter bestimmte Voraussetzungen erfüllen muss. Meist ist dies das Bestehen eines ungekündigten Arbeitsverhältnisses.

Eine entsprechende Formulierung erfasst jedoch nicht auch die Fälle, in denen bereits vor dem Stichtag pein Aufhebungsvertrag geschlossen wurde.

Wenn Sie also auch Mitarbeiter, die bereits einen Aufhebungsvertrag mit Ihnen geschlossen haben, von der Sonderzahlung ausnehmen möchten, müssen Sie das ausdrücklich vereinbaren.

Naheliegende Stichtage können etwa sein: für das Urlaubsgeld der 1.6. und für eine Jubiläumszahlung der Tag, an dem sich der Eintrittstermin des Mitarbeiters entsprechend jährt.

Übrigens: Eine mit dem Begriff „Weihnachtsgeld“ umschriebene Sonderzahlung enthält automatisch eine Stichtagsregelung: Ein Anspruch auf Weihnachtsgeld besteht nur, wenn das Arbeitsverhältnis zu Weihnachten noch besteht.

Sie müssen demnach eine als Weihnachtsgeld bezeichnete Sonderzahlung nicht leisten, wenn das Arbeitsverhältnis vor dem 24.12. beendet ist, auch wenn Sie das nicht ausdrücklich vereinbart haben.

Beachten Sie jedoch: Das Arbeitsverhältnis ist erst dann beendet, wenn die Kündigungsfrist abgelaufen oder der im Aufhebungsvertrag vereinbarte Beendigungstermin erreicht ist.

Beachten Sie aber: Sie können diese Bedingungen später nicht einseitig einführen, sondern brauchen dann die Zustimmung des jeweiligen Vertragspartners:

Liegt ein Tarifvertrag vor, der die Auszahlung von Weihnachtsgeld vorsieht, müssten die Tarifvertragsparteien ihn ändern.

Eine Betriebsvereinbarung müsste unter Mitwirkung des Betriebsrats geändert werden, und für eine Änderung des Arbeitsvertrags brauchen Sie die Zustimmung Ihres Mitarbeiters.

Zeitanteilige Zahlung bei vorzeitigem Ausscheiden

Mit dem Stichtagsprinzip hängt eine weitere Frage zusammen: Kann Ihr Mitarbeiter zumindest eine anteilige Sonderzahlung verlangen, wenn sein Arbeitsverhältnis bereits vor dem festgelegten Stichtag beendet wird?

Die Antwort auf diese Frage hängt vom Zweck der Sonderzahlung ab:

Eine Sonderzahlung mit reinem Entgeltcharakter kann Ihr ausscheidender Mitarbeiter zeitanteilig (= pro rata temporis) beanspruchen, weil er die zu honorierende Leistung “ die Arbeitsleistung “ zumindest teilweise erbracht hat.

Dieser zeitanteilige Anspruch besteht übrigens auch dann, wenn Sie ihn nicht ausdrücklich vereinbart haben; er ergibt sich automatisch aus dem Entgeltcharakter der Sonderzahlung.

Eine Sonderzahlung mit reinem Gratifikationscharakter kann Ihr vorzeitig ausscheidender Mitarbeiter hingegen nicht verlangen.

Grund: Er hat die mit der Sonderzahlung bezweckte Leistung “ die Betriebstreue bis zum Stichtag “ nicht erbracht. Hierbei gilt also das „Alles-oder-Nichts“-Prinzip.

Auch auf eine Sonderzahlung mit Mischcharakter hat der vorzeitig ausscheidende Mitarbeiter keinen Anspruch.

Das „Alles-oder-Nichts“-Prinzip gilt sogar dann, wenn ein Mitarbeiter vor dem Stichtag aufgrund betriebsbedingter Kündigung ausscheidet. Obwohl Ihr Mitarbeiter durch die von Ihnen ausgesprochene Kündigung daran gehindert wurde, die Betriebstreue einzuhalten, müssen Sie ihm die Gratifikation nicht zahlen “ auch nicht zeitanteilig.

Beachten Sie aber auch: Abweichende Regelungen sind möglich. So sind Sie etwa bei Sonderzahlungen mit Gratifikations- oder Mischcharakter zu einer zeitanteiligen Sonderzahlung verpflichtet, wenn die entsprechende Regelung (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag) dies vorsieht.

Rückzahlungsklausel

Eine so genannte Rückzahlungsklausel sieht vor, dass ein vor der so genannten Bindungsfrist aus Ihrem Betrieb ausscheidender Mitarbeiter die bereits erhaltene Sonderzahlung zurückzahlen muss.

Die Bindungsfrist bezeichnet dabei den Zeitraum, den Ihr Mitarbeiter im Unternehmen verbleiben muss, um die Sonderzahlung nicht erstatten zu müssen.

Rückzahlungsklauseln sind typisch für Sonderzahlungen mit Gratifikationscharakter. Denn:

Ohne eine entsprechende Vereinbarung muss Ihr Mitarbeiter die Sonderzahlung nicht zurückzahlen.

Eine solche Rückzahlungsklausel ist “ anders als das Stichtagsprinzip “ auch nicht automatisch in dem Begriff „Weihnachtsgeld“ enthalten.

Anders sieht es bei einer Sonderzahlung mit reinem Entgeltcharakter aus: Hiermit soll die im vergangenen Jahr geleistete Arbeit honoriert werden.

Weil auch Ihr ausscheidender Mitarbeiter seine Arbeit erbracht hat, können Sie die Rückzahlung typischerweise nicht verlangen.

Enthält eine Regelung also eine Rückzahlungsklausel, kann es sich nur um eine Sonderzahlung mit Mischcharakter handeln.

Was dabei ebenfalls wichtig ist: Rückzahlungsklauseln sind nicht unbegrenzt zulässig, weil sie “ je nach Höhe der Sonderzahlung und der Dauer des jeweiligen Bindungszeitraums “ dem Mitarbeiter die Kündigung erschweren können.

In welchem Umfang Rückzahlungsklauseln für ein Weihnachtsgeld zulässig sind, hat das BAG schon vor langer Zeit entschieden:

  • Geringe Gratifikationszahlungen dürfen überhaupt nicht zurückverlangt werden.

    Sie können davon ausgehen, dass Gratifikationen in Höhe von etwa 100 bis 150 € nicht zurückverlangt werden dürfen.

  • Beträgt das Weihnachtsgeld weniger als ein Bruttomonatsverdienst, ist es zulässig, den Mitarbeiter bis zum 31.3. des folgenden Jahres an den Betrieb zu binden.

    Das bedeutet: Von Ihrem Mitarbeiter, der vor dem 31.3. ausscheidet, können Sie das Weihnachtsgeld zurückfordern, nicht hingegen von dem Mitarbeiter, der zum 31.3. ausscheidet.

    Ihr Mitarbeiter, der z.B. ein halbes Monatsgehalt als Weihnachtsgeld erhalten und zum 31.3. gekündigt hat, darf die Sonderzahlung behalten.

  • Wenn das Weihnachtsgeld einen vollen Bruttomonatsverdienst oder mehr beträgt, ist eine Bindungsfrist sogar bis zum 30.6. des Folgejahres zulässig.

    Auch in diesem Fall können Sie das Weihnachtsgeld von Ihrem Mitarbeiter, der zum 30.6. gekündigt hat, nicht zurückfordern.

  • Eine Bindung des Mitarbeiters über den 30.6. des folgenden Jahres hinaus ist grundsätzlich unzulässig, gleich wie hoch das Weihnachtsgeld ist.

Sie dürfen eine Rückzahlung übrigens nicht nur für den Fall, dass der Mitarbeiter selbst kündigt, vorsehen.

Es ist auch zulässig, die Rückzahlungspflicht für den Fall zu vereinbaren, dass Sie dem Mitarbeiter kündigen, der Mitarbeiter jedoch selbst durch sein Verhalten die Kündigung verschuldet hat, etwa bei einer verhaltensbedingten Kündigung.

Sogar für den Fall einer betriebsbedingten Kündigung hält das BAG eine Rückzahlungsklausel für zulässig.

Ruhendes Arbeitsverhältnis

Das Arbeitsverhältnis ruht in Zeiten, in denen Ihr Mitarbeiter Wehr- oder Zivildienst leistet, sich in Elternzeit oder unbezahltem Urlaub befindet.

Ob Sie dabei die Sonderzahlung für jeden Monat, in dem das Arbeitsverhältnis ruht, kürzen können, richtet sich nach dem Charakter der Sonderzahlung:

Die Kürzung einer Sonderzahlung mit reinem Entgeltcharakter um 1/12 für jeden Monat, in dem das Arbeitsverhältnis geruht hat, ist ohne weiteres zulässig.

Das führt dann dazu, dass der Anspruch ganz entfällt, wenn das Arbeitsverhältnis das gesamte Kalenderjahr geruht hat.

Wichtig dabei ist: Sie müssen noch nicht einmal eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben.

Denn der Entgeltcharakter schließt das Kürzungsrecht ein. Schließlich erbringt der Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis ruht, keine Arbeitsleistung und kann von daher auch kein Entgelt beanspruchen.

Eine Sonderzahlung mit reinem Gratifikationscharakter dürfen Sie bei einem ruhenden Arbeitsverhältnis nicht kürzen. Denn auch der Mitarbeiter, dessen Arbeitsverhältnis ruht, ist dem Betrieb treu und kann daher z.B. das volle Weihnachtsgeld verlangen.

Wenn der alleinige Zweck des Weihnachtsgeldes die Belohnung der Betriebstreue ist, wäre eine Kürzungsvereinbarung für den Fall des ruhenden Arbeitsverhältnisses widersprüchlich und ist daher unzulässig.

Auch für den Fall einer langandauernden Erkrankung können Sie keine Kürzungsvereinbarung abschließen.

Bei Sonderzahlung mit Mischcharakter gilt: Hier dürfen Sie ein Kürzungsrecht ausdrücklich vereinbaren.

Eine Sonderzahlung mit Mischcharakter schließt also nicht automatisch ein Kürzungsrecht ein; dieses muss ausdrücklich vorgesehen werden.

Diese Übersicht macht die Zusammenhänge nochmals deutlich:

Sonderzahlungen bei ruhenden Arbeitsverhältnissen

 

 

Gründe für das Ruhen

Wehr- oder Zivildienst

 

 

 

Elternzeit

 

 

Unbezahlter Urlaub

Reiner Entgeltcharakter

Kürzung zulässig

– Vereinbarung nicht erforderlich

 

Reiner Gratifikationscharakter

Kürzung grundsätzlich nicht vorgesehen

-Vereinbarung unwirksam

 

Mischcharakter

Kürzung grundsätzlich nicht vorgesehen

-Kürzung kann vereinbart werden

 

Mutterschutzfristen

Da die Zeiten der Mutterschutzfristen als Beschäftigungszeiten gelten, verringert sich der Anspruch auf eine Sonderzahlung nicht.

Grund: Schließlich erhält die Schwangere bzw. die Mutter “ anders als während der Elternzeit “ Mutterschaftsentgelt, weshalb sie grundsätzlich auch die Sonderzahlung mit Entgeltcharakter beanspruchen kann.

Jedoch können Sie eine Kürzung der Sonderzahlungen für die Zeiten des Mutterschaftsurlaubs vereinbaren; insbesondere wenn Sie eine Vereinbarung über eine Mindestanzahl an tatsächlich geleisteten Arbeitstagen im Jahr getroffen haben und diese nicht erreicht worden ist.

Der Europäische Gerichtshof hat allerdings festgestellt, dass es gegen europäisches Recht (Gleichbehandlung von Mann und Frau bei der Entlohnung) verstoßen würde, wenn eine Weihnachtsgratifikation anteilig um Zeiten des Mutterschutzes gekürzt würde.

Es bleibt abzuwarten, ob sich das BAG dieser Auffassung künftig anschließen wird.

Krankheit

Die Kürzung von Sonderzahlungen aufgrund krankheitsbedingter Abwesenheitszeiten ist in begrenztem Umfang zulässig:

Die Sonderzahlung dürfen Sie für jeden Tag der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit nur um 1/4 des Arbeitsentgelts, das im Jahresdurchschnitt auf einen Arbeitstag entfällt, kürzen.

Außerdem müssen Sie die Kürzungsmöglichkeit im Vorhinein vereinbaren.

Es ist noch ungeklärt, ob in das durchschnittlich auf einen Arbeitstag entfallende Arbeitsentgelt die zu kürzende Sonderzahlung selbst mit einzurechnen ist oder nicht. Wenn die Sonderzahlung mit eingerechnet wird, ist der Kürzungsbetrag höher.

So müssen Sie Tarifverträge beachten

Oft sind Sonderzahlungen in einem Tarifvertrag geregelt.

Wenn ein Tarifvertrag auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist, haben Sie regelmäßig keinen Gestaltungsspielraum mehr. Denn der Tarifvertrag stellt eine abschließende Regelung dar.

Nur wenn er einzelne Details offen lässt, können Sie diese regeln. Dabei ist dann aber der Betriebsrat zu beteiligen.

Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Sie dürfen ohne Beteiligung des Betriebsrats frei entscheiden, ob und in welcher Höhe Sie ein Budget für Sonderzahlungen zur Verfügung stellen möchten.

Die Entscheidung, welchem Zweck die Sonderzahlung dient und welchen Mitarbeitergruppen Sie die Sonderzahlung gewähren möchten “ selbstverständlich unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes “ liegt allein bei Ihnen.

Sind die Sonderzahlungen in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag geregelt und ausdrücklich als freiwillige Zusatzleistungen gekennzeichnet, kann der Betriebsrat nur bei der Frage mitbestimmen, wie Sie das zur Verfügung stehende Budget auf die einzelnen Mitarbeiter verteilen.

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Weblinks

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Personalcontrolling

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Wenn Sie erfolgreiche Personalarbeit leisten wollen, ist es unerlässlich, dass Sie hierzu bestimmte Ziele anpeilen, etwa die Fluktuationsquote auf unter drei Prozent zu senken oder die Personalkosten innerhalb bestimmter Grenzen zu halten.

Doch dies allein reicht nicht. Überwachung und Kontrolle der Zielerreichung sind mindestens ebenso wichtig. Hierbei hilft Ihnen das Personalcontrolling. Richtig eingesetzt trägt es dazu bei, dass Sie Ihre betriebliche Personalarbeit zielgerichtet kontrollieren und steuern können.

Lesen Sie dazu in diesem Beitrag,

  • in welchen einzelnen Bereichen Sie ein Personalcontrolling einsetzen können,
  • wie Sie Ihre derzeitige Personalsituation richtig erfassen und Zielvorgaben festlegen,
  • wie Sie mithilfe des Personalcontrollings Abweichungen von Ihrer Planung feststellen und
  • mit welchen Methoden Sie für Abhilfe sorgen können.

Weblinks

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Personalverwaltung & -organisieren

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Von der Personalauswahl über die Einstellung und die Mitarbeiterführung bis hin zum Ausscheiden des Arbeitnehmers ist Personalarbeit vor allem eine Verwaltungstätigkeit. Da müssen z.B. Mitarbeiter angemeldet, Löhne und Gehälter gezahlt, Sozialversicherungsbeiträge und Steuern abgeführt, Arbeitszeiten erfasst oder diverse Bescheinigungen ausgestellt werden. Zudem müssen Personaldaten in der Weise erfasst werden, dass sie z.B. im Hinblick auf einen wirtschaftlichen Personaleinsatz optimal ausgewertet werden können.

Damit diese Tätigkeiten möglichst zeitsparend und fehlerfrei abgewickelt werden können, ist eine gut organisierte Personalverwaltung erforderlich.

Auf was es hierbei im Einzelnen ankommt, insbesondere, wie Sie Ihre Personalarbeit optimal gestalten können, haben wir im folgenden Beitrag detailliert zusammengestellt. 

Weblinks

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Personenbedingte Kündigung

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die auf Grund persönlicher Umstände, etwa nachlassender Leistungsfähigkeit oder wiederholter Erkrankungen, nicht mehr in der Lage sind, ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag zu erfüllen, kann das die betrieblichen und wirtschaftlichen Interessen Ihres Betriebs erheblich beeinträchtigen. Häufig entwickelt sich dann der Wunsch, sich von solchen Mitarbeitern zu trennen.

Lesen Sie in diesem Beitrag, in welchen Fällen und unter welchen Voraussetzungen Sie die Möglichkeit haben, solchen Arbeitnehmern zu kündigen.

Inhalt:
  • Wann eine personenbedingte Kündigung erforderlich ist
  • Unterschied zur verhaltensbedingten Kündigung
  • Voraussetzungen der personenbedingten Kündigung
  • Welche personenbedingten Gründe Sie zur Kündigung berechtigen (und welche nicht)
  • Alter
  • Arbeitserlaubnis
  • Arbeitsverweigerung/Gewissenskonflikt
  • Berufserlaubnis
  • Betriebsgeheimnisse
  • Ehrenämter
  • Führerschein
  • Inhaftierung
  • Krankheit
  • Mangelnde fachliche oder persönliche Eignung
  • Stasi-Tätigkeit
  • Überschuldung
  • Wehr-/Zivildienst
  • Sonderfall: Druckkündigung
  • Was Sie sonst noch für eine personenbedingte Kündigung benötigen
  • Negative Zukunftsprognose
  • Beeinträchtigung betrieblicher Interessen
  • Interessenabwägung zu Ihren Gunsten
  • Wann Sie eine außerordentliche Kündigung aussprechen dürfen
  • Wie Sie Ihre Kündigung formulieren
  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Weblinks
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Wann eine personenbedingte Kündigung erforderlich ist

Wenn

  • Sie mehr als fünf Mitarbeiter (Azubis zählen nicht, Teilzeitkräfte anteilig) haben und
  • der zu kündigende Mitarbeiter wenigstens sechs Monate in Ihrem Unternehmen beschäftigtist

brauchen Sie einen Kündigungsgrund.

Umstände, welche in der Person des Mitarbeiters liegen, etwa dass der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung nicht mehr ordnungsgemäß erbringen kann, können einen solchen “ personenbedingten “ Kündigungsgrund ausmachen.

Sind die eingangs genannten Voraussetzungen übrigens nicht erfüllt, brauchen Sie keinerlei Kündigungsgrund, weil der Mitarbeiter keinen Kündigungsschutz genießt. Das bedeutet: Sie können dem Mitarbeiter problemlos, also ohne personenbedingten Kündigungsgrund kündigen; auf den Schutz durch das Kündigungsschutzgesetz kann er sich nicht berufen.

Sie müssen die Kündigung lediglich schriftlich formulieren und den Betriebsrat vor der Kündigung anhören.

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Unterschied zur verhaltensbedingten Kündigung

Wichtig ist, dass Sie die personenbedingte Kündigung sorgfältig von der verhaltensbedingten Kündigung unterscheiden, weil beide Kündigungen in Teilen unterschiedliche Voraussetzungen haben.

Als Faustregel können Sie sich Folgendes merken: Verhaltensbedingte Gründe liegen vor, wenn die Kündigung auf einem steuerbaren Fehlverhalten des Mitarbeiters beruht, er etwa auf Grund von Nachlässigkeit mangelhafte Arbeitsergebnisse erbringt. In diesem Fall müssen Sie vor Ausspruch einer Kündigung zunächst versuchen, den Mitarbeiter mit einer Abmahnung zu einer Änderung seines Verhaltens zu bewegen.

Sie beschäftigen 22 Arbeitnehmer. Ihr langjähriger Mitarbeiter Herr Riva lebt zur Zeit in Scheidung und ist entsprechend gestresst. Dies führt dazu, dass er gelegentlich einen über den Durst trinkt, dann Arbeitskollegen anpöbelt und ausfallend wird. Eine entsprechende Abmahnung hat er von Ihnen bereits erhalten. Bei wiederholtem Fehlverhalten kommt eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht.

Eine verhaltensbedingte Kündigung sprechen Sie also aus, wenn es in der Vergangenheit Anlass zu einer Beanstandung des Verhaltens dieses Mitarbeiters gegeben hat. Diese Kündigung zielt also auf ein bestimmtes, verschuldetes Fehlverhalten in der Vergangenheit ab.

Personenbedingte Gründe liegen hingegen vor, wenn der Mitarbeiter keinen Einfluss auf die geforderten Eigenschaften, Fähigkeiten bzw. das gewünschte Verhalten hat, dieses für ihn also nicht steuerbar ist.

Die Abmahnung ist hier entbehrlich, weil sie ohnehin ins Leere führen würde.

Herr Deller, der seit fünf Jahren in Ihrem 40-Mann-Unternehmen beschäftigt ist, hat massive persönliche Probleme und ist seit längerer Zeit regelrecht alkoholkrank. Dementsprechend alkoholisiert erscheint Herr Deller morgens zur Arbeit. Sie mussten ihn bereits von der Maschinenbedienung entbinden, weil er zu viel Ausschuss produzierte und eine Selbstgefährdung nicht ausgeschlossen werden konnte. Eine weitere Verschlechterung seines Zustands ist zu erwarten. Hier kommt nur eine personenbedingte Kündigung in Betracht.

Die personenbedingte Kündigung ist also zukunftsorientiert. Das bedeutet, dass Sie dem Mitarbeiter kündigen, weil er aller Voraussicht nach künftig “ unverschuldet “ seine Arbeitsleistung nicht ordnungsgemäß erbringen wird. Sein bisheriges Verhalten ist nur Indiz für die künftige Entwicklung.

Wie sollen Sie sich nun verhalten, wenn Sie unsicher sind, ob eine personen- oder verhaltensbedingte Kündigung in Frage kommt?

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Voraussetzungen der personenbedingten Kündigung

Ist das Kündigungsschutzgesetz anwendbar, müssen bei jeder personenbedingten Kündigung folgende vier Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Kündigungsgrund
  • negative Zukunftsprognose
  • Beeinträchtigung betrieblicher Interessen
  • Interessensabwägung fällt zu Ihren Gunsten aus

Darüber hinaus müssen Sie weitere allgemeine Kündigungsvoraussetzungen beachten, etwa entgegenstehende Kündigungsverbote, das Schriftformerfordernis oder die Einhaltung von Kündigungsfristen.

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Welche personenbedingten Gründe Sie zur Kündigung berechtigen (und welche nicht)

Nachstehend werden die wichtigsten personenbedingten Kündigungsgründe alphabetisch erläutert:

Alter

Das Erreichen des Rentenalters stellt für sich genommen noch keinen personenbedingten Kündigungsgrund dar. Hier bleibt Ihnen allenfalls eine betriebsbedingte Kündigung.

Arbeitserlaubnis

Nicht-EU-Ausländer benötigen “ bevor sie bei Ihnen eine Arbeit aufnehmen “ eine entsprechende Arbeitserlaubnis.

Hat der Mitarbeiter die Erlaubnis gar nicht beantragt, und will er das auch nicht tun, so ist der Fall für Sie eindeutig: Sie können diesem Mitarbeiter personenbedingt kündigen, da der Mitarbeiter auf Dauer nicht zur Leistung der vertraglich geschuldeten Dienste in der Lage ist.

Eine Kündigung kommt auch in Frage, wenn die Arbeitserlaubnis von den Behörden verweigert wird.

Hat der Mitarbeiter seine Arbeitserlaubnis zwar beantragt, wurde darüber aber noch nicht rechtskräftig entschieden, dürfen Sie diesem Mitarbeiter dann kündigen, wenn

  • zum Zeitpunkt der Kündigung noch nicht feststeht, dass in absehbarer Zeit mit der Erteilung der Arbeitserlaubnis gerechnet werden kann oder
  • zum Zeitpunkt der Kündigung zwar mit der Erteilung der Arbeitserlaubnis gerechnet werden kann, für Sie aber das Freihalten des Arbeitsplatzes wegen erheblicher betrieblicher Nachteile nicht zuzumuten ist.

Arbeitsverweigerung/Gewissenskonflikt

Weigert sich Ihr Mitarbeiter schlichtweg, seine Arbeit zu verrichten, stellt dies in aller Regel einen verhaltensbedingten Kündigungsgrund dar. Anders sind aber Fälle zu beurteilen, in denen der Mitarbeiter auf Grund einer ernsthaften Gewissensentscheidung nicht weiter arbeiten kann:

Ihr Mitarbeiter, Herr Berckenhagen, war bisher in der Produktion landwirtschaftlicher Geräte eingesetzt. Auf Grund einer Umstrukturierungsmaßnahme wurde nunmehr die Produktionspalette auf Waffen umgestellt. Herr Berckenhagen ist allerdings überzeugter Pazifist und weigert sich aus Gewissensgründen, seine Arbeit weiter zu verrichten.

In einem ähnlichen Fall hat das BAG folgende Grundsätze aufgestellt: Relevant ist allein der so genannte subjektive Gewissensbegriff. Dies bedeutet, dass Sie die Gewissensentscheidung des Mitarbeiters nicht etwa auf ihre Vernünftigkeit untersuchen dürfen, sondern diese akzeptieren müssen. Der Mitarbeiter muss Ihnen aber ausführlich und nachvollziehbar begründen können, dass er sich ernsthaft und absolut verbindlich in seiner Selbstbestimmung beeinträchtigt fühlt. Dies muss er dann in einem eventuellen Prozess ebenfalls darlegen.Gelingt dies, darf er die Arbeit verweigern.

Eine andere Frage ist es, ob Sie dem Mitarbeiter “ wenn er die Arbeit zu Recht verweigert “ kündigen dürfen. Dies dürfte immer dann der Fall sein, wenn eine andere Beschäftigungsmöglichkeit ausscheidet.

Berufserlaubnis

Benötigt Ihr Mitarbeiter zur Ausübung seines Berufs eine Zulassung, wie beispielsweise die Zulassung bei Rechtsanwälten oder die Approbation bei Ärzten, können Sie ihm personenbedingt kündigen, wenn ihm diese fehlt oder er diese verliert.

Betriebsgeheimnisse

Ist in Ihrem Betrieb ein Mitarbeiter beschäftigt, der Kenntnis von Ihren Betriebsgeheimnissen hat und ist dieser Mitarbeiter mit dem Inhaber eines konkurrierenden Unternehmens verwandt oder eng befreundet, können Sie unter Umständen personenbedingt kündigen. Voraussetzung ist hier allerdings: Sie können sich nur auf diese Weise “ also durch die Kündigung “ vor dem Verrat von Betriebsgeheimnissen schützen. Zudem müssen konkrete Tatsachen vorliegen, die Ihre Sicherheitsbedenken rechtfertigen.

Ehrenämter

Allein die Übernahme von Ehrenämtern gibt keinen Kündigungsgrund her. Geht die Beanspruchung dadurch aber so weit, dass die Arbeitsleistung konkret beeinträchtigt wird, kann dies einen personenbedingten Kündigungsgrund darstellen.

Ihr Mitarbeiter ist Vorsitzender des örtlichen Fußballvereins und zugleich Schiedsrichter. Diese Tätigkeit nimmt ihn so sehr in Anspruch, dass er an Tagen nach Fußballspielen nicht mehr in der Lage ist, seine Arbeitsleistung ordnungsgemäß zu erbringen.

Achtung: Da auch in solchen Fällen die Abgrenzung zur verhaltensbedingten Kündigung sehr schwierig sein kann, sollten Sie Ihre Kündigung im Zweifelsfall auf beide Kündigungsgründe stützen.

Führerschein

In der Praxis sind die Fälle häufig, wenn einem Mitarbeiter die Fahrerlaubnis entzogen wird, auf die er bei der Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit angewiesen ist.

Sie beschäftigen einen Außendienstmitarbeiter, der ein großes, mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht zu bewältigendes Gebiet zu betreuen hat. Dem Mitarbeiter wurde für die Dauer von sechs Monaten der Führerschein entzogen. Eine anderweitige Beschäftigung im Innendienst können Sie dem Mitarbeiter nicht anbieten.

Wenn in diesem Fall weder der Mitarbeiter noch Sie in der Lage sind, einen Ersatzfahrer zu beschaffen oder den Mitarbeiter zu versetzen, dürfen Sie ihm personenbedingt kündigen. Alternativ könnte der Mitarbeiter in dieser Zeit eventuell auch (un)bezahlten Urlaub nehmen.

Inhaftierung

Ist Ihr Mitarbeiter inhaftiert worden, müssen Sie zwischen Untersuchungshaft und Strafhaft unterscheiden.

Untersuchungshaft liegt dann vor, wenn das Verfahren vor dem Strafgericht noch nicht abgeschlossen ist.

Dauert die Untersuchungshaft voraussichtlich länger als einige Wochen und ist die vorgeworfene Tat besonders schwer, dürfen Sie kündigen. Bedenken Sie hier aber immer, dass der angeklagte Mitarbeiter noch freigesprochen werden kann.

Ist das Verfahren abgeschlossen, der Mitarbeiter verurteilt und muss er eine längere Strafhaft verbüßen, stellt dies regelmäßig einen personenbedingten Kündigungsgrund dar.

Wichtig: Selbst wenn Sie in beiden Fällen Ihrem Mitarbeiter nicht kündigen, müssen Sie seine Vergütung nicht weiterzahlen. Da ihr Mitarbeiter inhaftiert ist, ist es ihm unmöglich, seine Arbeitsleistung zu erbringen. Daran ändert sich auch nichts, wenn der inhaftierte Mitarbeiter Ihnen seine Arbeitsleistung pro forma anbieten sollte.

Krankheit

Die Kündigung aus krankheitsbedingten Gründen ist der wichtigste Unterfall der personenbedingten Kündigung. Sie kommt im Wesentlichen in vier Fällen in Betracht:

  1. Ist Ihr Mitarbeiter immer wieder für weniger als sechs Wochen krank und belaufen sich seine Fehlzeiten auf mindestens 15 Prozent seiner vorgesehenen Arbeitszeit, kommt eine Kündigung wegen häufiger Kurzerkrankungen in Betracht.
  2. Eine lang anhaltende Krankheit liegt vor, wenn Ihr Mitarbeiter auf Grund einer einzigen Erkrankung lange Zeit krank ist. Welche Dauer im Einzelnen erforderlich ist, ist von der Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen abhängig.

     

    Bei einer fünfjährigen Beschäftigungsdauer reicht eine zweimonatige Arbeitsunfähigkeit noch nicht aus; acht Monate Krankheit hingegen dürften eine ausreichende Grundlage für eine Kündigung bilden.

  3. Ist Ihr Mitarbeiter auf Dauer arbeitsunfähig, leidet er also an einer Krankheit, die es ihm auf Dauer unmöglich macht, gegenwärtig wie auch künftig seine geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, dürfen Sie ihm kündigen.
  4. Führt die Krankheit Ihres Mitarbeiters nicht zur völligen Arbeitsunfähigkeit, sondern lediglich zu einer Minderung seiner Leistungsfähigkeit, so kann auch dies einen Grund für eine personenbedingte Kündigung darstellen.

Mangelnde fachliche oder persönliche Eignung

Eine Kündigung wegen mangelnder fachlicher Eignung kann sich auf eine nicht ausreichende fachliche Qualifikation, fehlende Kenntnisse im erlernten oder ausgeübten Beruf oder nicht vorhandene Qualifikationsnachweise stützen.

Da Sie aus wirtschaftlichen Gründen die firmeninterne Marketingabteilung schließen mussten, wollten Sie den bislang dort beschäftigten Herrn Kalmbach zur Buchhaltungskraft weiterbilden und entsprechend einsetzen. Herr Kalmbach bestand jedoch die Prüfungen auch nach mehrfacher Wiederholung nicht. Eine weitere Einsatzmöglichkeit für Herrn Kalmbach besteht nicht.

Oder:

Dergleiche Ausgangsfall wie im obigen Beispiel.

Zwar bestand Herr Kalmbach die Abschlussprüfungen, aber Sie mussten feststellen, dass er den hohen Anforderungen der Stelle nicht gewachsen war.

In beiden Beispielsfällen kommt eine personenbedingte Kündigung in Betracht.

Ursachen für eine persönliche Ungeeignetheit können gesundheitliche oder charakterliche Eigenschaften sein.

Der in der Gießerei tätige Herr Tubesing kann Grund einer Asthmaerkrankung nicht mehr unter den erschwerten Arbeitsbedingungen an diesem Arbeitsplatz tätig sein.

Würden in den drei Beispielfällen die Ursachen für das Scheitern des Mitarbeiters in fehlendem Leistungswillen liegen, würde nur eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht kommen “ im Regelfall nur nach vorheriger erfolgloser Abmahnung.

Die Entscheidung, ob der Mitarbeiter nicht kann oder nicht will, ist oft schwer zu treffen.

Achten Sie bei einer Kündigung darauf, dass Sie die Begründung nicht auf pauschale und schlagwortartige Werturteile stützen. Dies ist unzureichend.

Tragen Sie deshalb immer konkrete Fakten zusammen. Hierbei hilft Ihnen auch folgender

Stasi-Tätigkeit

Es stellt sich heraus, dass einer Ihrer Mitarbeiter in der früheren DDR für den Staatssicherheitsdienst tätig war.

Ob dies einen personenbedingten Kündigungsgrund darstellt, lässt sich nicht pauschal beurteilen. Ausschlaggebend ist, wie lange die Tätigkeit zurückliegt und wie schwer sie war.

War er nur so genannter informeller Mitarbeiter, wird Ihnen die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses eher zuzumuten sein als bei einer hauptamtlichen Tätigkeit.

Eine Kündigung kann auch dann eher gerechtfertigt sein, wenn der Mitarbeiter eine Vertrauensstellung einnimmt, für die eine besondere Integrität erforderlich ist.

Es ist auch möglich, dass Kollegen die Vergangenheit des Mitarbeiters nicht akzeptieren und hinsichtlich einer Kündigung Druck auf Sie ausüben.

Für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst ist bei einer früheren Stasi-Mitarbeit im Regelfall ein außerordentlicher Kündigungsgrund gegeben. Diesbezüglich gelten also im Regelfall strengere Maßstäbe als in der Privatwirtschaft.

Überschuldung

Hat sich Ihr Mitarbeiter verschuldet, kann das “ je nach seiner Arbeitsaufgabe “ seine Eignung für die geschuldete Tätigkeit entfallen lassen und eine Kündigung rechtfertigen.

Nach Ansicht des BAG kann die nicht durch eine Notlage verursachte Verschuldung eines in einer Vertrauensstellung beschäftigten Arbeitnehmers dann einen personenbedingten Kündigungsgrund darstellen, wenn sie in relativ kurzer Zeit zu häufigen Lohnpfändungen führt und sich aus der Art und Höhe der Schulden ergibt, dass der Arbeitnehmer voraussichtlich noch längere Zeit in ungeordneten wirtschaftlichen Verhältnissen leben wird.

Voraussetzung ist demnach, dass Ihr Mitarbeiter in einer Vertrauensstellung beschäftigt ist. Dies sind Mitarbeiter, die nach den ihnen eingeräumten Zuständigkeiten Rechtsgeschäfte mit erheblichen finanziellen Folgen für das Unternehmen abschließen dürfen oder Zugriffsmöglichkeiten auf wesentliche Teile des Firmenvermögens haben.

Dazu zählen z.B. Prokuristen, Buchhalter oder Kassenkräfte.

Da die Kündigung aber immer nur das letzte Mittel sein darf, sollten Sie überlegen, ob Sie den betroffenen Mitarbeiter möglicherweise nicht in einem anderen, weniger „gefährlichen“ Bereich einsetzen können.

Wehr-/Zivildienst

Die vorübergehende Ableistung von Wehr- und Zivildienst stellt grundsätzlich keinen Kündigungsgrund dar.

Dies gilt sowohl für Ihre deutschen Mitarbeiter als auch für alle Mitarbeiter aus den EU-Staaten.

Beschäftigen Sie aber Mitarbeiter, die aus dem Nicht-EU-Ausland kommen, gilt das nicht: Wird ein solcher Mitarbeiter zum Wehrdienst in sein Heimatland eingezogen und dauert der Einsatz länger als zwei Monate, können Sie ihm personenbedingt kündigen. Voraussetzung ist allerdings, dass es durch den Ausfall des Mitarbeiters zu erheblichen Beeinträchtigungen der betrieblichen Interessen kommt, die nicht durch organisatorische Maßnahmen überbrückt werden können, etwa durch den Einsatz einer Aushilfskraft.

Sonderfall: Druckkündigung

Von einer so genannten Druckkündigung spricht man, wenn auf Sie als Arbeitgeber von Mitarbeitern, dem Betriebsrat oder von Kunden Druck dahingehend ausgeübt wird, einen bestimmten Mitarbeiter zu entlassen.

Die Gründe hierfür liegen meist im Verhalten oder der Person des betroffenen Mitarbeiters:

Der Mitarbeiter war früher bei der Stasi tätig. Seine Kollegen weigern sich, weiterhin mit ihm zusammenzuarbeiten, und fordern seine Kündigung.

Oder:

Der Mitarbeiter ist HIV-positiv. Die anderen Mitarbeiter weigern sich, mit ihm zusammenzuarbeiten. Sie fordern seine Entlassung, drohen ansonsten mit Eigenkündigung.

Ob eine Druckkündigung gerechtfertigt ist, beurteilt sich zunächst nach den allgemeinen Kündigungsvoraussetzungen.

Ist also ein in der Person des Mitarbeiters liegender Grund gegeben, müssen alle weiteren Voraussetzungen einer personenbedingten Kündigung vorliegen. Ist das der Fall, können Sie kündigen.

Liegen die Voraussetzungen nicht vor, dürfen Sie diesem Drängen Dritter auf eine Kündigung erst nachgeben, wenn Sie Folgendes beachtet haben:

  1. Sie dürfen dem Druck nicht ohne Weiteres nachgeben. Auf Grund Ihrer Fürsorgepflicht müssen Sie sich zunächst schützend vor den betroffenen Mitarbeiter stellen und alles Zumutbare versuchen, den Druck ohne Kündigung abzuwenden.

     

    Sie können z.B. intensive Gespräche mit dem Kunden bzw. Mitarbeitern führen, um so den Konflikt abzuwenden oder sie zum Einlenken zu bewegen.

    Denken Sie auch an eine eventuelle Versetzung des betroffenen Mitarbeiters.

  2. Nützt das alles nichts und drohen Ihnen erhebliche wirtschaftliche Schäden, z.B. der Verlust eines äußerst wichtigen Kunden oder die ernsthafte Drohung mehrerer wichtiger Mitarbeiter mit einer Eigenkündigung, dürfen Sie kündigen.
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Was Sie sonst noch für eine personenbedingte Kündigung benötigen

Neben einem Kündigungsgrund müssen drei weitere wichtige Voraussetzungen für die Rechtmäßigkeit der Kündigung erfüllt sein.

Negative Zukunftsprognose

Nachdem Sie einen Kündigungsgrund festgestellt haben, müssen Sie als Nächstes eine Prognose erstellen. Hier geht es darum festzustellen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass Ihr Mitarbeiter auch in Zukunft seinen arbeitsvertraglichen Verpflichtungen nicht nachkommen kann.

In den Fällen, in denen noch nicht feststeht, ob bzw. wann künftig wieder mit einer ordnungsgemäßen Arbeitsleistung gerechnet werden kann, gehen Sie folgendermaßen vor:

Legen Sie die Zeitspanne fest, die Sie auf Grund wirtschaftlicher Überlegungen durch organisatorische oder personelle Maßnahmen überbrücken können.

Sprechen Sie dann eine Kündigung aus, haben Sie eine bessere Möglichkeit, in einem sich eventuell anschließenden Prozess darzulegen, dass ein weiteres Abwarten für Sie unzumutbar war.

Stellen Sie fest, dass es völlig ungewiss ist, ob der Mitarbeiter überhaupt seine Arbeitsleistung wieder ordnungsgemäß erbringen können wird, dürfen Sie gleich kündigen.

In den Fällen, in denen feststeht, dass der Mitarbeiter erst nach einer erheblichen Zeitspanne wieder in der Lage sein wird, seine Arbeitsleistung zu erbringen, orientieren Sie sich an den von der Rechtsprechung aufgestellten Grundsätzen. Beispielsweise dürfen Sie einem ausländischen Mitarbeiter, der länger als zwei Monate in seinem Heimatland zum Wehrdienst einberufen wurde, gleich kündigen.

Beeinträchtigung betrieblicher Interessen

Ist es auf Grund des personenbedingten Kündigungsgrundes in Ihrem Betrieb bereits zu erheblichen Betriebsablaufstörungen gekommen, ist dieses Merkmal eindeutig erfüllt.

Dabei dürfen Sie aber nicht übersehen, dass Sie durch zumutbare Auffangmaßnahmen wie z.B. das Vorhalten einer angemessenen Personalreserve Betriebsablaufstörungen vermeiden müssen.

Auch ohne Betriebsablaufstörungen liegt eine erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher Interessen vor, wenn Sie andere erhebliche wirtschaftliche Belastungen treffen, etwa sehr hohe Kosten für die Entgeltfortzahlung.

Interessenabwägung zu Ihren Gunsten

Auf der letzten Stufe der Prüfung müssen Sie eine umfassende Interessenabwägung vornehmen.

Hier tragen Sie zunächst alle Argumente zusammen, die für den Mitarbeiter und die für Sie sprechen. Die Argumente müssen Sie dann gegeneinander abwägen.

Aspekte im Rahmen der Interessenabwägung können z.B. sein:

  • ungestörter Ablauf des bisherigen Arbeitsverhältnisses
  • Alter und Familienstand des Mitarbeiters
  • Zumutbarkeit von Überbrückungsmaßnahmen für den Arbeitgeber
  • Versetzbarkeit
  • freier Arbeitsplatz
  • Zumutbarkeit von Aus- und Fortbildungsmaßnahmen.

Wann Sie eine außerordentliche Kündigung aussprechen dürfen

In besonders schweren Fällen kann ausnahmsweise auch eine außerordentliche personenbedingte Kündigung in Betracht kommen. Dies ist immer dann der Fall, wenn Ihnen die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht zugemutet werden kann.

Die außerordentliche Kündigung kommt insbesondere bei solchen Mitarbeitern in Betracht, die ordentlich nicht (mehr) kündbar sind, z.B. Betriebsratsmitglieder, Auszubildende oder Arbeitnehmer, die eine tarifvertraglich festgelegte, zur Unkündbarkeit führende Beschäftigungsdauer erreicht haben.

Beachten Sie hierbei allerdings, dass Sie die außerordentliche Kündigung nicht fristlos erklären dürfen, um die ordentlich unkündbaren Mitarbeiter nicht schlechter zu stellen. Vielmehr müssen Sie eine soziale Auslauffrist gewähren, die der Dauer der längsten tarifvertraglichen, einzelvertraglichen oder gesetzlichen Kündigungsfrist entspricht.

Um außerordentlich personenbedingt kündigen zu können, müssen zudem alle Voraussetzungen der personenbedingten Kündigung (negative Zukunftsprognose, betriebliche Beeinträchtigung, Interessenabwägung zu Lasten des Arbeitnehmers) erfüllt sein.

Insbesondere an die Interessenabwägung werden besonders strenge Maßstäbe angelegt, weil für eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB ein wichtiger Grund nötig ist.

So reicht es z.B. auf keinen Fall aus, wenn die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters etwa nur altersbedingt nachlässt.

Vielmehr müssen Sie hier zunächst prüfen, ob der Minderung der Leistungsfähigkeit nicht durch organisatorische Maßnahmen (Änderung des Arbeitsablaufs, Umgestaltung des Arbeitsplatzes, Umverteilung der Aufgaben etc.) begegnet werden kann.

Beachten Sie zudem, dass Sie die Kündigung innerhalb von zwei Wochen ausgesprochen haben müssen, nachdem Sie von den Gründen erfahren haben, die eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen.

Weitere Hinweise finden Sie im Beitrag Außerordentliche (fristlose) Kündigung.

Wie Sie Ihre Kündigung formulieren

Seit dem 1. 5. 2000 müssen Sie jede Kündigung schriftlich verfassen. Eine mündliche Kündigung ist also unwirksam!

Wichtig: Eine Begründung ist im Kündigungsschreiben nicht erforderlich! Erst wenn der Mitarbeiter Sie zur Begründung auffordert, sind Sie verpflichtet, ihm die Gründe der Kündigung zu nennen.

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Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Wie vor jeder anderen Kündigung auch müssen Sie einen eventuell vorhandenen Betriebsrat vorher anhören.

Da in manchen Fällen die Abgrenzung zwischen einer personen- und einer verhaltensbedingten Kündigung sehr schwierig zu entscheiden sein kann, sollten Sie in Zweifelsfällen den Betriebsrat auch gleichzeitig zur verhaltensbedingten Kündigung anhören.

 

Ja

Nein

Ist das Kündigungsschutzgesetz auf Sie und Ihren Mitarbeiter überhaupt anwendbar?

 

 

Besteht kein Kündigungsverbot, bzw. haben Sie eventuell geltende besondere Kündigungsvoraussetzungen (wie z.B. bei einem schwerbehinderten Menschen) beachtet?

 

 

Trifft einer der im Beitrag erläuterten Kündigungsgründe auf Ihren Mitarbeiter zu?

 

 

Handelt es sich um einen Grenzfall zu verhaltensbedingten Kündigung

 

 

Falls ja:

  • Haben Sie den Mitarbeiter vorher abgemahnt und alle Voraussetzungen einer Abmahnung eingehalten
  • Haben Sie die Kündigung auf verhaltens- und personenbedingte Gründe gestützt
  • Sind die Voraussetzungen einer verhaltensbedingten Kündigung erfüllt

 

 

 

Haben Sie für die Kündigung genügend Beweismittel gesammelt

 

 

Ergibt die Prognose, dass aller Wahrscheinlichkeit nach Ihr Mitarbeiter künftig nicht in der Lage sein wird, seine Arbeitsleistung ordnungsgemäß zu erbringen?

 

 

Können Sie diese Prognose nachvollziehbar belegen?

 

 

Haben Sie die Belange des zu kündigenden Mitarbeiters berücksichtigt?

 

 

Haben Sie vorab die Möglichkeit einer Versetzung geprüft und diese ausgeschlossen?

 

 

Ist der Kündigungsgrund so gravierend, dass er auch eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen könnte?

 

 

Falls ja:

 

– Können Sie die 14-tägige Erklärungsfrist einhalten?

 

 

Haben Sie die Kündigungsfristen eingehalten?

 

 

Haben Sie die Formalien (schriftliche Kündigung, rechtzeitiger Zugang) der Kündigung beachtet?

 

 

Haben Sie einen eventuell vorhandenen Betriebsrat gegebenenfalls auch zur verhaltensbedingten Kündigung angehört?

 

 

Haben Sie alle Fragen mit „ja“ beantwortet, können Sie beruhigt kündigen

Sonderfall

Ja

Nein

 

Wollen Sie eine Druckkündigung aussprechen?

 

Falls ja: Liegen entweder alle Voraussetzungen einer personenbedingten Kündigung vor oder

 

Falls nein: Haben sie nachweislich alles Zumutbare unternommen, um den Druck wegen einer Kündigung abzuwenden

 

 

 

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Weblinks

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Reisekosten

Reisen, die aus geschäftlichen Gründen von Ihren Mitarbeitern gemacht werden, sind im Regelfall mit erheblichen Kosten verbunden.

Der entsprechende Aufwand muss dabei von Ihnen getragen werden. Doch was bedeutet das im Einzelnen? Lesen Sie in diesem Beitrag alles zu den Aspekten der Dienstreise, insbesondere,

  • wann eine Dienstreise vorliegt,
  • was es dabei rechtlich zu beachten gibt,
  • welche Reisekosten Sie steuerfrei erstatten können und
  • welche Besonderheiten bei Auslandsreisen, Fahrtätigkeit, Einsatzwechseltätigkeit und doppelter Haushaltsführung gelten. Beachten Sie bitte: Die nachstehenden Ausführungen gelten für Dienstreisen im In- und Ausland.

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Inhalt:
  • Wann eine Dienstreise vorliegt
  • Wo liegt die regelmäßige Arbeitsstätte?
  • Wann ist eine Tätigkeit nur vorübergehend?
  • Wann Ihr Mitarbeiter zu einer Dienstreise verpflichtet ist
  • Welche Reisekosten Sie erstatten müssen
  • Welche Reisekosten Sie steuerfrei erstatten können
  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Sonderfälle
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Dienstreise und private Zwecke
  • Auslandsdienstreisen
  • Fahrtätigkeit
  • Einsatzwechseltätigkeit
  • Doppelte Haushaltsführung
  • Was Sie gegenüber dem Finanzamt beachten müssen
  • Wann Sie Vorsteuer abziehen können
  • Wenn Sie einen Betriebsrat haben
  • Weblinks

Wann eine Dienstreise vorliegt

Eine Dienstreise liegt immer vor bei einer

  • außerhalb der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte ausgeübten
  • vorübergehenden Tätigkeit.

Wo liegt die regelmäßige Arbeitsstätte?

Im Regelfall ist dies leicht zu beantworten: Die regelmäßige Arbeitsstätte befindet sich in Ihrem Betrieb.

Schwierigkeiten gibt es dort, wo der Mitarbeiter „ständig auf Achse“ ist, also an verschiedenen Orten arbeitet oder eine Fahrtätigkeit ausübt.

Als Faustregel gilt hier nach den Lohnsteuerrichtlinien:
Der Betrieb ist die regelmäßige Arbeitsstätte, wenn der Mitarbeiter entweder

  • regelmäßig in der Woche mindestens 20 Prozent seiner vertraglichen Arbeitszeit dort tätig ist (also beispielsweise jeden Tag wenige Stunden im Betrieb arbeitet) oder
  • durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Kalendertag pro Arbeitswoche ausschließlich dort tätig ist (also ganze Tage im Betrieb arbeitet).

Verbringt Ihr Mitarbeiter weniger Zeit im Betrieb, liegt meist Einsatzwechseltätigkeit vor.

Übt Ihr Mitarbeiter seine Tätigkeit auf einem Fahrzeug aus, z.B. als Taxifahrer oder Berufskraftfahrer, so liegt Fahrtätigkeit vor.

Muss der Mitarbeiter seine berufliche Tätigkeit ausnahmsweise nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte, aber innerhalb seines Wohn- oder Arbeitsorts verrichten, handelt es sich um einen Dienstgang.

Dienstgang und Dienstreise weisen steuerlich Unterschiede auf.

Wann ist eine Tätigkeit nur vorübergehend?

Ist vorgesehen, dass Ihr Mitarbeiter nach seiner Auswärtstätigkeit wieder an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehrt, gilt bei Dienstreisen eine Drei-Monats-Grenze. Das bedeutet: Bei einer bis zu dreimonatigen Auswärtstätigkeit liegt eine Dienstreise vor, ab dem vierten Monat beginnt dann die doppelte Haushaltsführung.

Soll Ihr Mitarbeiter auf Dauer versetzt werden, ist also bis auf weiteres keine Rückkehr vorgesehen, liegt von Anfang an eine doppelte Haushaltsführung und keine Dienstreise vor.

Wird der Mitarbeiter während seiner auswärtigen Tätigkeit krank oder hat er Urlaub, läuft die Drei-Monats-Frist weiter, so als würde er arbeiten. Die Frist wird also weder verlängert noch beginnt sie neu zu laufen. Einzige Ausnahme: Ihr Mitarbeiter muss seine auswärtige Tätigkeit aus betrieblichen Gründen für mindestens vier Wochen unterbrechen, beispielsweise weil er dringend in Ihrem Betrieb benötigt wird. Dann beginnt die Drei-Monats-Frist neu zu laufen, sobald der Mitarbeiter seine auswärtige Tätigkeit wieder aufnimmt.

Die Drei-Monats-Grenze hat faktisch nur Auswirkung auf die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen. Sie gilt für Dienstreisen und die doppelte Haushaltsführung, nicht aber für eine Fahrtätigkeit und unter gewissen Voraussetzungen auch nicht für Einsatzwechseltätigkeit, die deshalb gesondert abgehandelt werden muss.

Wann Ihr Mitarbeiter zu einer Dienstreise verpflichtet ist

Ihr Mitarbeiter ist immer dann zu einer Dienstreise verpflichtet, wenn der Arbeitsvertrag dies vorsieht.

Die Reisepflicht muss allerdings nicht unbedingt vertraglich festgehalten sein. Häufig gehören Dienstreisen auch zum Tätigkeits- oder Berufsbild, unter das Ihr Mitarbeiter fällt.

Ergibt sich eine Reisepflicht weder aus dem Vertrag noch aus dem Tätigkeits- oder Berufsbild, so können Sie Ihren Mitarbeiter eventuell noch im Rahmen Ihres Direktionsrechts als Arbeitgeber anweisen, eine Dienstreise zu machen.

Das setzt aber voraus, dass Sie dieses Recht mit „billigen Ermessen“, also nicht willkürlich ausüben.

Ihr seit Jahren bei Ihnen in Hannover beschäftigter Servicetechniker hat bislang immer nur Kunden in der unmittelbaren Umgebung betreut.

Wenn Sie nun von ihm verlangen, nur noch überregional zu arbeiten und entsprechend zu reisen, wäre dieses Ansinnen unangemessen “ ganz abgesehen davon, dass sich durch die langjährige Tätigkeit vor Ort ein Anspruch ergeben haben könnte, im Wesentlichen nur noch vor Ort in Hannover zu arbeiten.

Kein Problem taucht natürlich auf, wenn Ihr Mitarbeiter mit der Dienstreise einverstanden ist.

Welche Reisekosten Sie erstatten müssen

Ihr Mitarbeiter muss nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für die Reise aufwenden.

Wenn Sie keine besondere Regelung getroffen haben, müssen Sie dem Mitarbeiter alle Aufwendungen ersetzen, die für die Dienstreise erforderlich waren und die er Ihnen durch entsprechende Belege (Quittungen, Rechnungen, Fahrtausweise) nachweist.

Sie sind also grundsätzlich verpflichtet, die tatsächlichen (Mehr-)Aufwendungen zu erstatten “ jedenfalls soweit sie nicht unverhältnismäßig sind.

Weil das vor allem bei der Art des gewählten Verkehrsmittels (Bahnticket 1. oder 2. Klasse? Flug Businessoder Economy-Klasse?) und hinsichtlich des angemessenen Verpflegungsaufwands schwierig zu beurteilen ist, empfehlen sich auch hier klare Regelungen. Dies gilt auch vor dem Hintergrund, dass unterschiedlich beurteilt wird, in welcher Höhe Sie “ ohne entsprechende Regelung “ Ihrem Mitarbeiter die Fahrtkosten mit seinem eigenen PKW erstatten müssen: nur die Benzinkosten oder die steuerliche Kilometerpauschale oder den vom tatsächlichen Aufwand abhängigen Kilometersatz?

Für Fahrten Ihres Mitarbeiters mit dessen eigenem PKW sind Kilometerpauschalen empfehlenswert, ebenso Pauschalregelungen für den Verpflegungsaufwand oder Übernachtungskosten. Damit schließen Sie den Einzelkostennachweis aus, der mit viel Verwaltungsaufwand verbunden ist.

Sonderfall: Reisezeiten

Gibt es tarifvertragliche, betriebliche oder einzelvertragliche Regelungen, gelten selbstverständlich diese.

Fehlen solche Regelungen, müssen Sie Ihrem Mitarbeiter in jedem Fall die Reisezeiten während seiner regulären Arbeitszeit als Arbeitszeit vergüten.

Für Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit ist die Rechtslage bislang nicht eindeutig. Das BAG hat eine Vergütungspflicht bislang nur bejaht, wenn eine Vergütung nach den Umständen zu erwarten ist; bei einer zusätzlichen Reisezeit von zwei Stunden täglich für einen höheren, gut verdienenden Angestellten wurde dies verneint.

Beachten Sie: Normalerweise sind die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht als Arbeitszeit zu vergüten (daher auch die vorgeschlagene Kürzung um eine halbe Stunde im obigen Textvorschlag) “ es sei denn, es ist eine andere Regelung vereinbart.

Wichtig ist auch: Wenn Sie die Reisezeit vergüten, sind diese Zahlungen “ anders als Reisekostenerstattungen “ wie Arbeitslohn steuer- und sozialversicherungspflichtig!

Welche Reisekosten Sie steuerfrei erstatten können

Fahrtkosten

Handelt es sich um eine Dienstreise, dürfen Sie die hier tatsächlich entstandenen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (einschließlich Bahn und Flugzeug), Taxi und Mietwagen steuerfrei in voller Höhe ersetzen.

Benutzt der Mitarbeiter einen ihm überlassenen Firmenwagen, scheidet eine Erstattung aus, weil die Kosten ohnehin von Ihnen getragen werden.

Benutzt der Mitarbeiter aber seinen eigenen PKW, können Sie “ je nach Vereinbarung “ die tatsächlichen Aufwendungen pro Kilometer (Einzelnachweis) oder aber Kilometerpauschalen steuerfrei ersetzen.

Einzelnachweis

Eine Kostenerstattung setzt hier voraus, dass der Mitarbeiter sämtliche Aufwendungen für sein Kfz durch Belege nachweist und die dienstlich gefahrenen Kilometer durch ein Fahrtenbuch belegt “ anderenfalls erkennt das Finanzamt den Ersatz nicht als steuerfrei an.

Der individuelle Kilometersatz wird ermittelt, indem die jährlichen Gesamtkosten für das Kfz (insbesondere Benzin, Haftpflicht- und Kaskoversicherung, Kfz-Steuer, Reparaturen etc.) ins Verhältnis zur Gesamtfahrleistung im Jahr gesetzt werden. Dieser Satz wird dann für jeden Kilometer der Dienstfahrt ersetzt.

Diesen durch Einzelnachweis ermittelten Kilometersatz dürfen Sie auch in den Folgejahren anwenden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (Ende des Abschreibungszeitraums!).

Kilometerpauschale

Erstatten Sie lediglich die gesetzlich vorgesehenen Pauschalen, belaufen sich diese seit dem 1.1.2002 pro gefahrenem Kilometer auf folgende Werte:

  • 0,30 € für Kfz
  • 0,13 € für Motorräder und Motorroller
  • 0,08 € für Mopeds und Mofas
  • 0,04 € für Fahrräder

Diese Pauschalen erhöhen sich für jeden Kollegen, den Ihr Mitarbeiter im eigenen Kfz mitnimmt, um 0,02 €/km, und bei einer Mitnahme auf einem Motorrad oder Motorroller um 0,01 €/km.

Mit der Pauschale sind sämtliche Aufwendungen abgegolten, die üblicherweise für ein Kfz anfallen. Ausnahme: Schließt Ihr Mitarbeiter eine Vollkaskoversicherung nur für Dienstreisen ab, dürfen Sie ihm diese Kosten zusätzlich steuerfrei erstatten.

Außerdem können Sie außergewöhnliche, nicht vorhersehbare Aufwendungen, vor allem Schäden eines Unfalls auf einer Dienstreise, steuerfrei ersetzen. Dabei handelt es sich um Reisenebenkosten.

Haben Sie mit Ihrem Mitarbeiter eine höhere Kilometerpauschale als die gesetzlich vorgesehene steuerfreie Pauschale vereinbart, ist zu unterscheiden:

Kann der Mitarbeiter durch Belege und ein Fahrtenbuch den Einzelnachweis führen, können Sie die gesamte vereinbarte Pauschale steuerfrei auszahlen.

Der Mitarbeiter kann dann noch den nicht von Ihnen erstatteten Restbetrag als Werbungskosten bei der Einkommenssteuererklärung geltend machen.

Ist kein Einzelnachweis möglich, sind nur 0,30 €/km steuerfrei “ der Rest hingegen steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Verpflegungsmehraufwendungen

Hierbei handelt es sich um die Zusatzkosten, die Ihrem Mitarbeiter entstehen, weil er auf seiner Dienstreise auswärts essen gehen muss.

Wie bei den Fahrtkosten ist auch hier eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen möglich “ allerdings ist das nur in Höhe fester Pauschalen steuerfrei.

Dauer der Dienstreise

Pauschale

Abwesenheit von 24 Stunden

24 €

Abwesenheit von mindestens 14
bis weniger als 24 Stunden

12 €

Abwesenheit von mindestens acht
bis weniger als 14 Stunden

6 €

Abwesenheit von weniger als acht Stunden

0 €

Außerdem wird die Steuerfreiheit auf drei Monate beschränkt (Ausnahme: Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit). Die Pauschalen betragen derzeit:

Maßgeblich ist hierbei, wie lange Ihr Mitarbeiter an jedem einzelnen Kalendertag von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend ist. Das gilt auch für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise.

Mehrere Auswärtstätigkeiten am selben Kalendertag dürfen Sie zusammenfassen:

Gegen 8 Uhr verlässt Frau Löffler ihre Wohnung, um einen Lieferanten aufzusuchen. Gegen 13.15 Uhr trifft sie in Ihrer Firma ein, die Frau Löffler um 14 Uhr wieder verlässt, um in eine Filiale in der Nachbarstadt zu fahren. Von dieser Fahrt kehrt sie um 17 Uhr in ihre Wohnung zurück.

An diesem Tag war Frau Löffler berufsbedingt insgesamt acht Stunden und 15 Minuten von Wohnung und Arbeitsplatz abwesend. Sie können ihr also 6 € Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten.

Bei Nachtreisen wird ausnahmsweise nicht auf den Kalendertag abgestellt, sondern die Abwesenheitszeiten werden über die Datumsgrenze hinweg zusammengerechnet. Die gesamte Reisezeit ist dem Kalendertag hinzuzurechnen, in den die Reisezeit überwiegend fällt. Diese Ausnahmeregelung gilt aber nur, wenn die Reise nach 16 Uhr beginnt und am Folgetag vor 8 Uhr endet, ohne dass eine Übernachtung erfolgt ist. Das heißt, ein Zusammenrechnen kann nur bei Nachtarbeitern erfolgen.

Ihr LKW-Fahrer Schmidt ist von Montag, 18 Uhr, bis Dienstag, 7 Uhr, unterwegs, also sechs Stunden am Montag und sieben Stunden am Dienstag. Die gesamte Abwesenheit von 13 Stunden ermöglicht eine steuerfreie Erstattung von 6 € für Dienstag.

Kommt Herr Schmidt am Dienstag erst um 9 Uhr zurück, gilt die Ausnahmeregelung nicht, weil hierfür eine Rückkehr vor 8 Uhr erforderlich gewesen wäre. Das bedeutet: Am Montag war er sechs Stunden abwesend (Pauschale 0 €), am Dienstag neun Stunden (Pauschale 6 €).

Wenn Sie höhere Pauschalen erstatten

Sie können auf Grund eines Tarifvertrags, einer Betriebsvereinbarung, des Arbeitsvertrags oder betrieblicher Übung verpflichtet sein, dem Mitarbeiter auch die tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen zu erstatten.

Ebenso könnten aus diesen Gründen höhere Pauschalen gelten.

In beiden Fällen ist die Erstattung aber nur in Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei.

Der übersteigende Betrag ist zu versteuern, wobei Ihnen zwei Möglichkeiten offen stehen, die Pauschalversteuerung oder eine individuelle Versteuerung.

Wenn Sie den übersteigenden Betrag pauschal mit 25 Prozent versteuern, fallen daneben noch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer an, jedoch keine Sozialversicherungsbeiträge.

Die Möglichkeit zur Pauschalversteuerung haben Sie nur, soweit die erstatteten Verpflegungskosten die gesetzlichen Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen.

Geht der Erstattungsbetrag also über das Doppelte der gesetzlichen Pauschale hinaus, ist der noch verbleibende Rest in jedem Fall individuell zu versteuern.

Sie zahlen Frau Ranke für Dienstreisen von acht bis unter 14 Stunden eine Verpflegungspauschale von 13 €. Hiervon können Sie

  • 6 € steuerfrei erstatten (gesetzliche Pauschale) und
  • 6 € pauschal mit 25 Prozent versteuern.
  • 1€ ist steuer-und sozialversicherungspflichtig.

Wichtig: Ohne anders lautende Vereinbarung sind Sie nicht verpflichtet, die Lohnsteuer zu pauschalieren. Das ist auch gut so, weil Sie als Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer tragen müssten “ soweit Sie sie nicht auf den Mitarbeiter abgewälzt haben.

Sie können also auch den gesamten über die gesetzliche Pauschale hinausgehenden Betrag individuell versteuern.

Wenn Sie den Mitarbeiter bewirten lassen

Bei der so genannten Arbeitgeberbewirtung, also wenn Sie selbst die Kosten der Mahlzeit übernehmen und der Mitarbeiter unentgeltlich oder gegen geringe Zuzahlung bewirtet wird, können Sie dem Mitarbeiter zusätzlich die gesetzlichen Pauschbeträge steuerfrei erstatten.

Die unentgeltliche bzw. verbilligte Mahlzeit muss der Mitarbeiter dann allerdings als geldwerten Vorteil versteuern und hierfür Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

Bei der Bewertung der Mahlzeit gibt es zwei Möglichkeiten:

Zum einen kann die Mahlzeit in Höhe der tatsächlichen Kosten als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden.

Zum anderen können Sie “ was vorteilhafter ist “ die Mahlzeit nur mit dem Sachbezugswert berücksichtigen, denn dieser ist geringer als die tatsächlichen Kosten.

Fazit: Es fallen weniger Steuern an.

Die Sachbezugswerte betragen im Jahr 2001 für ein

  • Frühstück 1,40 €
  • Mittagessen 2,51 €
  • Abendessen 2,51 €

Wollen Sie Sachbezugswerte ansetzen, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Sie haben Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt.
  • Sie haben vor Beginn der Auswärtstätigkeit eine entsprechende schriftliche Vereinbarung mit dem Hotel oder der Gaststätte getroffen, dass Ihr Mitarbeiter dort auf Ihre Kosten bewirtet werden soll.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten Ihres Mitarbeiters können Sie

  • in tatsächlicher Höhe gegen Einzelnachweis oder
  • pauschal in bestimmten Grenzen

steuerfrei erstatten. Wozu Sie letztlich verpflichtet sind, hängt von der Vereinbarung ab, die Sie hierzu geschlossen haben.

Achtung: Seit dem 1. 1. 2001 sind bei den Erstattungen der Übernachtungskosten bei mehrtägigen Dienstreisen auch Wechsel zwischen der Erstattung der tatsächlichen Kosten und der Pauschalen möglich.

Wenn Sie nach Einzelnachweis erstatten

Erstatten Sie die tatsächlichen Kosten, so dürfen Sie nur die Kosten für die eigentliche Unterkunft steuerfrei bezahlen. Ist das Frühstück in der Hotelrechnung nicht gesondert aufgeführt, müssen Sie dessen Kosten mit einem Pauschalbetrag von 4,50 € herausrechnen.

Der Anteil für das Frühstück ist nicht gesondert zu berücksichtigen, sondern geht in der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand auf. Deren Höhe hängt allein von der Abwesenheitsdauer ab:

Wenn Sie eine Pauschale bezahlen

Erstatten Sie Ihrem Mitarbeiter eine Pauschale, ist zu unterscheiden:

Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher als die Pauschale, ist die gesamte Zahlung steuerfrei, vorausgesetzt, Sie weisen dem Finanzamt den tatsächlich höheren Aufwand nach. Den nicht von Ihnen erstatteten Aufwand kann der Mitarbeiter dann als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Sind die tatsächlichen Aufwendungen niedriger als die erstattete Pauschale, so sind nur die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei, der Rest hingegen steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Ohne Rechnung können Sie steuerfrei pauschal 20 € pro Nacht erstatten, jedoch nicht für eine Übernachtung in einem Fahrzeug (z.B. Berufskraftfahrer). Das empfiehlt sich beispielsweise, wenn der Mitarbeiter kostenlos bei Verwandten übernachtet hat.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten können in tatsächlich entstandener Höhe steuerfrei erstattet werden. Hierzu gehören z.B.

  • Taxifahrten oder Parkplatzgebühren am auswärtigen Tätigkeitsort,
  • beruflich veranlasste Telefongespräche,
  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck oder
  • Schadenersatzzahlungen an Ihren Mitarbeiter.

Hauptfälle für den letztgenannten Punkt sind die Aufwendungen für Unfallschäden am Privatwagen des Mitarbeiters, die bei einem Unfall auf einer beruflich veranlassten Fahrt passiert sind.

Keine Reisenebenkosten sind: Kosten für Bekleidung, Koffer oder ähnliche Reiseutensilien.

Sonderfälle

Es gibt eine Reihe von Sonderfällen, in denen sich die Frage nach der steuerfreien Erstattbarkeit von Reisekosten stellt.

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstättesind nicht nur rechtlich, sondern auch im Steuerrecht keine Dienstreisen.

Das bedeutet: Es besteht keine Erstattungspflicht für etwaige Fahrtkosten.

Möchten Sie dem Mitarbeiter dennoch einen Zuschuss zu seinen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gewähren, ist das steuerfrei möglich, wenn der Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel benutzt.

Fährt der Mitarbeiter hingegen mit seinem eigenen PKW, ist eine Fahrtkostenerstattung nur steuerfrei, wenn eine Fahr- und Einsatzwechseltätigkeit vorliegt.

Dienstreise und private Zwecke

Liegt zwar eine Dienstreise vor, wird diese aber mit privaten Zwecken verbunden, müssen Sie zweistufig prüfen:

Schritt 1: Ist die Reise beruflich oder privat veranlasst?

Eine steuerfreie Erstattung von Reisekosten ist nur denkbar, wenn es sich um eine beruflich veranlasste Reise handelt.

Nimmt Ihr Mitarbeiter mit Ihrem Einverständnis an einem Fortbildungslehrgang in einer Ferienregion (z.B. auf Mallorca) teil und lässt der Lehrgang viel Zeit für private Aktivitäten (z.B. täglich ab 14 Uhr) oder zieht er sogar gemeinsame Besichtigungen von Touristenattraktionen vor, geht das Finanzamt wegen des starken touristischen Einschlags im Regelfall von einer privaten Reise aus.

Erstatten Sie dem Mitarbeiter dann Reisekosten, wären diese als geldwerter Vorteil zu versteuern und sozialversicherungspflichtig.

Allenfalls die Lehrgangskosten “ wenn Sie sie nicht ohnehin direkt an den Weiterbilder bezahlt haben “ könnten Sie steuerfrei erstatten.

In vielen Fällen wird es sich aber um eine beruflich veranlasste Dienstreise handeln, insbesondere wenn der Mitarbeiter zu normalen Arbeitszeiten beruflich tätig ist bzw. ganztägig ein Fortbildungsseminar besucht.

In einem solchen Fall wird sie auch nicht allein dadurch, dass der Mitarbeiter seinen Ehepartner mitnimmt, zur privaten Reise.

Schritt 2: Welche Kosten sind beruflich veranlasst?

Ist die Reise beruflicher Natur, sind Sie nur zur Erstattung der beruflich veranlassten Kosten verpflichtet “ und nur deren Erstattung ist steuerfrei.

Das bedeutet:

Mehrkosten, die dadurch entstehen, dass Ihr Mitarbeiter seinen Partner oder andere Angehörige mitnimmt, sind selbstverständlich privat veranlasst.

Für die Unterbringung bedeutet das z.B.:Wenn Sie die Hälfte der Kosten für ein Doppelzimmer erstatten, ist das steuerfrei. Gleiches dürfte gelten, wenn Sie dem Mitarbeiter die Kosten für ein Einzelzimmer im entsprechenden Hotel erstatten würden.

Wird an eine Dienstreise ein privater Urlaub angehängt, müssen Sie zwischen privat und beruflich veranlassten Kosten trennen.

Noch nicht höchstrichterlich geklärt ist, ob die Kosten für die Hin- und Rückreise als beruflich veranlasste Reisekosten angesehen werden können, wenn die Dienstreise mit einem Urlaub verbunden wird. Bislang geht man hier von privat veranlassten Kosten mit der Folge aus, dass eine etwaige Kostenerstattung als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln ist.

Auslandsdienstreisen

Führt die Dienstreise Ihren Mitarbeiter ins Ausland, sind für Fahrtkosten und Reisenebenkosten keine Besonderheiten im Vergleich zu Inlandsreisen zu beachten.

Für die Verpflegungskosten im Ausland dürfen Sie “ ebenso wie im Inland “ nur Pauschbeträge steuerfrei erstatten. Es gelten hier allerdings besondere Pauschbeträge (Auslandstagegeld), die von Land zu Land verschieden sind und vom Bundesministerium für Finanzen in regelmäßigen Abständen festgesetzt werden.

Die Auslandspauschbeträge sind ebenfalls nach Abwesenheitsdauer gestaffelt. Die Abwesenheitsdauer berechnen Sie wie bei Dienstreisen im Inland, also grundsätzlich pro Kalendertag, ausnahmsweise darüber hinaus bei Nachtreisen, die nach 16 Uhr beginnen und vor 8 Uhr enden.

Maßgeblich ist der Pauschbetrag des Landes, das Ihr Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Kommt Ihr Arbeitnehmer noch vor Mitternacht ins Inland zurück, ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgeblich.

Im Übrigen gilt für Verpflegungsmehraufwendungen auf Auslandsdienstreisen das Gleiche wie bei Inlandsdienstreisen. Insbesondere ist die Pauschalversteuerung von höheren Erstattungsleistungen bis zu 100 Prozent des maßgeblichen ausländischen Pauschbetrags möglich. Bei der Arbeitgeberbewirtung gelten die inländischen Sachbezugswerte.

Wie bei Inlandsreisen können Sie die Übernachtungskosten in tatsächlich entstandener Höhe gegen Vorlage der Rechnung steuerfrei erstatten. Für ein nicht gesondert ausgewiesenes Frühstück sind 20 Prozent des für das jeweilige Land geltenden Verpflegungspauschbetrags bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden abzuziehen.

Alternativ können Sie auch hier Übernachtungspauschalen steuerfrei erstatten.

Fahrtätigkeit

Eine Fahrtätigkeit liegt immer dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter seine Tätigkeit auf einem Fahrzeug ausübt. Hierzu gehören z.B. Berufskraftfahrer, Taxifahrer, Lokführer und Zugbegleiter, Müllfahrzeugbegleiter, Beton- und Kiesfahrer sowie Linienbus- und Straßenbahnfahrer. Keine Fahrtätigkeit üben Kraftfahrer im Zustelldienst, Verkaufsfahrer, Kundendienstmonteure und Fahrlehrer aus.

Mitarbeitern mit Fahrtätigkeit können Sie die Fahrtkosten wie bei einer Dienstreise ersetzen.

Die Verpflegungsmehraufwendungen sind in Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erstattungsfähig. Für die Abwesenheitsdauer kommt es aber nur auf die Abwesenheit von der Wohnung an, nicht von der regelmäßigen Arbeitsstätte, denn eine solche hat der Mitarbeiter mit Fahrtätigkeit nicht.

Außerdem gibt es bei der Fahrtätigkeit keine Drei-Monats-Grenze, das heißt, Verpflegungsmehraufwendungen können zeitlich unbegrenzt steuerfrei erstattet werden.

Die Übernachtungskosten sind ebenfalls wie bei einer Dienstreise pauschal oder in tatsächlicher Höhe zu ersetzen. Für eine Übernachtung im Fahrzeug können Sie aber keine Pauschale von 20 € pro Nacht steuerfrei zahlen.

Einsatzwechseltätigkeit

Eine Einsatzwechseltätigkeit liegt vor, wenn Ihr Mitarbeiter typischerweise an wechselnden Tätigkeitsstätten eingesetzt wird.

Wie bei der Fahrtätigkeit hat dieser Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte in Ihrem Betrieb, weil er dort nicht mindestens 20 Prozent seiner Wochenarbeitszeit oder im Jahresdurchschnitt einen Kalendertag pro Woche verbringt.

Beispiele für Mitarbeiter mit Einsatzwechseltätigkeit sind Bau- oder Montagearbeiter, Mitglieder einer Betriebsreserve für Filialbetriebe („Springer“) und Leiharbeitnehmer („Zeitarbeiter“).

Bei der Reisekostenerstattung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit müssen Sie unterscheiden, ob der Mitarbeiter täglich in seine Wohnung zurückkehrt oder nicht.

Ist Letzteres der Fall, handelt es sich um keine Dienstreise, sondern um einen Fall der doppelte Haushaltsführung.

Kommt Ihr Arbeitnehmer täglich heim, gilt das Gleiche wie bei einer Dienstreise. Das bedeutet:

Sie können ihm in jedem Fall die Fahrtkosten zwischen verschiedenen Einsatzstätten steuerfrei ersetzen.

Unter zwei Voraussetzungen können ihm auch die Kosten für PKW-Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstätte steuerfrei erstattet werden:

  • Die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt mehr als 30 km.
    Wird Ihr Mitarbeiter an einem Tag an mehreren Einsatzstellen tätig, muss mindestens eine davon mehr als 30 km von seiner Wohnung entfernt sein.
  • Ihr Mitarbeiter ist höchstens drei Monate lang an derselben Einsatzstätte tätig. Ab dem vierten Monat können Fahrten von der Wohnung zur Einsatzstätte nicht mehr steuerfrei erstattet werden “ selbst wenn diese über 30 km entfernt ist.

    Ausnahme: Die Drei-Monats-Grenze gilt nicht, wenn Ihr Mitarbeiter an einem Arbeitstag mehrere Einsatzstätten aufsucht, von denen mindestens eine mehr als 30 km von seiner Wohnung entfernt ist, oder wenn die Tätigkeit Ihres Mitarbeiters durch den täglich mehrfachen Ortswechsel geprägt ist.

Frau Schuster, Mitglied Ihrer Betriebsreserve für den Verkauf, soll von Juni bis September jeweils halbtags in zwei Filialen arbeiten.

In Filiale A arbeitet sie von 8 bis 13 Uhr, in Filiale B von 14 bis 18 Uhr. Filiale A befindet sich 36 km von ihrer Wohnung entfernt, Filiale B ist 10 km von Filiale A entfernt und 26 km von ihrer Wohnung. Sie fährt jeweils mit dem eigenen PKW.

Die 10 km zwischen den Filialen A und B sind unproblematisch steuerfrei zu ersetzen. Die Fahrten von der Wohnung zur Filiale A (36 km) sowie von der Filiale B nach Hause (26 km) können ebenfalls steuerfrei ersetzt werden. Denn bei mehreren Einsatzorten an einem Tag reicht es aus, dass einer davon “ hier Filiale A “ mehr als 30 km von der Wohnung entfernt sind.

Weil Frau Schuster jeden Tag zu zwei Einsatzstätten fährt, schadet es auch nicht, dass die Drei-Monats-Grenze überschritten wird. Sie können also für jeden Tag insgesamt 72 km steuerfrei ersetzen.

Verpflegungsmehraufwendungen können auch bei Einsatzwechseltätigkeit in Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erstattet werden; auch hier gilt “ wie bei der Fahrtätigkeit “ die Drei-Monats-Grenze nicht.

Für die Abwesenheitsdauer kommt es nur auf die Abwesenheit von der Wohnung an.

Doppelte Haushaltsführung

Auch im Fall einer doppelten Haushaltsführung können Sie Ihrem Mitarbeiter steuerfrei Kosten ersetzen.

Doppelte Haushaltsführung sollten Sie immer dann in Erwägung ziehen, wenn Ihr Mitarbeiter

  • eine Einsatzwechseltätigkeit ausübt und nicht jeden Abend in seine Wohnung zurückkehrt oder
  • auf Dauer an einen anderen Ort versetzt wird, das heißt, eine Rückkehr an seine bisherige Arbeitsstätte nicht geplant ist, oder
  • eine mehr als dreimonatige Dienstreise unternimmt, also danach wieder an seine bisherige Arbeitsstätte zurückkehren soll (dann kommt ab dem vierten Monat doppelte Haushaltsführung in Betracht).

Voraussetzung für eine doppelte Haushaltsführung ist konkret, dass Ihr Mitarbeiter beruflich außerhalb des Ortes, an dem er einen eigenen Hausstand unterhält (und beibehält) beschäftigt ist und am Beschäftigungsort wohnt.

Doppelte Haushaltsführung kann auch bei nicht verheirateten Mitarbeitern bzw. bei Verheirateten vorliegen, wenn der verheiratete Mitarbeiter seinen nicht berufstätigen Ehepartner an den neuen Beschäftigungsort mitnimmt.

Der „klassische“ Fall doppelter Haushaltsführung ist jedoch, dass ein Mitarbeiter seine Wohnung, die weit von seinem Arbeitsplatz entfernt ist, aus familiären Gründen beibehält, am Beschäftigungsort eine Zweitwohnung mietet und am Wochenende zum Familienwohnsitz nach Hause fährt.

Bei Mitarbeitern der Lohnsteuerklassen III, IV oder V (die für Verheiratete gelten) können Sie unterstellen, dass der Mitarbeiter einen doppelten Hausstand unterhält, also seinen bisherigen Hausstand beibehält. Von Mitarbeitern der Lohnsteuerklassen I, II und VI müssen Sie sich eine Bestätigung unterschreiben lassen, aus der hervorgeht, dass der Mitarbeiter neben dem Hausstand am Beschäftigungsort auch noch einen Hausstand außerhalb des Beschäftigungsorts unterhält. Diese Bestätigung müssen Sie zum Lohnkonto nehmen und dort aufbewahren; anderenfalls müssten Sie für Ihre etwaigen Erstattungsleistungen Lohnsteuer abführen.

Bei doppelter Haushaltsführung sind die steuerfreien Kostenerstattungen auf zwei Jahre begrenzt. Doch welche Kosten dürfen Sie innerhalb dieser zwei Jahre steuerfrei erstatten?

Erstatten Sie die Fahrtkosten für die erstmalige Hinfahrt zum neuen Beschäftigungsort und die letztmalige Rückfahrt zum bisherigen Wohnort, gelten die Dienstreisegrundsätze.

Fährt Ihr Mitarbeiter von seinem neuen Beschäftigungsort zu seinem bisherigen Hausstand, so können Sie die Fahrtkosten für die so genannten Familienheimfahrten nur einmal wöchentlich steuerfrei erstatten. Außerdem gilt für Familienheimfahrten eine Entfernungspauschale von 0,36 €/km für die ersten 10 km und 0,40 €/km für die restlichen Kilometer. Diese steuerfreie Entfernungspauschale gilt unabhängig davon, welches Verkehrsmittel der Mitarbeiter benutzt und unabhängig von der Höhe der tatsächlichen Aufwendungen.

Neben den Fahrtkosten können Sie drei Monate lang auch Verpflegungsmehraufwendungen mit den gleichen Pauschalen wie bei Dienstreisen steuerfrei erstatten.

Steuerfrei ist es außerdem, wenn Sie die Aufwendungen für die Zweitwohnung am Beschäftigungsort bezahlen. Erstatten Sie die tatsächlichen Aufwendungen, müssen Sie dem Finanzamt einen entsprechenden Nachweis, etwa den Mietvertrag des Mitarbeiters, vorlegen. Ohne Nachweis können Sie für die ersten drei Monate pauschal 20 € pro Nacht steuerfrei erstatten. Für die folgenden 21 Monate gilt eine Pauschale von 5 € pro Übernachtung.

Herr Schmitz wohnt mit seiner Frau in Kassel. Dort war er bisher in Ihrem Betrieb beschäftigt. Seit dem 1. 7. 2002 ist er in Ihrem Betrieb in Frankfurt am Main tätig. In Kassel hat er eine Zweitwohnung angemietet, für die er 500 € pro Monat inklusive Nebenkosten bezahlt. Die Entfernung von Frankfurt am Main nach Kassel beträgt 200 km. Im Jahr 2002 ist er 20mal nach Kassel gefahren.

Die Kosten der doppelten Haushaltsführung können Sie ihm zwei Jahre lang, also bis 30. 6. 2004 erstatten.

Was Sie gegenüber dem Finanzamt beachten müssen

Wenn Sie dem Mitarbeiter Reisekosten steuerfrei erstatten, benötigen Sie sämtliche Belege, die die entstandenen Aufwendungen nachweisen.

Bei Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln sind dies Tickets bzw. Taxiquittungen.

Bei Fahrten Ihres Mitarbeiters mit seinem eigenen Kfz benötigen Sie bei einem Einzelnachweis sämtliche Kostenbelege sowie das Fahrtenbuch. Für die Pauschale benötigen Sie nur einen Nachweis der betrieblich gefahrenen Kilometer.

Den Verpflegungsmehraufwand können Sie nur pauschal belegen, das heißt, es reichen Unterlagen, aus denen sich die Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters ergibt (z.B. Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung). Haben Sie selbst die Kosten für die Bewirtung übernommen und wollen Sie die Mahlzeiten beim Mitarbeiter nur mit dem Sachbezugswert erfassen, müssen Sie dem Finanzamt auch die schriftliche Vereinbarung mit dem Hotel oder der Gaststätte vorlegen können.

Bei den Übernachtungskosten müssen Sie über die Rechnung verfügen, es sei denn, Sie erstatten nur die Pauschale von 20 €; in diesem Fall reicht ein Nachweis, dass der Mitarbeiter sich auf einer mehrtägigen Dienstreise befand.

Reisenebenkosten (z.B. Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbenutzungsgebühren, Parkgebühren) sind ebenfalls durch Belege nachzuweisen.

Leisten Sie höhere Erstattungen, als dies steuerfrei möglich ist, ist der steuerpflichtige Rest grundsätzlich monatlich zu versteuern.

Das führt dazu, dass nicht ausgeschöpfte steuerfreie Beträge der einen Reisekostenart mit der einer anderen Reisekostenart ausgeglichen werden können.

Dass steuerfreie Beträge nicht ausgeschöpft werden, kann allerdings nur eintreten, wenn Sie auf Grund einer Vereinbarung dem Mitarbeiter Pauschalen erstatten, die niedriger als die gesetzlichen Pauschalen sind.

In jedem Fall können Sie den danach noch steuerpflichtigen Rest als Verpflegungsmehraufwand behandeln und diesen bis zur 100-Prozent-Grenze pauschal versteuern.

Wann Sie Vorsteuer abziehen können

Auf Grund einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs ist der Vorsteuerabzug für Reisekosten durch ein BMF-Schreiben vom 28. 3. 2001 neu geregelt worden.

Damit gilt bis auf weiteres Folgendes:

Bei Rechnungen für Übernachtungen im Rahmen einer Geschäftsreise von Ihnen oder Ihren Arbeitnehmern dürfen Sie die Vorsteuer abziehen.

Voraussetzung ist, dass die Rechnung auf Ihr Unternehmen ausgestellt und die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird.

Bei Verpflegungskosten während der Reise ist zu unterscheiden: Fallen die Verpflegungsmehraufwendungen für Sie an, gilt das Gleiche wie bei den Übernachtungskosten.

Fallen die Kosten für Ihre Mitarbeiter an, kommt im Regelfall kein Vorsteuerabzug in Betracht, selbst wenn entsprechende Rechnungen vorliegen.

Soweit es um Fahrtkosten für den PKW Ihres Mitarbeiters, um Umzugskosten oder Reisekostenpauschbeträge (Tagegelder, Übernachtungsgelder, Kilometergelder) geht, bleibt es beim Alten: Ein Vorsteuerabzug ist hier weiterhin ausgeschlossen.

Das vollständige BMF-Schreiben können Sie sich von der Homepage des Bundesfinanzministeriums herunterladen: www.bundesfinanzministerium.de, dort unter der Rubrik „Fachabteilungen/Infos“, „Besitz- und Verkehrssteuern“, „Umsatzsteuer“.

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Wenn Sie einen Betriebsrat haben

Verfügen Sie im Regelfall über mehr als 20 volljährige Arbeitnehmer, müssen Sie in bestimmten Fällen prüfen, ob eine Dienstreise rechtlich eine Versetzung darstellt:

Dauert die auswärtige Tätigkeit voraussichtlich länger als einen Monat, liegt immer eine mitbestimmungspflichtige Versetzung vor. In diesem Fall muss der Betriebsrat zustimmen, bevor der Mitarbeiter auf Dienstreise geht, sonst ist diese Versetzung unwirksam.

Bei kürzerer Dauer der Reise kommt es auf die Umstände des Einzelfalls, insbesondere auf die Belastung des Mitarbeiters an. Bei einer Reise ins nahe Ausland oder innerhalb des deutschen Sprachraums dürfte diese Belastung gering sein, sodass der Betriebsrat hier außen vor bleibt. Allein der Umstand, dass eine auswärtige Übernachtung nötig wird, reicht nicht aus, um eine Dienstreise als Versetzung zu qualifizieren.

Eine Versetzung scheidet im Übrigen immer dann aus, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter, der auf Grund seines Arbeitsvertrags oder wegen der Eigenart des Arbeitsverhältnisses nicht ständig an einem Arbeitsplatz beschäftigt ist (z.B. Springer, Außendienstmitarbeiter, Handelsvertreter), den jeweiligen Arbeitsplatz zuweisen.

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Die Personalentlohnung

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In diesem Artikel geht es um die Personalentlohnung. Sie ist eine der Grundfunktionen des Personalwesens, die sich mit der Bereitstellung geldlicher Leistungen des Unternehmens an seine Arbeitnehmer in Form des Arbeitsentgelts auseinandersetzt. Eine Zentrale Rolle nimmt die Personalentlohnung als Instrument im betrieblichen Anreizsystem ein.

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